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Descripción general
El Informe de balance de comprobación diario es un informe contable nocturno de Cloudbeds PMS que consolida los tres libros financieros principales del establecimiento en una sola vista:
- Libro de depósitos: depósitos anticipados recibidos antes del check-in;
- Libro actual (huéspedes): folios de huéspedes alojados, folios de grupos y cuentas internas;
- Libro de cuentas por cobrar (C/C): saldos de facturación directa, agencias de viajes y empresas después del check-out.
El informe ayuda a los establecimientos a verificar que toda la actividad financiera del día se haya registrado y cuadrado correctamente después de que se ejecuta el proceso de Auditoría nocturna.
El Balance de comprobación diario funciona como el informe nocturno de “cierre” para las operaciones contables del hotel y ayuda a los equipos de contabilidad a:
- Validar los saldos de apertura y cierre
- Revisar la actividad financiera diaria de los distintos libros
- Confirmar que las transferencias entre libros cuadren correctamente
- Facilitar las conciliaciones y auditorías
- Exportar o comparar saldos con sistemas contables externos
Para acceder al Balance de comprobación diario:
- Abre el Menú principal
- Ve a Contabilidad
- Haz clic en la pestaña Balance de comprobación diario
Permisos y acceso
De forma predeterminada, tienen acceso:
- Titulares de establecimientos
- Usuarios de la organización
- Administradores de la organización
Se puede conceder acceso a funciones de usuario adicionales mediante la configuración de permisos de usuario (privilegios de funciones). Consulta Privilegios de funciones para obtener más información.
Información importante sobre la inicialización
Antes de usar el Balance de comprobación diario por primera vez, el establecimiento debe completar un proceso de inicialización que se realiza una sola vez.
La inicialización establece los saldos iniciales de todos los libros contables para que el informe pueda reflejar con precisión la situación financiera real del establecimiento.
- La inicialización es obligatoria antes de que el informe pueda generar datos
- El informe permanece vacío hasta que se ejecute la Auditoría nocturna después de la inicialización
- Los saldos de inicialización no se pueden editar posteriormente
- Los saldos sugeridos incluyen transacciones registradas e importadas que ya existen en Cloudbeds PMS
Cómo inicializar los libros:
Establece los saldos de apertura
Cuando accedas por primera vez a la pestaña Balance de comprobación diario, se te pedirá que revises y establezcas los saldos de los libros de Depósitos, Actual y Cuentas por cobrar.
Cloudbeds PMS mostrará importes sugeridos generados a partir de la actividad financiera registrada e importada existente del establecimiento.
Puedes elegir:
- Aceptar los saldos sugeridos
- Sobrescribir los saldos manualmente
- Hacer coincidir los saldos con un sistema contable externo
- Establecer los saldos en cero si lo prefieres
La configuración que elijas dependerá de los flujos de trabajo de contabilidad y conciliación del establecimiento.
Confirma la inicialización
Después de completar la inicialización:
- Los libros quedan activados
- El sistema espera al siguiente ciclo de Auditoría nocturna
- El primer Balance de comprobación diario estará disponible después de que la Auditoría nocturna finalice correctamente
La página Balance de comprobación diario se divide en dos pestañas de libros (Actual y Saldos) y secciones contables que ayudan a los establecimientos a revisar la actividad financiera diaria y conciliar los saldos.
El Libro actual se centra en el detalle de las transacciones y la actividad operativa, mientras que la pestaña Saldos de libros resume los totales financieros y los resultados de conciliación de todos los libros sin centrarse en el detalle de cada transacción. En términos operativos:
- Pestaña Libro actual = actividad detallada
- Pestaña Saldos de libros = resumen de conciliación
El Libro actual contiene la actividad registrada de huéspedes alojados correspondiente a folios de huéspedes, folios de grupos y cuentas internas.
Esta pestaña se centra en los detalles de las transacciones que componen la actividad contable operativa diaria del establecimiento.
Incluye:
- Resumen de:
- Resumen de saldos de apertura y cierre del Libro actual
- Saldo de apertura del Libro actual
- Total de transacciones
- Transferencias de depósitos recibidas en el Libro actual
- Transferencias de C/C retiradas del Libro actual
- Saldo de cierre del Libro actual
- Desglose de cargos: Muestra los cargos y ajustes registrados de huéspedes alojados, incluidos:
- Tarifas e ingresos por habitaciones
- Cargos por no-show
- Artículos y servicios
- Servicios adicionales
- Artículos personalizados del POS
- Cancelaciones
- Cargos y ajustes de cargos
- Impuestos y ajustes de impuestos
- Actividad de pagos: Muestra los pagos y reembolsos desglosados por método de pago, como:
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- Tarjeta de crédito
- Total de todas las transacciones:_ Muestra la actividad total registrada en el Libro actual para el día comercial seleccionado.
Pestaña Saldos de libros
La pestaña Saldos de libros ofrece una descripción general de alto nivel de la conciliación de todos los libros contables para el día comercial seleccionado.
En lugar de mostrar categorías detalladas de transacciones, esta sección se centra en el movimiento financiero y la evolución del saldo de cada libro. La vista Saldos de libros ayuda a los equipos de contabilidad a verificar que todos los libros cuadren correctamente después de que finaliza la Auditoría nocturna; se utiliza principalmente para fines de conciliación y auditoría.
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Para cada libro, el informe muestra:
Saldo de apertura
Actividad neta
Transferencias entrantes y salientes
Saldo de cierre
La sección consolida el movimiento financiero de:
- Libro de depósitos
- Libro actual
- Libro de cuentas por cobrar
Te permite validar rápidamente si el flujo contable cuadra correctamente en todo el establecimiento.
Después de que finaliza el proceso de Auditoría nocturna , Cloudbeds PMS genera una instantánea del Balance de comprobación diario para ese día comercial.
El informe verifica la siguiente ecuación contable: Saldo de apertura + Actividad diaria = Saldo de cierre
También confirma que las transferencias entre libros sumen cero.
Por ejemplo:
- Las transferencias de depósitos que salen del Libro de depósitos deben aparecer en el Libro actual
- Las transferencias del Libro actual a Cuentas por cobrar deben aparecer en el Libro de cuentas por cobrar
Este proceso de conciliación ayuda a identificar discrepancias en los registros antes de cerrar los períodos contables.
El informe ofrece una instantánea contable consolidada que los establecimientos pueden usar para:
- Conciliación diaria
- Revisiones contables
- Auditorías financieras
- Informes de cierre de mes
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Comparación con plataformas contables externas como:
- NetSuite
- QuickBooks
- SAP
- Sage Intacct
Si los usuarios modifican transacciones históricas después de la Auditoría nocturna, el Balance de comprobación diario registra esos cambios en la fecha en que se realiza la modificación. Algunos ejemplos son:
- Añadir transacciones a reservas anteriores
- Anular registros históricos
- Actualizar folios de grupos
- Ajustar cuentas internas
El informe refleja el impacto de esos cambios en la actividad del día comercial actual. Una conciliación adicional puede requerir:
- Informes de Insights
- Informes financieros exportados
- Análisis en hojas de cálculo externas
Prácticas recomendadas
Concilia el informe diariamente
Revisa el Balance de comprobación diario después de cada ciclo de Auditoría nocturna para identificar discrepancias cuanto antes.
Alinea los saldos con sistemas contables externos
Si utilizas software contable externo, inicializa los saldos para que coincidan con los registros contables externos siempre que sea posible.
Restringe los permisos de contabilidad
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Concede acceso únicamente a los usuarios responsables de:
- Contabilidad
- Auditoría
- Conciliación financiera
- Gestión de ingresos
Supervisa los ajustes históricos
Revisa periódicamente las modificaciones retroactivas y la actividad de registro inusual para mantener la precisión de la conciliación.
Preguntas frecuentes
Actualmente, la función forma parte de un lanzamiento limitado y puede habilitarse previa solicitud.
No. Actualmente, el Balance de comprobación diario está disponible sin costo adicional.
No. El informe se genera después de que finaliza la Auditoría nocturna.
El informe solo estará disponible después del siguiente ciclo de Auditoría nocturna que finalice correctamente.
Actualmente no. La inicialización está diseñada como un proceso de configuración que se realiza una sola vez.
El Balance de comprobación diario registra los cambios el día en que se realiza la modificación.
Es posible que se requiera una conciliación adicional para identificar el impacto histórico original.
Sí. El Balance de comprobación diario ayuda a los equipos de contabilidad a validar la actividad financiera diaria y conciliar los saldos con fines de auditoría.
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