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Cloudbeds POS es una solución de punto de venta que le permite a tu propiedad gestionar transacciones de alimentos, bebidas, artículos de tienda y servicios. Ya sea que administres un restaurante, un bar, una cafetería, un spa, una tienda de regalos u otro punto de venta, puedes gestionar pedidos, procesar pagos, aplicar promociones y descuentos, y configurar usuarios, menús y ajustes operativos desde una sola plataforma.
Esta guía te explica cada opción de configuración de Cloudbeds POS y cómo preparar tu propiedad para la operación diaria. Cada sección incluye instrucciones paso a paso y mejores prácticas.
A quién afecta y cómo
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Administrador | Tú estableces la base: permisos y catálogo de productos, puntos de venta, usuarios y funciones del POS y dispositivos vinculados. |
| Gerente / Gerente general | Tú decides cómo funcionan los precios y los controles: ofertas, límites y aprobaciones de descuentos, propinas y métodos de pago disponibles. |
| Supervisor de punto de venta (A&B, spa, tienda) | Tú mantienes cada punto de venta al día: productos, menús, plano de sala y contenido de los recibos y las comandas de cocina. |
| Personal del POS | No configuras estos ajustes, pero tu función, punto de venta asignado y PIN determinan lo que puedes hacer en la aplicación del POS. |
¿Qué es Cloudbeds POS?
Cloudbeds POS es un sistema de punto de venta integrado, diseñado para negocios de hotelería. Le permite al personal crear y gestionar pedidos, mientras mantiene los datos operativos y financieros conectados dentro de tu plataforma Cloudbeds.
Admite varios tipos de puntos de venta generadores de ingresos, entre ellos:
- Restaurantes
- Bares
- Cafeterías
- Spas
- Tiendas de regalos
- Bares de piscina
- Servicio a la habitación
- Otros puntos de venta de servicios
Cada punto de venta se configura de forma independiente, con sus propios productos, menús, horarios de operación y (en el caso de los restaurantes) plano de sala.
Antes de comenzar
Cumple estos requisitos previos antes de configurar Cloudbeds POS.
1. Asegúrate de que tu dispositivo esté vinculado
Tu dispositivo móvil o tableta debe estar vinculado a la propiedad correcta, y debes haber iniciado sesión con tu PIN del POS. Para ver las instrucciones, consulta Vincular dispositivos más abajo.
2. Verifica tus permisos
Tu cuenta de usuario de Cloudbeds necesita autorización para acceder a la configuración del punto de venta y gestionarla. En Usuarios, dentro de la configuración de tu plataforma, activa Configuración del POS para que el usuario pueda ver y configurar la aplicación Cloudbeds POS.
Según la función que tengas asignada, podrás configurar:
- Puntos de venta
- Menús
- Ofertas
- Descuentos
- Configuración de recibos
- Propinas
- Usuarios y funciones del POS
Si no puedes acceder a la configuración de Punto de venta, pídele al administrador de tu propiedad que te otorgue los permisos correspondientes.
3. Prepara tu catálogo de productos
Debes configurar Productos y servicios de tu propiedad antes de crear puntos de venta o menús. Todos los productos deben tener una categoría, y deben existir antes de poder asignarlos a puntos de venta o menús.
4. Configura Cloudbeds Payments (opcional)
Algunos métodos de pago requieren que Cloudbeds Payments esté activado en tu propiedad. Se trata de Tap to Pay y Pago por enlace. Si no usas Cloudbeds Payments, estos métodos no estarán disponibles en el POS.
Configurar puntos de venta
¿Qué es un punto de venta?
Un punto de venta es un lugar donde se venden productos o servicios a través del POS. Cada pedido se crea dentro de un punto de venta específico, de modo que cada área de negocio puede operar de forma independiente aunque comparta la misma cuenta. Cada punto de venta conserva su propia configuración operativa y, al mismo tiempo, contribuye a los informes generales de ventas de tu propiedad.
Cada punto de venta puede tener sus propios:
- Productos
- Menús (solo puntos de venta de tipo Restaurante)
- Plano de sala (solo puntos de venta de tipo Restaurante)
- Cuenta interna
- Horario de operación
Por ejemplo, un hotel puede tener tres puntos de venta:
- Restaurante principal: servicio de desayuno, almuerzo y cena
- Bar del lobby: bebidas y bocadillos ligeros
- Spa: masajes y servicios de bienestar
Los tres pertenecen a la misma propiedad, pero cada uno tiene sus propios productos, horarios de operación y configuración.
Nota: Los puntos de venta de tipo Restaurante admiten servicio a la mesa, menús y planos de sala. Los puntos de venta de tipo Servicio son para negocios que no necesitan gestionar mesas, como spas, tiendas o centros de actividades.
Abrir la página Puntos de venta
- Inicia sesión en Cloudbeds.
- Haz clic en el ícono Cuenta, en la esquina superior derecha.
- Selecciona Configuración.
- Ve a Punto de venta.
- Selecciona Puntos de venta.
La página Puntos de venta muestra todos los puntos de venta configurados en tu propiedad.
Usar el panel principal de puntos de venta
El panel principal te ofrece una vista centralizada de todos los puntos de venta de tu propiedad. Para cada uno, muestra:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del punto de venta | El nombre que se muestra en toda la aplicación del POS. |
| Tipo de punto de venta | Indica si el punto de venta es de tipo Restaurante o Servicio. |
| Cuenta interna | La cuenta interna estándar asignada al punto de venta. |
| Horario de operación | El horario de atención configurado para el punto de venta. |
| Estado | Indica si el punto de venta está Activo o Inactivo. |
Desde el panel principal, los usuarios con los permisos adecuados pueden crear un punto de venta, editar uno existente y activarlo o desactivarlo.
Crear un punto de venta
- Ve a Configuración > Punto de venta > Puntos de venta.
- Haz clic en + Añadir punto de venta.
- Completa cada pestaña de configuración (Detalles, Productos y, en los puntos de venta de tipo Restaurante, Menús y Plano de sala).
- Haz clic en Guardar.
Configurar los detalles del punto de venta
La pestaña Detalles contiene la información principal de tu punto de venta.
-
Estado: Determina si el personal puede usar el punto de venta.
- Activo: se pueden crear pedidos nuevos y procesar pagos.
- Inactivo: el personal no puede crear pedidos nuevos. Las transacciones históricas siguen disponibles para los informes.
- Nombre del punto de venta: El nombre que el personal ve en toda la aplicación del POS. También aparece en tus recibos.
-
Tipo de punto de venta: Define cómo opera el punto de venta.
- Restaurante: añade menús, planos de sala, secciones y mesas. Estos ajustes no están disponibles en los puntos de venta de tipo Servicio.
- Servicio: para negocios que no necesitan gestionar mesas, como un spa, una tienda o un mostrador de actividades.
- Descripción: Notas internas opcionales. Solo los usuarios que administran la propiedad pueden verlas, y nunca se muestran a los huéspedes.
- Logo del recibo: El logo que se imprime en los recibos. Se admiten archivos PNG, JPG y SVG de hasta 2 MB. Las áreas transparentes se imprimen en blanco.
- Cuenta interna estándar: Cada punto de venta puede tener una cuenta interna estándar. Selecciona una cuenta existente o crea una nueva. Las cuentas internas suelen usarse para comidas del personal, cortesías, departamentos internos o eventos. Cuando el personal elige Registrar en la cuenta interna al momento del cobro, esta cuenta se selecciona automáticamente.
- Horario del punto de venta: El horario habitual de operación del punto de venta. Establece la hora de apertura y de cierre para cada día de la semana. Puedes añadir varios periodos de operación por día.
| Ejemplo de horario | Horas |
|---|---|
| Lunes | De 7:00 a. m. a 10:00 p. m. |
| Martes | De 7:00 a. m. a 10:00 p. m. |
| Miércoles (dos periodos) | De 7:00 a. m. a 1:00 p. m. y de 4:00 p. m. a 10:00 p. m. |
Mantener el horario actualizado ayuda al personal a saber cuándo un punto de venta está disponible para atender.
Mejores prácticas: Si un punto de venta cierra temporalmente, por ejemplo, por remodelación o por temporada, cámbialo a Inactivo en lugar de eliminarlo. Así conservas su configuración y su historial.
Asignar productos a un punto de venta
La pestaña Productos determina qué productos están disponibles para la venta en el punto de venta.
Cloudbeds POS usa el catálogo de Productos y servicios de tu propiedad como catálogo maestro de productos. No necesitas crear los productos por separado para cada punto de venta. En su lugar, creas un producto una sola vez y lo asignas a los puntos de venta donde se debe vender. Por ejemplo, una botella de agua puede venderse en el restaurante, el bar de la piscina y la tienda de regalos, mientras que un tratamiento de spa solo está disponible en el spa.
Cómo se relacionan los elementos:
- Productos y servicios contiene el catálogo completo de productos de tu propiedad.
- Categorías de productos organiza ese catálogo. Un producto debe tener una categoría para aparecer en la aplicación del POS.
- La pestaña Productos del punto de venta define qué productos del catálogo están disponibles en ese punto de venta.
Para asignar productos:
- Abre la pestaña Productos.
- Explora las categorías de productos disponibles.
- Selecciona los productos que quieres poner a la venta. Si lo prefieres, usa Seleccionar todo en la categoría para asignar todos los productos de una categoría.
- Haz clic en Guardar.
Para dejar de vender un producto en un punto de venta:
- Abre la pestaña Productos.
- Busca el producto asignado y desmarca su casilla.
- Haz clic en Guardar.
El producto deja de aparecer en el POS de ese punto de venta. No se elimina de Productos y servicios y sigue disponible para asignarlo a otros puntos de venta.
Configurar menús (solo puntos de venta de tipo Restaurante)
Los menús determinan qué productos están disponibles en determinados horarios del día. Un producto puede aparecer en varios menús, y cada menú se activa automáticamente según su horario. Un punto de venta de tipo Restaurante puede tener uno o más menús, y puedes crear un menú nuevo copiando uno existente.
Nota: La disponibilidad de los menús no afecta la página Caja registradora de la aplicación del POS. Allí siempre aparecen todos los productos.
Para crear un menú:
- Abre la pestaña Menús.
- Haz clic en + Crear.
- Agrega un nombre para el menú.
- Establece la disponibilidad del menú para cada día.
- Añade secciones al menú.
- Añade productos a cada sección.
- Haz clic en Guardar.
Importante: Después de modificar un menú, haz clic en Actualizar menú para huéspedes para aplicar los cambios. Los rangos horarios de los menús no pueden superponerse, y cada hora de finalización debe ser posterior a su hora de inicio.
| Ejemplo de menú | Disponibilidad |
|---|---|
| Desayuno | De 7:00 a. m. a 11:00 a. m. |
| Almuerzo | De 11:00 a. m. a 5:00 p. m. |
| Cena | De 5:00 p. m. a 10:00 p. m. |
Configurar el plano de sala (solo puntos de venta de tipo Restaurante)
El plano de sala organiza la distribución de las mesas y facilita el servicio a la mesa. Primero, crea una o más secciones y, luego, añade mesas a cada sección.
Paso 1: Crea una sección
- Abre la pestaña Plano de sala.
- Haz clic en + Añadir sección.
- Agrega un nombre para la sección, como Salón interior, Terraza, Bar o Salón privado.
- Guarda la sección.
Paso 2: Añade mesas
- Selecciona una sección.
- Elige la forma de la mesa: ovalada, cuadrada o rectangular.
- Agrega la cantidad de asientos.
- Arrastra la mesa a la ubicación correcta y cambia su tamaño o gírala según sea necesario.
- Guarda los cambios.
Mejores prácticas: Organiza las mesas según el diseño físico de tu local y usa nombres de mesa que tu personal reconozca. Así es más rápido ubicar a los huéspedes y encontrar los pedidos.
Editar un punto de venta
- Ve a Configuración > Punto de venta > Puntos de venta.
- Selecciona el punto de venta que quieres editar.
- Actualiza los ajustes que necesites.
- Haz clic en Guardar.
Mejores prácticas para puntos de venta
- Crea un punto de venta para cada área que genere ingresos.
- Asigna solo los productos que se venden en cada punto de venta.
- Mantén actualizados los horarios de operación.
- Configura los planos de sala para que reflejen el diseño físico de tu local.
- Desactiva los puntos de venta temporales o de temporada cuando no estén operando.
Configurar ofertas (promociones y happy hours)
Las ofertas te permiten establecer precios promocionales para campañas recurrentes. A diferencia de los descuentos manuales, las ofertas están pensadas para estrategias recurrentes de marketing y precios, así que el personal no tiene que ajustar los precios al momento del cobro. Cuando hay una oferta disponible, el producto muestra el distintivo OFERTA DISPONIBLE en la aplicación del POS, y el personal puede añadirlo con el precio promocional o con el precio regular.
Cloudbeds POS admite dos tipos de ofertas. Cada una se puede configurar de forma independiente y asignar a uno o más puntos de venta.
| Tipo de oferta | Propósito | Ejemplo típico |
|---|---|---|
| Promoción | Reduce el precio de determinados productos o pedidos cuando se cumplen condiciones predefinidas. | 10 % de descuento en todos los productos |
| Happy Hour | Aplica descuentos a determinados productos en días y horarios recurrentes. | 20 % de descuento en bebidas de 4:00 p. m. a 6:00 p. m. |
Abrir la página Ofertas
- Inicia sesión en Cloudbeds.
- Ve a Configuración.
- Selecciona Punto de venta.
- Abre la pestaña Ofertas.
Desde esta página puedes crear, editar, activar y desactivar ofertas.
Crear una oferta
- Haz clic en + Añadir oferta.
- Activa o desactiva el interruptor Estado.
- Activa o desactiva el interruptor del menú para mostrar u ocultar la oferta en el menú.
- Selecciona el Tipo de oferta.
- Agrega un Nombre de la oferta.
- (Opcional) Agrega una Descripción.
- Configura los ajustes del tipo de oferta que seleccionaste.
- Haz clic en Guardar.
Configuración general de las ofertas
- Estado: Las ofertas activas se evalúan al momento del cobro y se aplican cuando se cumplen sus condiciones. Las ofertas inactivas quedan guardadas, pero no están disponibles al momento del cobro.
- Nombre de la oferta: Un nombre descriptivo que identifique la oferta, como Bebidas Happy Hour, Combo de almuerzo, Promoción de verano o Especial de fin de semana.
- Descripción: Notas internas opcionales sobre la oferta.
Configurar una promoción
Las promociones reducen automáticamente el precio de los productos o pedidos que cumplen los requisitos cuando se cumplen las condiciones configuradas. Entre los usos habituales se encuentran los descuentos porcentuales, los descuentos de monto fijo, las campañas de temporada, las promociones por tiempo limitado y los descuentos por categoría.
Hay dos tipos de descuento disponibles: Porcentaje de descuento reduce el precio en un porcentaje, y Monto fijo de descuento lo reduce en un monto fijo de dinero.
- Valor del descuento: El monto o porcentaje que se aplicará.
- Consumo mínimo (opcional): El valor mínimo del pedido necesario para que se aplique la promoción.
- Puntos de venta: Uno o más puntos de venta donde la promoción está disponible.
- Disponibilidad de la promoción: Cuándo está activa la promoción: Siempre disponible, Durante un periodo determinado o Recurrente cada año.
- Productos elegibles: Los productos o las categorías de productos que cumplen los requisitos.
Configurar un happy hour
El happy hour aplica automáticamente precios con descuento a determinados productos en días y horarios recurrentes. Suele usarse para promociones de bebidas por la tarde, promociones nocturnas, especiales de fin de semana y precios promocionales diarios. Están disponibles los mismos dos tipos de descuento: Porcentaje de descuento y Monto fijo de descuento.
- Valor del descuento: El monto o porcentaje que se aplicará.
- Puntos de venta: Uno o más puntos de venta donde el happy hour está disponible.
- Disponibilidad: Los días de la semana, la hora de inicio y la hora de finalización. El descuento se aplica automáticamente durante este horario.
- Productos elegibles: Los productos o las categorías de productos que reciben el precio con descuento.
Ejemplo: Cócteles Happy Hour
- Descuento: 20 %
- Días: de lunes a viernes
- Horario: de 4:00 p. m. a 6:00 p. m.
- Punto de venta: Bar del lobby
- Productos: Cócteles
Mejores prácticas para ofertas
- Usa nombres claros y descriptivos para cada oferta.
- Establece fechas y horarios de disponibilidad para que las promociones se ejecuten automáticamente.
- Prueba las ofertas antes de ponerlas a disposición del personal.
- Desactiva las ofertas que no uses en lugar de eliminarlas, para que puedas reutilizarlas más adelante.
- Revisa periódicamente las ofertas activas para mantener los precios y los horarios al día.
Configurar descuentos
Los descuentos permiten que el personal autorizado reduzca manualmente el precio de un pedido o de un producto al momento del cobro. A diferencia de las ofertas, que se aplican automáticamente cuando se cumplen las condiciones, el personal aplica los descuentos para atender solicitudes especiales, resolver inquietudes de los huéspedes o hacer ajustes de precio discrecionales.
Cloudbeds POS admite dos tipos de descuentos:
- Descuentos predeterminados: Descuentos predefinidos que creas en Configuración.
- Descuentos personalizados: Descuentos únicos que se ingresan al momento del cobro, dentro de los límites que establezcas.
Configuración de descuentos
La configuración de descuentos determina cómo se pueden aplicar los descuentos en todo el POS.
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Descuentos por producto | Permite que el personal aplique descuentos a productos individuales del pedido. |
| Descuentos por pedido | Permite que el personal aplique un descuento a todo el pedido. |
| Descuentos personalizados | Permite que el personal ingrese un monto o porcentaje de descuento personalizado al momento del cobro. |
| Monto máximo de descuento | Limita el monto máximo de un descuento personalizado. |
| Porcentaje máximo de descuento | Limita el porcentaje máximo de un descuento personalizado. |
| Requerir aprobación por encima del máximo | Exige el PIN de aprobación de un gerente cuando se supera el máximo. |
Motivos de descuento. Puedes establecer motivos predefinidos para que el personal los elija al aplicar un descuento, como Satisfacción del huésped, Recuperación del servicio, Descuento para empleados, Aprobación del gerente o Ajuste de precio/Compensación. Los motivos predefinidos mantienen la coherencia de los descuentos y mejoran los informes.
Cálculo de descuentos. Si un pedido tiene descuentos por producto y por pedido, primero se calculan los descuentos por producto. Luego, el descuento por pedido se aplica sobre el total actualizado del pedido.
Crear un descuento predeterminado
- Ve a Configuración > Punto de venta > Descuentos.
- Haz clic en + Añadir descuento.
- Activa o desactiva el interruptor Estado.
- Agrega un Nombre del descuento.
- Selecciona el Tipo de descuento: Porcentaje de descuento o Monto fijo de descuento.
- Agrega el valor del descuento.
- Elige si se requiere la Aprobación del gerente.
- Elige si se requiere un Motivo del descuento.
- Haz clic en Guardar.
- Porcentaje de descuento reduce el precio del pedido o del producto en un porcentaje. Ejemplos: Descuento para empleados del 10 %, Descuento VIP del 15 %, Recuperación del servicio del 20 %.
- Monto fijo de descuento reduce el precio del pedido o del producto en un monto de dinero establecido. Ejemplos: $5 de descuento, Descuento de cortesía de $10.
Aprobación del gerente. Puedes exigir el PIN de aprobación de un gerente antes de que se pueda aplicar un descuento. Esto evita reducciones de precio no autorizadas y, al mismo tiempo, permite que los supervisores aprueben excepciones. Si se requiere aprobación y no se proporciona, el descuento no se puede aplicar.
Editar o desactivar un descuento
- Abre Configuración > Punto de venta > Descuentos.
- Selecciona el descuento.
- Actualiza los ajustes o cambia el interruptor Estado a Inactivo para dejar de usarlo temporalmente.
- Guarda los cambios.
Los cambios solo se aplican a las transacciones futuras. Los descuentos inactivos se conservan y puedes volver a activarlos en cualquier momento.
Mejores prácticas para descuentos
- Usa nombres descriptivos que indiquen el propósito de cada descuento.
- Exige la aprobación del gerente para descuentos de alto valor o discrecionales.
- Crea motivos de descuento estándar para mejorar los informes y la rendición de cuentas.
- Establece límites máximos de descuento para ayudar a evitar descuentos no autorizados.
- Revisa periódicamente los descuentos activos y desactiva los que ya no necesites.
Configurar recibos y comandas de cocina
La configuración de recibos determina la información que se imprime o se muestra cuando se completa un pedido. Cloudbeds POS admite dos plantillas de impresión:
- Recibos para clientes: Les dan a los huéspedes un comprobante de su compra y de su pago.
- Comandas de cocina: Le dan al personal de cocina la información necesaria para preparar los pedidos con precisión.
Para abrir esta configuración, ve a Configuración > Punto de venta y selecciona Recibos. Desde esta página configuras ambas plantillas.
Recibos para clientes
Puedes activar o desactivar los siguientes componentes:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Logo | Añade el logo del punto de venta al recibo. |
| Metadatos del pedido | Imprime detalles adicionales del pedido, como el número de pedido y la fecha de la transacción. |
| Bloque de propinas | Muestra la información de la propina cuando las propinas están activadas. |
| Nota de políticas | Imprime un breve aviso legal o mensaje sobre políticas debajo del total del pedido. |
| Espacio para la firma | Añade un área para la firma en las transacciones de pago que lo requieran. |
| Código QR | Imprime un código QR para los métodos de pago compatibles, como Pago por enlace. |
Según tu configuración, un recibo para clientes puede incluir el nombre y la descripción del punto de venta, el IVA o la identificación fiscal, el número de pedido, la fecha y la hora, los productos comprados, los impuestos y las tasas, las propinas (si están activadas), el método de pago, el monto total, el espacio para la firma (si está activado) y el código QR (si está activado). Lo que se imprime depende de la configuración de tus recibos y de los métodos de pago que tengas activados.
Comandas de cocina
Las comandas de cocina imprimen solo lo que el personal de cocina necesita para preparar un pedido. Por lo general, se envían a las impresoras de cocina en cuanto se envía un pedido, y nunca muestran información de pago.
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Número de pedido | Identifica el pedido. |
| Nombre del punto de venta | Identifica el punto de venta donde se originó el pedido. |
| Mesa y sección | Muestra la ubicación en el salón en los pedidos del restaurante. |
| Mesero y hora | Muestra quién creó el pedido y cuándo se envió. |
Una comanda de cocina también puede incluir los productos pedidos, sus cantidades, los modificadores y las instrucciones especiales o notas.
Mejores prácticas para recibos y comandas de cocina
- Incluye solo la información que el personal o los huéspedes necesitan.
- Activa las propinas solo si tu propiedad las acepta.
- Usa la Nota de políticas para las políticas de reembolso o de servicio, si corresponde.
- Comprueba que las comandas de cocina incluyan los modificadores y las instrucciones especiales antes de la activación.
- Prueba la impresión de recibos y comandas de cocina después de cada cambio de configuración.
Métodos de pago disponibles
Los métodos de pago determinan cómo pueden pagar sus pedidos los huéspedes en Cloudbeds POS. Algunos están disponibles de forma estándar. Otros dependen de tu suscripción a Cloudbeds y pueden requerir un servicio adicional, como Cloudbeds Payments.
| Método de pago | Descripción | Disponible de forma estándar | Requisitos y notas |
|---|---|---|---|
| Efectivo | Acepta pagos en efectivo. | Sí | Sin requisitos. El efectivo no se integra con una caja de efectivo. |
| Tap to Pay | Acepta pagos sin contacto con tarjeta y billetera móvil. | No | Cloudbeds Payments y un dispositivo compatible. |
| Pago por enlace | Envía al huésped un enlace de pago seguro y un código QR. | No | Cloudbeds Payments. |
| Registrar en el folio | Carga el pedido al folio de un huésped. | Sí | Un huésped que haya hecho check-in. |
| Registrar en la cuenta interna | Carga el pedido a la cuenta interna estándar del punto de venta. | Sí | Una cuenta interna estándar configurada para el punto de venta. |
| Pago desconectado del POS | Registra un pago recibido fuera de Cloudbeds Payments, por ejemplo, mediante una terminal de terceros. | Sí | Se requiere una referencia de pago. |
Mejores prácticas para métodos de pago
- Confirma que Cloudbeds Payments esté configurado antes de activar Tap to Pay o Pago por enlace.
- Prueba cada método de pago activado antes de ponerlo a disposición del personal.
- Revisa periódicamente los métodos de pago activados para que reflejen cómo opera tu propiedad.
Configurar propinas
La configuración de propinas determina cómo se presentan las propinas al momento del cobro. Puedes ofrecer porcentajes de propina sugeridos, permitir montos de propina personalizados o desactivar las propinas por completo. Los montos sugeridos agilizan el cobro, ya que les dan a los huéspedes opciones rápidas.
Abrir la configuración de propinas
- Ve a Configuración > Punto de venta.
- Selecciona Propinas.
Configurar montos de propina sugeridos
Puedes establecer hasta tres porcentajes de propina sugeridos y marcar uno de ellos como la opción recomendada.
| Ejemplo de opción | Porcentaje |
|---|---|
| Opción de propina 1 | 10 % |
| Opción de propina 2 | 15 % |
| Opción de propina 3 | 20 % (recomendada) |
Nota: La propina recomendada aparece resaltada al momento del cobro para mayor comodidad, pero no se aplica automáticamente. El huésped debe elegir una opción de propina.
Permitir monto de propina personalizado. Activa esta opción para que los huéspedes ingresen su propia propina en lugar de elegir un porcentaje sugerido.
Opción Sin propina. Cloudbeds POS siempre ofrece la opción Sin propina al momento del cobro.
Desactivar las propinas
Si tanto Mostrar montos de propina sugeridos como Permitir monto de propina personalizado están desactivados, el POS no muestra ninguna opción de propina al momento del cobro. Los huéspedes pasan directamente al pago sin que se les pida una propina.
Mejores prácticas para propinas
- Establece porcentajes sugeridos que coincidan con la política de propinas de tu propiedad.
- Resalta el porcentaje que tus huéspedes eligen con más frecuencia.
- Activa los montos de propina personalizados si quieres darles más flexibilidad a los huéspedes.
- Desactiva las opciones de propina si tu propiedad no acepta propinas.
- Prueba la experiencia de cobro después de actualizar la configuración de propinas.
Gestionar usuarios, funciones y permisos del POS
La configuración de Usuarios determina quién puede acceder a Cloudbeds POS y qué puede hacer cada persona. Asignar las funciones y los permisos adecuados le da al personal acceso solo a las funcionalidades que necesita y mantiene bajo control las operaciones sensibles.
Tipos de usuario
- Los usuarios administradores se gestionan desde la plataforma Cloudbeds. Gestionan la configuración del POS de toda la propiedad, configuran puntos de venta, menús y otros ajustes, y crean y gestionan a los usuarios del POS.
- Los usuarios del POS son el personal que usa la aplicación del POS a diario. Se pueden crear en la plataforma Cloudbeds, inician sesión con un PIN de 4 dígitos, pueden asignarse a uno o más puntos de venta y solo pueden hacer lo que les permiten su función y sus permisos. Es posible que deban ingresar un PIN de aprobación para realizar acciones restringidas.
Establecer los permisos de administración del POS
Los permisos de administración determinan qué usuarios de Cloudbeds pueden acceder a la configuración del POS y gestionarla.
- Ve a Configuración > Usuarios.
- Abre la pestaña Funciones.
- Crea una función nueva o edita una existente.
- Busca los permisos de Punto de venta.
- Activa o desactiva los permisos que necesites.
- Guarda los cambios.
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver configuración del POS | Ver la configuración del punto de venta. |
| Editar configuración del POS | Modificar la configuración del punto de venta: crear o modificar puntos de venta; crear, editar o eliminar menús; gestionar los productos asignados a los puntos de venta; crear cuentas internas; crear y modificar descuentos, promociones y happy hours, y configurar las opciones de propina. |
| Gestionar usuarios del POS | Añadir, editar y eliminar usuarios del POS, y restablecer sus PIN. |
Crear un usuario del POS
- Ve a Configuración > Punto de venta > Usuarios.
- Abre la pestaña Usuarios.
- Haz clic en + Crear usuario del POS.
- Agrega el nombre y la dirección de correo del usuario.
- Selecciona una función.
- Asigna uno o más puntos de venta.
- Crea un PIN de 4 dígitos.
- Haz clic en Guardar.
Ahora el usuario puede iniciar sesión en la aplicación del POS con su PIN.
Crear una función personalizada
Las funciones personalizadas te permiten definir los permisos para distintos grupos de personal.
- Ve a Configuración > Punto de venta > Usuarios.
- Abre la pestaña Funciones.
- Haz clic en + Crear función.
- Agrega un nombre y una descripción para la función.
- Selecciona los permisos que quieres asignar.
- Haz clic en Crear función.
Permisos del POS: Pedidos
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Aplicar descuentos | Aplicar o quitar descuentos predeterminados y manuales. |
| Aprobar descuentos superiores al límite | Añadir descuentos superiores al límite sin el PIN de un gerente y aprobar los descuentos de otros miembros del personal con tu PIN. |
| Cancelar pedidos | Cancelar pedidos abiertos antes de completarlos. |
| Crear y editar pedidos | Crear pedidos y añadir o editar productos, modificadores y notas. |
| Eliminar productos | Eliminar productos de un pedido abierto. |
| Transferir pedidos | Transferir un pedido a otra mesa. |
Permisos del POS: Pagos
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Emitir reembolsos | Reembolsar pagos al método de pago original. |
| Dividir pedidos | Dividir un pedido en varias cuentas. |
| Cobrar pagos | Procesar pagos con los métodos de pago activados. |
Mejores prácticas para usuarios y funciones
- Otorga a cada usuario solo los permisos mínimos que requiere su trabajo.
- Crea funciones independientes para cada puesto, como Cajero(a), Mesero, Supervisor y Gerente.
- Asigna a los usuarios solo a los puntos de venta donde trabajan.
- Revisa periódicamente el acceso de los usuarios y elimina a los usuarios inactivos.
- Exige la aprobación del gerente para acciones restringidas, como descuentos de alto valor o reembolsos.
Vincular dispositivos
Cada dispositivo debe estar vinculado a tu propiedad antes de que el personal pueda usar Cloudbeds POS. La vinculación conecta la aplicación del POS del dispositivo con tu cuenta de Cloudbeds mediante un código de vinculación único. Una vez vinculado, el dispositivo puede acceder a los puntos de venta y las funcionalidades disponibles para los usuarios autorizados del POS.
Nota: Un dispositivo solo necesita vincularse una vez, a menos que se restablezca, se elimine de la propiedad o se desconecte de la cuenta de Cloudbeds.
Paso 1: Genera un código de vinculación en Cloudbeds
- Inicia sesión en Cloudbeds.
- Haz clic en el ícono Cuenta, en la esquina superior derecha.
- Ve a Configuración > Dispositivos.
- Haz clic en + Vincular dispositivo.
- Agrega un nombre para el dispositivo.
- Haz clic en Generar código.
- Copia el código de vinculación único.
Importante: Los códigos de vinculación vencen a los 10 minutos. Si un código vence antes de que lo uses, genera uno nuevo.
Paso 2: Vincula el dispositivo en la aplicación del POS
- Descarga e instala la aplicación Cloudbeds POS desde Apple App Store o Google Play Store.
- Abre la aplicación en el dispositivo.
- En la pantalla de vinculación, ingresa el código de vinculación o escanea el código QR generado en Cloudbeds.
- Toca Registrar dispositivo.
- Espera a que finalice la vinculación.
Cuando la vinculación se completa correctamente, el dispositivo queda conectado a tu propiedad y listo para que el personal inicie sesión.
Ver los dispositivos vinculados
La página Dispositivos muestra todos los dispositivos POS vinculados a tu propiedad, con su nombre, tipo de dispositivo, estado de vinculación y fecha de la última conexión. Úsala para identificar los dispositivos activos y gestionar el acceso de los dispositivos.
Eliminar un dispositivo vinculado
Si un dispositivo ya no se usa o se reemplazó, elimínalo de tu propiedad.
- Ve a Configuración > Dispositivos.
- Selecciona el dispositivo.
- Haz clic en el ícono de tres puntos.
- Selecciona Desvincular.
El dispositivo no podrá acceder al POS de tu propiedad hasta que se vuelva a vincular.
Mejores prácticas para dispositivos
- Genera un código de vinculación solo cuando estés listo para vincular un dispositivo.
- Vincula los dispositivos con una conexión a internet segura y estable.
- Asigna nombres claros a los dispositivos para identificarlos fácilmente.
- Elimina los dispositivos que ya no se usan para mantener segura tu cuenta.
- Revisa periódicamente la lista de dispositivos vinculados para asegurarte de que solo los dispositivos autorizados tengan acceso.
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