Preguntas frecuentes sobre Grupos y eventos

La página anterior de Grupos se está retirando. La gestión de grupos, empresas y agentes de viajes se ha trasladado al centro rediseñado de Grupos y Eventos, que permite gestionar múltiples establecimientos y ofrece informes mejorados.

La disponibilidad general (GA) está prevista para el segundo trimestre de 2026. Ten en cuenta que esta fecha puede cambiar según los resultados de la fase piloto.

No. Tus datos existentes se conservan durante la transición.

• Todos los grupos del módulo anterior se migran automáticamente como Eventos al nuevo módulo Grupos y Eventos.
• Todos los bloqueos de habitaciones (inventario asignado) existentes permanecen vinculados al evento correspondiente.
• Esto garantiza que no pierdas la configuración de tu inventario ni tus datos históricos.

Sí. Todos tus datos históricos y de reservas futuras del módulo anterior de Grupos se importan automáticamente. Para ofrecer mayor flexibilidad, el nuevo módulo organiza estos datos de una forma ligeramente diferente:

• Mapeo automático: Tu antiguo «Perfil del grupo» ahora se denomina «Evento».
• Bloqueos de habitaciones: Todos los Bloqueos de asignación existentes permanecen vinculados al evento original, por lo que no perderás la configuración de tu inventario.
• Perfiles: El nuevo módulo incorpora Perfiles estructurados (Huésped, Empresa o Agente). Estos no se crean automáticamente durante la migración, por lo que tendrás que crearlos y vincularlos a los eventos para gestionar la facturación y los informes.

Esta transición evita que tengas que volver a ingresar los datos y te permite organizar múltiples eventos bajo un mismo perfil.

No. La migración es únicamente unidireccional.

• Los datos del módulo anterior de Grupos están disponibles en el nuevo módulo Grupos y Eventos.
• Los nuevos eventos y las actualizaciones que realices en el nuevo módulo no aparecerán en el módulo anterior de Grupos.

Te recomendamos completar la transición al nuevo módulo una vez que empieces a gestionar eventos allí para garantizar la coherencia de los datos.

En algunos casos, sí.

• Los eventos y los bloqueos de habitaciones se migran automáticamente desde el módulo anterior.
• Sin embargo, el nuevo módulo incorpora Perfiles estructurados (como Empresa o Agente de viajes), que no formaban parte del módulo anterior de Grupos.
• Si necesitas estos perfiles, debes crearlos y vincularlos manualmente a los eventos para generar informes, gestionar la facturación y organizar la información.

Sí. Los perfiles ahora constituyen una fuente única de información para toda la organización. Cualquier perfil creado en un establecimiento de tu organización está visible y accesible de inmediato para todos los demás establecimientos.

Los tipos de perfil (Empresa, Agente de viajes y Grupo) son mutuamente excluyentes para garantizar la integridad de los datos. Una vez que seleccionas y guardas un tipo de perfil, no puedes cambiarlo.

Tendrás que crear un nuevo perfil con el tipo correcto.

Las reglas de facturación y enrutamiento no se configuran directamente en el Perfil. Se gestionan desde el flujo de trabajo del evento para que un mismo perfil permita aplicar diferentes esquemas de facturación en distintos eventos.

La regla de enrutamiento del evento funciona como la regla predeterminada para ese evento. Si un bloqueo de asignación tiene su propia regla de enrutamiento, esta tiene prioridad para las reservas creadas a partir de ese bloqueo.

Esto te permite utilizar un único perfil maestro, como una cuenta corporativa, sin crear perfiles duplicados para distintos escenarios de facturación.

Puedes consultar informes consolidados en Cloudbeds Insights al filtrar por Grupos y Eventos. Actualmente, hay cuatro informes específicos disponibles.

Está previsto incorporar métricas de producción más detalladas, como la tarifa media diaria (ADR) y las noches de la estancia, aunque aún no hay una fecha estimada de disponibilidad.

Sí. Para hacerlo, crea un evento (por ejemplo, «Reservas corporativas individuales»), configúralo según la disponibilidad y vincula las reservas individuales a ese evento.

Esto te permite hacer un seguimiento de la producción del segmento corporativo incluso cuando las reservas no forman parte de un bloqueo de grupo tradicional.

No. Estas opciones se configuran en el Evento, en lugar de en el perfil.

Esto ofrece mayor flexibilidad, ya que un mismo perfil (como un Agente de viajes) puede reservar múltiples eventos que requieran diferentes tarifas, comisiones o segmentos de mercado.

La regla de enrutamiento del evento es la configuración de enrutamiento predeterminada del evento. Se aplica a las reservas asociadas al evento, a menos que se configure una regla de enrutamiento más específica para un bloqueo de asignación.

Una regla de enrutamiento del bloqueo se configura para un bloqueo de asignación específico. Si un bloqueo tiene su propia regla de enrutamiento, esta tiene prioridad para las reservas creadas a partir de ese bloqueo.

Esto permite aplicar diferentes esquemas de facturación dentro de un mismo evento, como facturar un bloqueo al folio del evento y otro de una manera diferente.

Al configurar el enrutamiento de un bloqueo de asignación, las opciones disponibles incluyen:

• Igual que el evento: Aplica la regla de enrutamiento configurada para el evento.
• Solo habitación: Enruta los cargos relacionados con la habitación, incluidos la Tarifa de la habitación, los Ingresos de habitación registrados manualmente, el Cargo por No Show y los Cargos por cancelación.
• Habitación e impuestos: Enruta los cargos de la habitación y los impuestos correspondientes.
• Habitación, impuestos y tasas: Enruta los cargos de la habitación y los impuestos y las tasas correspondientes.
• Todos los cargos: Enruta todas las transacciones financieras al folio seleccionado.
• Personalizado: Te permite seleccionar tipos de transacción específicos y elegir si los impuestos y las tasas relacionados deben enrutarse al mismo folio que el cargo principal.

Los cambios en el enrutamiento del bloqueo se aplican a partir de ese momento. Las transacciones registradas antes del cambio de la regla de enrutamiento conservan su asignación actual al folio.

Para ajustar las transacciones ya registradas, muévelas manualmente desde el folio.

Sí. Al configurar una regla de enrutamiento Personalizado, puedes elegir si los impuestos y las tasas relacionados deben enrutarse al mismo folio que el cargo principal.

Esto ayuda a mantener juntas las transacciones relacionadas y reduce la necesidad de mover manualmente los impuestos o las tasas después de registrar los cargos.

Puedes revisar las reglas de enrutamiento personalizadas activas desde la pestaña Detalles del evento. Esto te ayuda a confirmar qué bloqueos de asignación tienen un enrutamiento personalizado sin tener que abrir cada bloqueo por separado.

Aún no. Actualmente, no está disponible la opción de agregar una tarjeta de crédito en el nuevo módulo para procesar un pago más adelante.

El equipo de Pagos está trabajando para incorporar esta función, y se prevé que esté disponible en algún momento del segundo trimestre de 2026.

Mientras tanto, incluso sin la pestaña de tarjetas de crédito, puedes agregar primero un pago o autorizar una tarjeta y dejarla guardada para volver a realizar un cobro más adelante.

Sí. Si el libro mayor de depósitos está habilitado para el establecimiento, los pagos marcados como depósitos aparecen en la sección Depósitos del folio del evento.

Desde la sección Depósitos, puedes aplicar un depósito, anularlo o consultar su historial. Los depósitos pueden aplicarse de forma parcial o total, y el saldo restante se actualiza automáticamente.

Los eventos con un saldo de depósito restante no pueden pasar a los estados Prospecto, Propuesta, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

Aplica, anula o reembolsa el depósito restante antes de cambiar el evento a uno de estos estados.

Las Fechas del evento representan la duración total de la reserva. En la página principal de Eventos, las fechas de inicio y fin de un evento se determinan automáticamente a partir de la fecha de inicio más temprana y la fecha de fin más tardía de los bloqueos de asignación. Ten en cuenta que el sistema no considera las fechas contiguas al calcular estos límites del evento.

Las Fechas del bloqueo, por su parte, son los intervalos específicos de estancia asignados a un segmento concreto de huéspedes (inventario asignado) dentro de ese evento. Esto te permite tener múltiples bloqueos con diferentes fechas en un mismo evento.

No. Cada importación de una lista de huéspedes se vincula a un único evento específico y a un bloqueo de asignación concreto seleccionado durante el proceso de carga.

El sistema requiere que los códigos de país sigan el formato ISO de dos letras, como US, BR o GB.

Los nombres completos de los países o los códigos de país de tres letras provocarán un error de validación durante la importación.

Depende de la versión de Lista de huéspedes que utilice actualmente tu establecimiento.

Durante la fase piloto inicial de Grupos y Eventos, la función Lista de huéspedes se centraba en validar el formato y los campos obligatorios. A partir de los comentarios de los clientes, se incorporó una versión actualizada con mejoras en la validación y los controles de inventario.

Versión anterior de Lista de huéspedes Versión actualizada de Lista de huéspedes

En la versión anterior de Lista de huéspedes, el sistema valida el formato del archivo y los campos de datos obligatorios, pero no valida la disponibilidad del inventario.

• Es posible generar sobreventas en los bloqueos de asignación si la importación supera la cantidad de habitaciones disponibles
• Se centra en la carga de archivos CSV y la validación básica del formato
• La validación durante la importación es limitada

Cómo identificar esta versión:

• La pestaña Lista de huéspedes muestra una tabla de registros de importación
• Verás un botón + Lista de huéspedes para cargar archivos
• No hay plantillas ni opciones de configuración avanzada disponibles

En la versión actualizada de Lista de huéspedes, el sistema incluye una validación inteligente del inventario para mejorar la precisión y evitar las sobreventas.

• Verifica los registros de huéspedes con respecto al inventario del bloqueo de asignación y la capacidad de las habitaciones
• Evita importar más huéspedes de los que pueden alojarse en las habitaciones disponibles
• Permite utilizar flujos de trabajo mejorados, como reservas para múltiples huéspedes y enlaces públicos

Cómo identificar esta versión:

• La pestaña Lista de huéspedes incluye subpestañas como Listas de huéspedes importadas y Plantillas
• Puedes crear y gestionar plantillas para las importaciones
• Puedes ver opciones adicionales, como Enlaces públicos y validación en la cuadrícula