Lista de habitaciones en Grupos y Eventos

Gabriela Garcia

Actualización 31 de enero de 2026 11:11

Este producto se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado. Para participar, por favor contacta a nuestro equipo de soporte.

Requisitos previos:

Las propiedades deben estar suscritas al módulo de Grupos de Cloudbeds.
El módulo se integra con el Nuevo Cajón de pagos y el Servicio de documentos fiscales; asegúrate de que estén activos para aprovechar toda la gama de funcionalidades de facturación y folios.

Descripción general

La pestaña Lista de habitaciones es un espacio de trabajo dedicado dentro del módulo de Grupos y eventos, diseñado para agilizar la asignación masiva de huéspedes a un evento. Al centralizar aquí el proceso de importación, las propiedades ya no necesitan navegar a la sección general de Utilidades para gestionar los datos del grupo, lo que proporciona un flujo de trabajo más rápido y enfocado para reservas de alto volumen.

La pestaña Lista de habitaciones funciona como un hub consolidado para toda la actividad de importación de huéspedes. En lugar de ingresar manualmente decenas de reservaciones, puedes cargar una hoja de cálculo para asignar huéspedes a bloques de cupo (allotment) existentes.

Esta herramienta está diseñada específicamente para manejar los requisitos complejos de eventos de tamaño mediano y gran escala, lo que permite una mejor organización y un registro histórico de todos los datos de huéspedes agregados a un evento.

Cómo acceder a la pestaña Lista de habitaciones

Para gestionar los perfiles de tu organización:

Inicia sesión en el PMS de Cloudbeds
En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos
Haz clic en la pestaña Lista de habitaciones en la parte superior del hub.

En esta vista, verás una lista de todas las importaciones históricas, incluido el nombre del archivo, el evento asociado, el estado de la importación y la fecha en que se realizó.

Cómo importar una lista de habitaciones

Sigue estos pasos para importar de forma masiva las asignaciones de huéspedes para un evento:

Haz clic en el botón + Lista de habitaciones para abrir la herramienta de importación
Selecciona el evento: Elige el evento específico que vas a importar desde el menú desplegable.

Revisa las pautas: Haz clic en el enlace “guidelines” para revisar consejos importantes para una carga exitosa. Esto incluye:
- Usar códigos de país ISO de 2 letras (p. ej., US, BR, GB).
- Hacer coincidir exactamente los nombres de los alojamientos tal como aparecen en el sistema.
- Usar formatos de fecha ISO (AAAA-MM-DD).
Haz clic en el botón Get CSV template para descargar el archivo de formato oficial de Cloudbeds. Nota: No modifiques los encabezados de la plantilla, ya que esto hará que la importación falle.

Configura el bloque de cupo y los detalles:
- Selecciona el bloque de cupo (obligatorio): Elige el bloque específico al que se deben asignar estas reservaciones.
- Ver detalles del bloque de cupo: Usa este menú desplegable para verificar los requisitos y la configuración específicos del bloque seleccionado antes de continuar. Esta sección muestra:
  - Intervalos: Las fechas en que el evento está activo y es elegible para estancias de huéspedes.
  - Tipos de alojamiento: Los tipos de habitación actualmente retenidos en los bloques.
  - Fuentes: Las fuentes de reserva asociadas con el evento.
  - Códigos de país: Un recordatorio de que el sistema requiere que los datos de huéspedes estén en formato ISO de 2 letras (p. ej., “US”, “BR”, “GB”) para evitar errores de validación.
Carga tu archivo: Arrastra y suelta tu archivo CSV completo en el área de carga o haz clic en Upload file para seleccionarlo desde tu dispositivo.

Revisión final e importación: El sistema mostrará una vista previa de las reservaciones que se van a importar. Revisa los datos para detectar cualquier error marcado en rojo. Si los datos son correctos, haz clic en el botón Import para completar el proceso.

Monitorea el progreso de la importación: Después de hacer clic en Import, aparecerá una notificación en la esquina inferior izquierda confirmando que se inició la “Importación de lista de habitaciones”.

Luego, el sistema comenzará a procesar el archivo y verás un estado temporal de “El análisis se completó correctamente” en la tabla de registros.

Finaliza y actualiza: Una vez que el proceso termine, el estado se actualizará a “Completado correctamente” (o “Completado con errores” si se encontraron problemas).

Puedes hacer clic en el ícono Actualizar lista de tareas en la esquina superior derecha para ver el estado más actualizado y verificar el número de reservaciones analizadas versus importadas.

Revisión y validación antes de la importación

Cloudbeds valida tu archivo automáticamente antes de que se pueda completar la importación final. Esta etapa de revisión ayuda a garantizar que tus datos estén limpios y cumplan con los requisitos del sistema.

Validación del formato de archivo: Si intentas cargar un tipo de archivo no compatible, el sistema mostrará un mensaje de error en rojo que indica “El formato del archivo no es compatible”. Asegúrate de usar la plantilla CSV proporcionada.
Consistencia de datos: El sistema verifica automáticamente que los correos electrónicos, las fechas y los códigos de país ISO de 2 letras tengan un formato válido (p. ej., “US”, “BR”).
Identificación de errores: Si se encuentran problemas, el sistema mostrará una lista de “Errores encontrados” en un recuadro rojo. Estos mensajes indican la fila y el campo específicos que deben corregirse (p. ej., “Fila 4: el apellido es obligatorio”). Debes corregir estos errores en tu archivo y volver a cargarlo antes de que el botón Import se active.

Gestión de registros de la Lista de habitaciones

Ver detalles del registro

Una vez que se inicia o completa una importación, puedes ver las reservaciones específicas incluidas en esa tarea.

Mostrar registros: En la tabla principal de la Lista de habitaciones, haz clic en el ícono Mostrar registros (lista) a la derecha de cualquier entrada.
Estado de importación: Esto abre una vista detallada que muestra el estado de cada reservación individual dentro de ese archivo (p. ej., “Importada” o “Fallida”).
Mostrar detalles: Para ver los datos sin procesar del huésped importados (como dirección, número de teléfono y códigos del bloque de cupo), haz clic en el ícono Mostrar detalles (“i”) de un registro específico. Esta información aparece en una ventana emergente para una revisión rápida.

Cómo filtrar registros

El hub de Lista de habitaciones te permite filtrar los datos históricos para localizar rápidamente tareas de importación específicas.

Filtrar por estado: Haz clic en el menú desplegable Estado para filtrar los registros por su estado actual (p. ej., Seleccionar todo, No procesado, Importado, Fallido, Error de procesamiento, etc.).
Restablecer filtros: Usa el botón Restablecer junto al filtro para borrar tu selección y volver a la lista completa.

Limitaciones importantes (fase piloto actual)

Dado que este módulo se encuentra actualmente en fase piloto, ten en cuenta las siguientes limitaciones funcionales:

Sin validación de inventario: Actualmente, el sistema no valida la disponibilidad de inventario durante el proceso de importación. Es posible sobrereservar un bloque de cupo si la lista supera las habitaciones disponibles.
Sin detección de duplicados: El sistema no verifica entradas duplicadas. Si se carga la misma lista de habitaciones dos veces, se crearán reservaciones duplicadas en el sistema.
Solo huéspedes principales: La herramienta actual solo admite la importación del huésped principal de cada reservación.
Sin edición ni eliminación: Una vez que se finaliza una tarea de lista de habitaciones, no hay opción para editar o eliminar el registro directamente desde la pestaña Lista de habitaciones. Cualquier modificación debe hacerse en los cajones de cada reservación individual.