Los mensajes automatizados envían mensajes a varios huéspedes de forma automática según distintos eventos de la reserva, como la fecha de llegada o salida, actualizaciones de la reserva, registro digital, entre otros. También pueden utilizarse para notificar al personal interno y a los equipos operativos mediante direcciones de correo electrónico o números de teléfono personalizados.
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Descripción general de los mensajes automatizados
- Accede a la página de Automatización
- Selecciona Mensajes automatizados en Experiencias para huéspedes
Todas las automatizaciones creadas se mostrarán en el panel principal de la siguiente manera:
Consulta a continuación todo lo que puedes hacer desde el panel de automatizaciones:
- Haz clic en Nuevo mensaje automatizado
- Agrega el título del mensaje automatizado (el huésped no podrá verlo)
- Selecciona el tipo de destinatario (varias opciones según el día de llegada, salida y los eventos)
- Agrega una condición de filtro (si corresponde)
- Programa cuándo se ejecutará el mensaje
- Selecciona los días en los que se ejecutará el mensaje
- Elige la hora de ejecución
- Selecciona las automatizaciones que deseas configurar para este mensaje:
- Habilitar mensajes para múltiples reservas: envía a los huéspedes un mensaje automatizado por cada reserva que tengan. Se recomienda únicamente para los mensajes previos a la llegada.
- Habilitar mensajes omitidos: envía este mensaje inmediatamente si se crea una reserva después de la fecha y hora programadas.
- Enviar un mensaje por habitación: los mensajes automatizados se enviarán según la fecha de llegada, fecha de salida y estado de cada habitación dentro de una reserva con varias habitaciones. Esto garantiza que los mensajes se envíen en el momento adecuado para la estadía de cada huésped.
- Enviar solo a los huéspedes principales: los mensajes automatizados se envían exclusivamente al huésped principal asignado a la reserva, sin incluir a los huéspedes secundarios.
- Haz clic para agregar más tipos de automatización:
- Escribe el mensaje automatizado
- Guarda los cambios
Las condiciones de filtro son un conjunto de reglas que se aplican a un mensaje automatizado específico y determinan qué destinatarios deben recibirlo. Puedes incluir varias condiciones. Consulta algunos ejemplos a continuación:
- Puedes configurar un mensaje para que se envíe exclusivamente a las reservas realizadas para un número o nombre de habitación específico:
- Puedes seleccionar el tipo de cobro de pago del canal como condición para este mensaje automatizado:
- También puedes elegir enviar un mensaje automatizado según el estado de la reserva:
- Puedes seleccionar Inspección de habitación de housekeeping como tipo de destinatario para activar automatizaciones según los cambios de estado de housekeeping (se requiere el módulo de Housekeeping). Esto es especialmente útil para automatizar los flujos de trabajo de inspección después de limpiar las habitaciones.
- Este evento solo se activa para habitaciones desocupadas.
- Selecciona el tipo de automatización: enviar mensaje al huésped
- Selecciona un canal de mensajería si tienes otros habilitados, como SMS, correo electrónico o WhatsApp
- Agrega un departamento (huéspedes, gerentes, personal o equipo)
- Si se trata de una encuesta, selecciona una plantilla de encuesta para agregarla a este mensaje automatizado o
- Escribe un mensaje desde cero
- Haz clic para guardar
- Los mensajes tienen un límite máximo de 640 caracteres. No es posible guardar ni enviar mensajes que superen este límite.
- Los mensajes automatizados basados en eventos no tendrán la opción de mensajes omitidos (por ejemplo, reserva creada, check-in realizado, check-out realizado, cancelada, etc.).
- Puedes habilitar o deshabilitar estas opciones en cualquier momento.
- Selecciona Tarea, lista de verificación o inspección
- Completa el formulario según el tipo de ticket seleccionado
- Haz clic para guardar
- Selecciona el tipo de automatización: notificar al chat del equipo
- Selecciona el canal
- Escribe tu mensaje
- Haz clic para crear
Utiliza el tipo de automatización Enviar un mensaje para enviar automáticamente mensajes a direcciones de correo electrónico o números de teléfono específicos cuando se cumplan las condiciones de automatización seleccionadas.
Este tipo de automatización es útil para crear flujos de trabajo operativos internos y notificaciones para miembros del personal, gerentes, equipos de housekeeping u otros departamentos directamente en Cloudbeds.
- Selecciona el tipo de automatización: enviar un mensaje
- Selecciona el canal de mensajería disponible para el mensaje, ya sea correo electrónico o SMS
- Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario o su número de teléfono para SMS
- Escribe el mensaje que deseas que envíe la automatización
- Haz clic para guardar
Ejemplos de cómo puedes utilizar esta automatización:
- Notificar al personal de housekeeping cuando se realiza el check-out de una habitación
- Alertar a los gerentes cuando un huésped completa el proceso de check-in
- Enviar notificaciones por SMS cuando una habitación se marque como limpia
Nota: Las notificaciones por SMS requieren que la función de SMS esté habilitada para la propiedad.
Accede al menú ubicado junto al mensaje automatizado configurado. Allí encontrarás las siguientes opciones:
- Eliminar
- Editar
- Duplicar
- Habilitar o deshabilitar
- Ver historial o excluir a un huésped de un mensaje si abres esta opción
Desactiva el interruptor de habilitación junto a Archivar huésped automáticamente, ubicado en la parte superior de la página. Este interruptor archiva automáticamente a los huéspedes cuando se les envía un mensaje automatizado.
Mientras estás en un mensaje abierto o al configurar un mensaje automatizado:
- Selecciona el ícono
- Selecciona el tipo de plantilla
para agregarlo al cuadro de mensaje
- Una vez que insertes la variable de la plantilla, se agregará un enlace al cuadro de mensaje. Puedes agregar más plantillas al mensaje si lo deseas.
Puedes acceder a los registros de actividad de tus automatizaciones programadas al hacer clic en los detalles de la tarjeta de automatización:
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En la sección Automatización, puedes activar la opción Archivar huéspedes automáticamente. Esta función archiva automáticamente los mensajes enviados mediante automatizaciones. ⚡ Los mensajes automatizados se archivarán automáticamente hasta que el huésped responda. Una vez que el huésped responda, el mensaje se eliminará de la lista de archivados y volverá a aparecer en tu bandeja de entrada. ¡Todos ganan! 🏆 Mantén tu bandeja de entrada organizada y maximiza tu visibilidad. |
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