Configura las Políticas Inteligentes

Las Políticas inteligentes permiten que tu establecimiento defina reglas financieras claras para garantizar reservas, cobrar pagos y aplicar cargos por cancelación. Una vez configuradas, Cloudbeds sigue automáticamente estas reglas para las reservas elegibles, reduciendo el trabajo manual y mejorando la consistencia en tus operaciones. Puedes asignar políticas a varios planes de tarifas a la vez usando acciones masivas y obtener una vista previa de los detalles de la política en tiempo real mientras configuras los planes de tarifas. Aprende en esta guía cómo configurar tus Políticas inteligentes.

Antes de comenzar

• Las Políticas inteligentes deben estar habilitadas para tu cuenta. 
  • Contacta a nuestro equipo de soporte si te interesa esta función.
• Las Políticas inteligentes se aplican a reservas directas creadas a través de:
  • El Motor de reservas de Cloudbeds, y
  • Reservas manuales ingresadas en el PMS.
• Las reservas recibidas de OTAs continúan usando tus reglas existentes de Depósito por canal. Las Políticas inteligentes no reemplazan la configuración de depósitos de las OTA. 

Configura tus Políticas inteligentes

Paso 1 - Accede a la configuración de Políticas

1. Ve a la página Establecimiento en el menú de Configuración
2. Accede a la pestaña Políticas
3. Abre la pestaña Pago y Cancelación

Paso 2 - Crea una política personalizada o edita plantillas de políticas

En la página Pago y Cancelación, elige si quieres:

4. Crear una política personalizada desde cero haciendo clic en
5. Editar una plantilla de política preconfigurada como prefieras desde el menú

En la pestaña Pago , configura:

6. Completa el nombre interno de la política
7. El Método de Garantía: cómo se garantiza la reserva (cobrar el monto, solo autorizar, capturar los datos de la tarjeta de crédito o no recopilar ninguna garantía).
8. El Plan de Pago del Saldo Pendiente: cómo y cuándo se cobra el resto del saldo (si lo hay) (cobrar el monto, autorizar o cobrar manualmente).

Todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 AM (medianoche) en la zona horaria local del establecimiento.

En la pestaña Política de Cancelación, 

9. Configura las reglas que definen los reembolsos o las penalizaciones cuando se cancela una reserva:
10. Selecciona el tipo de cancelación y sus condiciones (cantidad de días y monto a cobrar)
    • No reembolsable: se cobra a los huéspedes el 100 % independientemente de cuándo cancelen;
    • Parcialmente reembolsable: se cobra a los huéspedes según cuándo cancelen;
    • Totalmente reembolsable: los huéspedes pueden cancelar sin cargo dentro de un período determinado que debes configurar en los campos de la política que aparecen a continuación. 
11. Completa la información adicional de la política: puedes personalizar los detalles de la política que se muestran a tus huéspedes. Este texto aparece en el motor de reservas y en los correos de confirmación. 
    • Cualquier información personalizada que proporciones y que no coincida con la configuración de la política seleccionada deberá gestionarse manualmente y no reemplazará la configuración definida de la política.
12. Guarda los cambios.

Cuando se produce una cancelación, Cloudbeds automáticamente:

• Reembolsa al huésped si se le debe dinero, o

• Cobra cualquier monto restante necesario para cumplir con la penalización definida en la política.

  

• Las tasas por no presentarse siguen las mismas reglas que la última etapa de la política de cancelación. No puedes establecer una tasa por no presentarse diferente de la regla final de cancelación.
• Puedes configurar hasta tres niveles de cancelación en una misma política (por ejemplo, cancelación gratuita hasta 7 días antes de la llegada, 50 % entre 7 y 3 días y 100 % dentro de los 3 días).
• Todos los plazos de cancelación se basan en las 12:00 AM, hora local del establecimiento, del día en que se cierra la ventana de cancelación.

Paso 3 - Establece tu Política inteligente predeterminada

Tu Política inteligente predeterminada se aplicará automáticamente a:

• Tu Tarifa base, y
• Cualquier plan de tarifas que no tenga otra política asignada.

Práctica recomendada: te recomendamos elegir la política que sea la más utilizada en tu establecimiento. 

• Puedes cambiar tu política predeterminada en cualquier momento.

Para establecer la política predeterminada:

1. Localiza la política que quieres establecer como predeterminada en la pestaña Políticas de Pago y Cancelación
2. Abre el menú junto a la política
3. Selecciona Establecer como predeterminada.

Paso 4 - Asigna políticas a tus planes de tarifas

Si tienes varios planes de tarifas, puedes asignar diferentes Políticas inteligentes a cada uno.

1. Accede a la página Planes de tarifas y paquetes desde el menú principal de Cloudbeds
2. Busca el plan de tarifas que quieres actualizar y haz clic para editarlo en el menú lateral .
3. Desplázate hasta el campo Cancelación (¿Qué política de cancelación quieres establecer para este plan de tarifas?) y selecciona la Política que quieres asignar desde el menú desplegable Políticas
4. Haz clic en Guardar.

Repite los mismos pasos para cualquier plan de tarifas adicional que requiera una política diferente.

Si necesitas políticas diferentes para fechas específicas (como días festivos o temporadas altas), puedes usar Excepciones de Políticas inteligentes en lugar de crear planes de tarifas adicionales. Consulta Usar excepciones de Políticas inteligentes para sustituir políticas de cancelación en fechas específicas para obtener más información.

Paso 5 – Consulta las políticas en las reservas y en el Motor de reservas

Para tu equipo (PMS)

• Al crear una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación/plan de tarifas.
• El equipo puede pasar el cursor sobre el nombre de la política para ver un resumen sencillo de:
  • Reglas de garantía
  • Programa de saldo pendiente
  • Detalles de cancelación

Para tus huéspedes (Motor de reservas)

Los huéspedes verán:

• Una etiqueta de política como No reembolsable o Totalmente reembolsable;
• Un desglose completo del calendario de pagos;
• Reglas de cancelación y cualquier información adicional que hayas añadido.

En los correos de confirmación:

Cloudbeds incluye automáticamente la información de las Políticas inteligentes mediante el merge tag de política estándar. No necesitas hacer cambios en tus plantillas de correo electrónico.

Paso 6 - Revisa la configuración del Depósito por canal (opcional)

Después de habilitar la función de Políticas inteligentes, la configuración de depósitos por canal se separará de las políticas aplicadas a las reservas directas. 

• Puedes verla y configurarla en la nueva pestaña Depósito por canal disponible en la página Políticas. 
• Si ya habías definido configuraciones de depósitos por canal, no necesitas hacer ningún cambio en esta página, y tus configuraciones existentes de procesamiento de pagos para las OTA permanecerán sin cambios.

Tus Políticas inteligentes están configuradas y listas para usar.