| Objetivo | Gestionar las tarjetas de pago guardadas y las autorizaciones de tarjetas desde la pantalla de la reserva. |
| Recomendado para | Personal de recepción, auditores nocturnos, gerentes del establecimiento y administradores del establecimiento. |
| Úsalo cuando necesites | Añadir o importar una tarjeta, establecer una tarjeta predeterminada, autorizar fondos, capturar o anular una retención, o revisar la actividad de una tarjeta. |
| Requisitos | Una reserva, un perfil de grupo o un perfil de evento, además de los permisos necesarios para procesar pagos o ver tarjetas, según la acción que quieras realizar. |
| Resultado esperado | La tarjeta o autorización se guarda, actualiza, captura, anula o revisa según corresponda. |
Introducción
La pantalla de la reserva incluye widgets independientes de Tarjetas guardadas y Autorizaciones. Úsalos para guardar los métodos de pago de los huéspedes, gestionar las tarjetas predeterminadas, autorizar fondos, capturar pagos, anular retenciones y revisar la actividad de las tarjetas sin salir de la reserva.
Los mismos widgets están disponibles en reservas individuales y en perfiles de grupos o eventos. En las siguientes secciones se explica cada flujo de trabajo y las situaciones que pueden afectar el funcionamiento de las tarjetas o autorizaciones.
Índice
- A quién afecta y cómo
- Widget Tarjetas guardadas
- Tarjeta predeterminada
- Autorizaciones de tarjetas
- Widget Autorizaciones
- Datos y seguridad de las tarjetas
- Flujos de trabajo y limitaciones adicionales
- Transición desde la pantalla clásica de la reserva
- Preguntas frecuentes
A quién afecta y cómo
Los widgets permiten gestionar distintas responsabilidades relacionadas con los pagos en el establecimiento:
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Personal de recepción | Guarda los métodos de pago de los huéspedes, autoriza fondos durante el check-in y captura pagos durante el check-out. |
| Auditor nocturno | Supervisa las retenciones de autorizaciones activas y captura las autorizaciones pendientes antes del check-out. |
| Gerente del establecimiento o gerente general | Configura las Políticas inteligentes y confirma qué tarjeta guardada está establecida como predeterminada para los pagos automáticos. |
| Administrador del establecimiento | Gestiona las conexiones con las pasarelas de pagos y los permisos para ver tarjetas de crédito. |
Widget Tarjetas guardadas
El widget Tarjetas guardadas aparece en el lado derecho de la pantalla de la reserva. El número entre paréntesis indica cuántas tarjetas del huésped están guardadas.
Añadir una tarjeta manualmente
- Abre el widget Tarjetas guardadas.
- Selecciona Añadir tarjeta.
- Usa Activa para activar o desactivar la tarjeta.
- Opcional: activa Establecer como predeterminada si quieres que las Políticas inteligentes usen esta tarjeta.
- Introduce el nombre del titular de la tarjeta, el número de la tarjeta, la fecha de vencimiento y el CVV.
- Selecciona Guardar.
La tarjeta aparece con el icono de la marca, los últimos cuatro dígitos y el nombre del titular.
Consejo: Guarda una tarjeta como inactiva si quieres conservarla como método de pago alternativo.
Añadir una tarjeta mediante una terminal
- En el panel Tarjetas guardadas, haz clic en Añadir tarjeta mediante terminal.
- Si el establecimiento tiene varias terminales, selecciona la que vayas a utilizar.
- Inserta o desliza la tarjeta en la terminal.
- Después de la confirmación, comprueba que la tarjeta aparezca en la lista.
Limitación de la terminal: Los pagos sin contacto no se pueden utilizar para guardar tarjetas. Esta es una limitación del procesador de pagos.
Importar una tarjeta desde otra reserva
Si el huésped tiene una tarjeta guardada en otra reserva, impórtala en lugar de volver a introducir los datos de la tarjeta.
- En el panel Añadir tarjeta, usa el campo Buscar.
- Busca y selecciona la tarjeta de la otra reserva del huésped.
- Selecciona la tarjeta para importarla.
Tarjeta predeterminada
Cuando una reserva tiene varias tarjetas guardadas, las Políticas inteligentes usan la tarjeta designada como predeterminada para los pagos automáticos.
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta.
- Selecciona Establecer como predeterminada.
Comportamiento de la tarjeta predeterminada: Cambiar la tarjeta predeterminada solo afecta las automatizaciones de las Políticas inteligentes. No cambia la forma en que el personal procesa los pagos manualmente. Si desactivas la tarjeta predeterminada, Cloudbeds te pedirá que selecciones otra.
Autorizaciones de tarjetas
Una autorización retiene fondos temporalmente sin capturar un pago. Usa las autorizaciones para verificar una tarjeta o reservar fondos antes del check-out.
Autorizar una tarjeta
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta.
- Selecciona Autorizar.
- Introduce el importe que quieres retener en la ventana Autorizar tarjeta de crédito.
- Selecciona Autorizar.
Después de realizar la autorización, el menú de la tarjeta muestra Capturar autorización y Anular.
Capturar una autorización
Al capturar una autorización, todo o parte del importe autorizado se convierte en un pago.
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta o el widget Autorizaciones.
- Selecciona Capturar autorización.
- Mantén el importe que aparece de forma predeterminada o introduce uno menor para realizar una captura parcial.
- Selecciona Capturar autorización.
-
La autorización capturada aparece en la pestaña Actividad de la tarjeta.
Captura parcial: El procesador libera cualquier parte de la retención que no se haya capturado y ese importe no se puede recuperar. Para cobrar un importe superior al capturado, crea otra autorización o añade un pago al folio.
Anular una autorización
Al anular una autorización, esta se cancela y se libera la totalidad de la retención.
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta o el widget Autorizaciones.
- Selecciona Anular o Anular autorización.
- Confirma la acción.
- El importe anulado aparece en la pestaña Actividad de la tarjeta:
Acción irreversible: Una autorización anulada no se puede restaurar.
Widget Autorizaciones
El widget Autorizaciones aparece debajo de Tarjetas guardadas cuando la reserva tiene al menos una autorización activa sin capturar. El número entre paréntesis indica cuántas autorizaciones están abiertas.
Expande el widget para consultar los siguientes datos de cada autorización:
- Últimos cuatro dígitos de la tarjeta
- Nombre del titular de la tarjeta
- Importe de la autorización
Total capturable muestra el importe total disponible para capturar. Esto ayuda a los auditores nocturnos a confirmar las retenciones pendientes, los importes totales disponibles para capturar y las tarjetas con autorizaciones activas antes del check-out.
Datos y seguridad de las tarjetas
Usa el menú de la tarjeta para revisar la actividad de las transacciones o mostrar datos sensibles de la tarjeta cuando la configuración de la pasarela de pagos del establecimiento lo permita.
Ver los datos y la actividad de una tarjeta
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta.
- Selecciona Ver detalles.
El panel incluye:
- Resumen de totales: importes autorizados, cobrados, reembolsados y procesados de la tarjeta en la reserva
-
Pestaña Actividad: fecha y hora, tipo e importe de las transacciones
Ver datos sensibles de una tarjeta sin una pasarela de pagos
En establecimientos sin una conexión con una pasarela de pagos:
- Abre el menú de tres puntos de la tarjeta.
- Selecciona Ver detalles.
- Ve a Datos sensibles de la tarjeta.
- Haz clic en Mostrar.
- Introduce la Contraseña para ver tarjetas de crédito.
Establecimientos conectados a una pasarela de pagos: En los establecimientos conectados a Cloudbeds Payments o Stripe, la sección Datos sensibles de la tarjeta no aparece. Las tarjetas procesadas mediante una pasarela no se pueden mostrar a través de este flujo de trabajo.
Flujos de trabajo y limitaciones adicionales
Los siguientes casos explican cómo la verificación, el tipo de perfil, la automatización y el estado de la tarjeta pueden afectar los flujos de trabajo de las tarjetas guardadas y las autorizaciones.
Verificación con 3D Secure
Algunas tarjetas requieren que el huésped complete la verificación con 3D Secure o la Autenticación reforzada de clientes (SCA) antes de realizar la autorización.
- Mientras la verificación esté pendiente, la autorización no estará disponible en el widget Autorizaciones.
- Si intentas realizar otra autorización, se indicará que la verificación sigue pendiente.
- Pídele al huésped que revise su correo electrónico para encontrar la solicitud de verificación de la entidad emisora de la tarjeta.
- Si es necesario, usa otra tarjeta o método de pago.
Verificación pendiente: No hay ningún botón para cancelar una autorización mientras está pendiente la verificación con 3D Secure. La tarjeta volverá a activar 3D Secure en el siguiente intento de autorización.
Perfiles de grupos y eventos
Usa Tarjetas guardadas y Autorizaciones en los perfiles de grupos y eventos para añadir tarjetas, autorizar fondos, capturar pagos y anular retenciones, igual que en una reserva individual.
Automatizaciones de las Políticas inteligentes
Las Políticas inteligentes pueden programar pagos automáticos en la tarjeta predeterminada. Los pagos programados no aparecen en Autorizaciones hasta el día en que se procesan. Revisa el registro de Actividad de la reserva para confirmar un próximo pago.
Desactivar una tarjeta
Al desactivar una tarjeta, deja de estar disponible para su uso sin eliminarla de forma permanente.
- Busca la tarjeta en Tarjetas guardadas.
- Desactiva el selector de la tarjeta.
Las tarjetas inactivas permanecen guardadas, pero no se utilizan para las Políticas inteligentes ni para pagos manuales.
Limitaciones conocidas
Las tarjetas añadidas antes de que se incorporara el campo del nombre del titular pueden mostrar ese campo en blanco. No es posible completar retroactivamente el nombre faltante; las tarjetas añadidas posteriormente sí incluyen este campo.
Transición desde la pantalla clásica de la reserva
Usa esta correspondencia cuando pases los flujos de trabajo de tarjetas de la pantalla clásica de la reserva a la nueva pantalla:
| Acción | Pantalla clásica | Pantalla nueva |
|---|---|---|
| Añadir una tarjeta manualmente | Pestaña Tarjetas de crédito > Añadir | Tarjetas guardadas > Añadir tarjeta |
| Añadir una tarjeta mediante una terminal | Pestaña Tarjetas de crédito > Añadir con terminal | Tarjetas guardadas > Añadir tarjeta mediante terminal |
| Importar una tarjeta | Pestaña Tarjetas de crédito > Buscar | Tarjetas guardadas > Buscar |
| Autorizar una tarjeta | Botón Autorizar | Menú de tres puntos > Autorizar |
| Capturar una autorización | Botón Capturar | Menú de tres puntos > Capturar autorización, o widget Autorizaciones |
| Anular una autorización | Botón Anular | Menú de tres puntos > Anular, o widget Autorizaciones |
| Ver el historial de transacciones | Pestaña Registros | Ver detalles > Actividad |
| Ver los totales de autorizaciones | Banner siempre visible | Ver detalles > Resumen de totales |
| Establecer la tarjeta predeterminada | No disponible | Menú de tres puntos > Establecer como predeterminada |
| Ver las autorizaciones activas | No disponible | Widget Autorizaciones |
| Desactivar una tarjeta | Desactivar | Desactivar |
| Ver datos sensibles de la tarjeta | Botón Ver datos de la tarjeta | Ver detalles > Botón Mostrar |
Preguntas frecuentes
Expande una pregunta para obtener más información sobre el funcionamiento de las tarjetas y autorizaciones.
¿Dónde están los widgets Tarjetas guardadas y Autorizaciones?
Ambos widgets aparecen en el lado derecho de la pantalla de la reserva, debajo de la información del huésped. Autorizaciones solo aparece cuando hay retenciones activas.
¿Puedo usar los widgets en reservas de grupos?
Sí. Ambos widgets funcionan en perfiles de grupos y eventos de la misma forma que en las reservas individuales.
¿Qué ocurre con una autorización sin capturar después del check-out?
El procesador libera la parte que no se haya capturado. Para volver a retener los fondos, autoriza nuevamente la tarjeta. Captura o anula las autorizaciones activas antes del check-out.
¿Puedo editar una tarjeta guardada?
No. Si cambian los datos de la tarjeta, desactiva la existente y añade una nueva.
¿Por qué un pago programado de las Políticas inteligentes no aparece en Autorizaciones?
Los pagos programados de las Políticas inteligentes aparecen el día en que se procesan. Revisa el registro de Actividad de la reserva para confirmar un próximo pago.
¿Cuánto tiempo dura la retención de una autorización?
El plazo depende del banco del huésped y del tipo de tarjeta. Las autorizaciones que no se capturan suelen liberarse en un plazo de 3 a 5 días hábiles, aunque algunos bancos pueden mantener la retención durante más tiempo. Consulta con la entidad emisora de la tarjeta para conocer el plazo aplicable.
Consulta también este artículo para obtener más información: Descripción general de las autorizaciones
¿Se necesita una pasarela de pagos para usar Tarjetas guardadas?
Para guardar y ver tarjetas: no. Las tarjetas se pueden guardar y consultar sin una pasarela de pagos.
Para realizar autorizaciones, capturar pagos y gestionar retenciones: sí.
Se requiere una conexión con una pasarela de pagos. Los establecimientos conectados a Cloudbeds Payments (o Stripe) pueden autorizar tarjetas, capturar pagos y gestionar la liquidación automática de fondos. Los establecimientos sin una conexión con una pasarela pueden guardar tarjetas y consultar sus datos, pero no pueden realizar autorizaciones ni capturar pagos.
Artículos relacionados
Ahora que sabes cómo gestionar las tarjetas guardadas y las autorizaciones, consulta estos recursos sobre otros flujos de trabajo relacionados con pagos, reembolsos, pasarelas y seguridad de las tarjetas:
- Políticas inteligentes y pasarelas de pagos
- Configurar el procesamiento de pagos
- Cómo procesar pagos mediante una pasarela de pagos
- Cómo procesar reembolsos
- Visibilidad y seguridad de las tarjetas de crédito
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