Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Todo lo que debes saber

Descripción general

• Cloudbeds presenta Políticas Inteligentes, una nueva función diseñada para simplificar la gestión de políticas de las propiedades y automatizar procesos operativos clave, como reembolsos, cobro de pagos y tarifas de cancelación. 
• A diferencia de las políticas globales regulares, las Políticas Inteligentes permiten que las propiedades personalicen sus políticas a un nivel más granular, vinculándolas directamente con los planes tarifarios y automatizando procesos que antes requerían intervención manual. 
• Esto garantiza operaciones más fluidas, mejora la satisfacción de los huéspedes y libera tiempo para los administradores de la propiedad.
• Las Políticas Inteligentes también admiten excepciones basadas en fechas, lo que permite que las propiedades sobrescriban la Política Inteligente estándar de un plan tarifario o de una tarifa base para rangos de fechas específicos, como feriados, eventos especiales o temporadas altas.
• Las Políticas Inteligentes también incluyen permisos basados en roles que permiten a los administradores de la propiedad controlar qué miembros del personal pueden sobrescribir los resultados financieros de las Políticas Inteligentes, como reglas de pago, tarifas de cancelación, tarifas por no presentación y excepciones de políticas.

Dónde encontrar la configuración de Políticas Inteligentes

Cuando las Políticas Inteligentes están activadas, se actualizan algunas áreas de Cloudbeds para que puedas configurar la política y para que esta se muestre en texto claro, de modo que el personal de recepción pueda entender qué política está asociada con un plan tarifario y una reserva.

• Dentro de la sección Políticas existente, ahora verás:
  • Una nueva pestaña Pago y cancelación. Aquí puedes ver las plantillas de políticas inteligentes y ajustar opciones específicas según sea necesario. Cada plantilla incluye tres componentes principales: el Método de garantía (Depósito, Solo tarjeta de crédito o Sin tarjeta de crédito), el plan de Pago del saldo restante y la Política de cancelación.
  • Se agregó una nueva pestaña Depósito del canal a tu configuración. Esta pestaña conserva exactamente como están todas las reglas de depósito y procesamiento de pagos configuradas anteriormente para tus OTA. No se requiere ninguna acción de tu parte: tu configuración de depósito de OTA existente y el comportamiento de procesamiento de pagos seguirán funcionando sin cambios.

• En la página Planes tarifarios y paquetes , se agregó un nuevo menú desplegable de Política que te permite elegir la política que se aplica al plan tarifario. La información de la política se mostrará en el motor de reservas al crear una reserva en Cloudbeds.

• En la página Planes tarifarios y paquetes , una nueva pestaña Excepciones de política te permite crear, administrar y supervisar anulaciones de políticas basadas en fechas en toda la propiedad.

• La fuente Método de procesamiento para Motor de reservas se elimina de la sección Pagos y procesamiento, ya que ahora se gestionará mediante la configuración de la Política Inteligente. Actualmente, solo admite el procesamiento del depósito/pago inicial al momento de la reserva, de forma inmediata.
• En la página Roles y permisos, los administradores de la propiedad pueden controlar qué miembros del personal pueden sobrescribir los resultados financieros de las Políticas Inteligentes. Estos permisos solo aparecen cuando las Políticas Inteligentes están activadas para la propiedad.

Permisos de Políticas Inteligentes

Cuando las Políticas Inteligentes están activadas, hay cuatro permisos disponibles en la página Roles y permisos para controlar quién puede sobrescribir el comportamiento financiero de las Políticas Inteligentes.

• Sobrescribir reglas de pago de políticas: controla si el personal puede cambiar el método de pago o el monto del depósito durante la creación de una reserva.
• Sobrescribir tarifa de cancelación: controla si el personal puede eximir las tarifas de cancelación de Políticas Inteligentes.
• Sobrescribir tarifa por no presentación: controla si el personal puede eximir las penalizaciones por no presentación de Políticas Inteligentes.
• Crear/editar excepciones de políticas: controla si el personal puede crear, editar, asignar, activar, desactivar o eliminar excepciones de políticas basadas en fechas en los planes tarifarios.
• En Permisos de reservas:

• En Permisos de tarifas: 

De forma predeterminada, los roles de administrador conservan acceso completo. A los roles personalizados existentes en propiedades con Políticas Inteligentes activadas se les asignan permisos según los permisos relacionados que ya tenían. Los roles creados después de esta actualización tienen los cuatro permisos de Políticas Inteligentes desactivados de forma predeterminada, y los administradores pueden otorgarlos según sea necesario.

Cloudbeds Políticas Inteligentes: próximos pasos

1. Configura la Política de cancelación predeterminada

De forma predeterminada, todas las tarifas usan Gratis hasta la fecha de llegada como política predeterminada.

1. Ve a la pestaña Pago y cancelación en Políticas
2. Busca la Política de cancelación  deseada.
3. Establécela como la política predeterminada seleccionando Hacer predeterminada
   • Ejemplo: si tu Política de cancelación actual está configurada en 14 días, elige la política de 14 días.

4. Abre la política y ajusta la configuración según sea necesario.
   • El Método de garantía: cómo se garantiza la reserva (cobrar un monto, solo autorizar, capturar los datos de la tarjeta de crédito o no recopilar garantía).
   • El Plan de pago del saldo restante: cómo y cuándo se cobra el resto del saldo, si lo hay (cobrar un monto, autorizar o cobrar manualmente).

Todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 a. m. (medianoche) en la zona horaria local de la propiedad.

Resumen de la Política de cancelación

• La ventana de cancelación puede cambiarse o actualizarse para propiedades que usan Políticas Inteligentes únicamente. Esta opción no está disponible para propiedades que usan la versión anterior de Políticas Inteligentes.
• Esta información se mostrará en el motor de reservas, los correos electrónicos y las reservas en Cloudbeds. 
• Cuando se aplica una excepción de Política Inteligente a las fechas de estadía seleccionadas, la política de excepción sobrescribe la política predeterminada o asignada para la reserva.

2. Cómo aparecen las Políticas Inteligentes en Cloudbeds: Ver la política de reserva correspondiente en tu PMS

• Al hacer una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación/plan tarifario.
• Se pueden ver detalles adicionales de la política al pasar el cursor sobre el nombre de la política.
• Si una excepción de Política Inteligente activa coincide con las fechas de estadía de la reserva, la política resuelta que se muestra en el PMS refleja esa excepción.
• Si el usuario tiene permiso para sobrescribir las reglas de pago de políticas, puede cambiar el método de pago o el monto del depósito durante la creación de la reserva. Sin este permiso, esos controles de sobrescritura permanecen ocultos y la reserva sigue las reglas de pago de la Política Inteligente.

3. Configuración adicional y detalles de comportamiento

A) Asignar políticas a planes tarifarios (opcional)

Si tienes planes tarifarios que usarán una política diferente de la política predeterminada, sigue estos pasos:

1. Accede a la página Planes tarifarios
2. Abre cada plan tarifario individual que se deba configurar
3. Selecciona la política correspondiente en el campo "¿Qué Política de cancelación quieres establecer para este plan tarifario?"
4. Guarda cada plan tarifario después de realizar la selección.

Si es necesario, también puedes crear Excepciones de política para sobrescribir la Política Inteligente estándar de un plan tarifario o de una tarifa base para rangos de fechas específicos.

A.1) Excepciones de Políticas Inteligentes

Las Excepciones de Políticas Inteligentes te permiten aplicar una Política Inteligente diferente para rangos de fechas específicos sin crear planes tarifarios duplicados.

• Las excepciones se pueden asignar a Planes tarifarios y Tarifas base.
• Cada excepción puede incluir uno o más rangos de fechas.
• Los rangos de fechas también pueden incluir segmentación opcional por día de la semana.
• El sistema evalúa cada noche de la estadía y aplica la política de excepción cuando encuentra una fecha coincidente.
• No se permiten excepciones superpuestas en la misma tarifa.

Consulta cómo configurar excepciones en Usar Excepciones de Políticas Inteligentes para sobrescribir Políticas de cancelación para fechas específicas.

B) Política del Motor de reservas

• En el Motor de reservas, la política se muestra para cada habitación/plan tarifario. 
• Según la tarifa seleccionada, el depósito adeudado al momento de la reserva y cualquier pago próximo se mostrarán en el carrito.
• Si se aplica una Excepción de Política Inteligente, el Motor de reservas muestra dinámicamente la política correcta según las fechas de estadía seleccionadas.

C) Depósito del canal 

Hay una nueva pestaña Depósito del canal disponible en la página Políticas, que conserva tu configuración anterior. No se requiere ningún cambio, y tus configuraciones de procesamiento de pagos existentes para las OTA permanecerán sin cambios.

• El depósito se calcula solo a partir de la tarifa de la habitación (subtotal). Decide si se incluyen impuestos y tarifas adicionales; esta opción está disponible solo para tipos de depósito específicos.
• Los complementos/artículos vendidos antes del checkout se incluyen en el depósito.
• Los complementos/artículos vendidos después del checkout no se incluyen y se cobran en el check-in o después de que se complete la reserva.
• El interruptor Incluir impuestos y tarifas solo está visible para las opciones Porcentaje o Precio del primer día. Asegúrate de que tus impuestos/tarifas estén configurados y se apliquen a las fuentes de reserva correspondientes.

D) Plantillas de correo electrónico con la nueva información de la política

No se requieren cambios en la configuración de tus plantillas de correo electrónico. La nueva información de tu política se integrará automáticamente en las plantillas de correo electrónico enviadas a tus huéspedes.