Lista de habitaciones en Grupos y Eventos

Descripción general

La pestaña Lista de habitaciones es un espacio de trabajo dedicado dentro del módulo Grupos y eventos, diseñado para optimizar la asignación masiva de huéspedes a un evento. Al centralizar aquí el proceso de importación, los alojamientos ya no necesitan ir a la sección Utilidades general para gestionar datos de grupos, lo que proporciona un flujo de trabajo más rápido y enfocado para reservas de gran volumen.

La pestaña Lista de habitaciones actúa como un hub consolidado para toda la actividad de importación de huéspedes. En lugar de ingresar manualmente docenas de reservas, puedes subir una hoja de cálculo para asignar huéspedes a bloques de allotment existentes.

Esta herramienta está diseñada específicamente para gestionar los requisitos complejos de eventos medianos y de gran escala, lo que permite una mejor organización y un registro histórico de todos los datos de huéspedes añadidos a un evento.

Cómo acceder a la pestaña Lista de habitaciones

Para gestionar los perfiles de tu organización:

1. Inicia sesión en Cloudbeds PMS
2. En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos
3. Haz clic en la pestaña Lista de habitaciones en la parte superior del hub.
   
   En esta vista, verás una lista de todas las importaciones históricas, incluido el nombre del archivo, el evento asociado, el estado de la importación y la fecha en que se realizó.
    

Cómo importar una lista de habitaciones

Sigue estos pasos para importar de forma masiva asignaciones de huéspedes para un evento:

1. Haz clic en el botón + Lista de habitaciones para abrir la herramienta de importación

2. Selecciona el evento: elige el evento específico que vas a importar en el menú desplegable.

3. Revisa las directrices: haz clic en el enlace "directrices" para consultar consejos importantes para una carga exitosa. Esto incluye:

   • Usar códigos de país ISO de 2 letras (por ejemplo, US, BR, GB).

   • Hacer coincidir exactamente los nombres de los alojamientos tal como aparecen en el sistema.

   • Usar formatos de fecha ISO (AAAA-MM-DD).

4. Haz clic en el botón Obtener plantilla CSV para descargar el archivo de formato oficial de Cloudbeds. Nota: no modifiques los encabezados de la plantilla, ya que esto hará que la importación falle.

5. Configura el allotment y los detalles: 

   • Selecciona el bloque de allotment (obligatorio): elige el bloque específico al que deben asignarse estas reservas.

   • Ver detalles del bloque de allotment: usa este menú desplegable para verificar los requisitos y la configuración específicos del bloque seleccionado antes de continuar. Esta sección muestra:

     • Intervalos: las fechas en que el evento está activo y apto para estancias de huéspedes.

     • Tipos de alojamiento: los tipos de habitación actualmente incluidos en los bloques.

     • Fuentes: las fuentes de reserva asociadas al evento.

     • Códigos de país: un recordatorio de que el sistema requiere que los datos de los huéspedes estén en formato ISO de 2 letras (por ejemplo, "US", "BR", "GB") para evitar errores de validación.

6. Sube tu archivo: arrastra y suelta tu archivo CSV completado en el área de carga o haz clic en Subir archivo para seleccionarlo desde tu dispositivo.

7. Revisión final e importación: el sistema mostrará una vista previa de las reservas que se van a importar. Revisa los datos para detectar cualquier error marcado en rojo. Si los datos son correctos, haz clic en el botón Importar para completar el proceso.

8. Supervisa el progreso de la importación: después de hacer clic en Importar, aparecerá una notificación en la esquina inferior izquierda que confirmará que la "Importación de la lista de habitaciones se ha iniciado". 
   
   El sistema empezará entonces a procesar el archivo y verás un estado temporal de "Procesamiento completado correctamente" en la tabla de registros.

9. Finaliza y actualiza: una vez que el proceso se complete, el estado se actualizará a "Completado correctamente" (o "Completado con errores" si se encontraron problemas).
   
   Puedes hacer clic en el ícono Actualizar lista de tareas en la esquina superior derecha para ver el estado más reciente y verificar el número de reservas procesadas frente a las importadas.

Revisión y validación previas a la importación

Cloudbeds valida automáticamente tu archivo antes de que pueda completarse la importación final. Esta etapa de revisión ayuda a garantizar que tus datos estén limpios y coincidan con los requisitos del sistema.

• Validación del formato del archivo: si intentas subir un tipo de archivo no compatible, el sistema mostrará un mensaje de error en rojo que dirá "El formato del archivo no es compatible". Asegúrate de usar la plantilla CSV proporcionada.
• Consistencia de los datos: el sistema verifica automáticamente los formatos válidos en correos electrónicos, fechas y códigos de país ISO de 2 letras (por ejemplo, "US", "BR").
• Identificación de errores: si se detectan problemas, el sistema proporcionará una lista de "Errores encontrados" en un cuadro rojo. Estos mensajes señalan la fila y el campo específicos que deben corregirse (por ejemplo, "Fila 4: el apellido es obligatorio"). Debes corregir estos errores en tu archivo y volver a subirlo antes de que el botón Importar se active.

Gestionar registros de la lista de habitaciones

Ver detalles del registro

Una vez que se inicia o completa una importación, puedes ver las reservas específicas incluidas en esa tarea.

1. Mostrar registros: en la tabla principal de Lista de habitaciones, haz clic en el ícono Mostrar registros (lista) que aparece en el lado derecho de cualquier entrada.
2. Estado de importación: esto abre una vista detallada que muestra el estado de cada reserva individual dentro de ese archivo específico (por ejemplo, "Importada" o "Fallida").
3. Mostrar detalles: para ver los datos sin procesar del huésped importado (como dirección, número de teléfono y códigos del bloque de allotment), haz clic en el ícono Mostrar detalles ("i") de un registro específico. Esta información aparece en una ventana emergente para una revisión rápida.

Cómo filtrar registros

El hub de Lista de habitaciones te permite filtrar datos históricos para localizar rápidamente tareas de importación específicas.

• Filtrar por estado: haz clic en el menú desplegable Estado para filtrar registros según su estado actual (por ejemplo, Seleccionar todo, No procesado, Importado, Fallido, Procesamiento fallido, etc.).
• Restablecer filtros: usa el botón Restablecer junto al filtro para borrar tu selección y volver a la lista completa.