Los mensajes automatizados envían un mensaje a varios huéspedes automáticamente en función de las fechas y los eventos de la reserva, como la fecha de llegada/salida, las actualizaciones de la reserva, el registro digital, el check-in, el check-out y cuando la habitación está lista. También pueden utilizarse para notificar al personal interno y a los equipos operativos mediante direcciones de correo electrónico o números de teléfono personalizados.
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Mensajes automatizados Habitación lista: Este evento requiere Cloudbeds Guest Experience y el módulo de limpieza de Cloudbeds. Permite que los establecimientos notifiquen automáticamente a los huéspedes cuando la habitación asignada esté lista para el check-in.
Descripción general de los mensajes automatizados
- Accede a la página Automatización
- Selecciona Mensajes automatizados en Experiencias del huésped
Todas las automatizaciones creadas se mostrarán en el panel principal de la siguiente manera:
Consulta a continuación todo lo que puedes hacer desde el Panel de automatización:
- Haz clic en Nuevo mensaje automatizado
- Añade el título del mensaje automatizado (el huésped no lo verá)
- Selecciona el Tipo de destinatario (hay varias opciones según el día de llegada/salida y los eventos de la reserva u operativos, incluido Habitación lista)
- Añade una Condición de filtro (si corresponde)
- Programa cuándo se ejecutará el mensaje. Para el evento Habitación lista, configura la Hora de envío más temprana
- Selecciona los Días en que se ejecutará el mensaje
- Elige la Hora de ejecución
- Selecciona qué automatizaciones quieres configurar para este mensaje:
- Habilitar mensajes para varias reservas - Envía a los huéspedes un mensaje automatizado por cada reserva que tengan. (Se recomienda únicamente para los mensajes previos a la llegada).
- Habilitar mensajes omitidos - Envía este mensaje inmediatamente si se crea una reserva después de la fecha y hora programadas.
- Enviar un mensaje por habitación: Los mensajes automatizados se enviarán según la fecha de llegada, la fecha de salida y el estado de cada habitación dentro de una reserva de varias habitaciones. Esto garantiza que los mensajes se envíen en el momento adecuado para la estancia de cada huésped.
- Enviar solo a los huéspedes principales: Los mensajes automatizados se envían exclusivamente al huésped principal asignado a la reserva y excluyen a los huéspedes secundarios.
- Haz clic para añadir más tipos de automatización:
- Escribe el mensaje automatizado
- Guarda
Las condiciones de filtro son un conjunto de reglas que se aplican a un mensaje automatizado específico y determinan qué destinatarios deben recibirlo. Puedes incluir varias condiciones. Consulta algunos ejemplos a continuación:
- Puedes configurar un mensaje para que se envíe exclusivamente a reservas de un número o nombre de habitación específico:
- Puedes seleccionar el tipo de cobro del canal como condición de este mensaje automatizado:
- También puedes elegir enviar un mensaje automatizado en función del estado de la reserva:
- Puedes seleccionar Inspección de habitación de limpieza como tipo de destinatario para activar automatizaciones según los cambios en el estado de limpieza (se requiere el módulo de limpieza). Esto resulta especialmente útil para automatizar los flujos de trabajo de inspección después de limpiar las habitaciones.
- Este evento solo se activa para habitaciones desocupadas.
- Puedes seleccionar Habitación lista como tipo de destinatario para notificar automáticamente a los huéspedes cuando la habitación asignada esté disponible para el check-in (se requieren Cloudbeds Guest Experience y el módulo de limpieza).
- Debe haberse alcanzado la fecha de llegada del huésped.
- Debe haber una habitación asignada a la reserva.
- Ningún huésped puede estar actualmente registrado en la habitación asignada.
- La habitación debe estar marcada como Desocupada y limpia o Desocupada e inspeccionada en Limpieza.
Usa el tipo de destinatario Habitación lista para enviar un mensaje automatizado al huésped cuando la habitación asignada a la reserva esté lista para el check-in.
La automatización solo se activa cuando se cumplen todas las siguientes condiciones:
- Se ha alcanzado la fecha de llegada de la reserva.
- Hay una habitación asignada a la reserva.
- Ningún huésped está registrado actualmente en la habitación asignada.
- La habitación asignada está marcada como Desocupada y limpia o Desocupada e inspeccionada en Limpieza.
Configura la Hora de envío más temprana
Establece la hora más temprana a la que se puede entregar la notificación. Si la habitación está lista antes de esa hora, el mensaje queda en cola y se envía cuando comienza la ventana de envío permitida.
Ejemplo: Si la habitación está lista a las 3:00 a. m. y la Hora de envío más temprana es a las 10:00 a. m., el huésped recibe el mensaje a las 10:00 a. m.
Medidas de protección integradas
- La notificación nunca se envía antes de la fecha de llegada de la reserva.
- Solo se envía una notificación de Habitación lista por reserva.
- Un mensaje que está esperando la Hora de envío más temprana permanece en cola hasta que se abra la ventana configurada.
Nota: Habitación lista es un mensaje automatizado basado en eventos, por lo que la opción Habilitar mensajes omitidos no está disponible.
¿Por qué no se envió el mensaje Habitación lista?
Comprueba si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
- Aún no se ha alcanzado la fecha de llegada del huésped.
- No hay ninguna habitación asignada a la reserva.
- Actualmente hay un huésped registrado en la habitación asignada.
- La habitación no está marcada como Desocupada y limpia o Desocupada e inspeccionada.
- Aún no se ha alcanzado la Hora de envío más temprana configurada.
- Ya se envió una notificación de Habitación lista para la reserva.
- Selecciona el Tipo de automatización: Enviar mensaje al huésped
- Selecciona un canal de mensajería si tienes otros habilitados (por ejemplo, SMS, correo electrónico, WhatsApp)
- Añade un departamento (huésped, gerentes, personal o equipo)
- Si se trata de una encuesta, selecciona una plantilla de encuesta para añadirla a este mensaje automatizado o
- Escribe un mensaje desde cero
- Haz clic para guardar
- Los mensajes tienen un límite máximo de 640 caracteres; no es posible guardar ni enviar mensajes con más caracteres.
- Los mensajes automatizados basados en eventos no tendrán la opción de mensajes omitidos (por ejemplo, Reserva creada, Check-in realizado, Check-out realizado, Cancelada, Habitación lista, etc.)
- Puedes habilitar o deshabilitar esas opciones en cualquier momento.
- Selecciona Tarea, Lista de verificación o Inspección
- Completa el formulario según el tipo de ticket seleccionado
- Haz clic en Guardar
- Selecciona el Tipo de automatización - Notificar al chat del equipo
- Selecciona el canal
- Escribe tu mensaje
- Haz clic en Crear
Usa el tipo de automatización Enviar un mensaje para enviar automáticamente mensajes a direcciones de correo electrónico o números de teléfono específicos cuando se cumplan las condiciones de automatización seleccionadas.
Este tipo de automatización resulta útil para crear flujos de trabajo operativos internos y notificaciones para miembros del personal, gerentes, equipos de limpieza u otros departamentos directamente desde Cloudbeds.
- Selecciona el Tipo de automatización - Enviar un mensaje
- Selecciona el canal de mensajería disponible para el mensaje (correo electrónico o SMS)
- Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario o el número de teléfono para SMS
- Escribe el mensaje que quieres que envíe la automatización
- Haz clic en Guardar
Ejemplos de cómo se puede utilizar esta automatización:
- Notificar al personal de limpieza cuando se haga el check-out de una habitación
- Alertar a los gerentes cuando un huésped complete el flujo de check-in
- Enviar notificaciones por SMS cuando una habitación se marque como limpia
Nota: Las notificaciones por SMS requieren que la función de SMS esté habilitada para el establecimiento.
Accede al menú junto al mensaje automatizado configurado y encontrarás las opciones para:
- Eliminar
- Editar
- Duplicar
- Habilitar (o deshabilitar)
- Ver historial (o excluir a un huésped de un mensaje si abres esta opción)
Desactiva el interruptor habilitado junto a Archivar huésped automáticamente en la parte superior de la página. Este interruptor archiva automáticamente a los huéspedes cuando se les envía un mensaje automatizado.
Mientras estés en un mensaje abierto o configurando un mensaje automatizado:
- Selecciona el ícono
- Selecciona el tipo de plantilla
para añadirlo al cuadro de mensaje
- Después de insertar la variable de plantilla, se pegará un enlace en el cuadro de mensaje. Añade más plantillas al mensaje si lo deseas.
Puedes acceder a los registros de actividad de tus automatizaciones programadas haciendo clic en los detalles de la tarjeta de automatización:
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En la sección Automatización, puedes activar Archivar huéspedes automáticamente. Esta función archiva automáticamente los mensajes enviados mediante automatizaciones ⚡ Los mensajes automatizados se archivarán automáticamente hasta que el huésped responda. Cuando el huésped responda, el mensaje se eliminará de la lista de archivados y volverá a aparecer en tu bandeja de entrada. ¡Todos ganan! 🏆 ¡Mantén despejada tu bandeja de entrada y maximiza tu visibilidad! |
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