Cotizaciones en Grupos y eventos

Descripción general

La función Cotizaciones de grupo dentro del módulo Grupos y eventos permite a los Sales Managers dejar atrás las hojas de cálculo fragmentadas y las cadenas manuales de correos electrónicos. 

Esta herramienta centraliza el proceso de cotización y permite a los usuarios generar cotizaciones profesionales en PDF con la marca de la propiedad directamente desde bloques de allotment existentes y enviarlas a los clientes al instante. 

Al ofrecer visibilidad en tiempo real del ciclo de vida de la cotización, esta función reduce el trabajo manual, minimiza los errores de precios y acelera el ciclo de ventas de reservas de grupo.

Índice

• Descripción general
• Cómo crear una cotización de grupo
• Diseños y personalización de cotizaciones
• Enviar y gestionar cotizaciones
• Limitaciones importantes
• Preguntas frecuentes sobre las cotizaciones de grupo

Para empezar con las cotizaciones:

1. Ve al Menú principal
2. Haz clic en Grupos y eventos
3. Haz clic en la pestaña Cotizaciones en la parte superior del hub

Cómo crear una cotización de grupo

Hay dos formas de iniciar el proceso de creación de la cotización:

1. Elige el punto de partida:

   1. Pestaña global de Cotizaciones: Ve a la pestaña Cotizaciones dentro del hub de Grupos y eventos y haz clic en + Cotización. Esta opción es la más adecuada para ver todas las cotizaciones de distintos eventos en un solo lugar.

      

   2. Específica del evento: Abre un evento específico y haz clic en el botón Crear cotización en la parte superior de la página. Esto vincula automáticamente la cotización con ese evento, lo que te ahorra un paso en el proceso.

      

2. Selecciona el evento y los bloques de allotment: Si empezaste desde la pestaña global, busca y selecciona el evento correspondiente. A continuación, elige los bloques de allotment definidos que quieres incluir en el precio.
3. Elige un diseño: En la sección Desglose de precios, selecciona una de las dos opciones de visualización para tu PDF:
   • Vista de lista: Un desglose detallado, día por día, de habitaciones, unidades y tarifas.
   • Vista de cuadrícula: Una tabla resumida que muestra tipos de habitación, cantidades y precios por noche y habitación.
4. Añade términos personalizados: Usa la sección Información adicional para introducir manualmente detalles específicos, como Condiciones de pago (por ejemplo, requisitos de depósito), Políticas de cancelación y Términos y condiciones.
5. Vista previa: Haz clic en Vista previa de la cotización para revisar el documento con la marca de la propiedad, el logo y los datos de contacto. 

6. Finaliza: Desde la pantalla de vista previa, puedes:
   • Guardar como borrador: Para almacenar la cotización en el sistema sin enviarla.
   • Descargar PDF: Para guardar una copia de la cotización en tu dispositivo local.
   • Enviar por correo electrónico: Para abrir la ventana modal de correo, personalizar tu mensaje y enviar la cotización directamente al cliente.

Diseños y personalización de cotizaciones

Al crear una cotización, puedes elegir entre dos diseños principales de PDF según el nivel de detalle que necesite tu cliente:

• Vista de cuadrícula: Este diseño resumido muestra una cuadrícula con el tipo de habitación, la cantidad y el precio por noche y habitación, seguida de un total estimado con impuestos y cargos. Este formato se recomienda para rangos de fechas más cortos para garantizar que el documento siga siendo claro y legible en tamaños de papel estándar.
• Vista de lista: Este diseño ofrece un desglose detallado, día por día, de todas las unidades y tarifas. Es una opción más extensa que presenta los precios en un estilo similar al de una factura consolidada, por lo que resulta ideal para eventos que requieren un desglose diario transparente.

Campos de información adicional

La herramienta Cotizaciones de grupo incluye varias secciones de texto libre que te permiten incluir políticas y detalles específicos de la propiedad directamente en la cotización:

• Condiciones de pago: Define calendarios de pago o requisitos de depósito específicos, como un porcentaje pagadero en el momento de la firma para asegurar el inventario. 
  • Por ejemplo: "Se requiere un depósito no reembolsable del 25 % del subtotal total del alojamiento dentro de las 72 horas posteriores a la aceptación de la cotización para asegurar el bloque de habitaciones. El saldo restante debe abonarse en su totalidad como máximo 14 días antes de la fecha de llegada del grupo".
• Política de cancelación: Define reglas personalizadas para cancelaciones o cambios de última hora específicos del contrato del grupo. 
  • Por ejemplo: "Las cancelaciones recibidas con más de 30 días de antelación a la llegada no supondrán ninguna penalización. Las cancelaciones realizadas entre 15 y 29 días antes de la llegada se cobrarán al 50 % del coste total estimado. Cualquier cancelación dentro de los 14 días anteriores a la llegada o 'no-show' estará sujeta a una tarifa de cancelación del 100 %".
• Términos y condiciones: Añade cualquier texto legal general o normas de la propiedad que el cliente deba aceptar.
  • Por ejemplo: "Todas las tarifas cotizadas incluyen los impuestos locales y un cargo por servicio del 10 %. Esta cotización es válida durante 7 días desde la fecha de emisión. La propiedad se reserva el derecho de liberar cualquier habitación no reservada del bloque de allotment después de la fecha límite establecida".
• Información adicional: Una sección flexible para cualquier otro detalle relevante o instrucción especial para el huésped. 
  • Por ejemplo: "Se incluye Wi-Fi de alta velocidad gratuito y acceso al centro de negocios para todos los asistentes del grupo. Informa al coordinador de cualquier requisito dietético especial o necesidad de accesibilidad al menos 7 días antes de la fecha de inicio del evento".

Enviar y gestionar cotizaciones

Una vez generada la cotización, puedes compartirla con tus clientes y hacer seguimiento de su progreso a lo largo del ciclo de ventas directamente dentro del módulo Grupos y eventos.

Enviar una cotización

Cuando estés listo para compartir una cotización, al hacer clic en Enviar cotización se abrirá una ventana modal de correo específica. Esto agiliza la comunicación, ya que mantiene todas las interacciones dentro del sistema.

• Datos rellenados automáticamente: El sistema completa automáticamente los campos De, Para, CC y Responder a según el perfil vinculado.
• Mensaje personalizado: Puedes editar el cuerpo del mensaje para incluir instrucciones específicas o una nota personal antes de enviarlo.
• Adjunto automático: El PDF de la cotización con la marca se adjunta automáticamente al correo.

1. Haz clic en el botón azul Enviar cotización en la parte inferior de la pantalla de revisión de la cotización para abrir la ventana modal del correo.
2. Revisa: 
   1. Edita los campos Para y Responder a, que se rellenan automáticamente según el perfil vinculado.
   2. Personaliza el cuerpo del Mensaje para tu cliente.
3. Verifica que el PDF de la cotización esté adjunto en la parte inferior de la ventana modal y haz clic en el botón azul Enviar para entregar el correo.

Seguimiento del estado de la cotización

El sistema ofrece visibilidad en tiempo real de tu pipeline al hacer seguimiento del estado de cada cotización. Aunque el estado se actualiza automáticamente a Enviada para revisión una vez que se envía por correo, también puedes cambiar el estado manualmente para reflejar la decisión del cliente.

• Borrador: La fase inicial para cotizaciones nuevas que aún no se han enviado.
• Enviada para revisión: La cotización se ha compartido con el cliente y está a la espera de comentarios.
• Aceptada: Úsalo cuando el cliente apruebe los precios y las condiciones.
• Rechazada: Úsalo si el cliente rechaza la cotización.
• Caducada: Úsalo para cotizaciones que hayan superado su período de validez.

1. Haz clic en el botón del filtro Estado: Todos en la parte superior de la tabla de Cotizaciones para ver todas las categorías de estado disponibles.
2. Usa las casillas para seleccionar o deseleccionar estados concretos, como Borrador o Aceptada, para aislar cotizaciones específicas en tu pipeline.
3. Haz clic fuera del menú para aplicar el filtro y actualizar la vista de la tabla.

1. Busca la columna Estado en tu lista de Cotizaciones y haz clic en la píldora del estado actual (por ejemplo, Enviada para revisión) de la cotización que quieres actualizar.
2. Selecciona el nuevo estado en el menú desplegable, como Aceptada o Rechazada, para avanzar manualmente la cotización en el ciclo de ventas.

Acciones disponibles

En la tabla de Cotizaciones (tanto a nivel global como a nivel de evento), al hacer clic en el menú de tres puntos junto a una cotización, puedes realizar las siguientes acciones:

• Ver cotización
• Enviar cotización
• Descargar PDF
• Eliminar cotización

1. Haz clic en los tres puntos verticales situados en el extremo derecho de cualquier fila de cotización para ver las acciones de gestión disponibles.
2. Selecciona Ver cotización para revisar los detalles, Enviar cotización para abrir la ventana modal del correo, o Descargar PDF para guardar el documento en tu dispositivo.
3. Elige Eliminar cotización para quitar una entrada; ten en cuenta que esta acción solo está disponible para cotizaciones que actualmente están en estado Borrador.

Limitaciones importantes

Ten en cuenta las siguientes limitaciones de alcance y funcionalidad para esta versión inicial:

• Alcance del módulo: Las cotizaciones solo son compatibles dentro del nuevo módulo Grupos y eventos. No están disponibles para Grupos heredados ni para reservas individuales.
• Automatización: Aceptar una cotización no crea automáticamente una reserva. Todas las reservas deben seguir gestionándose manualmente a través del bloque de allotment definido asociado.
• Registros de actividad: Actualmente no existe ningún registro de actividad ni seguimiento de eventos del ciclo de vida de la cotización (por ejemplo, cuándo se envió o fue vista por un cliente) dentro del PMS.
• Visibilidad de los precios: Los desgloses completos de precios solo son visibles durante el proceso de creación de la cotización o dentro del PDF generado. Actualmente no hay una interfaz independiente de desglose de precios disponible en el hub.
• Informes: Aún no hay disponible un panel de informes para seguir métricas de rendimiento, como tasas de conversión de cotizaciones o el valor total de las cotizaciones enviadas frente a las aceptadas.
• Requisito de allotment: Las cotizaciones solo pueden generarse a partir de bloques de allotment definidos existentes.

Preguntas frecuentes sobre las cotizaciones de grupo