El módulo Groups and Events de Cloudbeds es un centro rediseñado y centralizado que permite a los alojamientos gestionar el negocio de grupos con mayor flexibilidad y visibilidad multipropiedad. Al separar los datos de alto nivel de la organización (Profiles) de los detalles operativos específicos del alojamiento (Events), este módulo funciona como una herramienta potente para hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.
Este producto se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado. Para participar, por favor contacta a nuestro equipo de soporte.
Requisitos previos:
- Los alojamientos deben estar suscritos al módulo Cloudbeds Groups.
Descripción general
Los allotment blocks funcionan como la capa de configuración específica del alojamiento dentro del módulo de Events. Mientras que un Profile representa la relación a nivel de organización, el Event captura la ocasión específica de la reserva y el Allotment Block gestiona los detalles granulares de inventario y tarifas.
Una característica clave de la arquitectura del módulo Groups and Events es la capacidad de que un evento admita varios allotment blocks.
Esto te permite gestionar distintos segmentos de huéspedes (p. ej., “Cortejo nupcial” vs. “Huéspedes generales”) con tarifas y reglas de facturación únicas dentro de un mismo evento.
Cómo acceder a la pestaña Blocks
- Inicia sesión en Cloudbeds PMS
- En el menú principal de navegación, haz clic en Groups and Events
- El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Events. Haz clic en el nombre hipervinculado del evento deseado para abrir la Event Holistic View.
- Asegúrate de que la pestaña Blocks esté seleccionada. Si no se han configurado allotments anteriormente para el evento, haz clic en el botón Add block para comenzar.
Crear un nuevo Allotment Block
- Iniciar el bloque: Haz clic en el botón + Allotment Block para abrir el modal de creación.
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Configurar los detalles del bloque: Completa los ajustes operativos principales para este segmento:
- Nombre y estado del bloque: Asigna un nombre descriptivo y define el estado: Lead, Tentative o Definite.
- Stay Dates y Days of Week: Define el rango de fechas. También puedes indicar si el bloque aplica solo en ciertos días (p. ej., solo fines de semana) usando las casillas de Days of Week.
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Allotment Type:
- Block: bloquea inventario específico para el grupo.
- Based on Availability: permite a los huéspedes reservar desde el inventario general del alojamiento a la tarifa del grupo para los Accommodation Types seleccionados. Esta opción continúa hasta que esos tipos de habitación ya no estén disponibles en el inventario general.
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Release Schedule: Define cómo se devuelve al inventario general el cupo no utilizado. Las opciones incluyen:
- Do Not Release Inventory
- Release all inventory for all dates simultaneously
- Release inventory day by day
- Rate: selecciona un rate plan existente o elige Custom.
Custom Rates & Restrictions: Si seleccionas Custom como Rate, aparecerá una sección de Restrictions.
- Haz clic en Add para mostrar la configuración de Restrictions.
- Una vez agregadas, puedes definir reglas específicas del grupo, como Min. LOS, Max. LOS, Cut-off (days), Last minute (days), Closed to Arrival y Closed to Departure.
- Agregar Shoulder Dates (opcional): Usa el botón Add para configurar intervalos pre-llegada y post-salida. Esto permite que los huéspedes reserven estadías extendidas a la tarifa del grupo antes o después de las fechas principales.
- Seleccionar Accommodation Types: Elige los tipos de habitación incluidos en este bloque desde el menú desplegable. Puedes incluir varios tipos dentro de un mismo bloque.
- Finalizar: Revisa la configuración y haz clic en Save para agregar el bloque al evento.
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