Mensajes Automatizados de Cloudbeds Guest Experience - Todo lo que Necesitas Saber

Las condiciones de filtro son reglas que determinan qué reservas o situaciones cumplen los requisitos para recibir un mensaje automático. Puedes añadir varias condiciones cuando la automatización deba aplicarse solo a un conjunto específico de reservas.

Estos son algunos ejemplos:

• Enviar un mensaje solo para las reservas asignadas a un número o nombre de habitación específico.

  

• Usar el tipo de pago Channel Collect como condición.

  

• Ejecutar una automatización según el estado de la reserva.

  

• Usar el Historial de tickets para ejecutar una automatización según si la reserva tiene o no un ticket de un tipo específico.

  Ejemplo: si se creó un ticket de Entrega de cuna durante la reserva, puedes configurar una automatización que se ejecute al realizar el check-out de la reserva y cree un ticket de Recogida de cuna para el equipo de limpieza y mantenimiento. Se omiten las reservas que no tengan un ticket de Entrega de cuna.

  

La configuración de los filtros determina qué reservas cumplen los requisitos antes de que se ejecute la acción de la automatización.

Usa Inspección de habitación de Limpieza y mantenimiento para activar automatizaciones según los cambios en el estado de limpieza y mantenimiento. Se requiere el módulo de Limpieza y mantenimiento.

Usa Habitación lista para enviar un mensaje automático al huésped cuando la habitación asignada a la reserva esté lista para el check-in. Este evento requiere Cloudbeds Guest Experience y el módulo de Limpieza y mantenimiento.

La automatización se activa solo cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

• Ha llegado la fecha de llegada de la reserva.
• La reserva tiene una habitación asignada.
• Ningún huésped está hospedado en la habitación asignada.
• La habitación asignada está marcada como Desocupada y limpia o Desocupada e inspeccionada en Limpieza y mantenimiento.

La configuración de Habitación lista incluye los requisitos del evento y los controles de horario que se aplican antes de enviar la notificación al huésped.

Configurar la hora de envío más temprana

Establece la hora más temprana a la que se puede enviar la notificación. Si la habitación está lista antes de esa hora, el mensaje permanece en cola y se envía cuando comienza el período de envío permitido.

Ejemplo: si la habitación está lista a las 3:00 a. m. y la Hora de envío más temprana es a las 10:00 a. m., el huésped recibe el mensaje a las 10:00 a. m.

Medidas de protección integradas

• La notificación nunca se envía antes de la fecha de llegada de la reserva.
• Solo se envía una notificación de Habitación lista por reserva.
• Un mensaje que espera la Hora de envío más temprana permanece en cola hasta que comienza el período configurado.

Como Habitación lista se basa en eventos, la opción Habilitar mensajes perdidos no está disponible.

¿Por qué no se envió el mensaje de Habitación lista?

Verifica si se presenta alguna de las siguientes situaciones:

• Aún no ha llegado la fecha de llegada del huésped.
• La reserva no tiene una habitación asignada.
• Hay un huésped hospedado en la habitación asignada.
• La habitación no está marcada como Desocupada y limpia ni como Desocupada e inspeccionada.
• Aún no ha llegado la Hora de envío más temprana configurada.
• Ya se envió una notificación de Habitación lista para la reserva.

Usa Enviar mensaje al huésped cuando la automatización deba enviar un mensaje a través de un canal de mensajería para huéspedes que esté habilitado.

1. Selecciona Tipo de automatización: Enviar mensaje al huésped.
2. Selecciona un canal de mensajería disponible, como SMS, Correo o WhatsApp.
3. Selecciona un departamento, como huéspedes, gerentes, personal o equipo.
4. Si vas a enviar una encuesta, selecciona una Plantilla de encuesta. De lo contrario, escribe el mensaje desde cero.
5. Haz clic en Guardar.

• Los mensajes tienen un límite de 640 caracteres. Los mensajes que superen este límite no se pueden guardar ni enviar.
• Puedes habilitar o deshabilitar las opciones disponibles de comportamiento del mensaje en cualquier momento.

Usa Crear un ticket para crear automáticamente una tarea operativa, una lista de control o una inspección cuando se ejecute la automatización.

1. Selecciona Tarea, Lista de control o Inspección.
2. Completa el formulario del tipo de ticket seleccionado.
3. Haz clic en Guardar.

También puedes usar los tickets creados mediante automatizaciones con la condición de filtro Historial de tickets para crear flujos de trabajo de seguimiento según si una reserva tiene o no un ticket de un tipo específico.

Usa Notificar al Chat del equipo cuando la automatización deba publicar un mensaje en un canal seleccionado del Chat del equipo.

1. Selecciona Tipo de automatización: Notificar al Chat del equipo.
2. Selecciona el canal.
3. Escribe el mensaje.
4. Haz clic en Crear.

Usa Enviar un mensaje para enviar automáticamente un mensaje a una dirección de correo o un número de teléfono específicos cuando se cumplan las condiciones seleccionadas de la automatización. Esta opción es útil para enviar notificaciones operativas internas al personal, a los gerentes, a los equipos de limpieza y mantenimiento o a otros departamentos.

1. Selecciona Tipo de automatización: Enviar un mensaje.
2. Selecciona el canal de mensajería disponible: Correo o SMS.
3. Ingresa la dirección de correo del destinatario o el número de teléfono para SMS.
4. Escribe el mensaje.
5. Haz clic en Guardar.

Estos son algunos ejemplos:

• Notificar al personal de limpieza y mantenimiento cuando se realiza el check-out de una habitación.
• Avisar a los gerentes cuando un huésped completa el proceso de check-in.
• Enviar una notificación por SMS cuando una habitación se marca como limpia.

Abre el menú de junto al mensaje automático para acceder a las opciones de gestión disponibles:

• Eliminar
• Editar
• Duplicar
• Habilitar o Deshabilitar
• Ver historial, donde también puedes excluir a un huésped del envío de un mensaje.

Usa el interruptor Archivar huésped automáticamente en la parte superior de la página para controlar si las conversaciones creadas por los mensajes automáticos se archivan de forma automática.

Cuando la opción Archivar huéspedes automáticamente está habilitada, las conversaciones de mensajes automáticos permanecen archivadas hasta que el huésped responde. Después de que el huésped responde, la conversación sale de la lista de conversaciones archivadas y vuelve a aparecer en la bandeja de entrada.

Mientras estás en una conversación abierta o configuras un mensaje automático, puedes insertar una plantilla de Mensajes automáticos en el cuadro de mensaje.

1. Selecciona el ícono de plantilla .
2. Selecciona el tipo de plantilla Mensajes automáticos.
3. Selecciona la plantilla que quieras insertar. La variable de la plantilla añade un enlace al cuadro de mensaje. Añade más plantillas si es necesario.

Para revisar el historial de actividad de una automatización programada, abre los detalles de la tarjeta de la automatización desde el panel de Mensajes automáticos.