| Objetivo | Comprender las diferencias entre Nueva facturación, el Servicio de Documentos Fiscales y la experiencia de facturación anterior. |
| Dirigido a | Propietarios y administradores de establecimientos, y personal de finanzas o contabilidad que se preparan para la migración. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites explicar los cambios operativos, en los informes y en los documentos fiscales que introduce Nueva facturación. |
| Requisitos | Confirma si tu establecimiento ya migró y qué funciones de facturación tiene disponibles. |
| Resultado esperado | Tu equipo comprende los nuevos controles de transacciones, los procesos de facturación, los formatos de documentos y los requisitos de los informes. |
| Limitaciones | La fiscalización, la localización, las cuentas por cobrar, la asignación de impuestos y el funcionamiento de los documentos pueden variar según el país y la disponibilidad de las funciones. |
Introducción
Cloudbeds ha ampliado sus funciones de facturación con un Servicio de Documentos Fiscales diseñado para ofrecer controles más sólidos sobre las transacciones, mayor flexibilidad al facturar, formatos de documentos más claros y compatibilidad con los requisitos fiscales de cada país.
Este artículo compara la experiencia de facturación anterior con la nueva, explica los principales cambios operativos e indica qué cambios en los informes debe preparar tu equipo durante la migración.
Contenido
- Comparar la facturación anterior con la nueva
- Conocer las principales mejoras
- Prepararse para el cambio de informes
- Revisar las ventajas operativas
Comparar la facturación anterior con la nueva
La siguiente comparación resume las principales diferencias en la integridad de las transacciones, los procesos de facturación, la presentación de los documentos, la localización y la facturación después de la estadía.
| Función | Facturación anterior | Nueva facturación y Documentos fiscales |
|---|---|---|
| Integridad de las transacciones | Prevención básica de duplicados | Bloqueo fiscal: Las transacciones se bloquean después de vincularse a un documento fiscal, lo que ayuda a mantener la coherencia de los registros. |
| Facturación de grupos | Es necesario facturar el folio completo o mover las transacciones antes de facturarlas | Selección de transacciones: Puedes seleccionar cargos específicos de los folios de un grupo para incluirlos en un documento consolidado. |
| Cargos pendientes | Opciones limitadas para mostrar cargos aún no registrados | Facturas proforma: Permiten mostrar los cargos pendientes sin bloquearlos. Una configuración independiente puede permitir incluir artículos pendientes en las facturas estándar. |
| Diseño de los documentos | Columnas Débito y Crédito | Plantillas actualizadas: Columnas Neto, Impuesto y Total, resúmenes de IVA y diseños renovados. |
| Idiomas | Selección manual o compatibilidad básica con el idioma del huésped | Documentos localizados: Compatibilidad con más de 30 idiomas y selección del idioma según el país del huésped. |
| Facturación después de la estadía | Los saldos pendientes permanecen en el folio de la reserva | Cuentas por cobrar: Los cargos elegibles pueden transferirse a una cuenta del libro mayor de cuentas por cobrar para facturarlos posteriormente o a una empresa. |
Conocer las principales mejoras
La nueva experiencia cambia la forma en que los equipos protegen los registros fiscales, preparan documentos, facturan a grupos y gestionan los saldos después del check-out.
Bloqueo fiscal y coherencia de los registros
Una vez emitida una factura o un recibo, sus transacciones se bloquean. Esto evita que los cambios posteriores generen diferencias entre el documento fiscal y el registro de las transacciones correspondientes.
Facturación flexible de grupos
Selecciona cargos individuales de varios folios de un mismo grupo y combínalos en un solo documento. Así puedes adaptar la facturación a cada caso sin tener que incluir todos los cargos de un folio.
Facturas proforma y estimaciones
Usa una factura proforma como documento preliminar para mostrar cargos pendientes. La factura proforma no bloquea ni consume esas transacciones, por lo que seguirán disponibles para una factura estándar después de registrarse.
Procesos de cuentas por cobrar
Transfiere los cargos elegibles del folio a una cuenta por cobrar después del check-out. Desde un libro mayor centralizado, los equipos pueden gestionar la facturación, las fechas de vencimiento y los pagos de empresas o de acuerdos de pago diferido.
Requisitos fiscales internacionales
Las plantillas de documentos actualizadas permiten incluir resúmenes de IVA y asignar impuestos según los formatos fiscales y requisitos gubernamentales aplicables. Las funciones disponibles varían según el país y la configuración de fiscalización.
Prepararse para el cambio de informes
El informe que se utiliza para consultar los datos de facturación cambia cuando el establecimiento migra a Nueva facturación.
Importante: Usa el informe correspondiente al período de migración
- Antes de la migración: Usa el Informe de facturas y notas de crédito con detalles.
- Después de la migración: Usa Documentos fiscales con detalles.
El informe anterior deja de recibir datos nuevos en la fecha de migración. Las nuevas transacciones aparecen en el informe de Documentos fiscales.
Revisar las ventajas operativas
En conjunto, estos cambios ofrecen a los establecimientos documentos más claros y controles más estructurados para sus procesos de facturación.
- Documentos más claros: Los diseños actualizados ofrecen una presentación más uniforme para los huéspedes.
- Documentos localizados: Los idiomas disponibles ayudan a los establecimientos a atender a huéspedes internacionales.
- Menor riesgo de errores: El bloqueo de transacciones ayuda a evitar la facturación duplicada y los cambios en los registros fiscales emitidos.
- Facturación flexible: La selección de transacciones de grupos, las facturas proforma y las cuentas por cobrar permiten atender distintos casos de facturación.
Siguiente paso
Antes de la migración, consulta Dónde encontrar facturas proforma y transacciones después de migrar a Nueva facturación y actualiza tus procesos de elaboración de informes para usar el nuevo informe de documentos fiscales.
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