Descripción general de la vista integral del evento

La pestaña Bloques es la herramienta principal para gestionar el inventario de habitaciones asignado a un evento específico. Cada evento puede admitir múltiples bloques de cupo, lo que te permite definir distintos rangos de fechas, varios tipos de habitación y calendarios de liberación únicos para diferentes segmentos de huéspedes dentro de la misma ocasión.

Desde este espacio de trabajo, puedes realizar varias tareas clave:

1. Crear nuevos bloques de cupo: Haz clic en el botón azul + Bloque de cupo para abrir un panel de configuración dedicado. Esto te permite definir nuevos intervalos de estadía, seleccionar planes de tarifa (incluidas tarifas personalizadas solo para el evento) y establecer el estado del bloque para controlar cómo se retiene el inventario.
2. Monitoreo en vista de lista: La tabla resumen de Bloques ofrece una vista en tiempo real de la fecha de inicio y fin, el plan de tarifa, el tipo de cupo y el estado actual Reservadas/Asignadas para cada bloque.
3. Liberación granular de inventario: Usa las columnas Estado de liberación y Calendario de liberación para hacer seguimiento de tu estrategia. A diferencia de reglas heredadas de “todo o nada”, puedes liberar inventario solo para fechas específicas, ya sea manualmente o mediante un calendario automático, sin afectar el resto del bloque.
4. Acciones de gestión: Al hacer clic en los tres puntos verticales (⋮) de un bloque específico, puedes acceder a opciones para Editar bloque de cupo, liberar todo el inventario, liberar fechas individuales o Eliminar el bloque por completo.
5. Herramientas de reserva directa: Cada bloque genera un código/URL de reserva único que puedes copiar con un clic para compartir con los huéspedes y facilitar la reserva de autoservicio desde tu motor de reservas.

La pestaña Reservas ofrece un espacio consolidado para gestionar cada estadía individual asociada al evento. Es el área operativa principal para asignar nombres de huéspedes a tus bloques de cupo y monitorear el estado actual de cada reserva dentro del grupo.

Desde este espacio, puedes gestionar asignaciones con varias herramientas clave:

1. Lista consolidada de reservas: Esta tabla brinda una vista general de los huéspedes vinculados al evento y muestra datos esenciales como números de habitación, fechas de estadía, fuentes de reserva y totales individuales. Esto permite monitorear el progreso del check-in del grupo y verificar información a simple vista.
2. Importar lista de alojamiento: Haz clic en este botón para acceder a la herramienta + Importar lista de alojamiento. Esta función reemplaza la carga manual, ya que permite subir asignaciones de huéspedes en lote mediante CSV. Para garantizar la integridad de los datos, el sistema valida automáticamente formatos de correo electrónico, intervalos de fechas y tipos de habitación contra tus bloques de cupo antes de completar la importación.
3. Menú Agregar reserva: Este menú te permite agregar una nueva reserva directamente al evento o vincular una reserva existente de la propiedad a la ocasión del grupo. La vinculación permite incluir reservas hechas fuera del bloque, asegurando que los ingresos se atribuyan correctamente al evento.

La pestaña Folios es el centro financiero del evento y ofrece un espacio principal para gestionar cargos, pagos y reglas de facturación. A diferencia de las reservas individuales, el folio del evento permite consolidar transacciones de habitaciones, espacios para eventos y productos adicionales en una sola entidad de cobro.

Desde este espacio, puedes gestionar estas áreas clave:

1. Selección y creación de folios: Cambia entre varios folios o usa la opción Agregar nuevo folio para crear cuentas de facturación separadas según el tipo de transacción, como separar cargos de habitación de servicios incidentales.
2. Menú Agregar al folio: Registra entradas manuales directamente en la cuenta del evento, incluidas Pagos, Productos, Impuestos/cargos y ajustes operativos como Reembolsos, cargos por cancelación o cargos por no presentarse.
3. Filtrado y agrupación avanzados: Organiza la lista de transacciones por fecha de la transacción, fecha del servicio o reserva para facilitar auditorías. También puedes usar el panel de Filtros para buscar por nombre del huésped, número de habitación o estado de la transacción (Registrada vs. Pendiente).
4. Menú de acciones (herramientas de gestión): Accede a controles de alto nivel para mover transacciones entre folios, enviar facturas por correo electrónico o imprimir el folio en varios idiomas, con opciones de vista de “solo importes”.
5. Cuentas por cobrar y resumen: Consulta cuentas de CxC vinculadas a nivel organización y usa la función transferir el saldo del folio para mover importes pendientes a los registros de cuentas por cobrar. Esta sección también ofrece una vista en tiempo real del total general y el saldo pendiente.
6. Reglas de ruteo y cargos pendientes: Revisa los cargos que se mueven a la cuenta maestra del grupo según tus reglas de ruteo flexible (p. ej., enviar a maestro, pagar propio o ruteo selectivo). También puedes deshacer el movimiento a la cuenta del grupo para partidas individuales si necesitas ajustar la facturación.

La pestaña Documentos fiscales funciona como el centro para generar, gestionar y hacer seguimiento de todos los registros financieros legalmente conformes del evento. Este espacio está diseñado para cubrir requisitos de facturación y reportes profesionales que suelen solicitar clientes corporativos y coordinadores de grupos, garantizando el cumplimiento de estándares fiscales regionales.

Al integrarse con el Servicio de documentos fiscales de Cloudbeds, esta pestaña permite gestionar todo el ciclo de vida de una factura—desde estimaciones proforma hasta documentos finales con validez fiscal—y mantener un vínculo directo con los registros de Cuentas por cobrar. También admite documentos en varios idiomas y garantiza que datos obligatorios como NIT/Tax ID y razón social queden correctamente asignados.

Las herramientas clave incluyen:

1. Búsqueda y filtros granulares: Localiza registros rápidamente con la barra de búsqueda o filtros por tipo de documento (facturas, proformas o notas de crédito), fecha de creación, importe, saldo o fecha de vencimiento.
2. Seguimiento de estado: Monitorea el estado exacto de cada documento, incluyendo Abierto, Pagado, En proceso, Fallido, Anulado y Acción requerida, lo que brinda visibilidad completa de las cuentas por cobrar del evento.
3. Menú de acciones avanzadas: Desde los tres puntos verticales puedes ver el detalle, enviar por correo, descargar un PDF o realizar ajustes como anular y emitir nota de crédito. También puedes revisar el historial de cambios para mantener una auditoría clara.

La pestaña Pickup ofrece una interfaz granular en tiempo real para monitorear el desempeño del inventario y medir qué tan bien se están utilizando los bloques de cupo. Te permite comparar lo proyectado frente al pickup real, día por día y por tipo de habitación.

Desde esta vista, puedes gestionar tu estrategia con herramientas clave:

1. Selector de bloque de cupo: Cambia fácilmente entre bloques del mismo evento para revisar segmentos específicos.
2. Métricas de desempeño: La tabla muestra un desglose diario de habitaciones Reservadas vs. Bloqueadas, lo que ayuda a identificar fechas con bajo rendimiento o necesidad de más habitaciones.
3. Indicadores de estado en tiempo real: Identifica rápidamente el calendario de liberación y el estado actual del bloque.
4. Controles para liberar inventario: Usa el menú para liberar todo el inventario o liberar fechas individuales, optimizando ocupación sin liberar todo el intervalo.
5. Atajos de configuración: Usa Editar para ajustar fechas de estadía, fechas shoulder o modificar tipos de cupo y tarifas.

La pestaña Detalles del evento es donde puedes ver y editar la configuración principal de un evento existente. Aunque los eventos se crean inicialmente desde el hub de Eventos, esta pestaña te permite actualizar la configuración operativa y financiera durante todo el ciclo de vida.

Desde esta pestaña, puedes:

• Editar información clave del evento, como el nombre, la fuente y el segmento.
• Confirmar o actualizar el perfil asociado, manteniendo el evento vinculado a la empresa, agencia o grupo correspondiente.
• Ajustar el comportamiento de ruteo, incluyendo si los cargos se rutean al folio del grupo.
• Gestionar los tipos de transacciones aceptadas, definiendo qué métodos de pago se permiten.
• Aplicar o cambiar la configuración del folio, controlando cómo se agrupan, rutean y muestran los cargos en los documentos financieros.

En general, la pestaña Detalles del evento funciona como el centro de control de la configuración a nivel de evento, permitiendo ajustar facturación, ruteo y clasificación sin recrear el evento ni afectar el perfil subyacente.

La pestaña Notas proporciona un registro centralizado de comunicación para todo lo relacionado con el evento. Agrupa notas creadas en distintos niveles (evento, perfil, reservas y huéspedes) para que los equipos accedan rápidamente a contexto importante sin navegar entre múltiples registros.

Funciona como una fuente de verdad compartida para la comunicación interna, reduciendo el riesgo de perder detalles y asegurando continuidad entre áreas durante todo el ciclo de vida del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Filtro por estado de notas: Controla qué notas se muestran (por ejemplo, Notas activas).
2. Indicador “Aplicado a”: Muestra si las notas aplican al Evento o al Perfil.
3. Lista consolidada de notas: Reúne notas del Evento, el Perfil vinculado y Reservas o huéspedes, indicando claramente su origen.
4. Imprimir notas: Usa el ícono de impresión para generar una vista imprimible.
5. Agregar una nota: Haz clic en + Nota para crear una nota interna en el evento.
6. Menú de más acciones: Usa el menú de tres puntos para administrar notas individuales (por ejemplo, editar o actualizar).

La pestaña Documentos del perfil y del evento ofrece un espacio centralizado para almacenar y acceder a documentos vinculados tanto al evento como al perfil asociado. Al consolidar archivos contractuales y operativos en un solo lugar, funciona como una fuente única de verdad para la documentación del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Agregar documentos: Usa el botón Documento para subir archivos relacionados con el evento o el perfil, como contratos, acuerdos, BEO, tarifas o documentación de soporte.
2. Ver y descargar documentos: Explora la lista y usa el buscador para localizar archivos por nombre. Haz clic para descargar.
3. Eliminar documentos: Usa el ícono de eliminar junto a un archivo para quitar documentación que ya no aplique o se haya agregado por error.