El módulo Grupos y eventos de Cloudbeds es un centro rediseñado y centralizado que permite a los establecimientos gestionar el negocio de grupos con mayor flexibilidad y visibilidad entre múltiples establecimientos. Al separar los datos generales de la organización (Perfiles) de los detalles operativos específicos del establecimiento (Eventos), este módulo funciona como una potente herramienta para hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.
Este producto se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado. Para participar, ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte.
Requisitos previos:
- Los establecimientos deben estar suscritos al módulo Grupos de Cloudbeds.
Información general
Los bloques de asignación funcionan como la capa de configuración específica del establecimiento dentro del módulo Eventos. Mientras que un Perfil representa la relación general con la organización, el Evento registra la ocasión específica de la reserva y el Bloque de asignación gestiona los detalles específicos de inventario y tarifas.
Una característica clave de la arquitectura del módulo Grupos y eventos es la posibilidad de que un evento admita varios bloques de asignación.
Esto te permite gestionar diferentes segmentos de huéspedes (por ejemplo, "Grupo de boda" y "Huéspedes generales") con fechas, tarifas, inventario y reglas de enrutamiento específicos dentro de un mismo evento.
Índice
- Cómo acceder a la pestaña Bloques
- Cómo crear un nuevo bloque de asignación
- Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales
- Configurar el enrutamiento del bloque
- Supervisar y gestionar el rendimiento
Cómo acceder a la pestaña Bloques
- Inicia sesión en Cloudbeds PMS.
- En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos.
- El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Eventos. Haz clic en el nombre vinculado del evento que quieras abrir para acceder a la Vista integral del evento.
- Asegúrate de que la pestaña Bloques esté seleccionada. Si no se ha configurado ninguna asignación previamente para el evento, haz clic en el botón Añadir bloque para comenzar.
Cómo crear un nuevo bloque de asignación
- Inicia el bloque: haz clic en el botón + Bloque de asignación para abrir la ventana de creación.
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Configura los detalles del bloque: completa las principales opciones operativas de este segmento:
- Nombre y estado del bloque: asigna al bloque un nombre descriptivo y establece su estado: Cliente potencial, Tentativo o Definido.
- Fechas de estadía y días de la semana: define el intervalo de fechas. También puedes especificar si el bloque se aplica únicamente a determinados días (por ejemplo, solo los fines de semana) mediante las casillas de verificación Días de la semana.
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Tipo de asignación:
- Bloque: bloquea de forma fija un inventario específico para el grupo.
- Según disponibilidad: permite a los huéspedes reservar desde el inventario general del establecimiento con la tarifa de grupo para los Tipos de alojamiento específicos seleccionados para el bloque. Esta opción permanece disponible hasta que esos tipos de habitación específicos dejen de estar disponibles en el inventario general del establecimiento.
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Programación de liberación: determina cómo se devuelve al inventario general el inventario que no se haya reservado. Las opciones incluyen:
- No liberar inventario
- Liberar todo el inventario para todas las fechas simultáneamente
- Liberar el inventario día por día
- Tarifa: selecciona un plan de tarifas existente o elige Personalizada. Si el evento requiere una tarifa especial para el grupo, usa Personalizada o selecciona un plan de tarifas que no requiera un código promocional. Para saber qué configuración usar, consulta Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales.
- Enrutamiento: selecciona cómo deben enrutarse las transacciones de las reservas creadas desde este bloque. Puedes seguir la configuración de enrutamiento del evento, elegir una opción de enrutamiento predefinida o configurar una regla personalizada por tipo de transacción.
Tarifas y restricciones personalizadas: si seleccionas Personalizada como Tarifa, aparecerá una sección de Restricciones.
- Haz clic en Añadir para mostrar la configuración de Restricciones.
- Una vez añadida, puedes definir reglas específicas para el grupo, incluidas Estadía mín., Estadía máx., Fecha límite (días), Último minuto (días), Cerrado para llegadas y Cerrado para salidas.
- Añade fechas de extensión (opcional): usa el botón Añadir para configurar intervalos previos a la llegada y posteriores a la salida. Esto permite que los huéspedes reserven estadías extendidas con la tarifa de grupo antes o después de las fechas principales del evento.
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Define el alcance del inventario (Tipo de alojamiento o Unidad): establece si el inventario se asignará por categorías generales de habitaciones o se vinculará a espacios físicos específicos:
- Tipo de alojamiento: asigna una cantidad numérica de habitaciones de categorías generales. Esta configuración es adecuada para contratos de grupos estándar, en los que cualquier habitación disponible dentro de la categoría seleccionada cumple con los criterios del bloque.
- Unidad: vincula el bloque a números de habitación o unidades físicas específicos. Esta opción ofrece un control más detallado del inventario para flujos de trabajo operativos que requieren una asignación específica, como el seguimiento de huéspedes VIP, requisitos particulares de categorías de grupos o configuraciones físicas específicas para un evento.
- Finaliza: revisa los detalles del bloque, el enrutamiento y la configuración del inventario y, a continuación, haz clic en Guardar para añadir el bloque al evento.
Consejo: control detallado del inventario
Una vez seleccionados los tipos de habitación, usa el icono de Edición masiva junto al tipo de habitación o número de unidad para modificar el inventario y los precios en los intervalos de fechas que quieras.
- En la ventana Edición masiva, especifica los Tipos de alojamiento, el Intervalo de fechas, los Días de la semana y el número de habitaciones Bloqueadas.
- Haz clic en Aplicar para actualizar la cuadrícula.
- Revisa el inventario actualizado en el resumen Total bloqueado/disponible. Para un control más detallado, puedes hacer clic en cualquier campo de fecha para ajustar manualmente las cantidades bloqueadas una por una.
Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales
Al configurar la Tarifa de un bloque de asignación, elige la configuración según cómo deban acceder los huéspedes a la tarifa del evento en el Motor de reservas.
Los códigos de reserva de grupos/eventos y los códigos promocionales son formas independientes de realizar una reserva. El Motor de reservas no puede aplicar ambos al mismo tiempo en un mismo flujo de reserva.
| Si quieres... | Usa esta configuración | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ofrecer una tarifa exclusiva para el evento mediante el enlace de reserva del evento. | Crea una tarifa personalizada directamente en el bloque de asignación. | Un bloque para una boda necesita una tarifa por noche negociada para los huéspedes que reserven mediante el enlace del evento. |
| Usar un plan de tarifas existente para el bloque del evento. | Selecciona un plan de tarifas sin código promocional para el bloque de asignación. | Un grupo corporativo debe reservar mediante un plan de tarifas contratado existente que no requiera que los huéspedes introduzcan un código promocional. |
| Permitir que los huéspedes reserven con un descuento promocional en lugar de utilizar un código de reserva del evento. | Comparte el código promocional con los huéspedes en lugar del código de reserva del evento. | Un establecimiento quiere que los huéspedes introduzcan un código promocional de temporada en el Motor de reservas en lugar de reservar mediante el enlace de un bloque del evento. |
Los planes de tarifas con códigos promocionales no se pueden vincular a bloques de asignación. Cuando un plan de tarifas contiene un código promocional, es posible que los huéspedes que utilicen el enlace del bloque de asignación no vean disponibilidad en el Motor de reservas.
Configurar el enrutamiento del bloque
Usa el campo Enrutamiento para definir cómo se enrutan a los folios las transacciones de las reservas creadas desde el bloque de asignación.
La regla de enrutamiento a nivel de evento funciona como la opción predeterminada del evento. Si un bloque de asignación tiene su propia regla de enrutamiento, la regla a nivel de bloque tiene prioridad para las reservas creadas desde ese bloque.
Las opciones de enrutamiento disponibles incluyen:
|
La configuración de la regla de enrutamiento muestra los tipos de transacción incluidos en la opción de enrutamiento seleccionada y el folio al que deben enviarse esas transacciones. Cuando uses Personalizado, selecciona los tipos de transacción específicos que quieras enrutar.
Los cambios de enrutamiento a nivel del bloque se aplican en adelante. Las transacciones registradas antes de cambiar la regla de enrutamiento conservan su asignación de folio actual. Para modificar esas transacciones, muévelas manualmente desde el folio.
Puedes revisar las reglas de enrutamiento personalizadas activas desde la pestaña Detalles del evento. Esto te permite confirmar qué bloques de asignación tienen un enrutamiento personalizado sin tener que abrir cada bloque individualmente.
Supervisar y gestionar el rendimiento
Una vez que tu bloque de asignación esté activo, el módulo Eventos proporciona visibilidad en tiempo real del rendimiento de tu grupo. Esto te permite supervisar el consumo de inventario y gestionar eficazmente el acceso de los huéspedes mediante el resumen de la tabla Bloques.
- Cuadrícula detallada de inventario: haz clic en la flecha junto al nombre del bloque para ampliar la vista diaria. Allí puedes supervisar el rendimiento por Tipo de alojamiento y ver el número exacto de habitaciones bloqueadas, reservadas y disponibles para cada fecha específica en la cuadrícula del calendario.
-
Resumen del rendimiento del bloque: los encabezados de la tabla principal proporcionan un resumen general del estado contractual y operativo del bloque:
- Reservadas / Asignadas: consulta en tiempo real cuántas habitaciones se han reservado del inventario total asignado.
- Estado y programación de liberación: supervisa el estado actual de los procesos de liberación del inventario (por ejemplo, Programado, En curso o Liberado) y los períodos específicos configurados.
- Código / URL de reserva: accede al código único y usa el icono de copiar para obtener la URL del Motor de reservas con los parámetros del grupo ya aplicados para que los huéspedes realicen sus propias reservas.
Para obtener información más detallada sobre cómo gestionar la configuración general del evento y navegar por la interfaz, consulta nuestra descripción general de la Vista integral del evento.
- Acciones del bloque: haz clic en el menú de tres puntos para gestionar el bloque a medida que evoluciona el evento. Desde este menú, puedes seleccionar Editar bloque de asignación para actualizar los detalles, incluido el enrutamiento; Liberar fechas individuales para devolver manualmente al inventario general el inventario no reservado de días específicos; o Eliminar el bloque de asignación.
Los cambios de enrutamiento se aplican a las transacciones registradas después de la modificación. Las transacciones ya registradas conservan su asignación de folio actual.
Además del resumen general que ofrece la tabla Bloques, el módulo incluye herramientas especializadas para las operaciones diarias y la coordinación de los huéspedes. Explora las siguientes secciones para aprender a supervisar las reservas en tiempo real y compartir enlaces de reserva directa:
Seguimiento de reservas
La pestaña Pickup proporciona una interfaz específica que permite ver en tiempo real cuántas habitaciones se han reservado en comparación con el inventario total asignado. Esta vista es fundamental para supervisar el ritmo de las reservas de grupos y gestionar la disponibilidad del establecimiento.
- Desglose diario: revisa un resumen detallado por fecha del inventario bloqueado frente al reservado durante todo el período del evento para supervisar el ritmo de las reservas.
- Rendimiento por tipo de habitación: supervisa la interfaz por tipo de habitación para identificar exactamente qué categorías de alojamiento se reservan con mayor frecuencia.
- Filtro de bloques: usa el menú desplegable Bloque de asignación ubicado en la parte superior de la pestaña para cambiar rápidamente entre los diferentes bloques de un mismo evento. Esto te permite comparar en segundos el progreso de las reservas de distintos segmentos, como "Ponentes VIP" y "Asistentes generales".
- Botón Liberar inventario: usa el botón Liberar inventario para devolver manualmente las habitaciones no reservadas al inventario general del establecimiento para fechas específicas sin tener que esperar a la liberación automática.
- Botón Editar: haz clic en Editar para modificar la configuración de la asignación, como ajustar las cantidades bloqueadas o actualizar las tarifas si cambian las necesidades del grupo.
Compartir la URL del Motor de reservas
Para simplificar el proceso de reserva de los miembros del grupo, proporciona un enlace directo que aplique el código de reserva del evento y muestre el inventario y la tarifa correspondientes del bloque de asignación.
- Ve a la pestaña Bloques dentro del evento.
- Busca el bloque de asignación correspondiente y localiza la sección URL del Motor de reservas.
- Haz clic en el icono Copiar URL.
¿Por qué usar este enlace? La URL generada incluye el Código de grupo aplicado previamente. Cuando un huésped hace clic en el enlace, se lo dirige directamente al Motor de reservas con las tarifas negociadas del grupo y el inventario ya filtrados.
Si el bloque de asignación utiliza un plan de tarifas que requiere un código promocional, es posible que la URL del Motor de reservas no muestre disponibilidad. Para obtener más información, consulta Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales.
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