Si planeas vender tu propiedad, cerrar tus operaciones o cancelar tu cuenta de Cloudbeds, te recomendamos exportar informes específicos para preservar tus datos de huéspedes y propiedad localmente. Una vez que tu cuenta de Cloudbeds esté desactivada, ya no podrás acceder a ella, por lo que guardar y asegurar tus datos con antelación es crucial.
Si estás suspendiendo temporalmente tu cuenta, no te preocupes: recuperarás el acceso completo a tus datos una vez que tu cuenta se reactive.
Informes clave para exportar:
1. Lista de reservas
Esta lista contiene un historial completo de todas las reservas, desde el primer check-in hasta el día en que tu propiedad cese operaciones. Es una instantánea completa de tu historial de reservas, asegurando que tengas un registro de cada huésped y reserva.
2. Perfiles de huéspedes
Este informe incluye Información de carácter personal (PII) — detalles que pueden utilizarse para identificar, contactar o localizar a individuos. Es importante seguir las regulaciones locales de privacidad al manejar esta información sensible.
Deberías extraer los perfiles de huéspedes si estás:
- Cambiando tu Sistema de gestión de propiedades (PMS)
- Cerrando temporalmente tu propiedad
Cloudbeds no se hace responsable de cómo se almacenan o manejan estos datos una vez exportados.
Los perfiles de huéspedes contienen información esencial sobre tus clientes, incluyendo detalles personales, ingresos, notas y cualquier documento adjunto. Así es cómo descargar el informe:
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Menú
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Huéspedes
- Aplica los filtros necesarios
- Exporta los datos
Si tienes huéspedes recurrentes, recuerda que es posible que tengas perfiles de huéspedes duplicados. Consulta nuestro detallado artículo sobre cómo fusionar perfiles duplicados para una base de datos más eficiente.
3. Informe de transacciones
Este informe es tu herramienta para rastrear todas las transacciones financieras a través de reservas, folios y cuentas internas. Es similar a un Diario de publicaciones y registra pagos, ajustes, reembolsos y anulaciones.
Para un desglose más detallado, puedes filtrar el informe por fecha, usuario o tipo de transacción. Recomendamos generar un informe mensual para conciliar tus transacciones con tus estados de ingresos y asegurarte de que todos los pagos se hayan recibido correctamente.
Si estás cerrando tu propiedad, este informe te ayudará a verificar que tus registros financieros sean precisos y que no se haya omitido ningún pago.
4. Informe de facturas
Este informe consolida todas las facturas de la propiedad en una ubicación fácil de acceder. Puedes filtrar, buscar, abrir y descargar facturas según sea necesario. Además, puedes enviar facturas por correo electrónico directamente a los huéspedes desde esta página si lo desea. Es una herramienta útil para organizar tus registros financieros, especialmente al hacer la transición fuera de Cloudbeds.
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