Descripción general de la vista integral del evento

La pestaña Bloques es la herramienta principal para gestionar el inventario de habitaciones asignado a un evento específico. Cada evento admite varios bloqueos de asignación, lo que te permite definir diferentes intervalos de fechas, tipos de habitación, programas de liberación, tarifas y reglas de ruteo para distintos segmentos de huéspedes dentro del mismo evento.

Desde este espacio de trabajo, puedes realizar varias tareas clave de gestión:

1. Crear nuevos bloqueos de asignación: Haz clic en el botón azul + Bloqueo de asignación para abrir un panel de configuración específico. Allí puedes definir los intervalos de estancia, seleccionar los planes de tarifas, configurar el ruteo y establecer el estado del bloqueo para gestionar cómo se retiene el inventario.
2. Supervisión en la vista de lista: La tabla de resumen de Bloques ofrece información en tiempo real sobre la Fecha inicial y final, el Plan de tarifas, el Tipo de asignación y el estado actual de Reservadas/Asignadas de cada bloqueo.
3. Liberación detallada del inventario: Usa las columnas Estado de liberación y Programa de liberación para dar seguimiento a tu estrategia de inventario. A diferencia de las reglas tradicionales de «todo o nada», puedes liberar el inventario solo para fechas específicas, ya sea manualmente o mediante un programa automatizado, sin afectar el resto del bloqueo.
4. Acciones de gestión: Al hacer clic en los tres puntos de un bloqueo específico, puedes acceder a las opciones Editar bloqueo de asignación, Liberar todo el inventario, Liberar fechas individuales o Eliminar el bloqueo por completo.
   
   Usa Editar bloqueo de asignación para actualizar la configuración del bloqueo, incluidas las fechas, las tarifas, el inventario y las reglas de ruteo. Si un bloqueo tiene una regla de ruteo propia, esa regla tiene prioridad sobre la regla de ruteo del evento para las reservas creadas a partir de ese bloqueo.
5. Herramientas de reserva directa: Cada bloqueo genera un Código de reserva / URL único que puedes copiar con un clic y compartir con los huéspedes para que reserven fácilmente por su cuenta a través de tu motor de reservas.

La pestaña Reservas ofrece un espacio de trabajo consolidado para gestionar la estancia de cada huésped asociada con el evento. Es el área operativa principal para asignar los nombres de los huéspedes a tus bloqueos de asignación y supervisar el estado actual de cada reserva del grupo.

Desde este espacio de trabajo, puedes gestionar las asignaciones de habitaciones con varias herramientas clave:

1. Lista consolidada de reservas: Esta tabla ofrece una visión general de todos los huéspedes vinculados al evento y muestra datos esenciales, como los números de habitación, las fechas de estancia, las fuentes de las reservas y el precio total de cada reserva. Esto permite al personal supervisar el progreso del check-in del grupo y verificar la información de los huéspedes de un vistazo.
2. Importar lista de huéspedes: Haz clic en este botón para acceder a la herramienta específica + Importar lista de huéspedes. Esta función sustituye el ingreso manual tradicional al permitir la carga masiva de asignaciones de huéspedes mediante archivos CSV. Para garantizar la integridad de los datos, el sistema valida automáticamente los formatos de correo, los intervalos de fechas y los tipos de habitación según tus bloqueos de asignación antes de completar la importación.
3. Desplegable Añadir reserva: Este menú te permite añadir una nueva reserva manualmente y directamente al evento o vincular una reserva existente del establecimiento al evento del grupo. La vinculación te permite incorporar reservas de huéspedes que se hayan realizado de forma independiente del bloqueo, lo que garantiza que los ingresos correspondientes se atribuyan correctamente al evento.

Gestión de los folios del evento

La pestaña Folios es el centro financiero del evento y ofrece un espacio de trabajo principal para gestionar todos los cargos, pagos, depósitos y reglas de facturación. A diferencia de las reservas individuales, el folio del evento permite a los establecimientos consolidar las transacciones de habitaciones, espacios para eventos y productos adicionales en una sola entidad de facturación.

Desde este espacio de trabajo, puedes gestionar las siguientes áreas clave:

1. Selección y creación de folios: Alterna entre varios folios o usa la opción Añadir nuevo folio para crear cuentas de facturación separadas para diferentes tipos de transacciones, por ejemplo, para separar los cargos de habitaciones de los servicios complementarios.
2. Menú Añadir al folio: Registra movimientos manuales directamente en la cuenta del evento, incluidos Pagos, Productos, Impuestos/Tasas y ajustes operativos específicos, como Reembolsos, Cargos por cancelación o Cargos por No Show.
3. Filtros y agrupación avanzados: Organiza la lista de transacciones por Fecha de transacción, Fecha de servicio o Reserva para simplificar las auditorías. También puedes usar el panel Filtros para buscar por nombre del huésped, número de habitación o un estado de transacción específico (Registrada o Pendiente).
4. Menú de tres puntos (herramientas de gestión): Accede a controles generales para Mover transacciones entre folios, Enviar por correo las facturas a los clientes o Imprimir el folio en varios idiomas, con opciones para una vista de «Solo montos».
5. Reglas de ruteo y cargos pendientes: Revisa los cargos ruteados al folio del evento según la regla de ruteo del evento o la regla aplicable del bloqueo de asignación. También puedes mover las transacciones manualmente entre folios si necesitas ajustar la facturación del huésped.
6. Depósitos: Los pagos marcados como depósitos se almacenan en una sección específica de Depósitos dentro del folio del evento. Usa esta sección para revisar el valor del depósito, el monto consumido, el monto reembolsado y el saldo restante.
7. Cuentas por cobrar: Consulta las cuentas por cobrar vinculadas a nivel de la organización y usa la función Transferir saldo del folio para trasladar, con un clic, los montos pendientes a los registros de Cuentas por cobrar de tu establecimiento. 
8. Resumen y selector de moneda: Consulta el desglose financiero del folio del evento, incluidos el Subtotal, los Impuestos y tasas, el Total general, los Pagos, las Transferencias y el Saldo pendiente actual. Usa el selector de moneda para mostrar los montos del folio en otra moneda disponible. Esta opción solo está disponible cuando hay varias monedas configuradas para el establecimiento.

Cómo gestionar los depósitos en Eventos

Para gestionar el depósito de un evento, expande la sección Depósitos, haz clic en el menú de tres puntos junto a la transacción del depósito y selecciona la acción que necesites: Consumir, Anular o Ver historial del depósito.

Al consumir un depósito, ingresa el monto que quieras aplicar y haz clic en Consumir. Los depósitos pueden consumirse de forma parcial o total, y el saldo restante se actualiza automáticamente.

La pestaña Documentos fiscales funciona como la central para generar, gestionar y dar seguimiento a todos los registros financieros del evento que cumplen con los requisitos legales. Este espacio de trabajo está diseñado para atender los requisitos profesionales de facturación y presentación de informes que suelen solicitar los clientes corporativos y los coordinadores de grupos, y garantiza que todos los registros cumplan con las normas fiscales regionales.

Gracias a la integración con el Servicio de Documentos Fiscales de Cloudbeds, esta pestaña te permite gestionar todo el ciclo de vida de una factura, desde las estimaciones proforma iniciales hasta los documentos finales que cumplen con los requisitos fiscales, y mantener una vinculación directa con los registros de Cuentas por cobrar de tu establecimiento. Facilita las operaciones comerciales internacionales al permitir la generación de documentos en varios idiomas y garantiza que los datos obligatorios, como las identificaciones fiscales y las razones sociales, se asignen correctamente a la organización.

Las herramientas clave de gestión de esta pestaña incluyen:

1. Búsqueda y filtros detallados: Localiza rápidamente registros financieros específicos con la barra de búsqueda o mediante distintos filtros. Puedes delimitar la vista por Tipo de documento (Facturas, Facturas proforma o Notas de crédito), Fecha de creación, Monto, Saldo pendiente o Fecha de vencimiento.
2. Seguimiento completo de los estados: Supervisa la etapa exacta de cada documento dentro del flujo de trabajo de tu organización. El sistema registra una amplia variedad de estados, incluidos Abierto, Pagado, En procesamiento, Fallido, Anulado y Acción requerida, lo que te ofrece una visión completa de las cuentas por cobrar del evento.
3. Menú de acciones avanzadas: Al hacer clic en los tres puntos verticales de un registro, puedes Ver los detalles del documento, Enviarlo por correo, Descargar una copia en PDF o realizar ajustes, como Anular y emitir nota de crédito. También puedes revisar el Historial de cambios de cualquier documento para mantener un registro claro de todas las modificaciones financieras con fines de auditoría.

La pestaña Pickup ofrece una interfaz detallada en tiempo real para supervisar el rendimiento de tu inventario y dar seguimiento al aprovechamiento de tus bloqueos de asignación. Este espacio de trabajo te permite comparar las reservas previstas con las habitaciones realmente reservadas por los huéspedes, día por día y por tipo de habitación.

Desde esta vista, puedes gestionar tu estrategia de inventario con varias herramientas clave:

1. Selector de bloqueos de asignación: Alterna fácilmente entre distintos bloqueos del mismo evento para revisar segmentos específicos, como «Grupo de boda» y «Habitaciones para huéspedes generales».
2. Métricas detalladas de rendimiento: La tabla muestra un desglose diario de las habitaciones Reservadas frente a Bloqueadas. Esto te permite identificar las fechas específicas en las que el grupo puede tener menos reservas de las previstas o necesitar habitaciones adicionales.
3. Indicadores de estado en tiempo real: Identifica rápidamente el Programa de liberación y el estado actual de cada bloqueo directamente desde la cuadrícula de pickup. Puedes ver de un vistazo si está programado que el inventario vuelva a la disponibilidad general y a qué hora.
4. Controles de liberación de inventario: Usa el desplegable específico para Liberar todo el inventario de un bloqueo o Liberar fechas individuales. Esta capacidad de «liberación selectiva» te permite optimizar la ocupación del establecimiento al devolver a la disponibilidad las habitaciones no utilizadas solo para fechas específicas, en lugar de liberar todo el intervalo del bloqueo.
5. Accesos directos a la configuración del bloqueo: Usa el botón Editar para acceder directamente a la configuración del bloqueo y ajustar las Fechas de estancia, las Fechas contiguas o modificar los Tipos de asignación, las Tarifas y el Ruteo según el ritmo actual de reservas.

En la pestaña Datos del evento puedes ver y editar la configuración principal de un evento existente después de crearlo. Aunque los eventos se configuran inicialmente desde la central de Eventos, esta pestaña te permite actualizar la configuración operativa y financiera del evento a lo largo de su ciclo de vida.

Desde esta pestaña, puedes:

• Editar la información clave del evento, como el Nombre del evento, la Fuente y el Segmento, para mantener registros precisos para la elaboración de informes y el seguimiento de ventas.
• Confirmar o actualizar el perfil asociado para garantizar que el evento siga vinculado correctamente a la Empresa, el Agente de viajes o el Grupo correspondiente.
• Ajustar el ruteo del evento, incluido si los cargos se rutean al folio del evento, para atender diferentes escenarios de facturación en cada evento.
• Revisar las reglas de ruteo personalizadas de los bloqueos de asignación para confirmar qué bloqueos tienen reglas de ruteo que tienen prioridad sobre la regla de ruteo del evento.
• Gestionar los tipos de transacciones aceptados y definir qué métodos de pago se permiten para esta reserva específica.
• Aplicar o cambiar los ajustes del folio para controlar cómo se agrupan, rutean y muestran los cargos en los documentos financieros relacionados con el evento.

En general, la pestaña Datos del evento funciona como el centro de control de la configuración del evento y permite a los establecimientos ajustar los detalles de facturación, ruteo y clasificación, además de revisar las reglas de ruteo personalizadas de cada bloqueo, sin volver a crear el evento ni afectar el perfil asociado.

La pestaña Notas ofrece un registro centralizado de comunicaciones sobre todo lo relacionado con el evento. Reúne las notas creadas en distintos niveles (evento, perfil, reservas y huéspedes) para que los equipos puedan acceder rápidamente a información contextual importante sin tener que consultar varios registros.

Funciona como una fuente compartida de información de referencia para la comunicación interna, lo que reduce el riesgo de pasar por alto detalles y garantiza la continuidad entre departamentos a lo largo del ciclo de vida del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Filtro de estado de las notas: Usa este filtro para controlar qué notas se muestran (por ejemplo, Notas activas) y centrarte solo en la información relevante o actual.
2. Indicador Aplicado a: Muestra si las notas se aplican al Evento o al Perfil asociado, lo que permite a los equipos distinguir rápidamente entre las instrucciones específicas del evento y las notas generales de la cuenta.
3. Lista consolidada de notas: Muestra las notas creadas en distintos niveles, incluidos el Evento, el Perfil vinculado y las Reservas o los Huéspedes individuales. Cada nota identifica claramente su origen e incluye su contenido para facilitar la consulta.
4. Imprimir notas: Usa el ícono de impresión para generar una vista de las notas lista para imprimir, que puede ser útil para reuniones operativas o consultas sin conexión durante el desarrollo del evento.
5. Añadir nueva nota: Haz clic en + Nota para crear una nueva nota interna directamente en el evento. Puedes usar las notas para registrar instrucciones de facturación, preferencias del cliente, recordatorios operativos o seguimientos internos.
6. Menú Más acciones: Usa el menú de tres puntos de cada nota para acceder a opciones adicionales de gestión, como editar o actualizar las entradas existentes.

La pestaña Documentos del perfil y del evento ofrece un espacio de trabajo centralizado para almacenar y consultar documentos vinculados tanto al evento como al perfil asociado. Al consolidar los archivos contractuales y operativos en un solo lugar, funciona como una fuente única de referencia para la documentación del evento y garantiza que los equipos de ventas, operaciones y finanzas trabajen siempre con los archivos más actuales y relevantes a lo largo del ciclo de vida del evento.

Desde esta pestaña, puedes:

1. Añadir documentos: Usa el botón Documento para cargar archivos relacionados con el evento o el perfil asociado, como contratos, acuerdos, órdenes de eventos de banquetes (BEO), listas de tarifas o documentación de respaldo.
2. Ver y descargar documentos: Revisa la lista de documentos cargados y usa el campo de búsqueda para localizar rápidamente los archivos por nombre. Haz clic en un documento para descargarlo y consultarlo sin conexión o compartirlo.
3. Eliminar documentos: Usa el ícono de eliminar junto a un archivo para quitar la documentación que ya no sea relevante o que se haya añadido por error.