Preguntas frecuentes sobre las Políticas Inteligentes

No. Actualmente no existe integración con el Portal del huésped. Si un huésped cancela su reserva a través del Portal del huésped, las reglas de Smart Policies (por ejemplo, reembolsos o penalizaciones automáticas) no se aplicarán automáticamente. Estas cancelaciones requieren procesamiento manual por parte de la propiedad.

No. Actualmente, el sistema solo permite un tipo de Smart Policy por carrito de reserva. No puedes combinar habitaciones o planes tarifarios asociados con distintas Smart Policies dentro de una sola reserva.

Puedes configurar Smart Policies navegando a Configuración > Políticas. En la sección “Cancelación y prepago”, puedes ver las plantillas y hacer ajustes.

Puedes configurar un máximo de tres periodos/niveles/reglas de cancelación dentro de una sola política.

Sí. Ahora puedes usar la herramienta de asignación masiva en la página de Políticas para asignar una Smart Policy a todos los planes tarifarios de una vez o seleccionar varios planes tarifarios en una sola acción, en lugar de editar cada plan individualmente.

El nombre interno de la política no se muestra a los huéspedes. En su lugar, el sistema muestra el Tipo de política (por ejemplo, “Totalmente reembolsable”, “Parcialmente reembolsable” o “No reembolsable”).

Los huéspedes pueden ver la Política de garantía completa, la Política de cancelación y cualquier detalle complementario (por ejemplo, políticas de mascotas) en el motor de reservas y en los correos electrónicos de confirmación.

El Motor de reservas también muestra mensajes dinámicos de cancelación, como “Totalmente reembolsable hasta [fecha]” mientras la ventana de cancelación siga abierta, o “La cancelación gratuita ya no está disponible” una vez que el periodo reembolsable haya expirado.

Los métodos de pago compatibles incluyen:

• Tarjetas de crédito: Compatibles con todos los pagos parciales y completos.
• Carteras digitales (Apple Pay, Google Pay) y transferencias bancarias: Compatibles con Smart Policies (Versión 2), siempre que no existan pagos automáticos programados en el futuro.

Nota: Si la política requiere un cobro automático futuro (como un saldo restante), las carteras digitales y las transferencias bancarias no se mostrarán, ya que se requiere una tarjeta de crédito válida registrada para facilitar la automatización futura.

Sí. Para los clientes de CBPay, las tarjetas se validan automáticamente al momento de la reserva para asegurar que el banco emisor permite cobros.

En este escenario, debes configurar la política para “Capturar los datos de la tarjeta de crédito” (recopilar la tarjeta sin pago inmediato), lo que valida la tarjeta sin generar una retención monetaria ni una autorización pequeña (como 1,00 USD).

Sí, este flujo específico es posible usando Smart Policies (Versión 2), con la siguiente configuración:

• Al reservar: Configúralo como “Recopilar datos de la tarjeta” (la validación ocurre automáticamente a través de CBPay).
• Saldo restante: Añade una Autorización programada para 3 días antes de la llegada (el sistema realizará la autorización si el banco emisor lo permite).
• Captura: Configura la política para Capturar (cobrar) el importe en la fecha de llegada.

Todas las acciones automáticas ocurren a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad.

Sí. Cuando los pagos son exitosos o rechazados, el sistema puede enviar notificaciones, siempre que tengas habilitada la notificación del sistema correspondiente para correos electrónicos de pago.

Todos los cobros automatizados y activadores de políticas ocurren estrictamente a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad en la fecha programada.

Ejemplo: Si la fecha de check-in es el 21 de abril y el pago vence 2 días antes de la llegada, el pago se procesa a las 12:00 a. m. (medianoche) del 19 de abril.

Cambios de fecha: Si actualizas las fechas de estancia de una reserva, el pago programado del saldo restante se ajustará automáticamente para reflejar el nuevo importe total adeudado.

Añadir/anular artículos: Añadir o anular artículos (por ejemplo, adicionales, servicios) no actualizará inmediatamente los pagos programados. Sin embargo, si las fechas de estancia cambian después de que se hayan añadido artículos, entonces el pago programado se actualizará para reflejar el nuevo saldo.

Cambio de habitación: Si una reserva se mueve a una habitación/plan tarifario con un precio diferente (más alto o más bajo), el saldo restante y el pago programado se actualizarán, siempre que la política esté configurada para cobrar el saldo restante.

Sí. Los complementos seleccionados antes de que se cree la reserva actualmente se incluyen como parte del cálculo del depósito/prepago.

No. Smart Policies no admite horas personalizadas específicas (por ejemplo, 9:00 a. m. o 12:00 p. m.). Todos los plazos de cancelación se basan estrictamente en las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad del día en que se cierra la ventana de cancelación.

Ejemplo: Si el check-in es el 21 de abril y la política requiere cancelación “3 días antes”, lo más tarde que un huésped puede cancelar para recibir un reembolso es a las 12:00 a. m. (medianoche) del 18 de abril.

La tarifa por no-show es compatible, pero técnicamente equivale a lo que esté configurado como Política de cancelación.

Ejemplo: Si tu política de cancelación es “cargo del 100 % si se cancela en la fecha de llegada”, la tarifa por no-show también será del 100 %. No puedes establecer una tarifa por no-show diferente de las condiciones de cancelación para ese día.

Sí. Durante el flujo de cancelación, puedes eximir manualmente el cargo automático por cancelación o no-show desmarcando la opción Seguir política de cancelación.

Cuando haces esto, el sistema evita que se aplique el cargo automático pendiente.

Se requiere una Nota de cancelación al anular la política, y esta nota se guarda tanto en las Notas de la reserva como en el Historial de actividad.

No. Anular una Smart Policy solo impide que el sistema aplique cargos automáticos pendientes por cancelación o no-show.

Si ya se han cobrado fondos, estos deben seguir reembolsándose manualmente a través del folio.

El sistema compara las reglas de la política con el importe ya cobrado:

• Reembolso: Si el huésped cancela dentro del periodo de cancelación designado (por ejemplo, ventana totalmente reembolsable), se emite automáticamente un reembolso completo del importe pagado.
• Cobro: Si un huésped cancela fuera de la ventana de cancelación (por ejemplo, cancelación tardía), no se le reembolsa. Si el importe de la penalización es mayor que lo ya pagado, el sistema cobra el saldo pendiente.

No. Una vez que se crea una reserva con una Smart Policy asociada, esa política no se puede cambiar, incluso si la reserva se mueve a una habitación o plan tarifario diferente. Para cambiar la política, el huésped debe cancelar y volver a reservar.

Si el personal anula manualmente la política (por ejemplo, cobrando un importe diferente, cambiando el tipo de pago o realizando una preautorización manual), las reglas de automatización de la política para pagos programados, reembolsos o cargos por cancelación dejarán de aplicarse. Estas acciones deberán ser gestionadas manualmente posteriormente por la propiedad.

Este indicador significa que la reserva se ha modificado de una manera que ya no sigue las reglas de automatización de la Smart Policy asignada.

Por ejemplo, si un miembro del personal cambia manualmente un importe de pago o realiza otra acción que entre en conflicto con el comportamiento esperado de la política, el sistema puede mostrar un indicador de advertencia con el mensaje Política de pago no automatizada.

En estos casos, las acciones futuras relacionadas con pagos, reembolsos o cargos por cancelación podrían tener que gestionarse manualmente.

No. El sistema utiliza la etiqueta de combinación de tabla existente en los correos electrónicos de confirmación. Esta etiqueta inserta automáticamente la Política de garantía, la Política de cancelación y la tabla del Cronograma de pagos actualizadas en el correo.

Si tu Smart Policy está configurada para Recopilar datos de la tarjeta de crédito (capturar solo la tarjeta), puedes guardar la tarjeta del huésped sin procesar ningún pago al crear una reserva manual en el PMS.

Para guardar la tarjeta sin cobrar ni autorizar:

1. En el paso de Pagos de la reserva, deja el campo Importe en 0,00.
2. Haz clic en Registrar pago existente.

Cuando el importe es 0,00, Cloudbeds:

• Guardará los datos de la tarjeta de crédito del huésped
• Validará la tarjeta (si tu procesador de pagos lo admite)
• No cobrará ni autorizará ningún importe

Esto te permite registrar una tarjeta como garantía para planes tarifarios flexibles sin requerir un pago por adelantado. Si introduces un importe mayor que 0,00, el PMS seguirá las reglas de Smart Policy a menos que anules manualmente la acción.

Está prevista una mejora de la interfaz para hacer este flujo más claro.