Crear y utilizar flujos de registro digitales

Documentos digitales de Cloudbeds Guest Experience te permite crear documentos que se envían a tus huéspedes electrónicamente mediante un enlace y recopilar sus firmas digitales. Esta función guarda automáticamente los documentos de registro firmados en tu Cloudbeds PMS, en la pestaña Documentos del huésped.

Resumen de Documentos digitales

1. Haz clic para crear flujos de Documentos digitales nuevos
2. Ver la lista de los Documentos digitales existentes
3. Junto a cada Documento digital creado, encontrarás Acciones para:
   • Editar el flujo del documento
   • Duplicar
   • Eliminar  
   • Copiar enlace
   • Haz clic en para ver más detalles de este flujo
4. Consulta el Historial de cada flujo de Documentos digitales
   • Estado del mensaje
   • Nombre del huésped
   • Detalles del flujo de registro
   • Fecha y hora de envío

1 - Crear un flujo de Documentos digitales

1. Accede a Ajustes de la empresa
2. Ve a la sección Documentos digitales
3. Haz clic en en la esquina superior derecha
4. Ingresa un título y haz clic en Crear
5. Haz clic en
6. En la pestaña del editor de registro, haz clic en los campos que quieras agregar a este flujo de registro: puedes añadir tantos campos (pasos) como necesites. Opciones de campos:
   • Texto: añade cualquier texto a tu documento
   • Casilla de verificación de términos: úsala para añadir el acuerdo con tus términos y condiciones
   • Firma: solicita la firma del huésped
   • Iniciales
   • Campo de nombre
   • Campo de teléfono
   • Carga de adjunto: usa este campo para solicitar cualquier documentación adicional que necesites
   • Tomar una foto: cuando el huésped accede, solo permite tomar una única foto de su documento. El huésped toma la foto y puede tocar la flecha de retroceso para repetirla o tocar la marca de verificación del centro para aceptarla. Se usa principalmente para identificaciones.
   • Campo de entrada de texto: úsalo para añadir cualquier campo obligatorio que no esté disponible en la lista
   • Campo numérico: úsalo para añadir cualquier campo obligatorio relacionado con números, con mínimos y máximos
   • Lista desplegable: crea un menú desplegable para que el huésped seleccione una opción
   • Seleccionar una fecha
   • Seleccionar una hora 
7. Haz clic en Guardar.
8. Agrega traducciones, si lo prefieres.

2 - Enviar Documentos digitales en un mensaje o en un mensaje automatizado

Mientras estás en un mensaje abierto,

1. Selecciona el ícono de Plantilla y ve a Documentos digitales
2. Busca la plantilla de Documentos digitales y haz clic en insertarla.
3. Haz clic en Enviar o agrega más enlaces, según lo prefieras.

Una vez insertada, la variable de la plantilla pegará un enlace en tu cuadro de mensaje. Puedes editar o añadir texto alrededor del enlace antes de enviarlo.

Al configurar un Mensaje automatizado ,

1. Haz clic para añadir una condición de filtro
2. Selecciona Documentos digitales en nombre del campo
3. Elige qué plantilla de Documentos digitales incluir en el mensaje
4. Define la condición bajo la cual se debe enviar el mensaje — por ejemplo, si el registro no está completo.

3 - Pasos para que los huéspedes firmen y envíen documentos

1. Cuando envías un mensaje a los huéspedes solicitando documentos por completar, el huésped hace clic en el enlace para ver y aceptar el documento

2. El huésped completará los requisitos del documento;
3. Recibirás notificaciones dentro del historial del huésped sobre las acciones realizadas y cuando el documento esté completo;

4. Accede a la reserva en Cloudbeds PMS;
5. Haz clic en la pestaña Documentos para acceder a su documento firmado.

Uso de Documentos digitales para cumplimiento normativo (España – Parte de Viajeros)

Las propiedades en España deben recopilar, reportar y conservar una copia firmada del formulario de registro de huéspedes (Parte de Viajeros) durante un mínimo de tres años con fines de auditoría.

Con los flujos de Documentos digitales, puedes optimizar este proceso de cumplimiento usando Documentos digitales con datos del huésped prellenados y de solo lectura.

Para usar este flujo de trabajo, debes contar con:

• Cloudbeds Guest Experience (GX) habilitado.
• Una Plantilla de información del huésped activa configurada para España. Más información: Usar plantillas de información del huésped para el cumplimiento de datos gubernamentales
• Documentos digitales añadidos a tu flujo (sigue esta guía para configurar los documentos requeridos para el Parte de Viajeros).

Cómo funciona

Cuando se añade un Documento digital a tu flujo de registro:

1. Los datos del huésped y la reserva se prellenan automáticamente usando información en tiempo real de:
   • Cloudbeds PMS
   • El flujo de Check-in digital

• Los campos relacionados con reportes policiales pueden insertarse como variables de solo lectura.
• Si los datos requeridos no existen, esos campos permanecerán en blanco.

2. El huésped puede firmar el documento electrónicamente de forma segura
3. El documento firmado se almacena digitalmente y se puede recuperar con fines de auditoría.

Flujo de trabajo recomendado (mejores prácticas)

Para cumplir plenamente con el requisito del Parte de Viajeros en España:

1. El huésped completa el flujo de Check-in digital.
2. Los datos obligatorios del huésped se validan y se guardan.
3. El huésped llega al paso de Documento digital.
4. El documento se prellena automáticamente con los detalles de su reserva y registro.
5. El huésped firma electrónicamente.
6. El documento firmado se almacena de forma segura para acceder a él en futuras auditorías.