El Registro Digital de Cloudbeds Guest Experience te permite crear documentos que se enviarán a tus huéspedes electrónicamente a través de un enlace y recoger sus firmas digitales. Esta función publica automáticamente los documentos de registro firmados en Cloudbeds PMS, bajo la pestaña Documentos del huésped.
Los documentos se mantienen archivados por hasta 5 años.
Información sobre el Registro Digital
- HaZ clic para crear nuevos Flujos de Registro Digital
- Ver la lista de los Flujos de Registro Digital existentes
- Junto a cada Registro Digital creado, encuentrA Acciones para:
-
Editar
el flujo
-
Duplicar
- Eliminar
- Copiar enlace
- Haz clic en el
para ver más detalles de este flujo
-
Editar
- Verifica el Historial de cada flujo de Registro Digital
- Estado del mensaje
- Nombre del huésped
- Detalles del flujo de registro
- Fecha y hora de envío
1 - Crear un Flujo de Registro Digital
- Ve a la Configuración de la Empresa
- Ve a la sección de Registro Digital
- Haz clic para
en la esquina superior derecha
- Agrega un Título y haz clic para crear
- Hazclic para
- En la pestaña del editor de registro, haz clic en los campos que deseas añadir a este flujo de registro - puedes añadir tantos campos (pasos) como quieras. Opciones de campo:
Texto: ingresa cualquier texto en tu documento
Casilla de términos: utilízalopara añadir el acuerdo a tus términos y condiciones
Firma: solicita la firma del huésped
Iniciales
Campo de Nombre
Campo de Teléfono
Subida de Archivos: utiliza este campo para solicitar cualquier documentación adicional que necesite
Tomar una foto: cuando sea accedido por el huésped, solo les permite tomar una sola foto de su documento. El huésped toma una foto y puede hacer clic en la flecha de retroceso para volver a tomar la foto o hacer clic en la marca de verificación en el medio para aceptar la foto. Principalmente utilizado para identificaciones.
Campo de Entrada de Texto: utilízalo para añadir cualquier campo requerido que no esté disponible en la lista
Campo Numérico: utilízalo para añadir cualquier campo requerido relacionado con números con montos mínimos y máximos.
Menú desplegable: crea un menú desplegable para que el huésped pueda seleccionar una información
Seleccionar una Fecha
Seleccionar una Hora
- Haz clic para Guardar.
- Añade Traducciones, si lo prefieres.
- No se recomienda que los huéspedes suban información de tarjeta de crédito ya que esto requiere certificación de cumplimiento PCI.
- Tipos de Archivos Soportados: jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico, & png ico.
- Si no se han configurado traducciones para un idioma, entonces se mostrará la información en el idioma estándar de la propiedad.
- No hay opción para tener una traducción automática a través de Google Translate para el Registro Digital.
- El Registro Digital de Cloudbeds Guest Experience puede ser utilizado para operaciones diarias en Brasil, pero no es legalmente vinculante y no puede ser sostenido en un tribunal brasileño (ICP-Brasil).
2 - Enviar un Registro Digital en un Mensaje o en un Mensaje Automatizado
Mientras estés en un mensaje abierto,
- Selecciona el ícono de Plantilla y ve a Registro Digital
- Busca la plantilla de Registro Digital y haz clic para insertarla.
- Haz clic para Enviar o añada más enlaces, según lo prefieras.
Una vez insertada, la variable de la plantilla pegará un enlace en su cuadro de mensaje. Puedes editar o añadir texto alrededor del enlace antes de enviar.
Mientras configuras un Mensaje Automatizado,
- Haz clic para añadir una condición de filtro
- Selecciona Registro Digital en nombre del campo
- Selecciona qué plantilla de Registro Digital incluir en el mensaje
- Define la condición bajo la cual se debe enviar el mensaje — por ejemplo, si el registro no está completado.
Si un huésped accede al Registro Digital desde un enlace genérico, en lugar de acceder a estos enlaces a través de un mensaje automatizado o la variable correspondiente, el huésped deberá ser identificado a través de una Autenticación multifactor.
3 - Pasos para Firmar y Enviar Documentos para los Huéspedes
- Una vez que envíes un mensaje a los huéspedes solicitando documentos que deben completarse, el huésped hace clic en el enlace para ver y aceptar el documento
- El huésped completará los requisitos del documento;
- Serás notificado dentro del historial del huésped de las acciones realizadas y una vez que el documento esté completo;
- Accede a la reserva en Cloudbeds PMS;
- Haz clic en la pestaña Documentos para tener acceso a tu documento firmado.
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