Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Todo lo que debes saber

Información general

• Cloudbeds presenta Políticas Inteligentes, una nueva función diseñada para simplificar la gestión de políticas de las propiedades y automatizar los procesos operativos más importantes, como reembolsos, cobro de pagos y uso de los cargos por cancelación.
• A diferencia de las otras políticas normales, Políticas Inteligentes permite a las propiedades personalizar sus políticas en mayor detalle, vincularlas directamente a planes de tarifas y automatizar los procesos que normalmente requieren de intervención manual.
• Esto garantiza que las operaciones se vuelven más sencillas, los huéspedes se sienten más satisfechos y los gerentes de las propiedades tienen más tiempo disponible.

Dónde está la configuración de las Políticas inteligentes

Luego de habilitar las Políticas Inteligentes, se actualizan algunas secciones de Cloudbeds para que puedas configurar las políticas y verlas en texto sencillo con el fin de que tu equipo en la recepción entienda las políticas asociadas con los planes de tarifas y las reservas.

• En la sección existente de Políticas, ahora vas a ver:
  • Una nueva pestaña de Pagos y Cancelaciones. Aquí puedes ver las plantillas de las políticas inteligentes y modificar opciones específicas. Las plantillas incluyen tres componentes principales: el método de garantía (que puede ser deposito, sólo tarjeta de crédito o sin tarjeta de crédito), el plan de pagos del saldo pendiente y las políticas de cancelación.
  • Vas a ver una nueva pestaña en tu configuración llamada Depósitos de canales. En esta pestaña están todas las reglas de depósitos y procesamiento de pagos que has configurado para las OTA. Nada ha cambiado y no requiere de otras acciones: el comportamiento seleccionado de los depósitos y procesamiento de pagos de las OTA seguirá funcionado sin ningún cambio.

• En la sección Planes de tarifas y paquetes, se ha agregado un nuevo desplegable de políticas que te permite seleccionar la política que aplica al plan de tarifas. La información de la política se ve en el motor de reservas al crear una nueva reserva en Cloudbeds.
• El método de procesamiento para la fuente Motor de reservas ha sido eliminado de la sección Pagos y procesamientos, porque ahora se gestiona en la configuración de Políticas Inteligentes. De momento, sólo permite procesar el pago o deposito inicial cuando se crea la reserva (en otras palabras, inmediatamente después de crear la reserva).

Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Siguientes pasos

1. Configurar la política predeterminada de cancelación (ES UNA ACCIÓN REQUERIDA) 

Por defecto, todas las tarifas usan la política predeterminada Sin costo hasta la fecha de llegada.

1. Haz clic en la pestaña Cancelación y pago por adelantado en la pestaña Políticas de la sección Propiedad.
2. Selecciona la política de cancelación que quieras.
3. Convierte esa política en la predeterminada haciendo clic en Volver predeterminado.
   • Por ejemplo: Si los parámetros de tu política de cancelación son de 14 días, selecciona la política de 14 días.

4. Haz clic en la política y modifica la configuración, de ser necesario.
   • El Método de garantía: esta es la manera en que se asegura la reserva (cobrando un importe, sólo autorizando, capturando los datos de la tarjeta de crédito o sin una garantía).
   • El Plan de pago del saldo restante: aquí especificas cómo y cuándo se cobra el resto del saldo, de haber (cobrando el saldo, autorizando el importe o cobrando el saldo manualmente).

Recuerda que todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 AM (medianoche) en la zona horaria de la propiedad.

Resumen de la política de cancelación

• El período de cancelación solo se puede cambiar o actualizar en las propiedades que utilizan Smart Policies Personalizadas (V2). Esta opción no está disponible para las propiedades que usan la versión anterior de Smart Policies.
• Esta información se mostrará en el motor de reservas, correos electrónicos y reservas en Cloudbeds.  

2. Cómo se muestran las Políticas inteligentes en Cloudbeds Ver la política de reserva correspondiente en tu Cloudbeds PMS

• Al crear una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación o plan de tarifas.
• Se pueden ver detalles adicionales de la política al pasar el cursor sobre el nombre de la política.

3. Configuración adicional y detalles de comportamiento

A) Asignar políticas a planes de tarifas (opcional)

Si tienes planes de tarifas que usarán una política diferente a la política predeterminada, sigue estos pasos:

1. Accede a la página de Planes de tarifas
2. Abre cada plan de tarifas individual que deseas configurar
3. Selecciona la política correspondiente en el campo "¿Qué política de cancelación deseas establecer para este plan de tarifas?"
4. Guarda cada plan de tarifas después de realizar tu selección.

B) Política del motor de reservas

• En el motor de reservas, la política se muestra para cada habitación o plan de tarifas.
• Según la tarifa seleccionada, el depósito adeudado en el momento de la reserva y cualquier pago próximo se mostrarán en el carrito.

C) Depósito por canal

Hay disponible una nueva pestaña de Depósito por canal en la página de Políticas, que conserva tu configuración anterior. No se requieren cambios y tus configuraciones existentes de procesamiento de pagos para OTAs permanecerán sin modificaciones.

• El depósito se calcula únicamente a partir de la tarifa de la habitación (subtotal). Decide si los impuestos y cargos están incluidos (disponible solo para determinados tipos de depósito).
• Los complementos o artículos vendidos antes del checkout se incluyen en el depósito.
• Los complementos o artículos vendidos después del checkout no se incluyen y se cobran en el check-in o después de que se complete la reserva.
• El interruptor Incluir impuestos y cargos es visible solo para las opciones Porcentaje o Precio del primer día. Asegúrate de que tus impuestos y cargos estén configurados y aplicados a las fuentes de reserva correspondientes.

D) Plantillas de correo electrónico con nueva información de políticas

No se requieren cambios en la configuración de tus plantillas de correo electrónico. La nueva información de la política se integrará automáticamente en los correos electrónicos enviados a tus huéspedes.