Preguntas frecuentes sobre las Políticas Inteligentes

Sí. Si un huésped cancela su reserva a través del Portal del huésped, las reglas de la Política inteligente (por ejemplo, reembolsos o penalizaciones automáticas) se aplicarán automáticamente.

No. Actualmente, el sistema solo permite un tipo de Política inteligente por carrito de reserva. No puedes combinar habitaciones o planes de tarifas asociados con diferentes Políticas inteligentes dentro de una misma reserva.

Puedes configurar las Políticas inteligentes desde Configuración > Políticas. En la sección “Cancelación y prepago”, puedes consultar las plantillas y realizar ajustes.

Puedes configurar un máximo de tres períodos, niveles o reglas de cancelación dentro de una misma política.

Sí. Ahora puedes utilizar la herramienta de asignación masiva en la página de Políticas para asignar una Política inteligente a todos los planes de tarifas a la vez o seleccionar varios planes de tarifas en una sola acción, en lugar de editar cada plan de tarifas individualmente.

El nombre interno de la política no se muestra a los huéspedes. En su lugar, el sistema muestra el Tipo de política (por ejemplo, “Totalmente reembolsable”, “Parcialmente reembolsable” o “No reembolsable”).

Los huéspedes pueden consultar la Política de garantía completa, la Política de cancelación y cualquier información adicional (por ejemplo, políticas sobre mascotas) en el motor de reservas y en los correos de confirmación.

El motor de reservas también muestra mensajes dinámicos de cancelación, como “Totalmente reembolsable hasta [fecha]” mientras la ventana de cancelación esté abierta, o “La cancelación gratuita ya no está disponible” una vez finalizado el período reembolsable.

Los métodos de pago aceptados incluyen:

• Tarjetas de crédito: se aceptan para todos los pagos parciales y totales.
• Billeteras digitales (Apple Pay, Google Pay) y transferencias bancarias: se aceptan en Políticas inteligentes (Versión 2), siempre que no haya pagos automáticos futuros programados.

Nota: Si la política requiere un cobro automático futuro (como un saldo pendiente), las billeteras digitales y las transferencias bancarias no se mostrarán, ya que se requiere una tarjeta de crédito válida guardada para procesar la automatización futura.

Sí. Para los clientes de CBPay, las tarjetas se validan automáticamente en el momento de la reserva para garantizar que el banco emisor permita realizar cargos.

En este caso, debes configurar la política para “Recopilar datos de la tarjeta de crédito” (guardar la tarjeta sin realizar un pago inmediato), lo que permite validarla sin aplicar una retención de fondos ni una autorización por un importe pequeño (como $1.00).

Sí. Este flujo de trabajo específico es posible con Políticas inteligentes (Versión 2) mediante la siguiente configuración:

• Al hacer la reserva: selecciona “Recopilar datos de la tarjeta” (la validación se realiza automáticamente mediante CBPay).
• Saldo pendiente: añade una autorización programada para 3 días antes de la llegada (el sistema realizará la autorización si el banco emisor lo permite).
• Captura: configura la política para capturar (cobrar) el importe en la fecha de llegada.

Todas las acciones automáticas se ejecutan a las 12:00 AM (medianoche), según la hora local del establecimiento.

Sí. Cuando los pagos se procesan correctamente o se rechazan, el sistema puede enviar notificaciones, siempre que tengas habilitada la notificación correspondiente para los correos electrónicos de pagos.

Todos los cargos automáticos y activadores de políticas se ejecutan exactamente a las 12:00 AM (medianoche), según la hora local del establecimiento en la fecha programada.

Ejemplo: Si la fecha de check-in es el 21 de abril y el pago vence 2 días antes de la llegada, el pago se procesa a las 12:00 AM (medianoche) del 19 de abril.

El resultado depende del tipo de cambio realizado en la reserva:

• Cambios de fechas: Si actualizas las fechas de estancia, el pago programado del saldo pendiente se ajusta automáticamente para reflejar el importe total actualizado que debe pagarse.
• Cambios de habitación/tarifa: Si la reserva se traslada a una habitación o un plan de tarifas con un precio diferente, el saldo pendiente y el pago programado se actualizan siempre que la Política inteligente esté configurada para cobrar el saldo pendiente.
• Productos o servicios adicionales: Añadir un producto o servicio adicional no actualiza el pago programado existente mediante el flujo de trabajo de ajuste de cargos.
• Ajustar cargo: Si utilizas Ajustar cargo para reducir el total de la reserva, el pago programado pendiente se reduce para que coincida con el nuevo saldo. Si el importe ya cobrado cubre el total ajustado, el pago programado pendiente se cancela.

Cloudbeds no reembolsa automáticamente un pago en exceso generado por un ajuste de cargo. Cualquier reembolso necesario debe procesarse manualmente.

Este comportamiento de ajuste de cargos no se aplica a las reservas que ya hayan realizado el check-in ni a los ajustes que aumenten el total de la reserva.

Para obtener más información, consulta Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones.

Sí. Los servicios adicionales seleccionados antes de crear la reserva se incluyen actualmente en el cálculo del depósito/prepago.

No. Las Políticas inteligentes no admiten horarios personalizados específicos (por ejemplo, 9:00 AM o 12:00 PM). Todos los plazos de cancelación se basan estrictamente en las 12:00 AM (medianoche), según la hora local del establecimiento del día en que se cierra la ventana de cancelación.

Ejemplo: Si el check-in es el 21 de abril y la política requiere cancelar “3 días antes”, el último momento en que un huésped puede cancelar para obtener un reembolso es a las 12:00 AM (medianoche) del 18 de abril.

El cargo por no presentación es compatible, pero técnicamente equivale al establecido en la Política de cancelación.

Ejemplo: Si tu política de cancelación establece un “cargo del 100 % si se cancela en la fecha de llegada”, el cargo por no presentación también será del 100 %. No puedes establecer un cargo por no presentación que sea diferente de las condiciones de cancelación correspondientes a ese día.

Sí. Durante el proceso de cancelación, puedes eximir manualmente el cargo automatizado por cancelación o no presentación desmarcando la opción Seguir la política de cancelación.

Al hacerlo, el sistema evita que se aplique el cargo automatizado pendiente.

Se requiere una Nota de cancelación al sustituir la política, y esta nota se guarda tanto en las Notas de la reserva como en el Historial de actividad.

No. Sustituir una Política inteligente solo impide que el sistema aplique cargos automatizados pendientes por cancelación o no presentación.

Si ya se han cobrado fondos, estos deben reembolsarse manualmente desde el folio.

El sistema compara las reglas de la política con el importe ya cobrado:

• Reembolso: Si el huésped cancela dentro del período de cancelación establecido (por ejemplo, durante la ventana totalmente reembolsable), se emite automáticamente un reembolso completo del importe pagado.
• Cargo: Si un huésped cancela fuera de la ventana de cancelación (por ejemplo, en caso de cancelación tardía), no se realiza ningún reembolso. Si el importe de la penalización es superior al importe pagado, el sistema cobra el saldo pendiente.

No. La Política inteligente asignada a una reserva no puede sustituirse por otra política después de crear la reserva, incluso si esta se traslada a otra habitación o a un plan de tarifas diferente.

Sin embargo, los usuarios autorizados pueden desactivar la automatización de la Política inteligente para una reserva individual. Desactivar la Política inteligente no asigna una política diferente; detiene el resto de la automatización de la Política inteligente para esa reserva y no se puede deshacer.

Para obtener más información sobre cómo desactivar la Política inteligente y qué sucede con los pagos programados, consulta Desactivar la Política inteligente para una reserva.

Sí. Los usuarios con el privilegio Sustituir reglas de pago de la política pueden desactivar la Política inteligente para una reserva individual desde la pestaña Folio.

Cuando la Política inteligente está desactivada:

• Se cancelan los pagos programados pendientes.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detienen el cobro o el reembolso automatizados de cargos por cancelación y no presentación.
• Los pagos ya cobrados permanecen en la reserva.
• Cualquier saldo restante o reembolso necesario debe gestionarse manualmente.
• El historial de actividad de la reserva registra quién desactivó la Política inteligente y cuándo.

Para conocer el flujo completo y los requisitos de autorización, consulta Desactivar la Política inteligente para una reserva.

Cuando la Política inteligente está activa y existen pagos programados pendientes, determinadas acciones financieras manuales muestran una advertencia antes de que continúes.

Estas acciones incluyen:

• Añadir un pago manual
• Procesar un reembolso
• Cancelar un pago programado
• Anular un pago o liberar una autorización
• Añadir un producto y cobrarlo durante el mismo flujo de trabajo

Si continúas, se completa la acción manual seleccionada, se cancelan los pagos programados pendientes y se desactiva la Política inteligente para la reserva. Cualquier pago o reembolso restante que sea necesario debe gestionarse manualmente.

Esto no se aplica a todos los cambios manuales realizados en la reserva. Por ejemplo, utilizar Ajustar cargo para reducir el total de la reserva puede actualizar o cancelar el pago programado pendiente mientras la Política inteligente permanece activa.

Para obtener más información, consulta Gestionar pagos en reservas con Políticas inteligentes.

El indicador de Política de pago no automatizada significa que la reserva se ha modificado de tal manera que ya no sigue por completo la automatización de pagos asignada por la Política inteligente.

Cuando se omite la automatización de la Política inteligente, aparece un indicador de alerta junto al plan de tarifas en la pestaña Habitaciones. Coloca el cursor sobre el indicador de advertencia para consultar los detalles de la política asignada y confirmar que la política de pago no está automatizada.

La omisión también queda registrada en el historial de actividad de la reserva. Este seguimiento de omisiones solo se aplica a las reservas creadas después del 5 de enero de 2026.

Esto es diferente del estado Política inteligente desactivada. Cuando la Política inteligente se desactiva explícitamente para una reserva, los pagos programados pendientes se cancelan y la automatización de la Política inteligente no puede volver a activarse.

Si ves Política de pago no automatizada, revisa la actividad de pagos y los pagos programados de la reserva para determinar qué acciones podrían necesitar gestionarse manualmente.

Para obtener más información sobre el comportamiento de la Política inteligente a nivel de reserva, consulta Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones.

No. El sistema utiliza la etiqueta merge tag de tabla existente en los correos de confirmación. Esta etiqueta inserta automáticamente la tabla actualizada de la Política de garantía, la Política de cancelación y el Programa de pagos en el correo electrónico.

Si tu Política inteligente está configurada para Recopilar datos de la tarjeta de crédito (solo guardar la tarjeta), puedes guardar la tarjeta del huésped sin procesar ningún pago al crear una reserva manual en el PMS.

Para guardar la tarjeta sin cobrar ni autorizar:

1. En el paso Pagos de la reserva, deja el campo Importe en 0.00.
2. Haz clic en Registrar pago existente.

Cuando el importe es 0.00, Cloudbeds:

• Guarda los datos de la tarjeta de crédito del huésped
• Valida la tarjeta (si tu procesador de pagos lo permite)
• No cobra ni autoriza ningún importe

Esto te permite utilizar una tarjeta como garantía para planes de tarifas flexibles sin requerir un pago por adelantado. Si introduces un importe superior a 0.00, el PMS seguirá las reglas de la Política inteligente, a menos que sustituyas manualmente la acción.

Está prevista una mejora en la interfaz para que este flujo de trabajo sea más claro.

Las acciones de sustitución de la Política inteligente están controladas mediante permisos específicos en Funciones y permisos. Los administradores del establecimiento pueden decidir qué usuarios pueden sustituir reglas de pago, cargos por cancelación, cargos por no presentación y excepciones de política.

El permiso Sustituir reglas de pago de la política también controla si un usuario puede desactivar la Política inteligente para una reserva individual. Sin este permiso, el usuario puede consultar la información de la Política inteligente, pero no puede completar la acción de desactivación.

Para consultar o actualizar estos permisos, ve al Menú de la cuenta > Configuración > Usuarios > Funciones, y selecciona la función correspondiente.

Para obtener más información, consulta Permisos de funciones.

Sí. El personal puede seguir creando reservas. Sin el permiso Sustituir reglas de pago de la política, no puede cambiar el método de pago, editar el importe del depósito ni utilizar la opción de sustitución durante la creación de la reserva.

Sí. El personal puede seguir cancelando reservas y marcándolas como no presentadas. Sin el permiso de sustitución correspondiente, no puede eximir ni cambiar el resultado financiero de la Política inteligente.

Es probable que la función del usuario no tenga habilitado el permiso Sustituir reglas de pago de la política. Cuando este permiso no está habilitado, el menú desplegable de tipo de pago, el importe editable del depósito y la opción de sustitución permanecen ocultos.

Es posible que la función del usuario no tenga habilitado el permiso Sustituir cargo por cancelación. Sin este permiso, se aplica el cargo por cancelación de la Política inteligente y los controles de sustitución permanecen ocultos.

Es posible que la función del usuario no tenga habilitado el permiso Sustituir cargo por no presentación. Sin este permiso, se aplica la penalización por no presentación de la Política inteligente y los controles de sustitución permanecen ocultos.

Es probable que la función del usuario no tenga habilitado el permiso Crear/Editar excepciones de política. Sin este permiso, el personal puede navegar, buscar, filtrar, ordenar, expandir los detalles de las excepciones y consultar los planes de tarifas asignados, pero no puede crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar ni eliminar excepciones.

Los permisos de las Políticas inteligentes se gestionan desde Menú de la cuenta > Configuración > Usuarios > Funciones. Selecciona la función correspondiente para consultar o actualizar sus permisos.

Los permisos de las Políticas inteligentes incluyen:

• Sustituir reglas de pago de la política: permite a los usuarios sustituir las reglas de pago de la Política inteligente y desactivar la Política inteligente para una reserva individual.
• Sustituir cargo por cancelación: permite a los usuarios sustituir el cargo por cancelación de la Política inteligente.
• Sustituir cargo por no presentación: permite a los usuarios sustituir el cargo por no presentación de la Política inteligente.
• Crear/Editar excepciones de política: permite a los usuarios crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar o eliminar excepciones de la Política inteligente.

Estos permisos están disponibles cuando las Políticas inteligentes están habilitadas para el establecimiento.

Para obtener más información sobre cómo configurar funciones y permisos de usuario, consulta Permisos de funciones.

La acción Asignar a planes de tarifas ahora también requiere el permiso Crear/Editar planes de tarifas. Sin este permiso, la acción permanece oculta. El personal puede seguir consultando, creando y editando políticas individuales si tiene el permiso necesario para las Políticas del establecimiento.