Descripción general de la vista integral del evento

La pestaña Bloques es la herramienta principal para gestionar el inventario de habitaciones asignado a un evento específico. Cada evento puede admitir varios bloques de cupo, lo que te permite definir diferentes rangos de fechas, varios tipos de habitación y calendarios de liberación únicos para distintos segmentos de huéspedes dentro de la misma ocasión de reserva.

Desde este espacio de trabajo, puedes realizar varias tareas clave de gestión:

1. Crear nuevos bloques de cupo: haz clic en el botón azul + Bloque de cupo para abrir un panel de configuración dedicado. Esto te permite definir nuevos intervalos de estadía, seleccionar planes de tarifas, incluidas tarifas personalizadas solo para eventos, y establecer el estado del bloque para gestionar cómo se retiene el inventario.
2. Supervisión en vista de lista: la tabla de resumen de Bloques proporciona una visión general en tiempo real de la fecha de inicio y finalización, plan de tarifas, tipo de cupo y estado actual de habitaciones reservadas/asignadas de cada bloque.
3. Liberación granular de inventario: usa las columnas Estado de liberación y Calendario de liberación para hacer seguimiento a tu estrategia de inventario. A diferencia de las reglas anteriores de "todo o nada", puedes liberar inventario solo para fechas específicas, ya sea de forma manual o mediante un calendario automatizado, sin afectar el resto del bloque.
4. Acciones de gestión: al hacer clic en los puntos suspensivos verticales (tres puntos) de un bloque específico, puedes acceder a opciones para editar el bloque de cupo, liberar todo el inventario, liberar fechas individuales o eliminar el bloque por completo.
5. Herramientas de reserva directa: cada bloque genera un código/URL de reserva único que se puede copiar con un clic para compartirlo con los huéspedes y facilitar la reserva de autoservicio a través de tu motor de reservas.

La pestaña Reservas proporciona un espacio de trabajo consolidado para gestionar cada estadía individual de huéspedes asociada con el evento. Funciona como el área operativa principal para asignar nombres de huéspedes a tus bloques de cupo y supervisar el estado actual de cada reserva dentro del grupo.

Desde este espacio de trabajo, puedes gestionar asignaciones de habitaciones usando varias herramientas clave:

1. Lista de reservas consolidada: esta tabla proporciona una visión general de alto nivel de todos los huéspedes vinculados al evento, y muestra detalles esenciales como números de habitación, fechas de estadía, fuentes de reserva y precios totales individuales. Esto permite al personal supervisar el progreso del check-in del grupo y verificar la información de los huéspedes de un vistazo.
2. Importar lista de habitaciones: haz clic en este botón para acceder a la herramienta específica + Importar lista de habitaciones. Esta función está diseñada para reemplazar el ingreso manual tradicional al permitir la carga masiva de asignaciones de huéspedes mediante CSV. Para garantizar la integridad de los datos, el sistema valida automáticamente formatos de correo electrónico, intervalos de fechas y tipos de habitación con tus bloques de cupo antes de completar la importación.
3. Menú desplegable Agregar reserva: este menú te permite agregar una nueva reserva manualmente directamente en el evento o vincular una reserva existente de la propiedad a la ocasión de grupo. La vinculación te permite incorporar reservas de huéspedes que podrían haberse realizado de forma independiente del bloque, lo que garantiza que sus ingresos se atribuyan correctamente al evento.

La pestaña Folios es el centro financiero del evento, y proporciona un espacio de trabajo maestro para gestionar todos los cargos, pagos, depósitos y reglas de facturación. A diferencia de las reservas individuales, el folio del evento permite a las propiedades consolidar transacciones de habitaciones, espacios para eventos y productos adicionales en una sola entidad de facturación.

Desde este espacio de trabajo, puedes gestionar las siguientes áreas clave:

1. Selección y creación de folios: cambia entre varios folios o usa la opción Agregar nuevo folio para crear cuentas de facturación separadas para diferentes tipos de transacciones, como separar los cargos de habitación de los servicios adicionales.
2. Menú Agregar al folio: registra entradas manuales directamente en la cuenta del evento, incluidos pagos, productos, impuestos/cargos y ajustes operativos específicos como reembolsos, cargos por cancelación o cargos por no presentación.
3. Filtrado y agrupación avanzados: organiza la lista de transacciones por fecha de transacción, fecha de servicio o reserva para simplificar las auditorías. También puedes usar el panel de filtros para buscar por nombre de huésped, número de habitación o estado específico de la transacción (registrada vs. pendiente).
4. Puntos suspensivos de acciones (herramientas de gestión): accede a controles de alto nivel para mover transacciones entre folios, enviar facturas por correo electrónico a clientes o imprimir el folio en varios idiomas, con opciones para una vista de "solo importe".
5. Reglas de enrutamiento y cargos pendientes: revisa los cargos que se mueven a la cuenta maestra del grupo según tus Reglas de enrutamiento flexibles (por ejemplo, enrutar a la cuenta maestra, pagar por cuenta propia o enrutamiento selectivo). También puedes deshacer manualmente el movimiento a la cuenta del grupo para partidas individuales si es necesario ajustar la facturación del huésped.
6. Depósitos: los pagos marcados como depósitos se almacenan en una sección dedicada de Depósitos dentro del folio del evento. Usa esta sección para revisar el importe del depósito, el importe consumido, el importe reembolsado y el saldo restante.
7. Cuentas por cobrar: consulta las cuentas por cobrar vinculadas a nivel de toda la organización y usa la función de un clic Transferir saldo del folio para mover importes pendientes a los registros de cuentas por cobrar de tu propiedad. 
8. Resumen y selector de moneda: consulta el desglose financiero del folio del evento, incluidos el subtotal, impuestos y cargos, total general, pagos, transferencias y el saldo adeudado actual. Usa el selector de moneda para cambiar los importes del folio que se muestran a otra moneda disponible, lo cual está disponible solo cuando hay varias monedas configuradas para la propiedad.

Cómo gestionar depósitos en Eventos

Para gestionar un depósito de evento, expande la sección Depósitos, haz clic en el menú de tres puntos junto a la transacción de depósito y selecciona la acción necesaria: Consumir, Anular o Ver historial del depósito.

Al consumir un depósito, ingresa el importe que quieres aplicar y haz clic en Consumir. Los depósitos pueden consumirse de forma parcial o total, y el saldo restante se actualiza automáticamente.

La pestaña Documentos fiscales funciona como el centro centralizado para generar, gestionar y hacer seguimiento a todos los registros financieros legalmente conformes específicamente para el evento. Este espacio de trabajo está diseñado para gestionar los requisitos profesionales de facturación e informes que suelen solicitar clientes corporativos y coordinadores de grupos, garantizando que todos los registros cumplan con los estándares fiscales regionales.

Al integrarse con el Servicio de documentos fiscales de Cloudbeds, esta pestaña te permite gestionar todo el ciclo de vida de una factura, desde estimaciones pro forma iniciales hasta documentos finales conformes con requisitos fiscales, mientras mantiene un vínculo directo con los registros de cuentas por cobrar de tu propiedad. Admite operaciones comerciales internacionales al permitir generar documentos en varios idiomas y garantiza que los datos obligatorios, como identificaciones fiscales y nombres legales, se atribuyan correctamente a la organización.

Las herramientas clave de gestión dentro de esta pestaña incluyen:

1. Búsqueda y filtrado granular: localiza rápidamente registros financieros específicos usando la barra de búsqueda dedicada o aplicando diversos filtros. Puedes refinar la vista por tipo de documento (facturas, pro formas o notas de crédito), fecha de creación, importe, saldo o fecha de vencimiento.
2. Seguimiento completo de estados: supervisa la etapa exacta de cada documento dentro del flujo de trabajo de tu organización. El sistema hace seguimiento a una amplia variedad de estados, incluidos Abierto, Pagado, En proceso, Fallido, Anulado y Acción requerida, lo que proporciona visibilidad completa sobre las cuentas por cobrar del evento.
3. Menú de acciones avanzadas: al hacer clic en los puntos suspensivos verticales de un registro, puedes ver los detalles del documento, enviarlo por correo electrónico, descargar una copia en PDF o realizar ajustes como anular y emitir nota de crédito. También puedes revisar el historial de cambios de cualquier documento para mantener un registro de auditoría claro de todas las modificaciones financieras.

La pestaña Producción proporciona una interfaz granular en tiempo real para supervisar el rendimiento del inventario y hacer seguimiento a qué tan eficazmente se están utilizando tus bloques asignados. Este espacio de trabajo te permite comparar tu negocio previsto con las reservas reales de huéspedes día por día y por tipo de habitación.

Desde esta vista, puedes gestionar tu estrategia de inventario usando varias herramientas clave:

1. Selector de bloque de cupo: cambia fácilmente entre diferentes bloques dentro del mismo evento para revisar segmentos específicos, como "Grupo de boda" frente a "Habitaciones generales para huéspedes".
2. Métricas de rendimiento granulares: la tabla muestra un desglose diario de tus habitaciones reservadas vs. bloqueadas. Esto te permite identificar fechas específicas en las que el grupo puede estar por debajo del rendimiento esperado o en las que podrían necesitarse habitaciones adicionales.
3. Indicadores de estado en tiempo real: identifica rápidamente el Calendario de liberación y el estado actual de cada bloque directamente desde la cuadrícula de producción. Puedes ver de un vistazo si el inventario está programado para volver a la disponibilidad general y a qué hora.
4. Controles de liberación de inventario: usa el menú desplegable dedicado para liberar todo el inventario de un bloque o liberar fechas individuales. Esta capacidad de "liberación selectiva" garantiza que puedas optimizar la ocupación de la propiedad devolviendo habitaciones no utilizadas solo para fechas específicas, en lugar de liberar todo el intervalo del bloque.
5. Accesos directos de configuración del bloque: usa el botón Editar para ir directamente a la configuración del bloque y ajustar fechas de estadía, fechas adicionales, o modificar tipos de cupo y tarifas según el ritmo actual de producción.

La pestaña Detalles del evento es donde puedes ver y editar la configuración principal de un evento existente después de que se haya creado. Aunque los eventos se configuran inicialmente desde el centro de Eventos, esta pestaña te permite actualizar la configuración operativa y financiera del evento durante todo su ciclo de vida.

Desde esta pestaña, puedes:

• Editar información clave del evento, como el nombre del evento, la fuente y el segmento, para mantener registros precisos para informes y seguimiento de ventas.
• Confirmar o actualizar el perfil asociado, asegurando que el evento permanezca correctamente vinculado a la empresa, agente de viajes o grupo correspondiente.
• Ajustar el comportamiento de enrutamiento, incluido si los cargos se enrutan al folio del grupo, lo que admite diferentes escenarios de facturación por evento.
• Gestionar los tipos de transacción aceptados, definiendo qué métodos de pago se permiten para esta reserva específica.
• Aplicar o cambiar la configuración del folio, controlando cómo se agrupan, enrutan y muestran los cargos en los documentos financieros relacionados con el evento.

En general, la pestaña Detalles del evento funciona como el centro de control de la configuración a nivel de evento, lo que permite a las propiedades ajustar detalles de facturación, enrutamiento y clasificación sin volver a crear el evento ni afectar el perfil subyacente.

La pestaña Notas proporciona un registro de comunicación centralizado para todo lo relacionado con el evento. Reúne notas creadas en diferentes niveles (evento, perfil, reservas y huéspedes) para que los equipos puedan acceder rápidamente al contexto importante sin tener que navegar por varios registros.

Funciona como una fuente compartida de información para la comunicación interna, lo que reduce el riesgo de pasar por alto detalles y garantiza la continuidad entre departamentos durante todo el ciclo de vida del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Filtro de estado de notas: usa este filtro para controlar qué notas se muestran (por ejemplo, Notas activas), lo que te ayuda a enfocarte solo en información relevante o actual.
2. Indicador Aplicado a: muestra si las notas están aplicadas al evento o al perfil asociado, lo que permite a los equipos distinguir rápidamente entre instrucciones específicas del evento y notas más generales a nivel de cuenta.
3. Lista de notas consolidada: muestra notas creadas en diferentes niveles, incluido el evento, el perfil vinculado y las reservas o huéspedes individuales. Cada nota identifica claramente su origen e incluye el contenido de la nota para facilitar la consulta.
4. Imprimir notas: usa el ícono de impresión para generar una vista imprimible de las notas, lo cual puede ser útil para reuniones operativas o consultas sin conexión durante la ejecución del evento.
5. Agregar nueva nota: haz clic en + Nota para crear una nueva nota interna directamente en el evento. Las notas se pueden usar para registrar instrucciones de facturación, preferencias del cliente, recordatorios operativos o seguimientos internos.
6. Menú de más acciones: usa el menú de puntos suspensivos en notas individuales para acceder a opciones adicionales de gestión, como editar o actualizar entradas existentes.

La pestaña Documentos de perfil y evento proporciona un espacio de trabajo centralizado para almacenar y acceder a documentos relacionados tanto con el evento como con su perfil asociado. Al consolidar archivos contractuales y operativos en una sola ubicación, funciona como una fuente única de información para la documentación del evento, lo que garantiza que los equipos de ventas, operaciones y finanzas trabajen siempre con los archivos más actuales y relevantes durante todo el ciclo de vida del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Agregar documentos: usa el botón Documento para cargar archivos relacionados con el evento o el perfil asociado, como contratos, acuerdos, BEO, hojas de tarifas o documentación de respaldo.
2. Ver y descargar documentos: explora la lista de documentos cargados y usa el campo de búsqueda para localizar rápidamente archivos por nombre. Haz clic en un documento para descargarlo y consultarlo sin conexión o compartirlo.
3. Eliminar documentos: usa el ícono de eliminación junto a un archivo para eliminar documentación que ya no sea relevante o que se haya agregado por error.