Cómo gestionar perfiles en Grupos y Eventos

Resumen

En el módulo Grupos y eventos, los perfiles funcionan como la entidad “principal” para organizaciones cliente, como agencias de viajes o cuentas corporativas. A diferencia de los eventos, que son capas de configuración específicas de la propiedad, los perfiles son a nivel de toda la organización. Esto significa que un perfil creado en una propiedad es visible y accesible de inmediato para el personal de todas las propiedades de tu organización.

Este artículo explica cómo buscar, editar y gestionar estos registros centralizados.

Para gestionar los perfiles de tu organización:

1. Ve al Menú principal
2. Haz clic en Grupos y eventos
3. Haz clic en la pestaña Perfiles en la parte superior del centro

1. Buscar y acceder a perfiles

La pestaña Perfiles funciona como un directorio central de todas las relaciones con clientes en toda tu organización.

• Búsqueda global: usa la barra de búsqueda para localizar un perfil por nombre, código de grupo o ciudad.
• Filtrado: limita la lista usando los siguientes filtros:
  • Tipo: filtra por empresa, agente de viajes o grupo.
  • Estado: consulta perfiles activos vs. inactivos. Nota: actualmente, los perfiles permanecen activos de forma predeterminada.
• Vista de resumen: la tabla principal ofrece una vista rápida del código de grupo único, el tipo de perfil y si el perfil está marcado como “facturable”.

2. Gestionar detalles y direcciones del perfil

Haz clic en cualquier nombre de perfil con hipervínculo para abrir el conjunto de herramientas de gestión.

Información general

En la pestaña Detalles, puedes actualizar el nombre del perfil y asignar un tipo de perfil. Aquí encontrarás el código de grupo generado por el sistema, que es el identificador único usado para distinguir entre entidades similares.

Gestión de doble dirección

Los perfiles admiten dos tipos de dirección diferentes para garantizar precisión operativa y fiscal:

1. Dirección física: la ubicación real de la organización para envíos o correspondencia general.
2. Dirección de facturación fiscal: la dirección específica requerida para facturas legales.

Cómo editar una dirección bloqueada

Para actualizar la sección Dirección cuando aparece en gris:

1. Ve a la sección Facturación dentro de la pestaña Detalles del perfil.
2. Desmarca la casilla llamada Usar detalles de facturación para la dirección del perfil.
3. Una vez que los campos de la sección Dirección inferior se activen, ingresa los nuevos detalles de dirección.
4. Desplázate hasta la parte inferior de la página y haz clic en Guardar.

ID externos

Usa el campo Enlace de referencia de ID externo para ingresar identificadores de sistemas de terceros, como un CRM o software de contabilidad externo, y mantener los datos sincronizados.

3. Gestión de contactos

Los contactos se adjuntan a nivel de perfil, en lugar de a eventos individuales. Esto garantiza que, si un coordinador reserva eventos en varias propiedades, su información permanezca centralizada.

• Agregar contactos: haz clic en la pestaña Contactos y selecciona + Contacto.
• Roles funcionales: asigna roles específicos como Coordinador de reservas, Administrador de cuenta o Firmante autorizado para optimizar la comunicación con la propiedad.
• Contacto principal: designa un contacto principal para el perfil a fin de aclarar el punto de contacto principal.

El sistema te permite almacenar varios métodos de contacto para una sola persona. Al hacer clic en los botones + Correo electrónico o + Teléfono, puedes agregar varias entradas para un mismo registro de contacto.

El contacto principal es la persona designada como el punto de contacto principal del perfil y aparecerá en la vista de resumen del lado izquierdo del conjunto de herramientas de gestión.

Para establecer un contacto como principal:

1. Ve a la pestaña Contactos.
2. Ubica el contacto y haz clic en el menú Acciones (tres puntos) en el extremo derecho. Luego selecciona Editar.
3. En el panel Información de contacto, marca la casilla llamada Establecer como contacto principal.
4. Haz clic en Guardar.
5. El contacto ahora mostrará una etiqueta de Contacto principal en la lista y sus datos aparecerán en el panel de resumen izquierdo del perfil.

4. Mapeo de relaciones: Vista integral

Debido a que los perfiles abarcan toda la organización, proporcionan una vista integral de tu relación con ese cliente en las propiedades a las que tu usuario tiene permiso de acceso.

• Eventos asociados: la pestaña Eventos dentro de un perfil muestra los eventos vinculados a esa organización en toda la organización, según las propiedades a las que el usuario tiene permiso de acceso. Enumera el nombre de la propiedad, las fechas del evento y el estado, por ejemplo, Definido.

• Notas globales: la pestaña Notas proporciona un espacio para información crítica a nivel de toda la organización. Estas notas se comparten en todas las propiedades para garantizar que el personal tenga un contexto uniforme sobre un cliente.
  
  Acciones clave disponibles en la pestaña Notas:
   
  • Vista de activas vs. archivadas: usa el menú desplegable para alternar entre Notas activas y Notas archivadas y mantener la vista organizada.
  • Agregar/editar notas: simplemente haz clic en el campo de texto para comenzar a escribir tu actualización, por ejemplo: "Cuenta corporativa VIP: la cuenta maestra es de facturación directa; firmantes autorizados: Jane Doe y John Smith".
  • Guardar cambios: después de ingresar tu nota, haz clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

• Documentos del perfil: la pestaña Documentos del perfil te permite centralizar contratos, formularios fiscales o acuerdos para que sean accesibles para todas las propiedades de tu marca.
  
  Cómo cargar documentos:
   
  1. Haz clic en el botón Documento en la esquina superior derecha de la pestaña, y aparecerá una ventana para cargar archivos.
  2. Arrastra y suelta tus archivos en el cuadro azul o haz clic en "explorar archivos locales" para seleccionar documentos desde tu computadora.
  3. Una vez que se complete la carga, puedes hacer clic en Listo para volver a la lista de documentos. 
  4. Haz clic en el documento para ver el archivo.

5. Gestionar la facturación y las cuentas por cobrar a nivel de cuenta

Los perfiles funcionan como la base de la contabilidad centralizada dentro del módulo Grupos.

• Documentación fiscal: en la pestaña Documentos fiscales, puedes ver todas las facturas emitidas a este perfil en distintas propiedades y eventos.
• Vincular cuentas por cobrar: los perfiles pueden vincularse a un libro mayor específico de cuentas por cobrar, lo que te permite hacer seguimiento al total de saldos pendientes de ese cliente en todas las propiedades.
• Requisitos previos de facturación: para emitir una factura fiscal, asegúrate de completar el nombre legal, la identificación fiscal y el correo electrónico de facturación en los detalles del perfil.

6. Mejores prácticas para duplicados y desactivación

1. Gestionar duplicados: el sistema permite perfiles con nombres duplicados, lo cual resulta útil al gestionar diferentes sucursales u oficinas de la misma agencia.
2. Identificación única: debido a que los nombres pueden ser idénticos, verifica siempre el código de grupo generado por el sistema para asegurarte de vincular el perfil correcto a tu evento.
3. Gestión: actualmente, los perfiles no se pueden eliminar ni desactivar para proteger la integridad financiera histórica. Sin embargo, puedes usar el menú Acciones para editar los detalles del perfil.