Página de la compañía en Whistle - Flujos de registro digital

Puede crear un documento dentro de Whistle para enviarlo electrónicamente a través de un enlace. Con los Flujos de registro digital puede enviar documentos y recolectar firmas de forma electrónica.

Esta función publica automáticamente los documentos de registro firmados en su PMS de Cloudbeds, en la pestaña Documento del huésped.

  • Los documentos se archivan hasta por 5 años.
Paso 1. Cree un registro
  1. Haga clic en Crear.
  2. Agregue un título.
  3. Haga clic en Crear.
  1. Haga clic en Añadir paso.
  2. Agregue un título para el paso nuevo.
  3. Gestione el texto y los campos requeridos: haga clic en el nombre del campo para agregarlo al documento que se va a editar.
  • No se recomienda que los huéspedes agreguen la información de la tarjeta de crédito, ya que esto requiere la certificación de cumplimiento de PCI.
  • Formatos compatibles: jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico y png ico.
  1. Habilite el paso para que sea visible cuando se acceda al enlace.
  2. Haga clic en Guardar.

*Opciones de campos:

  1. Texto: ingrese cualquier texto en su documento
  2. Casilla de verificación de términos: para agregar el acuerdo a sus términos y condiciones
  3. Firma: solicite la firma del huésped
  4. Iniciales 
  5. Nombre
  6. Teléfono
  7. Adjuntar archivos: para solicitar cualquier documentación adicional que necesite
  8. Tomar fotografía: una vez que el huésped acceda, solo le permite tomar una sola foto de su documento. El huésped toma una foto y puede hacer clic en la flecha hacia atrás para volver a tomar la foto o hacer clic en la marca de verificación en el medio para aceptar la foto. Se utiliza principalmente para identificaciones.
  9. Campo para texto: para agregar cualquier campo requerido que no esté disponible en la lista
  10. Campo para número: para agregar cualquier campo requerido relacionado con el número con montos mínimos y máximos
  11. Menú desplegable: cree un menú desplegable para que el huésped pueda seleccionar información
  12. Seleccionar fecha
  13. Seleccionar hora
Envío
  1. Mientras está en un mensaje abierto o al configurar un mensaje automático, seleccione el icono de plantilla.
Whistle Messaging - Google Chrome
  1. Seleccione el tipo de plantilla que desea agregar:
    • Plantilla de compañía (creada por el administrador)
    • Plantillas de usuario (creadas por el usuario)
    • Plantillas de encuestas (función)
    • Registro digital (Engagement Plus)
    • Mensajes automatizados (función)

Una vez que haya insertado la variable con plantilla, el sistema pegará un enlace en su cuadro de mensaje. Si desea agregar más información al mensaje, puede hacerlo.

Automatización
  1. Vaya a Automatización.
  2. Ingrese a Mensajes automatizados.
  3. Haga clic en +Nuevo mensaje automatizado.
Whistle Messaging - Google Chrome
  1. Agregue un título (no visible para los huéspedes).
  2. Seleccione destinatarios.
  3. Agregue condiciones (de ser necesario) 
  4. Programe cuándo se enviará el mensaje.
  5. Seleccione los días en los que se envía.
  6. Indique un horario para el envío.
  7. Seleccione la automatización Enviar mensaje al huésped.
  8. Seleccione si desea habilitar la mensajería a múltiples reservas (opcional).
  9. Ingrese el canal de mensajería.

 

  1. Haga clic en Plantilla.
  2. Haga clic en Registro digital.
  3. Haga clic en Insertar variable junto al registro digital que desea agregar a su mensaje.
  4. Seleccione Crear.
Whistle Messaging - Google Chrome

Si un huésped accede al Registro Digital desde un enlace genérico (en lugar de acceder a estos enlaces a través de un mensaje automático o la variable correspondiente) el huésped deberá identificarse mediante una Autenticación de 2 pasos.

Proceso de firma de documentos
  1. Una vez que envíe un mensaje a los huéspedes solicitando que se completen los documentos, el huésped hace clic en el enlace para ver y aceptar el documento.
Image from iOS (1).jpg (200×432) - Google Chrome
  1. El huésped completará los requisitos del documento.

Se le notificarán los movimientos dentro del historial de huéspedes. Además, se indicará si documento está completo.

Cloudbeds Hotel | Signature - Google Chrome

En su PMS de Cloudbeds, acceda a la reserva y haga clic en la pestaña Documentos para tener acceso.

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Historial
  1. Ingrese a Historial.
  2. Vaya a Acciones, coloque el cursor sobre el documento de huésped que desea revisar y haga clic en el icono Descargar.
Traducciones para los registros digitales

La función de Registro digital permite a los clientes agregar traducciones de hasta 29 idiomas, de modo que cuando el huésped acceda a un registro digital, este podrá seleccionar el idioma de su elección. En el panel de control de Whistle for Cloudbeds, habrá una opción para configurar las traducciones por idioma.

En Compañía:

  1. Vaya a Flujos de registro digital.
  2. Haga clic para editarlo.
  1. Ingrese a la pestaña de Traducciones.
  1. Habilite el idioma a traducir (cambie el interruptor).
  2. Agregue el texto traducido.
  3. Haga clic en Guardar.

El huésped podrá seleccionar el idioma que prefiera en el menú desplegable que se muestra en el registro digital enviado:

  • Si no se han configurado traducciones para un idioma, se mostrará la información en el idioma predeterminado de la propiedad. 
  • Si la traducción no se ha habilitado (activado) para un idioma, se mostrará la información en el idioma predeterminado de la propiedad. 
  • No hay una opción para tener una traducción automática a través de Google Translate para el registro digital. 
  • El registro digital de Whistle se puede utilizar para las operaciones diarias en Brasil, pero no es legalmente vinculante y no se puede utilizar en un tribunal brasileño (ICP-Brasil).
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