Comprender los riesgos de revertir el estado de una reserva
Para mejorar la seguridad financiera y la integridad de los datos, recomendamos encarecidamente un cambio clave en el flujo de trabajo al gestionar reservas que se han pasado a un estado inactivo.
Si una reserva está marcada actualmente como cancelada, no show o check-out, desaconsejamos firmemente cambiar manualmente su estado de vuelta a un estado activo (confirmación pendiente, confirmada o en casa).
Esta recomendación es fundamental para mantener un entorno operativo fiable y financieramente sólido, alineando tus procesos con las mejores prácticas del sector.
Por qué recomendamos crear una nueva reserva
La posibilidad de cambiar fácilmente una reserva entre estados activos e inactivos genera numerosos riesgos ocultos que pueden dar lugar a errores manuales, pérdidas financieras y confusión tanto para tu personal como para los equipos contables. El flujo de trabajo recomendado está diseñado para eliminar estos riesgos creando un registro financiero limpio y no reversible.
1. Protección frente a errores de pago y reembolsos
Los riesgos más importantes están directamente relacionados con la seguridad financiera:
- Las autorizaciones de pago son sensibles al tiempo: Cuando se realiza una reserva, se coloca una autorización temporal (un “bloqueo” de fondos) en la tarjeta de crédito del huésped. Cuando esa reserva se cancela, el sistema está legalmente obligado a liberar este bloqueo. Restablecer la reserva más tarde no restaura automáticamente la autorización original.
- El riesgo: Si una reserva cancelada simplemente se revierte a confirmada, es posible que el sistema muestre una tarjeta registrada, pero los fondos ya no están garantizados. Esto suele provocar rechazos de pago en el check-in y aumenta significativamente el riesgo de contracargos si el huésped impugna el cargo final.
- Gestión de reembolsos: Si una reserva se cancela (especialmente cuando se aplica un reembolso inmediato o una penalización por cancelación), revertir el estado a confirmada crea una paradoja contable. El sistema no tiene una forma fiable de “revertir” el reembolso ni de garantizar que se cobre correctamente un nuevo pago, lo que crea un posible punto de fuga de ingresos.
2. Garantizar una contabilidad e informes limpios
Una reserva que cambia con frecuencia de estado entre cancelada y confirmada genera datos inconsistentes, lo que dificulta enormemente una conciliación financiera precisa. Establecer un nuevo registro de transacción limpio garantiza:
- Informes precisos: Datos confiables para el análisis del negocio y la gestión de ingresos.
- Auditorías simplificadas: Registros claros y secuenciales que agilizan la conciliación contable.
Qué significa esto para tu equipo
Para garantizar la precisión financiera y evitar los riesgos descritos arriba, adopta el siguiente flujo de trabajo:
| Estado actual | Acción | Nuevo flujo de trabajo |
| Cancelada, no show o check-out | El cliente desea volver a reservar | Debes crear una reserva completamente nueva para el huésped. |
Esto garantiza que se obtenga una nueva autorización de pago válida y que se genere un registro financiero limpio.
Nota importante sobre cambios futuros
Actualmente estamos revisando esta funcionalidad de reversión de estado debido a su impacto en la precisión financiera y la estabilidad del sistema. En una versión futura, tenemos previsto eliminar la posibilidad de revertir manualmente reservas inactivas a un estado activo. Adoptar ahora el flujo de trabajo recomendado garantizará una transición sin inconvenientes para tu equipo.
Comentarios
Mejor prevean un historico mas amigable en la concilación.
Más util resulta crear marcadores historicos que permitan identificar en una sola vista los cambios en status (cancelado, no show, hospedado) sin que eston afecten la contabilidad.
El movimiento de cancelar es fundamental y natural en cualquier operacion hotelera. Evitarnos generar una nueva reserva ayuda a ser mas agiles los registros.
Hola, J Vazquez,
Muchas gracias por compartirnos tus comentarios 💛 En base a los mismos, hemos creado una idea incluyendo estos detalles en la comunidad de Cloudbeds, de manera que otros usuarios de la comunidad puedan verla, comentarla y votar por ella.
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