Cómo gestionar reservas y acciones rápidas en el nuevo calendario

El nuevo Calendario de Cloudbeds está diseñado para ser tu espacio de trabajo principal, lo que te permite completar el 90 % de tus tareas diarias sin problema. Al integrar las Acciones rápidas y un Panel de reserva dinámico, el sistema elimina el costo de tener que "saltar entre pantallas" y agiliza los flujos de trabajo en propiedades de alto volumen.

Uso del menú de acciones rápidas

Las Acciones rápidas proporcionan acceso inmediato a las cuatro operaciones más comunes del calendario. Puedes acceder a este menú desde el icono Más (+) en la barra de herramientas superior derecha o haciendo clic en cualquier celda vacía de la cuadrícula.

• Nueva reserva: Abre el flujo de reserva con la fecha y la habitación seleccionadas ya completadas.
• Fuera de servicio: Marca rápidamente habitaciones como no disponibles por mantenimiento o renovaciones.
• Bloqueo de cortesía: Coloca un bloqueo temporal en una habitación para huéspedes potenciales.
• Fechas bloqueadas: Evita que una habitación se reserve durante un rango de fechas específico.

Gestión de reservas en línea

Al hacer clic en cualquier reserva existente en el calendario, se abre el Panel de reserva en el lado derecho de la pantalla, manteniendo visible el contexto del calendario mientras trabajas.

Botón de acción según el estado

El botón de acción principal en la parte superior del panel cambia dinámicamente según el estado actual de la reserva:

• Check-in: Aparece para los huéspedes cuya llegada está prevista para hoy.
• Check-out: Aparece para los huéspedes cuya salida está prevista para hoy.
• Añadir nota: Aparece para futuras estancias para ayudarte a registrar con antelación las preferencias de los huéspedes.

Acciones ampliadas y pagos

El Panel de reserva integra el ciclo de vida completo de la reserva en la cuadrícula, lo que te permite gestionar la estancia del huésped mediante un conjunto de herramientas intuitivas:

• Bloquear: Haz clic en el icono del candado para fijar una reserva a una habitación específica y evitar que la herramienta de asignación automática la mueva.
• Mover: Reasigna instantáneamente a un huésped a otra habitación sin salir del calendario.
• Editar reserva: Abre la página completa de detalles de la reserva para configuraciones avanzadas.

Usa el menú de tres puntos junto al botón de acción principal para acceder a opciones de gestión adicionales:

• Añadir pago: Abre la ventana modal de pago para procesar cargos del folio o añadir depósitos directamente desde el panel.
• Añadir nota: Introduce rápidamente notas de reserva para registrar preferencias del huésped o recordatorios internos.
• Edición rápida: Usa la ventana modal de edición rápida para actualizar con agilidad las fechas de estancia, los tipos de habitación o el número de huéspedes.

Para consultar en profundidad los datos del huésped, haz clic en Abrir detalles de la reserva en la parte inferior del panel:

• Folio: Consulta cargos detallados, pagos y el saldo actual.
• Mensajes: Haz seguimiento y gestiona todas las comunicaciones con el huésped.
• Actividad: Revisa un registro completo de auditoría de todos los cambios realizados en la reserva.

Personaliza tu flujo de trabajo: acciones fijadas

Para agilizar aún más tus operaciones, puedes fijar hasta tres acciones de uso frecuente en la parte superior del panel de reserva para acceder a ellas con un solo clic.

Gestionar tus acciones fijadas:

• Para fijar: Abre el menú de acciones de tres puntos y haz clic en el icono de fijar (pin) junto a tu acción preferida para moverla a la barra superior.
• Para desfijar: Haz clic en el icono de fijar de una acción que ya está en la parte superior del panel para devolverla al menú general.
• Para borrar: Haz clic en Borrar acciones fijadas al final del menú de acciones para restablecer la vista a la configuración predeterminada.

Limitaciones

• Fechas pasadas: No se pueden crear bloqueos de habitaciones con una fecha de inicio en el pasado.
• Protección de huéspedes alojados: La acción Desasignar está deshabilitada para las reservas en casa con el fin de evitar desplazar accidentalmente a un huésped.
• Funciones avanzadas: Algunos casos complejos de reservas aún pueden requerir abrir la página completa de la reserva en la interfaz clásica mediante el icono de flecha en la esquina superior derecha del panel.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de reservas en el nuevo calendario

¿La asignación automática de habitaciones puede causar superposiciones?

No. El nuevo panel de Reservas sin asignar tiene en cuenta la disponibilidad y está diseñado para evitar superposiciones. Si el sistema no puede encontrar una habitación con disponibilidad continua para toda la estancia del huésped, mostrará un mensaje de error claro explicando exactamente por qué no se pudo completar la asignación, en lugar de crear un conflicto o una "reserva fantasma".

Gestionar reservas sin asignar:

• Acceso: Haz clic en el icono de cama en la barra de herramientas superior izquierda. Aparecerá un punto naranja en el icono si hay reservas sin asignar para la fecha seleccionada.
• Priorizar: Usa la barra de búsqueda para encontrar huéspedes específicos por nombre o código de confirmación, o usa el filtro de tipo de habitación para centrar tus esfuerzos de asignación en categorías concretas.
• Asignar: Elige entre asignar automáticamente todas las reservas a la vez, asignar una sola reserva o seleccionar varias reservas específicas para una asignación automática parcial.

¿Cómo gestiona el calendario el inventario dividido o las habitaciones vinculadas?

El calendario es "compatible con inventario dividido". Cuando bloqueas o marcas una habitación virtual (como un Studio AB) como Fuera de servicio, el sistema bloquea automáticamente todas las unidades físicas vinculadas (Studio A y Studio B). Este diseño garantiza que la disponibilidad siga siendo precisa y evita dobles reservas entre habitaciones comunicadas o unidades lock-off.

Flujo de trabajo para alojamientos vinculados:

• Indicadores visuales: Las habitaciones virtuales y las habitaciones físicas vinculadas se identifican con un icono de enlace en la lista de habitaciones del lado izquierdo.
• Bloqueos automáticos de enlaces: Cuando se coloca una reserva en una habitación virtual, el sistema crea automáticamente bloqueos de enlace en las habitaciones físicas asociadas para las mismas fechas.
• Protección de disponibilidad: Para mantener la integridad del inventario, no puedes "excluir" el bloqueo de habitaciones vinculadas. El bloqueo parcial está deshabilitado por diseño para evitar conflictos de disponibilidad.

¿Puedo ver inmediatamente el saldo pendiente del huésped?

Sí. El Saldo pendiente se resalta en el Panel de reserva y se mostrará en rojo si hay un importe adeudado. Esto permite al personal identificar rápidamente las necesidades de pago durante el check-in o el check-out sin tener que abrir el folio completo del huésped.

Acciones disponibles para gestionar pagos y saldos:

• Indicadores de alerta de saldo: Un punto rojo en la barra de reserva indica un saldo pendiente, mientras que un punto amarillo indica que hay una nota especial adjunta a la reserva, que puede contener instrucciones importantes sobre pagos.
• Visualización destacada del saldo: El importe del Saldo pendiente se resalta automáticamente en rojo en el panel lateral, lo que permite identificar al instante los importes adeudados en cuanto se selecciona una reserva.
• Añadir pagos en línea: Usa la herramienta Añadir pago dentro del menú de acciones ampliadas para procesar transacciones o registrar depósitos mediante una ventana modal específica sin salir nunca de la cuadrícula del calendario.
• Acceso completo al folio: Haz clic en Abrir detalles de la reserva en la parte inferior del panel para acceder a la pestaña completa del Folio, donde puedes gestionar cargos detallados y consultar el historial completo de todos los pagos realizados.