Eventos en Grupos y eventos

Resumen

La pestaña Eventos es el espacio de trabajo a nivel de propiedad donde gestionas los detalles operativos de una estadía de grupo específica, es decir, el cuándo y el cómo, mientras que el perfil representa la cuenta detrás de esta, es decir, el quién. Esta estructura te permite vincular varios eventos, como una conferencia anual o un grupo turístico recurrente, al mismo perfil de empresa, agente de viajes o grupo.

En la pestaña Eventos, puedes gestionar:

• Las fechas del evento y el rango de fechas de los bloques de habitaciones.
• El estado del ciclo de vida del evento, por ejemplo, Cliente potencial, Propuesta, Tentativo, Calificado o Definido.
• Depósitos a nivel de evento a través del folio del evento, cuando el Libro mayor de depósitos está habilitado para la propiedad.
• El progreso de producción de la estadía específica, es decir, habitaciones reservadas vs. asignadas.

Cómo acceder a la pestaña Eventos

Para acceder a tus eventos:

1. Inicia sesión en Cloudbeds PMS
2. En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos
3. El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Eventos

Cómo entender el centro de Eventos

El centro de Eventos es la vista de lista que muestra todos los eventos asociados con tu propiedad. Úsalo para supervisar rápidamente la actividad de los eventos, verificar rangos de fechas y hacer seguimiento al rendimiento de producción de un vistazo.

Lo que puedes ver en la vista de lista (consulta los marcadores a–h): 

1. Nombre del evento: el nombre del registro del evento.
2. Estado: la etapa actual del evento.
3. Perfil: el perfil de empresa, agente de viajes o grupo vinculado.
4. Fecha de inicio / Fecha de finalización: el rango de fechas del evento.
5. Reservadas / Asignadas: el progreso de producción en comparación con el bloque asignado.
6. Bloques: la cantidad de bloques de habitaciones asociados con el evento.
7. Reservas: la cantidad de reservas vinculadas al evento.
8. Saldo adeudado: importe actualmente adeudado para el evento, cuando corresponda.

Crear un nuevo evento

1. Haz clic en + Evento para abrir el panel de creación de eventos.
2. Perfil asociado: busca y selecciona un perfil existente de empresa, agente de viajes o grupo. Si aún no existe, crea un nuevo perfil directamente desde el panel.
3. Nombre del evento: ingresa un nombre de evento reconocible, por ejemplo, “Boda Smith-Jones 2026”.
4. Estado del evento: selecciona la etapa actual del evento. Las opciones de estado están diseñadas para reflejar un proceso de ventas; por ejemplo, Cliente potencial, Propuesta, Tentativo, Calificado, Definido, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

5. Fuente: elige la fuente que mejor represente cómo se originó este evento, por ejemplo, sitio web/Motor de reservas, reserva sin cita previa, teléfono, correo electrónico o una fuente directa configurada para tu propiedad.
6. Segmento: selecciona el segmento que coincida con la categoría de negocio de este evento, por ejemplo, asociación/convención, corporativo, gobierno, negociado, tour/mayoristas o social/militar/educativo/religioso/fraternal.
7. Notas: agrega notas internas opcionales para respaldar el seguimiento comercial u operativo.
8. Enrutamiento: configura las opciones de enrutamiento para este evento según sea necesario. Las reglas de enrutamiento se basan en el evento, por lo que el mismo perfil puede seguir diferentes escenarios de facturación/enrutamiento según el evento.
9. Opciones para guardar: haz clic en Guardar para crear el evento, o haz clic en Guardar y agregar bloque para crear inmediatamente un bloque de cupo después de guardar.

10. Después de guardar, verás una notificación de “Evento creado correctamente” en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y el evento aparecerá en la lista del centro de Eventos.