This feature is currently in a phased rollout and can be enabled upon request. If you are interested in joining the feedback phase, please reach out to our support. Your feedback is crucial in shaping its final form — thank you for your patience and support!
Resumen
El Informe diario de balance de comprobación es un informe contable nocturno dentro de Cloudbeds PMS que consolida los tres libros mayores financieros principales de la propiedad en una sola vista:
- Libro mayor de depósitos: depósitos anticipados recibidos antes del check-in;
- Libro mayor actual (huésped): folios de huéspedes alojados, folios de grupos y cuentas de la propiedad;
- Libro mayor de cuentas por cobrar (A/R): saldos de facturación directa, agencias de viaje y empresas después del check-out.
El informe ayuda a las propiedades a verificar que toda la actividad financiera del día se haya registrado y cuadrado correctamente después de que se ejecute el proceso de Auditoría nocturna.
El Informe diario de balance de comprobación funciona como el informe nocturno de “cierre” para las operaciones contables del hotel y ayuda a los equipos de contabilidad a:
- Validar los saldos iniciales y finales
- Revisar la actividad financiera diaria en todos los libros mayores
- Confirmar que las transferencias entre libros mayores cuadren correctamente
- Respaldar las conciliaciones y auditorías
- Exportar o comparar saldos con sistemas contables externos
Para acceder al Informe diario de balance de comprobación:
- Abre el Menú principal
- Ve a Contabilidad
- Haz clic en la pestaña Informe diario de balance de comprobación
Permisos y acceso
De forma predeterminada, el acceso está disponible para:
- Propietarios
- Usuarios de la organización
- Administradores de la organización
Se puede conceder acceso a roles de usuarios adicionales mediante la configuración de permisos de usuario (privilegios de rol). Consulta Privilegios de rol para obtener más información.
Información importante sobre la inicialización
Antes de usar el Informe diario de balance de comprobación por primera vez, la propiedad debe completar un proceso de inicialización único.
La inicialización establece los saldos iniciales de todos los libros mayores contables para que el informe pueda reflejar con precisión la posición financiera real de la propiedad.
- La inicialización es obligatoria antes de que el informe pueda generar datos
- El informe permanece vacío hasta que se ejecute la Auditoría nocturna después de la inicialización
- Los saldos de inicialización no se pueden editar después
- Los saldos sugeridos incluyen transacciones registradas e importadas que ya están presentes en Cloudbeds PMS
Cómo inicializar los libros mayores:
Establecer los saldos iniciales
Cuando accedas por primera vez a la pestaña Informe diario de balance de comprobación, se te pedirá revisar y establecer los saldos de los libros mayores de depósitos, actual y de cuentas por cobrar.
Cloudbeds PMS mostrará importes sugeridos generados a partir de la actividad financiera registrada e importada existente de la propiedad.
Puedes elegir:
- Aceptar los saldos sugeridos
- Sobrescribir los saldos manualmente
- Hacer coincidir los saldos con un sistema contable externo
- Establecer los saldos en cero si lo prefieres
La configuración elegida depende de los flujos de trabajo contables y de conciliación de la propiedad.
Confirmar la inicialización
Después de completar la inicialización:
- Los libros mayores quedan activados
- El sistema espera el siguiente ciclo de Auditoría nocturna
- El primer Informe diario de balance de comprobación queda disponible después de que la Auditoría nocturna finalice correctamente
La página Informe diario de balance de comprobación se divide en dos pestañas de libros mayores (Actual y Saldos) y secciones contables que ayudan a las propiedades a revisar la actividad financiera diaria y conciliar los saldos.
El libro mayor actual se centra en los detalles de las transacciones y la actividad operativa, mientras que la pestaña Saldos de libros mayores resume los totales financieros y los resultados de conciliación en todos los libros mayores, sin enfocarse en el detalle a nivel de transacción. En términos operativos:
- Pestaña Libro mayor actual = actividad detallada
- Pestaña Saldos de libros mayores = resumen de conciliación
El Libro mayor actual contiene la actividad registrada de huéspedes alojados para folios de huéspedes, folios de grupos y cuentas de la propiedad.
Esta pestaña se centra en los detalles de las transacciones que conforman la actividad contable operativa diaria de la propiedad.
Incluye:
- Detalles resumidos de:
- Resumen de saldo inicial y saldo final del Libro mayor actual
- Saldo inicial del Libro mayor actual
- Total de transacciones
- Transferencias de depósitos recibidas en el Libro mayor actual
- Transferencias de A/R trasladadas fuera del Libro mayor actual
- Saldo final del Libro mayor actual
- Desglose de cargos: Muestra cargos y ajustes registrados de huéspedes alojados, entre ellos:
- Tarifas e ingresos por habitación
- Cargos por no presentación
- Artículos y servicios
- Complementos
- Artículos personalizados de POS
- Cancelaciones
- Tarifas y ajustes de tarifas
- Impuestos y ajustes de impuestos
- Actividad de pagos: Muestra pagos y reembolsos separados por método de pago, como:
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- Tarjeta de crédito
- Total de todas las transacciones:_ Muestra la actividad total registrada en el Libro mayor actual para el día hábil seleccionado.
Pestaña Saldos de libros mayores
La pestaña Saldos de libros mayores ofrece una descripción general de alto nivel de la conciliación de todos los libros mayores contables para el día hábil seleccionado.
En lugar de mostrar categorías detalladas de transacciones, esta sección se centra en el movimiento financiero y la progresión de saldos de cada libro mayor. La vista Saldos de libros mayores ayuda a los equipos de contabilidad a verificar que todos los libros mayores concilien correctamente después de que finalice la Auditoría nocturna; se usa principalmente para fines de conciliación y auditoría.
-
Para cada libro mayor, el informe muestra:
Saldo inicial
Actividad neta
Transferencias entrantes y salientes
Saldo final
La sección consolida el movimiento financiero de:
- Libro mayor de depósitos
- Libro mayor actual
- Libro mayor de cuentas por cobrar
Te permite validar rápidamente si el flujo contable cuadra correctamente en toda la propiedad.
Después de que finaliza el proceso de Auditoría nocturna, Cloudbeds PMS genera una instantánea del Informe diario de balance de comprobación para ese día hábil.
El informe verifica la siguiente ecuación contable: Saldo inicial + Actividad diaria = Saldo final
También confirma que las transferencias entre libros mayores sumen cero en términos netos.
Por ejemplo:
- Las transferencias de depósitos que salen del Libro mayor de depósitos deben aparecer en el Libro mayor actual
- Las transferencias del Libro mayor actual a Cuentas por cobrar deben aparecer en el Libro mayor de cuentas por cobrar
Este proceso de conciliación ayuda a identificar discrepancias de registro antes de finalizar los periodos contables.
El informe proporciona una instantánea contable consolidada que las propiedades pueden usar para:
- Conciliación diaria
- Revisiones contables
- Auditorías financieras
- Informes de cierre de mes
-
Comparación con plataformas contables externas como:
- NetSuite
- QuickBooks
- SAP
- Sage Intacct
Si los usuarios modifican transacciones históricas después de la Auditoría nocturna, el Informe diario de balance de comprobación captura esos cambios en la fecha en que se realiza la modificación. Algunos ejemplos incluyen:
- Agregar transacciones a reservas anteriores
- Anular registros históricos
- Actualizar folios de grupos
- Ajustar cuentas de la propiedad
El informe refleja el impacto de esos cambios en la actividad del día hábil actual. La conciliación adicional puede requerir:
- Informes de Insights
- Informes financieros exportados
- Análisis externo en hojas de cálculo
Mejores prácticas
Conciliar el informe a diario
Revisa el Informe diario de balance de comprobación después de cada ciclo de Auditoría nocturna para identificar discrepancias a tiempo.
Alinear los saldos con sistemas contables externos
Si usas software contable externo, inicializa los saldos para que coincidan con los registros contables externos siempre que sea posible.
Restringir los permisos contables
-
Concede acceso solo a los usuarios responsables de:
- Contabilidad
- Auditoría
- Conciliación financiera
- Gestión de ingresos
Monitorear los ajustes históricos
Revisa periódicamente las modificaciones retroactivas y la actividad de registro inusual para mantener la precisión de la conciliación.
Preguntas frecuentes
Actualmente, la función forma parte de un lanzamiento limitado y se puede habilitar previa solicitud.
No. El Informe diario de balance de comprobación está disponible actualmente sin costo adicional.
No. El informe se genera después de que finaliza la Auditoría nocturna.
El informe queda disponible únicamente después del siguiente ciclo exitoso de Auditoría nocturna.
Actualmente no. La inicialización está diseñada como un proceso de configuración único.
El Informe diario de balance de comprobación captura los cambios el día en que se realiza la modificación.
Es posible que se requiera una conciliación adicional para identificar el impacto histórico original.
Sí. El Informe diario de balance de comprobación ayuda a los equipos de contabilidad a validar la actividad financiera diaria y conciliar saldos con fines de auditoría.
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.