Preguntas frecuentes sobre las Políticas Inteligentes

Sí. Si un huésped cancela su reserva a través del Portal del huésped, las reglas de la Política Inteligente, como reembolsos o penalizaciones automatizadas, se aplicarán automáticamente.

No. Actualmente, el sistema solo permite un tipo de Política Inteligente por carrito de reserva. No puedes combinar habitaciones o planes tarifarios asociados con diferentes Políticas Inteligentes dentro de una misma reserva.

Puedes configurar las Políticas Inteligentes desde Configuración > Políticas. En la sección “Cancelación y prepago”, puedes ver plantillas y hacer ajustes.

Puedes configurar un máximo de tres periodos, niveles o reglas de cancelación dentro de una sola política.

Sí. Ahora puedes usar la herramienta de asignación masiva en la página Políticas para asignar una Política Inteligente a todos los planes tarifarios a la vez o seleccionar varios planes tarifarios en una sola acción, en lugar de editar cada plan tarifario individualmente.

El nombre interno de la política no se muestra a los huéspedes. En su lugar, el sistema muestra el Tipo de política, por ejemplo, “Totalmente reembolsable”, “Parcialmente reembolsable” o “No reembolsable”.

Los huéspedes pueden ver la Política de garantía completa, la Política de cancelación y cualquier detalle adicional, por ejemplo, políticas sobre mascotas, en el Motor de reservas y en los correos electrónicos de confirmación.

El Motor de reservas también muestra mensajes dinámicos sobre la cancelación, como “Totalmente reembolsable hasta el [fecha]” mientras la ventana de cancelación siga abierta, o “La cancelación gratis ya no está disponible” una vez que el periodo reembolsable haya vencido.

Los métodos de pago compatibles incluyen:

• Tarjetas de crédito: compatibles con todos los pagos parciales y completos.
• Billeteras digitales (Apple Pay, Google Pay) y transferencias bancarias: compatibles con Políticas Inteligentes (versión 2), siempre que no haya pagos automatizados futuros programados.

Nota: Si la política requiere un cobro automatizado futuro, como el saldo restante, no se mostrarán las billeteras digitales ni las transferencias bancarias, ya que se requiere una tarjeta de crédito válida registrada para facilitar la automatización futura.

Sí. Para los clientes de CBPay, las tarjetas se validan automáticamente al momento de la reserva para garantizar que el banco emisor permita los cargos.

En este escenario, debes configurar la política como “Capturar datos de la tarjeta de crédito”, es decir, recopilar la tarjeta sin pago inmediato. Esto valida la tarjeta sin aplicar una retención monetaria ni una autorización pequeña, como USD 1.00.

Sí, este flujo específico es posible usando Políticas Inteligentes (versión 2), con la siguiente configuración:

• Al reservar: configura “Recopilar datos de la tarjeta” (la validación ocurre automáticamente mediante CBPay).
• Saldo restante: agrega una autorización programada para 3 días antes de la llegada. El sistema aplicará la autorización si el banco emisor lo permite.
• Captura: configura la política para capturar, o cobrar, el monto en la fecha de llegada.

Todas las acciones automatizadas ocurren a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad.

Sí. Cuando los pagos se realizan correctamente o son rechazados, el sistema puede enviar notificaciones, siempre que tengas activada la notificación correspondiente del sistema para correos electrónicos de pago.

Todos los cargos automatizados y activadores de políticas ocurren estrictamente a las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad hotelera en la fecha programada.

Ejemplo: Si la fecha de check-in es el 21 de abril y el pago vence 2 días antes de la llegada, el pago se procesa a las 12:00 a. m. (medianoche) del 19 de abril.

Cambios de fecha: Si actualizas las fechas de estadía de una reserva, el pago programado del saldo restante se ajustará automáticamente para reflejar el nuevo monto total adeudado.

Agregar o anular artículos: Agregar o anular artículos, por ejemplo, complementos o servicios, no actualizará inmediatamente los pagos programados. Sin embargo, si las fechas de estadía se cambian después de agregar artículos, el pago programado se actualizará para reflejar el nuevo saldo.

Mover habitaciones: Si una reserva se mueve a una habitación o plan tarifario con un precio diferente, mayor o menor, el saldo restante y el pago programado se actualizarán, siempre que la política esté configurada para cobrar el saldo restante.

Sí. Los complementos seleccionados antes de que se cree la reserva actualmente se incluyen como parte del cálculo del depósito/prepago.

No. Las Políticas Inteligentes no admiten horas personalizadas específicas, como 9:00 a. m. o 12:00 p. m. Todas las fechas límite de cancelación se basan estrictamente en las 12:00 a. m. (medianoche), hora local de la propiedad del día en que se cierra la ventana de cancelación.

Ejemplo: Si el check-in es el 21 de abril y la política exige cancelar “3 días antes”, lo más tarde que un huésped puede cancelar para recibir un reembolso es a las 12:00 a. m. (medianoche) del 18 de abril.

La tarifa por no presentación es compatible, pero técnicamente equivale a lo que se haya configurado como Política de cancelación.

Ejemplo: Si tu política de cancelación es “cargo del 100 % si se cancela en la fecha de llegada”, la tarifa por no presentación también será del 100 %. No puedes configurar una tarifa por no presentación que sea diferente de los términos de cancelación para ese día.

Sí. Durante el flujo de cancelación, puedes eximir manualmente la tarifa automatizada de cancelación o por no presentación desmarcando la opción Seguir política de cancelación.

Al hacerlo, el sistema evita que se aplique el cargo automatizado pendiente.

Se requiere una Nota de cancelación al sobrescribir la política, y esta nota se guarda tanto en las Notas de la reserva como en el Historial de actividad.

No. Sobrescribir una Política Inteligente solo impide que el sistema aplique cargos automatizados pendientes por cancelación o no presentación.

Si ya se cobraron fondos, aún deben reembolsarse manualmente desde el folio.

El sistema compara las reglas de la política con el monto ya cobrado:

• Reembolso: Si el huésped cancela dentro del periodo de cancelación designado, por ejemplo, una ventana totalmente reembolsable, se emite automáticamente un reembolso completo del monto pagado.
• Cargo: Si un huésped cancela fuera de la ventana de cancelación, por ejemplo, una cancelación tardía, no recibe reembolso. Si el monto de la penalización es mayor que lo pagado, el sistema cobra el saldo pendiente.

No. Una vez que una reserva se crea con una Política Inteligente asociada, esa política no puede cambiarse, incluso si la reserva se mueve a otra habitación o plan tarifario. Para cambiar la política, el huésped debe cancelar y volver a reservar.

Si el personal sobrescribe manualmente la política, por ejemplo, cobrando un monto diferente, cambiando el tipo de pago o realizando una preautorización manual, las reglas de automatización de la política para pagos programados, reembolsos o cargos de cancelación ya no se aplicarán. Posteriormente, la propiedad deberá gestionar estas acciones manualmente.

Este indicador significa que la reserva se modificó de una forma que ya no sigue las reglas de automatización de la Política Inteligente asignada.

Por ejemplo, si un miembro del personal cambia manualmente un monto de pago o realiza otra acción que entra en conflicto con el comportamiento esperado de la política, el sistema puede mostrar un indicador de advertencia con el mensaje Política de pago no automatizada.

En estos casos, es posible que las acciones futuras relacionadas con pagos, reembolsos o cargos de cancelación deban gestionarse manualmente.

No. El sistema usa la etiqueta combinada de tabla existente en los correos electrónicos de confirmación. Esta etiqueta inserta automáticamente la Política de garantía actualizada, la Política de cancelación y la tabla de programación de pagos en el correo electrónico.

Si tu Política Inteligente está configurada como Recopilar datos de la tarjeta de crédito, es decir, solo capturar la tarjeta, puedes guardar la tarjeta del huésped sin procesar ningún pago al crear una reserva manual en el PMS.

Para guardar la tarjeta sin cobrar ni autorizar:

1. En el paso Pagos de la reserva, deja el campo Monto en 0.00.
2. Haz clic en Registrar pago existente.

Cuando el monto es 0.00, Cloudbeds hará lo siguiente:

• Guardar los datos de la tarjeta de crédito del huésped
• Validar la tarjeta, si tu procesador de pagos lo admite
• No cobrar ni autorizar ningún monto

Esto te permite tomar una tarjeta como garantía para planes tarifarios flexibles sin requerir un pago por adelantado. Si ingresas un monto superior a 0.00, el PMS seguirá las reglas de la Política Inteligente, a menos que sobrescribas manualmente la acción.

Está prevista una mejora de la interfaz para que este flujo sea más claro.

Las acciones para sobrescribir Políticas Inteligentes ahora se controlan mediante permisos dedicados en Roles y permisos. Los administradores de la propiedad pueden decidir qué miembros del personal pueden sobrescribir reglas de pago, tarifas de cancelación, tarifas por no presentación y excepciones de políticas.

Sí. El personal aún puede crear reservas. Sin el permiso Sobrescribir reglas de pago de políticas, no pueden cambiar el método de pago, editar el monto del depósito ni usar la opción de sobrescritura durante la creación de la reserva.

Sí. El personal aún puede cancelar reservas y marcarlas como no presentación. Sin el permiso de sobrescritura relacionado, no pueden eximir ni cambiar el resultado financiero de la Política Inteligente.

Es probable que el rol del usuario no tenga activado el permiso Sobrescribir reglas de pago de políticas. Cuando este permiso no está activado, el menú desplegable de tipo de pago, el monto editable del depósito y la opción de sobrescritura permanecen ocultos.

Es posible que el rol del usuario no tenga activado el permiso Sobrescribir tarifa de cancelación. Sin este permiso, se aplica la tarifa de cancelación de la Política Inteligente y los controles de sobrescritura permanecen ocultos.

Es posible que el rol del usuario no tenga activado el permiso Sobrescribir tarifa por no presentación. Sin este permiso, se aplica la penalización por no presentación de la Política Inteligente y los controles de sobrescritura permanecen ocultos.

Es probable que el rol del usuario no tenga activado el permiso Crear/editar excepciones de políticas. Sin este permiso, el personal puede explorar, buscar, filtrar, ordenar, expandir los detalles de las excepciones y ver los planes tarifarios asignados, pero no puede crear, editar, asignar, activar, desactivar ni eliminar excepciones.

Los permisos de Políticas Inteligentes se gestionan desde la página Roles y permisos. Solo aparecen cuando las Políticas Inteligentes están activadas para la propiedad.

• Sobrescribir reglas de pago de políticas
• Sobrescribir tarifa de cancelación
• Sobrescribir tarifa por no presentación
• Crear/editar excepciones de políticas

La acción Asignar a planes tarifarios ahora también requiere el permiso Crear/editar planes tarifarios. Sin este permiso, la acción permanece oculta. El personal aún puede ver, crear y editar políticas individuales si tiene el permiso requerido de Políticas del hotel.