Registro Digital de Whistle te permite crear documentos para enviar a tus huéspedes electrónicamente a través de un enlace y recopilar sus firmas digitales. Esta función automáticamente publica los documentos de registro firmados en tu Cloudbeds PMS, en la pestaña Documentos de huéspedes.
Los documentos se mantienen archivados por hasta 5 años.
Información general del Registro Digital
- Haz clic para crear nuevos Flujos de Registro Digital
- Ver la lista de los Flujos de Registro Digital existentes
- Junto a cada Registro Digital creado, encuentra las Acciones para:
-
Editar
el flujo
-
Duplicar
- Eliminar
- Copiar enlace
- Haz clic en la
para ver más detalles de este flujo
-
Editar
- Revisa el Historial de cada flujo de Registro Digital
- Estado del mensaje
- Nombre del huésped
- Detalles del flujo de registro
- Fecha y hora de envío
1 - Crear un Flujo de Registro Digital
- Accede a la Página de la Empresa
- Ve a la sección de Registro Digital
- Haz clic en
en la esquina superior derecha
- Añade un Título y haz clic en crear
- Haz clic en
- En la pestaña del editor de registro, haz clic en los campos que deseas añadir a este flujo de registro: puedes añadir tantos campos (pasos) como desees. Opciones de campo:
-
Texto: introduce cualquier texto en tu documento
-
Casilla de verificación de términos: úsala para añadir el acuerdo a tus términos y condiciones
-
Firma: solicita la firma del huésped
-
Iniciales
-
Campo de nombre
-
Campo de teléfono
-
Carga de adjuntos: usa este campo para solicitar cualquier documentación adicional que necesites
-
Tomar una foto: cuando el huésped accede, solo le permite tomar una foto de su documento. El huésped toma una foto y puede hacer clic en la flecha hacia atrás para volver a tomar la foto o hacer clic en la marca de verificación en el medio para aceptar la foto. Mayormente utilizado para identificaciones.
-
Campo de entrada de texto: úsalo para añadir cualquier campo requerido que no esté disponible en la lista
-
Campo de número: úsalo para añadir cualquier campo requerido relacionado con números con cantidades mínimas y máximas.
-
Desplegable: crea un menú desplegable para que el huésped pueda seleccionar una información
-
Seleccionar una fecha
-
Seleccionar una hora
-
- Haz clic en Guardar.
- Añade Traducciones, si lo prefieres.
- No se recomienda que los huéspedes carguen información de tarjeta de crédito ya que esto requiere certificación de cumplimiento PCI.
- Tipos de archivo admitidos: jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico y png ico.
- Si no se han configurado traducciones para un idioma, entonces se mostrará la información en el idioma predeterminado de la propiedad.
- No hay una opción para tener una traducción automática a través de Google Translate para el Registro Digital.
- El Registro Digital de Whistle se puede utilizar para operaciones diarias en Brasil, pero no es legalmente vinculante y no puede ser respaldado en un tribunal brasileño (ICP-Brasil).
2 - Enviar un Registro Digital en un Mensaje o en un Mensaje Automatizado
Mientras estás en un mensaje abierto o mientras estás configurando un mensaje automatizado,
- Selecciona el ícono
- Selecciona la pestaña de plantilla
-
Busca la plantilla de Registro Digital y haz clic en
- Haz clic en Enviar o añadir más enlaces, según prefieras.
Una vez que hayas insertado la variable de plantilla de Registro Digital, pegará un enlace en tu cuadro de mensajes. Si deseas añadir más al mensaje, puedes hacerlo.
Si un huésped accede al Registro Digital desde un enlace genérico, en lugar de acceder a estos enlaces a través de un mensaje automatizado o la variable correspondiente, el huésped tendrá que ser identificado a través de una Autenticación multifactor.
3 - Pasos para Firmar y Enviar Documentos para Huéspedes
- Una vez que envíes un mensaje a los huéspedes solicitando que completen los documentos, el huésped hace clic en el enlace para ver y aceptar el documento
- El huésped completará los requisitos del documento;
- Se te notificará dentro del historial del huésped de las acciones tomadas y una vez que el documento esté completo;
- Accede a la reserva en Cloudbeds PMS;
- Haz clic en la pestaña de Documentos para acceder a su documento firmado.
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