Servicio de importación de reservas – Preguntas frecuentes

Si procede de su anterior sistema o de un archivo, podemos extraer e importar los siguientes datos:

• Nombre y apellido
• Correo electrónico: si esta información no se incluye o no corresponde a una dirección de correo electrónico verídica, se agregará un correo electrónico ficticio para importar la reserva.
• País: si no se incluye, se agregará un país predeterminado según la ubicación de la propiedad.
• Teléfono
• Dirección
• Ciudad
• Estado
• Código postal
• Fecha de llegada
• Fecha de salida
• Fecha en la que se creó la reserva
  • Si no está disponible, vamos a utilizar la fecha de llegada (esto para reservas anteriores) o la fecha del día de importación (para reservas futuras).
• Número de habitaciones reservadas
• Número de huéspedes adultos y menores
• Monto total de la reserva
  • Las reservas se importarán con el monto total dividido entre los días de alojamiento, por lo que si edita las reservas con precios que varían cada día, se deberá ajustar el balance pendiente de manera acorde.
• Tipo de habitación
  • Las reservas se importan a los tipos de habitación correctos. De estar disponible, se asignarán a alojamientos exactos.
  • De no estar disponible la asignación de alojamientos, los tipos de habitación y la ocupación igual será correcta. Las reservas podrán asignarse de manera manual o automática.
• Fuente de la reserva: el origen de la reserva (puede tratarse de una OTA, del sitio web de la propiedad y demás)
  • Si se indica con claridad que procede de una OTA, se importará como Hotel Collect (recibido por el hotel) o como recibido por el canal. De lo contrario, se importará como Hotel Collect de manera automática.
  • Si una de las fuentes no ha sido creada en el PMS de Cloudbeds, usaremos Sitio web o motor de reservas como fuente predeterminada.
• Número de las reservas externas: si no se incluye, se dejará en blanco. De lo contrario, puede generar inconvenientes:
  • Si las OTA envían cambios a una reserva, pero el número de reserva de la OTA no se incluye en la reserva, se creará un duplicado de la reserva o (dependiendo de la OTA) no se recibirá la información adicional de la OTA. En otras palabras, toda modificación proveniente de una OTA se deberá ajustar de manera manual.
• Estado: las reservas se importan como confirmación pendiente. Ello permite a la propiedad verificar si la información es correcta antes de confirmarla.
  • Sin importar el estado de la reserva (confirmación pendiente o confirmada), las reservas siguen siendo válidas y modifican la disponibilidad de la propiedad. Su uso es solo un recordatorio visual que permite a la propiedad identificar las reservas que se deben verificar antes de confirmarlas.
  • Las reservas que ya han hecho check-in se importarán como Confirmación pendiente, dado que el sistema no permite importar las reservas de esa manera.
• Notas: Toda información agregada como Notas desde la fuente se agregará a las Notas de la reserva. Además, toda información relevante que no se puede importar a una casilla específica se agregará aquí.
  • Por ejemplo, si lo indica la fuente, el nombre o número de la habitación se agregará a las Notas, para que la propiedad asigne las reservas de manera adecuada.
  • Algunos PMS cuentan con más de una sección para agregar Notas, pero no se exportan todas las notas. En dado caso, solo se agregará de manera automática las notas disponibles.
• Pagos
  • Si los incluye la fuente, los pagos se agregarán a las reservas.
  • Tipos de pagos: siempre y cuando se identifique con claridad el tipo de pago, se agregará a la reserva.
  • Fecha del pago: si la fecha del pago se indica con claridad, se agregará de manera correcta. De lo contrario, el sistema agregará la fecha en que se hizo la reserva o la fecha de llegada del huésped (en el caso de reservas internas).

Recuerde que la propiedad puede agregar manualmente la información que no haya sido importada al concluir el proceso de importación. Lo único que no se puede modificar es la fecha en que se recibió la reserva.

• Toda información que no se incluya en la fuente.
  • Por ejemplo: algunos PMS tiene una sección de Notas, pero las notas no se exportan al archivo de reservas.
• Los datos de tarjetas de crédito
  • Los datos de tarjetas de crédito suele estar encriptada y no se exporta junto a los archivos de las reservas. Por motivos de seguridad, no se puede acceder a esa información al importar varios archivos a la vez.
• Las casillas personalizadas, aunque también se generen en el PMS de Cloudbeds. Sin embargo, podemos agregar esa información a las notas de la reserva.
• Los cargos adicionales no relacionados a las tarifas de las habitaciones. De existir, le proveeremos una lista de las reservas que deben ajustarse de manera acorde. Además, podemos agregar el total de cargos adicionales a las notas de la reserva.
• Información adicional de los huéspedes
  • Los cumpleaños, los huéspedes adicionales, los números de identificación y demás información no se importará como datos del huésped. Sin embargo, podemos importar esos datos como notas de las reservas. 

• De importar una reserva sin el número externo, Cloudbeds no podrá compararlos ni actualizar la reserva importada. En la mayoría de los casos, el PMS de Cloudbeds crea una nueva reserva con esa información. De igual manera, recomendamos repasar con cuidado esas reservas.
• Si una OTA que no está conectada al PMS de Cloudbeds envía una modificación o cancelación, esa información no se recibirá. En dado caso, deberá buscar la reserva de manera manual en el PMS de Cloudbeds y realizar los ajustes necesarios.

El PMS de Cloudbeds puede generar informes diferentes a los de su anterior PMS. Debido a ello, el Informe de ocupación puede no ser preciso y debe considerarse un informe a modo de referencia, en vez de datos oficiales.

De agregar o eliminar tipos o números de habitación durante el proceso de importación, el informe podrá incluir un número distinto.