Cloudbeds POS (Beta) - Guía del flujo de pedidos

Sigue el flujo diario de pedidos en Cloudbeds POS, desde la creación de un pedido hasta el cobro y la reimpresión de un recibo. Esta guía abarca tanto los puntos de venta de restaurante como los puntos de venta de servicios, como spas y tiendas.

A quién afecta y cómo

Antes de comenzar

• Confirma que tu dispositivo esté vinculado con la propiedad correcta e inicia sesión con tu PIN del POS.
• Selecciona el punto de venta correcto antes de crear un pedido.
• Pide a tu administrador que confirme que estén configurados los productos, los menús (cuando corresponda), los métodos de pago, la cuenta interna y las impresoras.
• Cuando el POS solicite un PIN de aprobación para una acción restringida, pide a un gerente autorizado que la apruebe.

1. Crear un pedido

Inicia un pedido desde la pestaña Caja. Los puntos de venta de restaurante también pueden iniciarlo desde la pestaña Mesas.

Iniciar desde Caja

1. Toca Caja y luego Carrito para abrir un pedido nuevo.
2. Toca Nombrar pedido, ingresa un nombre claro (del huésped, de recogida, del evento o de referencia) y guárdalo.
3. En un punto de venta de restaurante, toca el botón que está junto a Nombrar pedido (aparece como Asignar mesa) y elige el tipo de servicio cuando se te solicite.
4. Añade productos del menú o de la selección de productos disponibles.
5. Ajusta las cantidades y añade modificadores o notas a los productos según sea necesario.
6. Revisa el tipo de servicio, la mesa o el huésped, los productos, los descuentos, los impuestos y el total.
7. Confirma el pedido. Si hay productos de restaurante que requieren preparación, envíalos a la cocina.

Iniciar desde Mesas (solo puntos de venta de restaurante)

1. Toca Mesas y, si es necesario, selecciona la sección del plano del salón.
2. Toca la mesa y define su estado: Disponible, Reservada o Sucia.
3. Toca + Añadir pedido.
4. Selecciona un pedido existente para asignarlo a la mesa o toca + Nuevo pedido.
5. Si es necesario, usa Nombrar pedido para añadir un nombre fácil de reconocer.
6. Añade productos, cantidades, modificadores y notas a los productos.
7. Revisa la mesa, los productos, los descuentos, los impuestos y el total. Confirma el pedido y envía a la cocina los productos que correspondan.

2. Enviar productos a la cocina

Al enviar un pedido de restaurante, los productos que correspondan se dirigen a la pantalla de cocina o a la impresora de cocina configuradas.

Enviar productos nuevos

1. Abre el pedido y revisa los productos, las cantidades, los modificadores y las notas.
2. Toca Enviar.
3. Selecciona los productos que quieres enviar.
4. Vuelve a tocar Enviar para confirmar.
5. Comprueba que el pedido muestre el estado Enviado.

Enviar productos adicionales más tarde

1. Vuelve a abrir el pedido existente.
2. Añade los nuevos productos, modificadores y notas.
3. Toca Enviar y selecciona los productos que aún no se han enviado.
4. Confirma el envío y comprueba que solo se hayan enviado los productos nuevos.

3. Modificar o cancelar un pedido

Modificar un pedido abierto

1. Abre el pedido.
2. Toca el producto que quieres cambiar o toca + Añadir productos para incluir más.
3. Actualiza la cantidad, los modificadores o la nota del producto. Para quitar un producto, selecciona Eliminar.
4. Toca Actualizar para confirmar.
5. Revisa el subtotal, los descuentos, los impuestos y el total actualizados.

Cancelar un pedido abierto

1. Abre el pedido y confirma que sea el correcto.
2. Toca el menú de tres puntos.
3. Selecciona Cancelar pedido y confirma.
4. Comprueba que el estado cambie a Cancelado.

4. Dividir cuentas

Divide la cuenta cuando los huéspedes quieran pagar por separado un mismo pedido. Hazlo antes de cobrar y revisa en cada cuenta los productos, los descuentos, los impuestos, los cargos por servicio y las propinas.

Cada cuenta resultante usa el ID del pedido original seguido de un número consecutivo, por ejemplo, A1234-1 y A1234-2.

Dividir por producto

1. Abre el pedido, toca el menú de tres puntos y selecciona Dividir.
2. Elige Por producto.
3. Revisa Dividir en. El número inicial de cuentas se basa en el número de comensales. Auméntalo o redúcelo según sea necesario.
4. Toca cada producto y asígnalo al número de cuenta correcto.
5. Revisa cada cuenta y confirma que todos los productos estén asignados y que el total combinado sea correcto.
6. Toca Cobrar división.

Dividir en partes iguales

1. Abre el pedido, toca el menú de tres puntos y selecciona Dividir.
2. Elige Dividir en partes iguales.
3. Si es necesario, ajusta el número de cuentas en Dividir en.
4. Revisa el monto de cada cuenta y cualquier diferencia por redondeo.
5. Toca Cobrar división.

5. Ver los detalles del pedido

1. Abre la pestaña Pedidos.
2. Para encontrar el pedido, usa el filtro de estado y los datos del pedido, como la mesa, el nombre o el número del pedido.
3. Toca el pedido para abrirlo.
4. Revisa el tipo de servicio, la mesa o el huésped, los productos, los modificadores, las notas, los descuentos, los impuestos, las propinas, los pagos y el estado.
5. Si el pedido está abierto, actualiza los productos o los datos según sea necesario.
6. Usa el menú de tres puntos para acceder a las acciones disponibles, como Cancelar pedido, Imprimir recibo, Dividir o Descuento.

Las acciones que ves dependen del estado del pedido y de tus permisos.

6. Ver e imprimir una precuenta

La precuenta muestra los cargos actuales antes del pago. Entrégasela al huésped para que la revise y, si tu propiedad lo exige, para que la firme como constancia de la autorización del pago o del registro del cargo.

Ver la precuenta

1. Abre el pedido y toca el menú de tres puntos.
2. Selecciona Imprimir recibo.
3. Revisa el punto de venta, el número de pedido, la mesa o el huésped, los productos, los modificadores, los descuentos, los impuestos, los cargos por servicio, la propina y el total.
4. Vuelve al pedido y corrige cualquier error antes de continuar.

Imprimir la precuenta

1. Desde la vista previa, toca Imprimir.
2. Si se te solicita, selecciona la impresora de recibos configurada y confirma la impresión.
3. Entrega la precuenta al huésped para que la revise o la firme, según el procedimiento de tu propiedad.
4. Guarda de forma segura los registros de autorización firmados, de acuerdo con la política de tu propiedad.

7. Añadir una propina

Las opciones de propina dependen de la configuración de tu propiedad. La pantalla de pago puede ofrecer porcentajes sugeridos, un monto personalizado o la opción sin propina.

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Elige una propina sugerida, ingresa un monto personalizado o selecciona Ninguna.
3. Revisa con el huésped el total actualizado.
4. Selecciona el método de pago y completa el cobro.

Ingresa únicamente propinas que el huésped haya autorizado. Si la autorización consta en una precuenta firmada, consérvala de acuerdo con la política de tu propiedad.

8. Aplicar un descuento

Según tus permisos y la configuración de tu propiedad, puedes aplicar un descuento a un producto específico o a todo el pedido.

Aplicar un descuento a un producto

1. Selecciona el producto en el pedido y toca Añadir descuento.
2. Elige un descuento disponible o, si está permitido, ingresa un descuento personalizado.
3. Selecciona o ingresa un motivo, si se requiere.
4. Toca Aplicar y revisa el descuento debajo del producto.

Aplicar un descuento a todo el pedido

1. Abre el pedido, toca el menú de tres puntos y selecciona Descuento.
2. Elige un descuento disponible o, si está permitido, ingresa un descuento personalizado.
3. Selecciona o ingresa un motivo, si se requiere.
4. Toca Aplicar. El descuento se aplica a todos los productos del pedido que cumplan los requisitos.

9. Procesar pagos

Antes de cobrar, confirma el total de la cuenta, el método de pago, el huésped o la cuenta y la propina, si la hay. Las opciones de pago que ves dependen de la configuración de tu propiedad y de los requisitos del proveedor de pagos.

Registrar en el folio (Cargo a la habitación)

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Selecciona Cargo a la habitación.
3. Busca por nombre del huésped o número de habitación y selecciona el huésped hospedado correcto.
4. Verifica el nombre del huésped, la habitación, las fechas de la estancia, si se le pueden registrar cargos, el monto y cualquier autorización necesaria.
5. Toca Cobrar.
6. Confirma que el cargo se haya registrado correctamente y que el saldo pendiente o el estado cerrado sean correctos.

Aceptar pagos con Tap to Pay

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Confirma el monto y añade una propina autorizada, si se ofrece la opción.
3. Selecciona Tap to Pay.
4. Sigue las instrucciones en pantalla. Pide al huésped que acerque su tarjeta sin contacto o su billetera digital a la zona indicada del dispositivo.
5. Espera a que el pago se apruebe o se rechace. Mantén abierta la pantalla de pago mientras la autorización esté pendiente.
6. Si se aprueba, confirma que la cuenta esté pagada o que quede el saldo pendiente esperado.
7. Ofrece o imprime el recibo.

Procesar un pago con tarjeta en la terminal

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Confirma el monto y añade una propina autorizada, si se ofrece la opción.
3. Selecciona Terminal.
4. Toca Cobrar. La aplicación muestra Conectando con el lector de tarjetas...
5. Cuando aparezca Presenta la tarjeta, acerca, inserta o desliza la tarjeta del huésped en la terminal.
6. Espera a que el pago se apruebe o se rechace. Mantén abierta la pantalla de pago mientras la autorización esté pendiente.
7. Si se aprueba, confirma que la cuenta esté pagada o que quede el saldo pendiente esperado.
8. Ofrece o imprime el recibo.

Enviar una solicitud de Pago por enlace

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Confirma el monto e ingresa o verifica los datos de contacto compatibles del huésped.
3. Selecciona Pago por enlace y toca Enviar enlace.
4. Pide al huésped que escanee el código QR para abrir el enlace seguro y completar el pago.
5. Mantén abierta la pantalla de estado del pago, o actualiza el pedido, hasta que el POS confirme el pago.
6. Entrega el recibo al huésped una vez confirmado el pago.

Registrar un pago en efectivo

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Confirma el monto y añade una propina autorizada, si se ofrece la opción.
3. Selecciona Efectivo.
4. Recibe y cuenta el efectivo según la política de manejo de efectivo de tu propiedad.
5. Toca Cobrar.
6. Entrega el cambio, si corresponde, y confirma que la cuenta esté cerrada o que quede el saldo pendiente correcto.
7. Ofrece o imprime el recibo.

Registrar un Pago desconectado del POS

Usa este método para registrar un pago recibido fuera de Cloudbeds Payments.

1. Confirma el monto del pedido y la propina autorizada, si la hay.
2. Procesa el pago en la terminal externa aprobada o en la aplicación de terceros autorizada.
3. Espera la aprobación y conserva la referencia del pago de acuerdo con la política de tu propiedad.
4. Vuelve al pedido, toca Pagar y selecciona Pago desconectado del POS.
5. Confirma el monto e ingresa la referencia de la transacción o una nota.
6. Toca Cobrar.
7. Comprueba que el monto en el POS coincida con el pago externo y que el saldo pendiente sea correcto.

Registrar en la cuenta interna

1. Abre el pedido y toca Pagar.
2. Confirma el monto y añade una propina autorizada, si se ofrece la opción.
3. Selecciona Cuenta interna.
4. Selecciona la cuenta interna.
5. Verifica el nombre de la cuenta, el monto y cualquier autorización o referencia necesaria.
6. Toca Cobrar.
7. Confirma que el cargo se haya registrado correctamente y revisa el saldo pendiente o el estado cerrado.

10. Ver y reimprimir un recibo

1. Abre la pestaña Pedidos y filtra los pedidos con estado Pagado.
2. Busca el pedido completado con los filtros o con datos como el número de pedido, el nombre del huésped o del pedido, la mesa o el monto.
3. Abre el pedido, toca el menú de tres puntos y selecciona Imprimir recibo.
4. Revisa los datos del pedido y del pago.
5. Toca Imprimir, selecciona la impresora configurada si se te solicita y confirma.
6. Comprueba que el recibo impreso sea legible y corresponda al pedido correcto.

Verificación al cerrar la transacción

Antes de cerrar un pedido, confirma lo siguiente:

• El punto de venta, la mesa, el huésped, el folio o la cuenta interna utilizados son los correctos.
• Los productos, los modificadores, los descuentos, los impuestos, los cargos por servicio y las propinas son correctos.
• Los productos de restaurante y cualquier adición posterior se enviaron a la cocina.
• El pago o el registro muestra un estado final exitoso y el saldo pendiente, si lo hay, es correcto.
• Se ofreció o se imprimió un recibo, y los registros de autorización se guardaron de acuerdo con la política de tu propiedad.

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