Cloudbeds Smart Policies: Todo lo que necesitas saber

Cloudbeds está introduciendo Smart Policies, una nueva función diseñada para simplificar la gestión de políticas en las propiedades y automatizar procesos operativos clave, como reembolsos, cobro de pagos y cargos por cancelación. A diferencia de las políticas globales actuales, Smart Policies permite a las propiedades personalizar sus políticas a un nivel más granular, vinculándolas directamente a los planes de tarifas y automatizando procesos que antes requerían intervención manual. Esto garantiza operaciones más fluidas, mejora la satisfacción de los huéspedes y libera tiempo para los administradores de la propiedad.

Descripción general

Cuando Smart Policies está habilitado, hay algunas áreas en Cloudbeds que se actualizan para que configures la política y donde esta se muestra en texto plano para que tu equipo de recepción entienda qué política está asociada a un plan de tarifas y a la reserva.

• Dentro de la sección de Políticas existente, ahora verás:
  • Una nueva pestaña de Cancelación y prepago. Aquí puedes ver las plantillas de políticas inteligentes y ajustar las opciones específicas según sea necesario. Cada plantilla incluye tres componentes principales: el Método de garantía (Depósito, solo tarjeta de crédito o Sin tarjeta de crédito), el plan de Pago del saldo restante y la política de cancelación.
  • Se ha añadido una nueva pestaña de Depósito de canal a tu configuración. Esta pestaña mantiene todas las reglas de depósito y procesamiento de pagos previamente configuradas para tus OTAs exactamente como están. No se requiere ninguna acción por tu parte: tu configuración actual de depósitos de OTA y el comportamiento de procesamiento de pagos seguirán funcionando sin cambios.

• En la página de Planes de tarifas y paquetes, se añadió un nuevo menú desplegable de Política que te permite elegir la política que se aplica al plan de tarifas. La información de la política se mostrará en el motor de reservas al crear una reserva en Cloudbeds.
• El Método de procesamiento para el origen Motor de reservas se elimina de la sección Pagos y procesamiento, ya que ahora será gestionado por la configuración en la Smart Policy. Actualmente, solo admite procesar el depósito/pago inicial en el momento de la reserva (de forma inmediata).

Si te interesa esta función, ponte en contacto con nuestro equipo especializado para obtener más información sobre cada paquete disponible.

Cloudbeds Smart Policies: siguientes pasos

1. Configurar la política de cancelación predeterminada (Acción obligatoria)

El primer paso para configurar las nuevas Cloudbeds Smart Policies es definir la política de cancelación predeterminada que se utilizará para la mayoría de tus planes de tarifas.

De forma predeterminada, todas las tarifas utilizan Sin cargo hasta la fecha de llegada como política predeterminada.

1. Ve a la pestaña Cancelación y prepago en Políticas
2. Ubica la política de cancelación que deseas.
3. Establécela como política predeterminada seleccionando Establecer como predeterminada
   • Ejemplo: si tu política de cancelación actual está configurada a 14 días, elige la política de 14 días.

4. Abre la política y ajusta la configuración según sea necesario.
   • ¿Qué importe quieres cobrar al huésped? 
     • Este será el importe que se cobrará en el momento de la reserva.
     • Si no quieres cobrar nada en el momento de la reserva, sino x días antes de la fecha de llegada, entonces configura la política para que solo se tomen los datos de la tarjeta de crédito.
   • Cobrar el saldo restante: 
     • Si no estás cobrando el importe total en el momento de la reserva, puedes configurar la política para cobrar automáticamente el saldo restante x días antes de la fecha de llegada. Normalmente, esto se configura para que coincida con la política de cancelación.
     • La ventana de cancelación y el cobro del pago se basan en la hora local de la propiedad, a las 12:00 a. m. en la fecha de llegada.

Resumen de la política de cancelación

• La ventana de cancelación no se puede cambiar ni actualizar.
• Esta información se mostrará en el motor de reservas, los correos electrónicos y las reservas en Cloudbeds.

2. Ver la política de la reserva correspondiente en Cloudbeds

• Al crear una reserva, el nombre de la política se mostrará en cada habitación/plan de tarifas.
• Los detalles adicionales de la política pueden verse colocando el cursor sobre el nombre de la política.

3. Asignar políticas a los planes de tarifas (opcional) 

Si tienes planes de tarifas que utilizarán una política diferente a la predeterminada, sigue estos pasos:

1. Accede a la página de Planes de tarifas
2. Abre cada plan de tarifas que quieras configurar
3. Selecciona la política adecuada en el campo «¿Qué política de cancelación quieres configurar para este plan de tarifas?».
4. Guarda cada plan de tarifas después de hacer tu selección.

4. Política del motor de reservas

• En el motor de reservas, la política se muestra para cada habitación/plan de tarifas. 
• Según la tarifa seleccionada, el depósito que se debe pagar en el momento de la reserva y cualquier pago futuro se mostrarán en el carrito.

5. Depósito de canal 

En la página de Políticas hay una nueva pestaña de Depósito de canal que conserva tu configuración anterior. No se requieren cambios y tus configuraciones existentes de procesamiento de pagos para OTAs seguirán siendo las mismas.

 

• El depósito se calcula a partir de la tarifa de la habitación únicamente (subtotal). Decide si los impuestos y cargos están incluidos (disponible solo para tipos de depósito específicos).
• Los adicionales/artículos vendidos antes del checkout se incluyen en el depósito.
• Los adicionales/artículos vendidos después del checkout no se incluyen y se cobran en el check-in o después de que se complete la reserva.
• El interruptor Incluir impuestos y cargos solo está visible para las opciones Porcentaje o Precio de la primera noche. Asegúrate de que tus impuestos/cargos estén configurados y aplicados a las fuentes de reserva correspondientes.

6. Plantillas de correo electrónico con la nueva información de políticas

No se requieren cambios en la configuración de tus plantillas de correo electrónico. La nueva información de tus políticas se integrará automáticamente en las plantillas de correo que se envían a tus huéspedes.