Preguntas frecuentes sobre las Políticas Inteligentes

Sí. Si un huésped cancela su reserva a través del Portal del Huésped, las reglas de Políticas Inteligentes (por ejemplo, reembolsos automáticos o penalizaciones) se aplicarán automáticamente.

No. Actualmente, el sistema permite un solo tipo de Política Inteligente por carrito de reserva. No es posible combinar habitaciones o planes de tarifas asociados a diferentes Políticas Inteligentes dentro de una misma reserva.

Puedes configurar las Políticas Inteligentes yendo a Configuración Políticas. En la sección "Cancelación y prepago", puede ver las plantillas y realizar ajustes.

Puedes configurar un máximo de tres períodos, niveles o reglas de cancelación dentro de una misma política.

Sí. Ahora puede utilizar la herramienta de asignación masiva en la página de Políticas para asignar una Política Inteligente a todos los planes de tarifas simultáneamente o seleccionar varios planes en una sola acción, en lugar de editar cada plan de tarifas individualmente.

El nombre interno de la política no se muestra a los huéspedes. En su lugar, el sistema muestra el Tipo de política (por ejemplo, «Totalmente reembolsable», «Parcialmente reembolsable» o «No reembolsable»).

Los huéspedes pueden consultar la política de garantía completa, la política de cancelación y cualquier detalle adicional (p. ej., políticas sobre mascotas) en el motor de reservas y en los correos electrónicos de confirmación.

El motor de reservas también muestra mensajes dinámicos sobre la cancelación, como «Totalmente reembolsable hasta el [fecha]» mientras el plazo de cancelación sigue vigente, o «Cancelación gratuita ya no disponible» una vez que ha expirado el período de reembolso.

Los métodos de pago admitidos incluyen:

• Tarjetas de crédito: Compatible con todos los pagos parciales y totales.
• Carteras digitales (Apple Pay, Google Pay) y transferencias bancarias: Compatibles con las Políticas Inteligentes (versión 2), siempre que no haya pagos programados automáticamente para el futuro.

Nota: Si la política requiere un cobro automático futuro (como el saldo restante), no se mostrarán las opciones de carteras digitales ni transferencias bancarias, ya que se necesita una tarjeta de crédito válida registrada para facilitar la automatización futura.

Sí. Para los clientes de CBPay, las tarjetas se validan automáticamente al realizar la reserva para garantizar que el banco emisor permita los cargos.

En este caso, debe configurar la política para "Capturar datos de la tarjeta de crédito" (recopilar datos de la tarjeta sin pago inmediato); esto valida la tarjeta sin aplicar una retención de fondos ni una pequeña autorización (como 1,00 $).

Sí, este flujo de trabajo específico es posible utilizando las Políticas Inteligentes (versión 2) con la siguiente configuración:

• Al reservar: Selecciona "Recopilar datos de la tarjeta" (la validación se realiza automáticamente a través de CBPay).
• Saldo restante: Añada una autorización programada para 3 días antes de la llegada (el sistema realizará la autorización si el banco emisor lo permite).
• Captura: Configure la política para capturar (cobrar) el importe en la fecha de llegada.

Todas las acciones automatizadas se realizan a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local del establecimiento.

Sí. Cuando los pagos se procesan correctamente o son rechazados, el sistema puede enviar notificaciones, siempre que tenga habilitada la notificación correspondiente del sistema para pagos por correo electrónico.

Todos los cargos automatizados y la activación de políticas se producen estrictamente a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local del establecimiento hotelero en la fecha programada.

Ejemplo: Si la fecha de entrada es el 21 de abril y el pago debe efectuarse 2 días antes de la llegada, el pago se procesa a las 12:00 a. m. (medianoche) del 19 de abril.

El resultado depende del tipo de cambio en la reserva:

• Cambios de fecha: Si actualiza las fechas de la estancia, el pago programado del saldo restante se ajusta automáticamente para reflejar el importe total actualizado pendiente de pago.
• Cambios de habitación o tarifa: Si la reserva se traslada a una habitación o plan de tarifas con un precio diferente, el saldo restante y el pago programado se actualizan, siempre que la Política Inteligente esté configurada para cobrar dicho saldo.
• Artículos o complementos: Añadir un artículo o complemento no actualiza el pago programado existente a través del flujo de trabajo de ajuste de cargos.
• Ajustar cargo: Si utiliza la opción Ajustar cargo para reducir el total de la reserva, el pago programado pendiente se reduce para ajustarse al nuevo saldo. Si el importe ya cobrado cubre el total ajustado, el pago programado pendiente se cancela.

Cloudbeds no reembolsa automáticamente el exceso de pago generado por un ajuste de cargos. Cualquier reembolso necesario debe procesarse manualmente.

Este comportamiento de ajuste de cargos no se aplica a reservas que ya han realizado el check-in ni a ajustes que aumentan el total de la reserva.

Para más detalles, consulta Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones.

Sí. Los complementos seleccionados antes de crear la reserva se incluyen actualmente en el cálculo del depósito o pago anticipado.

No. Las Políticas Inteligentes no admiten horas específicas personalizadas (p. ej., 9:00 a. m. o 12:00 p. m.). Todos los plazos de cancelación se basan estrictamente en las 12:00 a. m. (medianoche), hora local del establecimiento, del día en que cierra el plazo de cancelación.

Ejemplo: Si la fecha de entrada es el 21 de abril y la política exige cancelar "3 días antes", el último momento en que un huésped puede cancelar para obtener un reembolso es a las 12:00 a. m. (medianoche) del 18 de abril.

Se admite el cargo por No Show, pero técnicamente equivale a lo que se haya establecido en la política de cancelación.

Ejemplo: Si tu política de cancelación establece un "cargo del 100 % si se cancela el día de la llegada", el cargo por No Show también será del 100 %. No puedes establecer un cargo por No Show que difiera de las condiciones de cancelación para ese día.

Sí. Durante el proceso de cancelación, puedes eximir manualmente el cargo automático por cancelación o por No Show desmarcando la opción "Seguir política de cancelación" .

Al hacerlo, el sistema impide que se aplique el cargo automático pendiente.

Es obligatorio incluir una nota de cancelación al anular la política; dicha nota se guarda tanto en las notas de la reserva como en el historial de actividad.

No. Anular manualmente una Política Inteligente solo impide que el sistema aplique cargos automáticos pendientes por cancelación o por No Show.

Si ya se han cobrado los fondos, estos deben reembolsarse manualmente a través del folio.

El sistema compara las reglas de la política con el importe ya cobrado:

• Reembolso: Si el huésped cancela dentro del periodo de cancelación designado (p. ej., el plazo de reembolso total), se emite automáticamente un reembolso completo del importe pagado.
• Cargo: Si un huésped cancela fuera del plazo establecido (p. ej., cancelación tardía), no se le reembolsa el dinero. Si el importe de la penalización supera lo ya pagado, el sistema cobra el saldo pendiente.

No. La Política Inteligente asignada a una reserva no puede sustituirse por otra política una vez creada la reserva, ni siquiera si esta se traslada a otra habitación o plan de tarifas.

Sin embargo, los usuarios autorizados pueden desactivar la automatización de la Política Inteligente para una reserva específica. Desactivar la Política Inteligente no asigna una política diferente; simplemente detiene la automatización restante de la Política Inteligente para esa reserva y es una acción irreversible.

Para obtener más información sobre cómo desactivar la Política Inteligente y qué sucede con los pagos programados, consulta Desactivar la Política Inteligente para una reserva.

Sí. Los usuarios con el privilegio Anular reglas de pago de la política pueden desactivar Política Inteligente para una reserva individual desde la pestaña Folio.

Cuando se desactiva Política Inteligente:

• Se cancelan los pagos programados pendientes.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detiene el cobro o reembolso automatizado de cargos por cancelación y No Show.
• Los pagos ya cobrados permanecen en la reserva.
• Cualquier saldo restante o reembolso necesario debe gestionarse manualmente.
• El registro de actividad de la reserva indica quién desactivó Política Inteligente y cuándo.

Para conocer el flujo de trabajo completo y los requisitos de permisos, consulta Desactivar Política Inteligente para una reserva.

Cuando Política Inteligente está activa y existen pagos programados pendientes, ciertas acciones financieras manuales muestran una advertencia antes de continuar.

Estas acciones incluyen:

• Añadir un pago manual
• Procesar un reembolso
• Cancelar un pago programado
• Anular un pago o liberar una autorización
• Añadir un concepto y cobrarlo durante el mismo flujo de trabajo

Si continúa, se completa la acción manual seleccionada, se cancelan los pagos programados pendientes y se desactiva Política Inteligente para la reserva. Cualquier pago restante o reembolso necesario deberá gestionarse manualmente.

Esto no se aplica a todos los cambios manuales en las reservas. Por ejemplo, utilizar Ajustar cargo para reducir el total de la reserva puede actualizar o cancelar el pago programado pendiente mientras Política Inteligente permanece activa.

Para más detalles, consulta Gestión de pagos en reservas con Política Inteligente.

El indicador de política de pago no automatizada significa que la reserva se ha modificado de tal manera que ya no sigue completamente la automatización de pagos de Política Inteligente asignada.

Cuando se omite la automatización de Política Inteligente, aparece un indicador de alerta junto al plan de tarifas en la pestaña Alojamiento . Pase el cursor sobre el indicador de advertencia para revisar los detalles de la política asignada y confirmar que la política de pago no está automatizada.

Esta omisión también queda registrada en el historial de actividad de la reserva. Este comportamiento de seguimiento de omisiones se aplica únicamente a las reservas creadas después del 5 de enero de 2026.

Esto es diferente del estado Política Inteligente desactivada . Cuando se desactiva explícitamente la Política Inteligente para una reserva, los pagos programados pendientes se cancelan y no es posible volver a activar la automatización de dicha política.

Si aparece el mensaje Política de pago no automatizada, revise el historial de pagos y los pagos programados de la reserva para determinar qué acciones podrían requerir gestión manual.

Para obtener más información sobre el funcionamiento de la Política Inteligente a nivel de reserva, consulta Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones.

No. El sistema utiliza la etiqueta de combinación de tabla existente en los correos electrónicos de confirmación. Esta etiqueta inserta automáticamente en el correo la tabla actualizada con la política de garantía, la política de cancelación y el calendario de pagos.

Si su Política Inteligente está configurada para Recopilar datos de la tarjeta de crédito (solo captura de tarjeta), puede guardar la tarjeta del huésped sin procesar ningún pago al crear una reserva manual en el PMS.

Para guardar la tarjeta sin realizar cargos ni autorizaciones:

1. En el paso de Pagos de la reserva, deje el campo Importe en 0,00.
2. Hacer clic Registrar pago existente.

Cuando el importe sea 0.00, Cloudbeds:

• Guardará los datos de la tarjeta de crédito del huésped
• Validará la tarjeta (si su procesador de pagos lo permite)
• No realizará cargos ni autorizaciones por ningún importe

Esto te permite aceptar una tarjeta como garantía para planes de tarifas flexibles sin exigir un pago por adelantado. Si ingresas un importe superior a 0.00, el PMS seguirá las reglas de Política Inteligente, a menos que anules manualmente la acción.

Está prevista una mejora en la interfaz para aclarar este flujo de trabajo.

Las acciones para anular Política Inteligente se controlan mediante permisos específicos en Roles y permisos. Los administradores de la establecimiento pueden decidir qué usuarios tienen permiso para anular las reglas de pago, los cargos por cancelación, los cargos por No Show y las excepciones a las políticas.

El privilegio de anulación de reglas de pago de políticas también controla si un usuario puede desactivar Política Inteligente para una reserva específica. Sin este privilegio, el usuario puede ver la información de Política Inteligente, pero no puede completar la acción de desactivación.

Para revisar o actualizar estos permisos, ve al Menú de la cuenta Configuración Usuarios Roles y selecciona el rol correspondiente.

Para obtener más información, consulta Permisos de rol.

Sí. El personal puede seguir creando reservas. Sin el permiso de anulación de reglas de pago de la política , no pueden cambiar el método de pago, editar el importe del depósito ni utilizar la opción de anulación durante la creación de la reserva.

Sí. El personal puede seguir cancelando reservas y marcándolas como No Show. Sin el permiso de anulación correspondiente, no pueden eximir ni modificar el resultado financiero de la Política Inteligente.

Es probable que el rol de usuario no tenga habilitado el permiso de anulación de reglas de pago de la política . Cuando este permiso no está habilitado, el menú desplegable de tipo de pago, el importe del depósito editable y la opción de anulación permanecen ocultos.

Es posible que el rol de usuario no tenga habilitado el permiso de anulación del cargo por cancelación . Sin este permiso, se aplica el cargo por cancelación de la Política Inteligente y los controles de anulación permanecen ocultos.

Es posible que el rol de usuario no tenga habilitado el permiso de anulación del cargo por No Show . Sin este permiso, se aplica la penalización por No Show de la Política Inteligente y los controles de anulación permanecen ocultos.

Es probable que el rol de usuario no tenga el permiso para crear/editar excepciones de política habilitado. Sin este permiso, el personal puede explorar, buscar, filtrar, ordenar, expandir los detalles de las excepciones y ver los planes de tarifas asignados, pero no puede crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar ni eliminar excepciones.

Los permisos de Política Inteligente se gestionan desde el Menú de cuenta Configuración Usuarios Roles. Selecciona el rol correspondiente para revisar o actualizar sus permisos.

Los permisos de Política Inteligente incluyen:

• Anular reglas de pago de la política: Permite a los usuarios anular las reglas de pago de Política Inteligente y desactivar Política Inteligente para una reserva individual.
• Anular cargo por cancelación: Permite a los usuarios anular el cargo por cancelación de Política Inteligente.
• Anular cargo por No Show: Permite a los usuarios anular el cargo por No Show de Política Inteligente.
• Crear/editar excepciones de política: Permite a los usuarios crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar o eliminar excepciones de Política Inteligente.

Estos permisos están disponibles cuando Políticas Inteligentes está habilitado para la establecimiento.

Para obtener más información sobre la configuración de roles y permisos de usuario, consulta Permisos de rol.

La Asignar a planes de tarifas acción ahora también requiere el Crear/Editar planes de tarifas permiso. Sin este permiso, la acción permanece oculta. El personal aún puede ver, crear y editar políticas individuales si cuenta con el permiso necesario para las Políticas del hotel.