Cloudbeds Invoicing: Introducción a los documentos fiscales

Los documentos fiscales son esenciales para gestionar las transacciones financieras entre tu propiedad, tus huéspedes y las autoridades gubernamentales. Desde una perspectiva contable, son un registro formal de los servicios prestados, los pagos recibidos y los saldos pendientes. Desde una perspectiva regulatoria, sirven como base para calcular y declarar los impuestos.

En muchos países, estos documentos son obligatorios y están sujetos a normativas estrictas. Cloudbeds trabaja de forma continua para garantizar que nuestro sistema cumpla con estos requisitos complejos y te ayude a mantenerte en conformidad.

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Los seis usos generales de los documentos fiscales:

1. Generación de cotización previa a la estancia y vista previa de la reserva: documento generado para un cliente potencial con el fin de proporcionar una cotización detallada de habitaciones, tarifas, impuestos y cargos antes de que se confirme una reserva. Actualmente, Cloudbeds PMS no cuenta con una función nativa de generación de cotizaciones.
2. Acuerdo de reserva y confirmación de la reserva: documento formal o recibo enviado al cliente una vez que la reserva ha sido finalizada y se ha pagado un depósito.
3. Resumen de la estancia, cancelación o no presentación: factura o folio final que resume todos los cargos y pagos de una reserva, incluidos los cargos por cancelaciones o no presentaciones.
4. Estado de cuenta para facturación a empresas: factura consolidada para reservas de grupo que agrupa los cargos de varias reservas en un único documento completo.
5. Recibo de pago: documento que reconoce oficialmente la recepción de un pago, ya sea un depósito, un pago parcial o la liquidación total.
6. Cumplimiento fiscal y reportes al gobierno: registros fiscales regulados con un desglose detallado de los impuestos (como el IVA) que se utilizan para los reportes obligatorios a las autoridades gubernamentales. En muchas regiones, este proceso ahora está automatizado mediante integraciones electrónicas para garantizar el cumplimiento en tiempo real.