Guía de recibos y asignación de pagos

Resumen

Un recibo es la prueba oficial de que se realizó un pago. Aunque es un componente clave de los flujos de fiscalización (integrados con partners como Fiskaly, Fiskaltrust o Invopop), está disponible para todos los usuarios de Cloudbeds, independientemente de los requisitos gubernamentales.

Recibo vs. factura: ¿cuál es la diferencia?

Es un error común usar estos términos indistintamente, pero cumplen dos funciones distintas en tu contabilidad:

Tipos de recibo

En Cloudbeds, un recibo puede clasificarse de dos maneras según cómo se gestione el pago:

1. Recibo simple: Un recibo simple se genera cuando se registra un pago, pero no se asocia a ninguna transacción específica del folio (como un cargo por habitación o un impuesto). Confirma que se recibió el dinero, pero no "liquida" una línea específica.
2. Recibo asignado: Un recibo asignado se genera cuando un pago se vincula con transacciones específicas del folio.
   - Detalle: Muestra exactamente qué pagó el huésped (por ejemplo, "Ingresos por habitación - noche del lunes").
   - Prevención: Una vez que una transacción se asigna a un recibo, no puede vincularse a otro, lo que evita la doble facturación accidental.
   

Configuración de la asignación de pagos

Para usar recibos asignados, primero debes activar esta función en la configuración.

1. Ve a: Cuenta->Sistema-> Preferencias
2. Busca el interruptor de Permitir asignación de pagos y cámbialo a Activado.
   Opcional: activa Permitir asignación a transacciones pendientes si necesitas asociar depósitos a cargos futuros (como tarifas por noche de una estadía que todavía no ocurre).

3. Haz clic en Guardar.
   

   Cuando esta configuración está desactivada, los usuarios solo podrán crear recibos simples. Cuando está activada, los usuarios verán opciones para asociar un pago con transacciones del folio o con una factura específica.

Permitir asignación a transacciones pendientes

1. Una vez que la asignación de pagos está activada, aparece una segunda opción: Permitir asignación a transacciones pendientes.
   
2. Las transacciones pendientes son cargos que se han programado pero que todavía no se han contabilizado, por ejemplo, tarifas futuras por noche. Activar esta opción es útil para las propiedades que necesitan cobrar un depósito antes de la llegada del huésped y asociarlo por adelantado con ingresos específicos por habitación.

Cómo generar un recibo

Tienes tres formas principales de crear un recibo según tu flujo de trabajo:

Opción A: recibo simple (sin asignación)

1. Ve al folio de la reserva y haz clic en Agregar pago.
2. Cuando se te solicite, elige "No seleccionar cargos".
3. Una vez agregado el pago, haz clic en el ícono de engranaje junto a él y selecciona Generar recibo.
   

Opción B: recibo asignado (directo)

1. Haz clic en Agregar pago en el folio.
2. Cuando se te solicite, selecciona Por folio o Por factura.
3. Marca las transacciones específicas que cubre este pago. El importe del pago se completará automáticamente.
4. Completa el pago. El recibo asignado se genera automáticamente y se agrega a la pestaña Documentos.
   

Opción C: asignar después

1. Si ya registraste un pago como "recibo simple", haz clic en el ícono de engranaje junto a ese pago.
2. Selecciona Asignar pago.
3. Selecciona los cargos que deseas vincular. 
4. Confirma y el recibo se actualizará automáticamente al estado Asignado.

Gestión del ciclo de vida del recibo

Cómo anular un recibo

Si cometes un error o necesitas cambiar qué cargos cubre un pago:

1. Busca el recibo en la sección Documentos o mediante el ícono de engranaje del pago.
2. Selecciona Anular.

❗Nota: Esto no elimina el pago. Simplemente "desvincula" los cargos y cancela ese documento específico para que puedas empezar de nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una factura antes de poder generar un recibo?

No. Los recibos solo requieren que se haya registrado un pago. Pueden existir completamente independientes de las facturas.

¿Puede incluirse una transacción en más de un recibo?

No. Esto evita la duplicación de ingresos. Sin embargo, puedes asignar partes de una transacción (por ejemplo, pagar la mitad de una noche de habitación), dejando el resto disponible para un recibo futuro.

¿Qué pasa con el dinero si anulo un recibo?

Nada. El pago permanece en el folio. Solo se cancela el documento de "prueba de pago".

¿Cómo veo qué falta por pagar?

Cuando usas el método de asignación "Por folio", Cloudbeds solo te mostrará las transacciones que aún no se hayan asignado a un recibo. Si no aparece en la lista, ¡ya está cubierto!