Configura las Políticas Inteligentes

Las Políticas Inteligentes permiten que tu propiedad defina reglas financieras claras para garantizar reservas, cobrar pagos y aplicar cargos por cancelación. Una vez configuradas, Cloudbeds sigue automáticamente estas reglas para las reservas elegibles, lo que reduce el trabajo manual y mejora la consistencia en tus operaciones. Puedes asignar políticas a varios planes de tarifas a la vez usando acciones masivas y previsualizar los detalles de la política en tiempo real mientras configuras los planes de tarifas. En esta guía, aprende cómo configurar tus Políticas Inteligentes.

Antes de comenzar

• Las Políticas Inteligentes deben estar habilitadas para tu cuenta. 
  • Comunícate con nuestro equipo de soporte si te interesa esta función.
• Las Políticas Inteligentes se aplican a las reservas directas creadas a través de:
  • El Motor de reservas de Cloudbeds, y
  • Reservas manuales ingresadas en el PMS.
• Las reservas recibidas de OTAs siguen usando tus reglas existentes de Depósito del canal. Las Políticas Inteligentes no reemplazan los ajustes de depósito de OTA. 

Configura tus Políticas Inteligentes

Paso 1: Accede a la configuración de Políticas

1. Ve a la página Propiedad en el menú Ajustes
2. Accede a la pestaña Políticas
3. Abre la pestaña Pago y cancelación

Paso 2: Crea una política personalizada o edita plantillas de políticas

En la página Pago y cancelación, elige si quieres:

4. Crear una política personalizada desde cero haciendo clic en
5. Editar una plantilla de política preconfigurada según prefieras en el menú

En la pestaña Pago , configura lo siguiente:

6. Completa el nombre interno de la política
7. El Método de garantía: cómo se garantiza la reserva (cobrar importe, solo autorizar, capturar los datos de la tarjeta de crédito o no recopilar garantía).
8. El Plan de pago del saldo restante: cómo y cuándo se cobra el resto del saldo, si corresponde (cobrar importe, autorizar o cobrar manualmente).

Todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 a. m. (medianoche) en la zona horaria local de la propiedad.

En la pestaña Política de cancelación, 

9. Configura las reglas que definen reembolsos o penalizaciones cuando se cancela una reserva:
10. Selecciona el tipo de cancelación y sus condiciones (cantidad de días e importe a cobrar)
    • No reembolsable: se cobra el 100% a los huéspedes sin importar cuándo cancelen;
    • Parcialmente reembolsable: se cobra a los huéspedes según cuándo cancelen;
    • Totalmente reembolsable: los huéspedes pueden cancelar gratis dentro de un período determinado que debe configurarse en los campos de la política a continuación. 
11. Completa la información adicional de la política: puedes personalizar los detalles de la política que se muestran a tus huéspedes. Este texto aparece en el Motor de reservas y en los correos electrónicos de confirmación. 
    • Cualquier información personalizada que proporciones y que no coincida con los ajustes de la política seleccionada deberá gestionarse manualmente y no anulará los ajustes definidos de la política.
12. Guarda los cambios.

Cuando ocurre una cancelación, Cloudbeds automáticamente:

• Reembolsa al huésped si se le debe dinero, o

• Cobra cualquier importe restante necesario para cumplir con la penalización definida en la política.

  

• Los cargos por no presentación siguen las mismas reglas que la última etapa de la política de cancelación. No puedes configurar un cargo por no presentación diferente de la regla final de cancelación.
• Puedes configurar hasta tres niveles de cancelación en una misma política (por ejemplo, gratis hasta 7 días antes de la llegada, 50% entre 7 y 3 días, 100% dentro de los 3 días).
• Todos los plazos de cancelación se basan en las 12:00 a. m., hora local de la propiedad, del día en que cierra la ventana de cancelación.

Paso 3: Configura tu Política Inteligente predeterminada

Tu Política Inteligente predeterminada se aplicará automáticamente a:

• Tu Tarifa base, y
• Cualquier plan de tarifas que no tenga otra política asignada.

Práctica recomendada: se recomienda que elijas la política que se usa con mayor frecuencia en tu propiedad. 

• Puedes cambiar tu política predeterminada en cualquier momento.

Para establecer la política predeterminada:

1. Ubica la política que quieres establecer como predeterminada en la pestaña Políticas de pago y cancelación
2. Abre el menú junto a la política
3. Selecciona Convertir en predeterminada.

Paso 4: Asigna políticas a tus planes de tarifas

Si tienes varios planes de tarifas, puedes asignar diferentes Políticas Inteligentes a cada uno.

1. Accede a la página Planes de tarifas y paquetes en el menú principal de Cloudbeds
2. Busca el plan de tarifas que quieres actualizar y haz clic para editarlo en el menú lateral .
3. Desplázate hacia abajo hasta el campo Cancelación (¿Qué política de cancelación quieres configurar para este plan de tarifas?) y selecciona la política que quieres asignar en el menú desplegable de Políticas
4. Haz clic en Guardar.

Repite los mismos pasos para cualquier plan de tarifas adicional que requiera una política diferente.

Si necesitas políticas diferentes para fechas específicas (como feriados o temporadas altas), puedes usar Excepciones de Políticas Inteligentes en lugar de crear planes de tarifas adicionales. Consulta Usar Excepciones de Políticas Inteligentes para anular Políticas de cancelación en fechas específicas para obtener más detalles.

Paso 5: Ver políticas en las reservas y en el Motor de reservas

Para tu personal (PMS)

• Al crear una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación/plan de tarifas.
• El personal puede pasar el cursor sobre el nombre de la política para ver un resumen sencillo de:
  • Reglas de garantía
  • Calendario del saldo restante
  • Detalles de cancelación

Para tus huéspedes (Motor de reservas)

Los huéspedes verán:

• Una etiqueta de política , como No reembolsable o Totalmente reembolsable;
• Un desglose completo del calendario de pagos;
• Reglas de cancelación y cualquier información adicional que hayas agregado.

En los correos electrónicos de confirmación:

Cloudbeds incluye automáticamente la información de la Política Inteligente usando la etiqueta combinada de política estándar. No se requieren actualizaciones en tus plantillas de correo electrónico.

Paso 6: Revisa la configuración de Depósito del canal (opcional)

Después de habilitar la función Políticas Inteligentes, tus ajustes de depósito del canal se separarán de las políticas aplicadas a las reservas directas. 

• Puedes verlos y configurarlos en la nueva pestaña Depósito del canal disponible en la página Políticas. 
• Si ya habías definido ajustes de depósito del canal anteriormente, no se requieren cambios en esta página, y tus configuraciones existentes de procesamiento de pagos para OTAs permanecerán sin cambios.

Tus Políticas Inteligentes están configuradas y listas para usarse.