Eventos en Grupos y eventos

Descripción general

La pestaña Eventos es el espacio de trabajo a nivel de establecimiento donde gestionas los detalles operativos de una estancia grupal específica (el cuándo y el cómo), mientras que el Perfil representa la cuenta que está detrás de ella (el quién). Esta estructura te permite vincular varios eventos, como una conferencia anual o un grupo turístico recurrente, al mismo perfil de empresa, agencia de viajes o grupo.

En la pestaña Eventos, puedes gestionar lo siguiente:

• Las fechas del evento y el intervalo de fechas de los bloques de habitaciones.
• El estado del ciclo de vida del evento (por ejemplo, Lead, Proposal, Tentative, Qualified o Definite).
• El progreso del pickup de la estancia específica (habitaciones reservadas frente a asignadas).

Cómo acceder a la pestaña Eventos

Para acceder a tus eventos:

1. Inicia sesión en Cloudbeds PMS
2. En el menú principal de navegación, haz clic en Grupos y eventos
3. El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Eventos

Comprender el hub de Eventos

El hub de Eventos es la vista de lista que muestra todos los eventos asociados con tu establecimiento. Úsalo para supervisar rápidamente la actividad de los eventos, verificar intervalos de fechas y hacer seguimiento del rendimiento del pickup de un vistazo.

Lo que puedes ver en la vista de lista (consulta los marcadores a–h): 

1. Nombre del evento: el nombre del registro del evento.
2. Estado: la etapa actual del evento.
3. Perfil: el perfil vinculado de empresa, agencia de viajes o grupo.
4. Fecha de inicio / Fecha de finalización: el intervalo de fechas del evento.
5. Reservadas / Asignadas: el progreso del pickup en comparación con el bloque asignado.
6. Bloques: la cantidad de bloques de habitaciones asociados con el evento.
7. Reservas: la cantidad de reservas vinculadas al evento.
8. Saldo pendiente: el importe actualmente pendiente del evento (cuando corresponda).

Crear un nuevo evento

1. Haz clic en + Evento para abrir el panel lateral de creación de eventos.
2. Perfil asociado: busca y selecciona un perfil existente de Empresa, Agencia de viajes o Grupo. Si aún no existe, crea un nuevo perfil directamente desde el panel lateral.
3. Nombre del evento: introduce un nombre reconocible para el evento (por ejemplo, “Boda Smith-Jones 2026”).
4. Estado del evento: selecciona la etapa actual del evento. Las opciones de estado están diseñadas para reflejar un proceso de ventas; por ejemplo, Lead, Proposal, Tentative, Qualified, Definite, Closed, Closed Lost o Canceled.
5. Origen: elige el origen que mejor represente cómo se generó este evento (por ejemplo, Website/Booking Engine, Walk-In, Phone, Email o una fuente Direct configurada para tu establecimiento).
6. Segmento: selecciona el segmento que corresponda a la categoría de negocio de este evento (por ejemplo, Association/Convention, Corporate, Government, Negotiated, Tour/Wholesalers o Social/Military/Educational/Religious/Fraternal).
7. Notas: añade notas internas opcionales para respaldar el seguimiento de ventas u operaciones.
8. Distribución: configura las opciones de distribución de este evento según sea necesario. Las reglas de distribución se basan en el evento, por lo que el mismo Perfil puede seguir distintos escenarios de facturación/distribución según el Evento.
9. Opciones para guardar: haz clic en Guardar para crear el evento, o haz clic en Guardar y añadir bloque para crear inmediatamente un bloque de allotment después de guardar.

10. Después de guardar, verás una notificación de “Evento creado correctamente” en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y el evento aparecerá en la lista del hub de Eventos.