El módulo Grupos y eventos de Cloudbeds es un centro rediseñado y centralizado que permite a los establecimientos gestionar negocios grupales con mayor flexibilidad y visibilidad entre múltiples propiedades. Al separar los datos organizacionales de alto nivel (Perfiles) de los detalles operativos específicos de cada propiedad (Eventos), este módulo ofrece una potente herramienta para los hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.
Este producto se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado. Para participar, comunícate con nuestro equipo de soporte.
Requisitos previos:
- Los establecimientos deben estar suscritos al módulo Grupos de Cloudbeds.
Descripción general
Los bloques de cupo funcionan como la capa de configuración específica de cada propiedad dentro del módulo Eventos. Mientras que un Perfil representa la relación con la organización en general, un Evento registra la ocasión específica de la reserva y el Bloque de cupo gestiona los detalles granulares de inventario y tarifas.
Una característica clave de la arquitectura del módulo Grupos y eventos es la posibilidad de que un evento admita varios bloques de cupo.
Esto te permite gestionar distintos segmentos de huéspedes, por ejemplo, "Grupo de boda" y "Huéspedes generales", con fechas, tarifas, inventario y reglas de enrutamiento únicos dentro de un mismo evento.
Tabla de contenido
- Cómo acceder a la pestaña Bloques
- Cómo crear un nuevo bloque de cupo
- Configurar el enrutamiento del bloque
- Supervisar y gestionar el rendimiento
Cómo acceder a la pestaña Bloques
- Inicia sesión en Cloudbeds PMS.
- En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos.
- El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Eventos. Haz clic en el nombre vinculado del evento deseado para abrir la Vista integral del evento.
- Asegúrate de que la pestaña Bloques esté seleccionada. Si no se han configurado cupos previamente para el evento, haz clic en Agregar bloque para comenzar.
Cómo crear un nuevo bloque de cupo
- Inicia el bloque: Haz clic en el botón + Bloque de cupo para abrir la ventana de creación.
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Configura los detalles del bloque: Completa las opciones operativas principales para este segmento:
- Nombre y estado del bloque: Asigna al bloque un nombre descriptivo y selecciona el estado: Prospecto, Tentativo o Confirmado.
- Fechas de estadía y días de la semana: Define el rango de fechas. También puedes especificar si el bloque se aplica solo a determinados días, por ejemplo, únicamente los fines de semana, mediante las casillas de verificación Días de la semana.
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Tipo de cupo:
- Bloque: Bloquea de forma fija un inventario específico para el grupo.
- Según disponibilidad: Permite que los huéspedes reserven desde el inventario general del establecimiento con la tarifa de grupo para los tipos de alojamiento específicos seleccionados para el bloque. Esta opción continúa hasta que esos tipos de habitación específicos ya no estén disponibles en el inventario general del establecimiento.
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Calendario de liberación: Determina cómo se devuelve al inventario general el cupo que no se haya reservado. Las opciones incluyen:
- No liberar inventario
- Liberar todo el inventario para todas las fechas simultáneamente
- Liberar el inventario día por día
- Tarifa: Selecciona un plan de tarifa existente o elige Personalizada.
- Enrutamiento: Selecciona cómo se deben enrutar las transacciones de las reservas creadas desde este bloque. Puedes seguir la configuración de enrutamiento del evento, elegir una opción de enrutamiento predefinida o configurar una regla personalizada por tipo de transacción.
Tarifas y restricciones personalizadas: Si seleccionas Personalizada como tarifa, aparecerá una sección de Restricciones.
- Haz clic en Agregar para mostrar la configuración de Restricciones.
- Una vez agregada, puedes definir reglas específicas para el grupo, incluidos la estadía mínima, la estadía máxima, la fecha límite (días), las reservas de último minuto (días), el cierre de llegadas y el cierre de salidas.
- Agrega fechas de extensión (opcional): Usa el botón Agregar para configurar intervalos previos a la llegada y posteriores a la salida. Esto permite que los huéspedes reserven estadías extendidas con la tarifa de grupo antes o después de las fechas principales del evento.
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Define el alcance del inventario (tipo de alojamiento o unidad): Establece si el inventario se asignará por categorías generales de habitación o si se vinculará a espacios físicos específicos:
- Tipo de alojamiento: Asigna una cantidad numérica de habitaciones de categorías generales. Esta configuración es adecuada para contratos grupales estándar, en los que cualquier habitación disponible dentro de la categoría seleccionada cumple con los criterios del bloque.
- Unidad: Vincula el bloque a números de habitación o unidades físicas específicas. Esta selección proporciona un control granular del inventario para flujos operativos que requieren una asignación especializada, como el seguimiento de huéspedes VIP, requisitos específicos de un grupo o configuraciones diseñadas para un evento.
- Finaliza: Revisa los detalles del bloque, el enrutamiento y la configuración de inventario; luego, haz clic en Guardar para agregar el bloque al evento.
Consejo: control granular del inventario
Una vez seleccionados los tipos de habitación, usa el ícono de Edición masiva junto al tipo de habitación o número de unidad para modificar el inventario y los precios en los rangos de fechas deseados.
- En la ventana de Edición masiva, especifica los tipos de alojamiento, el rango de fechas, los días de la semana y la cantidad de habitaciones bloqueadas.
- Haz clic en Aplicar para actualizar la cuadrícula.
- Revisa el inventario actualizado en el resumen Total bloqueado/disponible. Para un control más granular, puedes hacer clic en cualquier campo de fecha y ajustar manualmente las cantidades bloqueadas una por una.
Configurar el enrutamiento del bloque
Usa el campo Enrutamiento para definir cómo se enrutan a los folios las transacciones de las reservas creadas desde el bloque de cupo.
La regla de enrutamiento a nivel de evento funciona como la predeterminada para el evento. Si un bloque de cupo tiene su propia regla de enrutamiento, la regla a nivel de bloque tiene prioridad para las reservas creadas desde ese bloque.
Las opciones de enrutamiento disponibles incluyen:
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La configuración de la regla de enrutamiento muestra los tipos de transacción incluidos en la opción de enrutamiento seleccionada y el folio al que se enviarán dichas transacciones. Cuando uses Personalizado, selecciona los tipos de transacción específicos que deseas enrutar.
Los cambios de enrutamiento a nivel de bloque se aplican en adelante. Las transacciones registradas antes de cambiar la regla de enrutamiento conservan su asignación de folio actual. Para ajustar esas transacciones, muévelas manualmente desde el folio.
Puedes revisar las reglas de enrutamiento personalizadas activas desde la pestaña Detalles del evento. Esto te permite confirmar qué bloques de cupo tienen enrutamiento personalizado sin necesidad de abrir cada bloque individualmente.
Supervisar y gestionar el rendimiento
Una vez que el bloque de cupo está activo, el módulo Eventos proporciona visibilidad en tiempo real del rendimiento de tu grupo. Esto te permite supervisar el consumo de inventario y gestionar eficazmente el acceso de los huéspedes mediante el resumen de la tabla Bloques.
- Cuadrícula de inventario granular: Haz clic en la flecha junto al nombre del bloque para ampliar la vista diaria. Aquí puedes supervisar el rendimiento por tipo de alojamiento y ver la cantidad exacta de habitaciones bloqueadas, reservadas y disponibles para cada fecha específica en la cuadrícula del calendario.
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Resumen de rendimiento del bloque: Los encabezados de la tabla principal proporcionan una visión general del estado contractual y operativo del bloque:
- Reservadas/asignadas: Consulta en tiempo real cuántas habitaciones se han reservado del total de inventario asignado.
- Estado y calendario de liberación: Supervisa el estado actual de los protocolos de liberación del inventario, por ejemplo, Programado, En curso o Liberado, así como los períodos específicos configurados.
- Código/URL de reserva: Accede al código único y usa el ícono de copiar para obtener la URL del motor de reservas con los parámetros del grupo aplicados previamente para que los huéspedes realicen sus propias reservas.
Para conocer más detalles sobre la gestión de la configuración general del evento y la navegación por la interfaz, consulta la descripción general de la Vista integral del evento.
- Acciones del bloque: Haz clic en el menú de tres puntos para gestionar el bloque a medida que evoluciona el evento. Desde este menú, puedes seleccionar Editar bloque de cupo para actualizar los detalles, incluido el enrutamiento; Liberar fechas individuales para devolver manualmente al inventario general el cupo no reservado para días específicos; o Eliminar el bloque de cupo.
Las modificaciones de enrutamiento se aplican a las transacciones registradas después del cambio. Las transacciones ya registradas conservan su asignación de folio actual.
Además del resumen general proporcionado en la tabla Bloques, el módulo ofrece herramientas especializadas para las operaciones diarias y la coordinación de los huéspedes. Explora las secciones siguientes para saber cómo hacer seguimiento de las reservas en tiempo real y compartir enlaces de reserva directa:
Seguimiento de reservas
La pestaña Reservas proporciona una interfaz especializada con visibilidad en tiempo real de cuántas habitaciones se han reservado en comparación con el total del inventario asignado. Esta vista es esencial para supervisar el ritmo de las reservas grupales y gestionar la disponibilidad del establecimiento.
- Desglose diario: Revisa un resumen granular y específico por fecha del inventario bloqueado frente al reservado en todo el rango del evento para supervisar el ritmo de las reservas.
- Rendimiento por tipo de habitación: Supervisa la interfaz con control por cada tipo de habitación para identificar exactamente qué categorías de alojamiento se reservan con mayor frecuencia.
- Filtro de bloques: Usa el menú desplegable Bloque de cupo ubicado en la parte superior de la pestaña para cambiar rápidamente entre los distintos bloques del mismo evento. Esto te permite comparar en segundos el progreso de las reservas de diferentes segmentos, como "Ponentes VIP" y "Asistentes generales".
- Botón Liberar inventario: Usa el botón Liberar inventario para devolver manualmente las habitaciones no reservadas al inventario general para fechas específicas, sin esperar a una liberación automática.
- Botón Editar: Haz clic en Editar para modificar la configuración del cupo, por ejemplo, ajustando las cantidades bloqueadas o actualizando las tarifas si cambian las necesidades del grupo.
Compartir la URL del motor de reservas
Para simplificar el proceso de reserva para los miembros del grupo, puedes proporcionar un enlace directo que aplique automáticamente los parámetros correctos del grupo.
- Ve a la pestaña Bloques dentro de tu evento.
- Busca el bloque de cupo específico y localiza la sección URL del motor de reservas.
- Haz clic en el ícono Copiar URL.
¿Por qué usar este enlace? La URL generada incluye el código de grupo aplicado previamente. Cuando un huésped hace clic en el enlace, se le dirige directamente a tu motor de reservas con las tarifas negociadas del grupo y el inventario ya filtrados.
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