Riesgos de revertir el estado de una reserva
Para reforzar la seguridad financiera y la integridad de los datos, recomendamos cambiar la forma de gestionar las reservas que han pasado a un estado inactivo.
Si una reserva figura como Cancelada, No se presentó o Check-out realizado, recomendamos no cambiar manualmente su estado a uno activo (Confirmación pendiente, Confirmada o Huésped alojado).
Esta recomendación ayuda a mantener registros operativos y financieros fiables, de acuerdo con las buenas prácticas del sector.
Por qué recomendamos crear una nueva reserva
Cambiar una reserva de un estado activo a uno inactivo y viceversa puede generar riesgos difíciles de detectar, como errores manuales, pérdidas financieras y confusión para el personal operativo y contable. El procedimiento recomendado busca evitar estos riesgos mediante la creación de un nuevo registro financiero que no revierta el anterior.
1. Evitar errores en pagos y reembolsos
Los riesgos más importantes afectan directamente a la seguridad financiera:
- Las autorizaciones de pago tienen una vigencia limitada: Al crear una reserva, se puede realizar una autorización temporal o «retención» en la tarjeta de crédito del huésped. Cuando se cancela la reserva, el sistema debe liberar esa retención conforme a los requisitos legales aplicables. Si más adelante se reactiva la reserva, la autorización original no se restablece automáticamente.
- El riesgo: Si simplemente cambias una reserva Cancelada a Confirmada, es posible que el sistema siga mostrando una tarjeta registrada, pero los fondos ya no estarán garantizados. Esto puede provocar que se rechace el pago durante el check-in y aumentar considerablemente el riesgo de contracargos si el huésped disputa el cobro final.
- Gestión de reembolsos: Si se cancela una reserva, especialmente cuando se emite un reembolso inmediato o se cobra un cargo por cancelación, volver a cambiar su estado a Confirmada genera una inconsistencia contable. El sistema no dispone de una forma fiable de recuperar el importe reembolsado ni de garantizar el cobro de un nuevo pago, lo que podría ocasionar pérdidas de ingresos.
2. Mantener registros contables e informes precisos
Una reserva que cambia repetidamente entre Cancelada y Confirmada genera datos inconsistentes y dificulta mucho la conciliación financiera. Crear un nuevo registro de la transacción permite contar con:
- Informes precisos: Datos fiables para el análisis del negocio y la gestión de ingresos.
- Auditorías más sencillas: Registros claros y secuenciales que facilitan la conciliación contable.
¿Qué debe hacer tu equipo?
Para mantener la precisión financiera y evitar los riesgos descritos, sigue este procedimiento:
| Estado actual | Situación | Procedimiento recomendado |
| Cancelada, No se presentó o Check-out realizado | El huésped desea reservar de nuevo | Crea una reserva completamente nueva para el huésped. |
De este modo, se obtiene una nueva autorización de pago válida y se genera un registro financiero claro.
¿Cómo se muestra en el sistema?
Si un usuario intenta cambiar una reserva de un estado inactivo a uno activo, verá la siguiente advertencia:
Aviso importante sobre futuros cambios
Estamos revisando la función que permite revertir el estado de las reservas debido a su efecto en la precisión financiera y la estabilidad del sistema. Tenemos previsto eliminar en una futura versión la posibilidad de cambiar manualmente una reserva inactiva a un estado activo. Si tu equipo adopta ahora el procedimiento recomendado, la transición será más sencilla.
Comentarios
Mejor prevean un historico mas amigable en la concilación.
Más util resulta crear marcadores historicos que permitan identificar en una sola vista los cambios en status (cancelado, no show, hospedado) sin que eston afecten la contabilidad.
El movimiento de cancelar es fundamental y natural en cualquier operacion hotelera. Evitarnos generar una nueva reserva ayuda a ser mas agiles los registros.
Hola, J Vazquez,
Muchas gracias por compartirnos tus comentarios 💛 En base a los mismos, hemos creado una idea incluyendo estos detalles en la comunidad de Cloudbeds, de manera que otros usuarios de la comunidad puedan verla, comentarla y votar por ella.
Puedes acceder a la misma haciendo click aquí.
Agradecemos mucho tu valioso aporte con el fin de mejorar cada día la plataforma.
hola y por que no lo hacen que sea automático que al querer hacer eso se cree una nueva reserva con los mismos datos pero completamente nueva
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