Cómo gestionar perfiles en Grupos y Eventos

Información general

En el módulo de Grupos y eventos, los perfiles actúan como la entidad "principal" para organizaciones de clientes, como agencias de viajes o cuentas corporativas. A diferencia de los eventos, que son capas de configuración específicas de cada alojamiento, los perfiles son comunes a toda la organización. Esto significa que un perfil creado en un alojamiento es visible y accesible de inmediato para el personal de todos los alojamientos de tu organización.

Este artículo explica cómo encontrar, editar y gestionar estos registros centralizados.

Para gestionar los perfiles de tu organización:

1. Ve al Menú principal
2. Haz clic en Grupos y eventos
3. Haz clic en la pestaña Perfiles en la parte superior del centro de gestión

1. Cómo encontrar y acceder a perfiles

La pestaña Perfiles funciona como un directorio central para todas las relaciones con clientes en toda tu organización.

• Búsqueda global: Usa la barra de búsqueda para localizar un perfil por nombre, código de grupo o ciudad.
• Filtros: Acota tu lista con los siguientes filtros:
  • Tipo: Filtra por empresa, agencia de viajes o grupo.
  • Estado: Consulta perfiles activos e inactivos (Nota: actualmente, los perfiles permanecen activos por defecto).
• Vista resumida: La tabla principal ofrece una vista rápida del código de grupo único, el tipo de perfil y si el perfil está marcado como "facturable".

2. Gestión de detalles y direcciones del perfil

Haz clic en cualquier nombre de perfil con hipervínculo para abrir el panel de gestión.

Información general

En la pestaña Detalles, puedes actualizar el nombre del perfil y asignar un tipo de perfil. Aquí encontrarás el código de grupo generado por el sistema, que es el identificador único que se utiliza para distinguir entre entidades similares.

Gestión de direcciones dobles

Los perfiles admiten dos tipos de dirección distintos para garantizar exactitud operativa y fiscal:

1. Dirección física: La ubicación real de la organización para envíos o correspondencia general.
2. Dirección de facturación (fiscal): La dirección específica requerida para las facturas legales.

Cómo editar una dirección bloqueada

Para actualizar la sección de Dirección cuando aparece en gris:

1. Ve a la sección Facturación dentro de la pestaña Detalles del perfil.
2. Desmarca la casilla Usar detalles de facturación para la dirección del perfil.
3. Una vez que los campos de la sección Dirección inferior se activen, introduce los nuevos datos de la dirección.
4. Desplázate hasta la parte inferior de la página y haz clic en Guardar.

ID externos

Usa el campo Enlace de referencia de ID externo para introducir identificadores de sistemas de terceros, como un CRM o un software de contabilidad externo, y así mantener los datos sincronizados.

3. Gestión de contactos

Los contactos se vinculan al nivel de perfil y no a eventos individuales. Esto garantiza que, si un coordinador reserva eventos en varios alojamientos, su información permanezca centralizada.

• Agregar contactos: Haz clic en la pestaña Contactos y selecciona + Contacto.
• Funciones: Asigna funciones específicas como Coordinador de reservas, Gerente de cuenta o Firmante autorizado para agilizar la comunicación con el alojamiento.
• Contacto principal: Designa un contacto principal para el perfil a fin de dejar claro cuál es el punto de contacto principal.

El sistema te permite almacenar varios métodos de contacto para una misma persona. Al hacer clic en los botones + Correo electrónico o + Teléfono, puedes añadir varias entradas para un mismo registro de contacto.

El contacto principal es la persona designada como punto de contacto principal del perfil y aparecerá destacado en la vista resumida del lado izquierdo del panel de gestión.

Para establecer un contacto como principal:

1. Ve a la pestaña Contactos.
2. Ubica el contacto y haz clic en el menú Acciones (tres puntos) en el extremo derecho; luego selecciona Editar.
3. En el panel Información de contacto, marca la casilla Establecer como contacto principal.
4. Haz clic en Guardar.
5. El contacto mostrará ahora una etiqueta de Contacto principal en la lista y sus datos aparecerán en el panel de resumen izquierdo del perfil.

4. Mapa de relaciones (visión integral)

Debido a que los perfiles abarcan toda la organización, ofrecen una vista integral y poderosa de las relaciones con ese cliente en todos los alojamientos.

• Eventos asociados: La pestaña Eventos dentro de un perfil muestra todos los eventos vinculados a esa organización en todos los alojamientos de tu marca. Enumera el nombre del alojamiento, las fechas del evento y el estado (por ejemplo, Confirmado).

• Notas globales: La pestaña Notas ofrece un espacio para información crítica a nivel de toda la organización. Estas notas se comparten entre todos los alojamientos para garantizar que el personal tenga un contexto uniforme sobre un cliente.
  
  Acciones clave disponibles en la pestaña Notas:
   
  • Vista de activas y archivadas: Usa el menú desplegable para alternar entre Notas activas y Notas archivadas y mantener tu vista organizada.
  • Agregar/editar notas: Simplemente haz clic en el campo de texto para empezar a escribir tu actualización (por ejemplo, "Cuenta corporativa VIP: la cuenta maestra es de facturación directa; firmantes autorizados: Jane Doe y John Smith.").
  • Guardar cambios: Después de introducir tu nota, haz clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

• Documentos del perfil: La pestaña Documentos del perfil te permite centralizar contratos, formularios fiscales o acuerdos para que sean accesibles desde todos los alojamientos de tu marca.
  
  Cómo cargar documentos:
   
  1. Haz clic en el botón Documento en la esquina superior derecha de la pestaña y aparecerá una ventana de Cargar archivos.
  2. Arrastra y suelta tus archivos en el cuadro azul o haz clic en "explorar archivos locales" para seleccionar documentos desde tu computadora.
  3. Una vez que la carga se complete, puedes hacer clic en Listo para volver a la lista de documentos. 
  4. Haz clic en el documento para ver el archivo.

5. Gestión de facturación y cuentas por cobrar a nivel de cuenta

Los perfiles sirven como base para la contabilidad centralizada dentro del módulo de Grupos.

• Documentación fiscal: En la pestaña Documentos fiscales puedes ver todas las facturas emitidas para este perfil en distintos alojamientos y eventos.
• Vinculación de cuentas por cobrar: Los perfiles pueden vincularse a un libro mayor específico de cuentas por cobrar (AR), lo que te permite hacer seguimiento del saldo pendiente total de ese cliente en todos los alojamientos.
• Requisitos previos de facturación: Para emitir una factura fiscal, asegúrate de que el nombre legal, el ID fiscal y el correo electrónico de facturación estén completos en los detalles del perfil.

6. Prácticas recomendadas para duplicados y desactivación

1. Gestión de duplicados: El sistema permite perfiles con nombres duplicados, lo cual es útil al gestionar distintas sucursales u oficinas de la misma agencia.
2. Identificación única: Dado que los nombres pueden ser idénticos, verifica siempre el código de grupo generado por el sistema para asegurarte de vincular el perfil correcto a tu evento.
3. Gestión: Actualmente, los perfiles no pueden eliminarse ni desactivarse para proteger la integridad financiera histórica; sin embargo, puedes usar el menú Acciones para editar los detalles del perfil.