Configura las Políticas Inteligentes

Introducción

Las Políticas inteligentes permiten que tu establecimiento defina reglas financieras para garantizar reservas, cobrar pagos y aplicar cargos por cancelación y No Show.

Una vez configuradas, Cloudbeds sigue automáticamente estas reglas para las reservas que cumplen los requisitos. Esto ayuda a reducir el trabajo manual y mantener condiciones de pago y cancelación uniformes en todo tu establecimiento.

Esta guía explica cómo crear y configurar las Políticas inteligentes, definir una política predeterminada, asignar políticas a los planes de tarifas y revisar cómo se muestra la información de las políticas al personal y a los huéspedes.

Antes de empezar

Antes de configurar las Políticas inteligentes, revisa los siguientes requisitos y limitaciones:

• Disponibilidad de la función: Las Políticas inteligentes deben estar habilitadas para tu establecimiento.
• Reservas que cumplen los requisitos: Las Políticas inteligentes se aplican a las reservas directas creadas a través de:
  • El Motor de reservas de Cloudbeds.
  • Las reservas manuales ingresadas en Cloudbeds PMS.
• Reservas de OTA: Las reservas recibidas de agencias de viajes online siguen utilizando tus reglas existentes de Depósito por canal. Las Políticas inteligentes no reemplazan la configuración de depósitos de las OTA.
• Reservas de Channel Collect: Cuando el canal de reservas cobra el pago, las reglas de pago de las Políticas inteligentes no se aplican.

Configura tus Políticas inteligentes

Sigue los pasos que se indican a continuación para crear tus Políticas inteligentes, configurar las reglas financieras y asignarlas a los planes de tarifas correspondientes.

Paso 1: accede a la configuración de las políticas

1. Ve a la página Propiedad en el menú Configuración .
2. Abre la pestaña Políticas.
3. Selecciona Pago y cancelación.

Paso 2: crea o edita una Política inteligente

En la página Pago y cancelación, elige cómo quieres configurar tu política:

• Crea una política personalizada: Empieza desde cero haciendo clic en .
• Edita una plantilla de política preconfigurada: Abre el menú de más opciones junto a la política que quieres modificar.

El editor de políticas te permite configurar las garantías de pago, los saldos pendientes, las condiciones de cancelación, las penalizaciones por No Show y la información adicional que se muestra a los huéspedes.

Configura las reglas de pago

En la pestaña Pago, configura lo siguiente:

1. Nombre interno de la política: Agrega un nombre que ayude a tu equipo a identificar la política.
2. Método de garantía: Elige cómo se garantiza la reserva. Los métodos disponibles incluyen:
   • Cobrar un monto.
   • Autorizar un monto.
   • Capturar los datos de la tarjeta de crédito.
   • No solicitar una garantía.
3. Plan de pago del saldo pendiente: Define cómo y cuándo se gestiona cualquier saldo pendiente. Según tu configuración, puedes cobrar un monto, autorizar un monto o cobrar el pago manualmente.

Configura un monto de pago fijo

Al usar Cobrar monto o Autorizar monto, el desplegable Monto determina cómo se calcula el prepago.

• Monto fijo por noche: El monto configurado se multiplica por la cantidad de habitaciones y noches. Antes, esta opción se llamaba Monto fijo; el cálculo no ha cambiado.
• Monto fijo por reserva: El monto configurado se aplica una sola vez a toda la reserva, independientemente de la cantidad de habitaciones, noches o huéspedes.

Ejemplo: Configuras un depósito de $50 para una reserva con dos habitaciones y tres noches.

• Con Monto fijo por reserva, el depósito sigue siendo de $50.
• Con Monto fijo por noche, el depósito calculado es de $300 ($50 x 2 habitaciones x 3 noches).

Para cobrar un único depósito fijo, selecciona Monto fijo por reserva, agrega el monto y guarda la política.

Incluye los impuestos y las tasas en el saldo pendiente

La casilla Incluir impuestos y tasas no modifica un prepago de Monto fijo por reserva. En cambio, determina si los impuestos y las tasas aplicables se incluyen en una regla posterior de Saldo pendiente.

Ejemplo: Una reserva tiene un subtotal de $100 y $65 en impuestos y tasas, lo que da un total de $165. La siguiente tabla muestra cómo funcionan conjuntamente el prepago fijo y el saldo pendiente.

Configura la política de cancelación

En la pestaña Política de cancelación, define las reglas que determinan cuánto debe pagar un huésped al cancelar una reserva.

1. Selecciona el tipo de cancelación:
   • No reembolsable: Se cobra el 100 % a los huéspedes, independientemente de cuándo cancelen.
   • Parcialmente reembolsable: El monto que se cobra depende de cuándo cancele el huésped.
   • Totalmente reembolsable: Los huéspedes pueden cancelar sin costo dentro del período definido por la política.
2. Configura los plazos de cancelación y los montos de los cargos: Define cuándo se aplica cada condición de cancelación y el cargo correspondiente. Puedes configurar hasta tres niveles en una misma política.

Ejemplo: Una política de cancelación podría permitir cancelar sin costo hasta siete días antes de la llegada, aplicar un cargo del 50 % entre siete y tres días antes de la llegada y aplicar un cargo del 100 % dentro de los tres días previos a la llegada.

La opción existente de penalización fija ahora se llama Monto fijo por reserva. El cálculo no ha cambiado.

Configura la política de No Show

En ¿Cómo gestionas los No Show?, elige cómo se debe calcular el cargo por No Show.

• Igual que la política de cancelación: Esta es la opción predeterminada. El cargo por No Show sigue la política de cancelación correspondiente. Cloudbeds muestra el monto que se aplica a un No Show y lo mantiene actualizado cuando modificas las condiciones de cancelación.
• Monto personalizado: Configura un cargo por No Show independiente de la política de cancelación. Los cálculos disponibles incluyen:
  • Un porcentaje del total.
  • Monto fijo por reserva (antes llamado Monto fijo).
  • El precio de la primera noche.

Configura los impuestos y las tasas

En la pestaña Cancelación, usa las tarjetas independientes de Impuestos y tasas para determinar qué impuestos y tasas pueden incluirse en las penalizaciones por cancelación y No Show.

Configura por separado las selecciones para cancelación y No Show, incluso cuando el monto por No Show siga la política de cancelación.

Elige una de las siguientes opciones para cada tipo de cargo:

• Todos los impuestos y tasas aplicables: Incluye todos los impuestos y tasas que se aplican a la reserva y a la fuente de la reserva. Si posteriormente se añade un impuesto o una tasa aplicable a tu establecimiento, esta opción lo incluye automáticamente.
• Un conjunto específico: Selecciona los impuestos y las tasas que quieres incluir. La selección se mantiene fija. Si posteriormente añades un impuesto o una tasa, vuelve a la política y selecciónalo si quieres incluirlo.
• Ninguno: No se añaden impuestos ni tasas a la penalización por cancelación o No Show.

Cuando una tarjeta está contraída, muestra un resumen de la selección, como Se cobran todos los impuestos y tasas, Se cobran 5 de 10 o No se cobran. El resumen de la política refleja la misma selección.

Comprende cómo se calculan los impuestos y las tasas

La configuración de la política determina qué impuestos y tasas pueden incluirse en las penalizaciones por cancelación o No Show. El monto final también depende de la reserva y de la configuración que se le aplica.

• Fuente de la reserva: Un impuesto o una tasa se incluye únicamente cuando también está habilitado para la fuente de la reserva. Seleccionarlo en una Política inteligente no anula las restricciones de la fuente de la reserva.
• Aplicabilidad actual: Los impuestos y las tasas que se hayan eliminado o deshabilitado, o que ya no sean aplicables, se excluyen, incluso si se habían seleccionado anteriormente en la política.
• Reservas existentes: Editar una política no cambia la política asignada a las reservas ya realizadas. Para esas reservas, una selección específica de impuestos y tasas se mantiene tal como estaba al momento de reservar. Sin embargo, la opción Todos los impuestos y tasas aplicables puede incluir los impuestos y las tasas aplicables que se añadan posteriormente.
• Cambios en la tasa de impuesto: Si una tasa de impuesto cambia entre el momento de reservar y la cancelación o el No Show, Cloudbeds usa la tasa vigente al momento de registrar el cargo.
• Excepciones de políticas: Cuando se aplica una Excepción de Políticas inteligentes basada en fechas, la selección de impuestos y tasas de la excepción tiene prioridad sobre la selección de la política estándar.

Si un impuesto seleccionado se aplica a una tasa seleccionada, ambos pueden incluirse al calcular una penalización por cancelación o No Show basada en un porcentaje o en el precio de la primera noche.

Los impuestos excluidos de la política no se vuelven a añadir al cargo base. Por lo tanto, un cargo por cancelación calculado como porcentaje puede ser menor que ese mismo porcentaje del monto que el huésped pagó originalmente.

Comprende cómo se muestran y automatizan los impuestos y las tasas

En el Motor de reservas de Cloudbeds, la información de las políticas de cancelación y No Show incluye una nota general que indica más impuestos y tasas aplicables. La selección exacta de impuestos y tasas está disponible en el editor de políticas.

Cuando una reserva tiene un procesador de pagos conectado con automatización completa de las Políticas inteligentes, la configuración indica si el cargo por cancelación o No Show se registrará en el folio.

Registrar un cargo en el folio y procesar un cobro a la tarjeta o un reembolso son acciones independientes.

Añade información adicional de la política y guarda

Usa Información adicional de la política para proporcionar cualquier detalle adicional que quieras mostrar a los huéspedes en el Motor de reservas de Cloudbeds y en los correos de confirmación.

Asegúrate de que esta información coincida con las reglas de pago, cancelación y No Show configuradas. El texto adicional no anula la configuración de la política. Cualquier condición que difiera de las reglas configuradas debe gestionarse manualmente.

Cuando termines de configurar la política, haz clic en Guardar.

Paso 3: define tu Política inteligente predeterminada

Tu Política inteligente predeterminada determina qué reglas se aplican cuando no se ha asignado otra política.

Cloudbeds aplica automáticamente la política predeterminada a:

• Tu Tarifa base.
• Cualquier plan de tarifas que no tenga otra Política inteligente asignada.

Define la política predeterminada

1. Ve a Configuración > Propiedad > Políticas > Pago y cancelación.
2. Busca la política que quieres usar como predeterminada.
3. Abre el menú de más opciones junto a la política.
4. Selecciona Establecer como predeterminada.

Paso 4: asigna políticas a tus planes de tarifas

Si tu establecimiento usa varios planes de tarifas, puedes asignar una Política inteligente diferente a cada uno.

Esto te permite aplicar distintas condiciones de pago y cancelación, y mantener tu Política inteligente predeterminada para los planes de tarifas que no tienen una asignación específica.

1. Desde el menú principal de Cloudbeds , abre Tarifas especiales y paquetes .
2. Busca el plan de tarifas que quieres actualizar.
3. Abre el menú de más opciones y selecciona la opción para editar el plan de tarifas.
4. Desplázate hasta el campo Cancelación, con la etiqueta ¿Qué política de cancelación quieres establecer para este plan de tarifas?
5. Selecciona la Política inteligente que quieres asignar en el desplegable Políticas.
6. Haz clic en Guardar.

Repite estos pasos para los demás planes de tarifas que requieran una política diferente.

Paso 5: consulta las políticas en las reservas y en el motor de reservas

Después de configurar y asignar tus políticas, revisa cómo se muestran las condiciones al personal y a los huéspedes.

Para tu personal (Cloudbeds PMS)

Cuando el personal crea una reserva en Cloudbeds PMS, el nombre de la Política inteligente asignada aparece para cada habitación y plan de tarifas.

El personal puede pasar el cursor sobre el nombre de la política para consultar un resumen de:

• Las reglas de garantía.
• El calendario de pagos del saldo pendiente.
• Las condiciones de cancelación.
• Las condiciones de No Show.

Para un prepago de Monto fijo por reserva, el calendario de pagos refleja el monto fijo configurado, sujeto al límite del subtotal de la reserva.

Si cambian las fechas, la cantidad de noches o las habitaciones de la reserva, Cloudbeds recalcula los pagos que aún no se han cobrado con el subtotal actualizado.

Los pagos ya cobrados no se modifican ni se reembolsan automáticamente.

Si el huésped cancela, la política de cancelación correspondiente determina si el depósito pagado se retiene, se reembolsa o se ajusta en función del cargo por cancelación.

Para tus huéspedes (Motor de reservas de Cloudbeds)

Los huéspedes pueden consultar las condiciones de pago y cancelación aplicables al reservar a través del Motor de reservas de Cloudbeds.

Según la política configurada, los huéspedes ven:

• Etiqueta de la política: Por ejemplo, No reembolsable o Totalmente reembolsable.
• Calendario de pagos: Un desglose de los montos de pago correspondientes y los plazos.
• Condiciones de cancelación y No Show: Las reglas, las fechas límite y las penalizaciones aplicables.
• Información adicional de la política: Cualquier texto adicional ingresado en la configuración de la política.

La información de cancelación y No Show incluye una nota general que indica más impuestos y tasas aplicables, en lugar de enumerar la selección exacta de impuestos y tasas de la política.

En los correos de confirmación y cancelación

Cloudbeds incluye automáticamente la información correspondiente de las Políticas inteligentes en los correos de confirmación y cancelación cuando la plantilla de correos utiliza la información de políticas compatible.

Esto incluye las condiciones de cancelación y No Show aplicables. No es necesario modificar tus plantillas de correos cuando utilizas la información de políticas compatible.

Paso 6: revisa la configuración de Depósito por canal (opcional)

Cuando se habilitan las Políticas inteligentes, la configuración de depósitos de las reservas de OTA se gestiona por separado de las políticas que se aplican a las reservas directas.

Puedes revisar esta configuración en la pestaña Depósito por canal de la página Políticas.

1. Ve a Configuración > Propiedad > Políticas.
2. Abre la pestaña Depósito por canal.
3. Revisa la configuración de depósitos que se aplica a las reservas recibidas de tus canales conectados.

Si tu establecimiento ya había configurado reglas de Depósito por canal, esa configuración se mantiene sin cambios al habilitar las Políticas inteligentes.

No se requieren cambios adicionales, a menos que quieras modificar tu configuración existente de Depósito por canal.

Tus Políticas inteligentes ya están configuradas y listas para usarse en las reservas directas que cumplen los requisitos. Antes de utilizarlas en las operaciones diarias, revisa las políticas asignadas y confirma que las condiciones de pago y cancelación coincidan con las reglas que quieres aplicar en tu establecimiento.

Siguiente paso operativo

Una vez que hayas configurado y asignado tus Políticas inteligentes, evalúa si tu establecimiento necesita condiciones de cancelación diferentes para fechas específicas, como días festivos, eventos especiales o temporadas altas.

Si es así, puedes usar las Excepciones de Políticas inteligentes para aplicar reglas a fechas específicas sin crear planes de tarifas adicionales.

Más información: Usa las Excepciones de Políticas inteligentes para anular las políticas de cancelación en fechas específicas.