Comprendiendo las Facturas Pro Forma y las Transacciones de Facturación

Una Factura Pro Forma es un nuevo tipo de documento que te permite crear una factura preliminar para un huésped o grupo. Está específicamente diseñada para incluir cargos que aún no son definitivos.

Características clave de una Factura Pro Forma

• Documento preliminar: Una Factura Pro Forma es un documento preliminar y esto se indica claramente en la plantilla.
• Incluye transacciones pendientes: Este es el único tipo de factura que puede incluir transacciones pendientes. También puede incluir transacciones registradas y pagos.
• No es final: Los cargos incluidos en una Factura Pro Forma no quedan bloqueados en ese documento. Aún pueden añadirse a una factura estándar más adelante cuando se registren.
• Almacenada en Documentos: La Factura Pro Forma se guardará en la sección de Documentos de la reserva o folio de grupo.

Cómo crearla

1. Accede a la reserva correspondiente.
2. Haz clic en el botón Acciones en la esquina superior derecha.
3. Selecciona Crear Factura Pro Forma.
   

Al crear una factura, los cargos ahora se muestran como Pendientes o Registrados.

Ahora solo puedes ver las transacciones pendientes cuando eliges crear una Factura Pro Forma. Estas transacciones no aparecerán como opción al crear una factura estándar.
Diálogo “Crear Factura Pro Forma”: muestra transacciones Pendientes y Registradas, así como Pagos.

Diálogo “Crear Factura” en la misma reserva mostrando solo transacciones Registradas y Pagos.

Cambios en las transacciones de facturación

Para garantizar que cada factura sea un registro completo de una transacción, hemos actualizado las reglas de lo que puede añadirse.

• Transacciones solo de pagos: Ya no puedes crear una factura que contenga únicamente pagos. Ahora toda factura debe incluir al menos una transacción registrada además de los pagos. Si intentas crear una factura solo con pagos, el sistema mostrará un mensaje de error.
  
• Transacciones pendientes: Las transacciones pendientes ya no pueden añadirse a una factura estándar. Para facturar una reserva que incluye cargos pendientes, debes utilizar una Factura Pro Forma.

Estas reglas aplican tanto a Reservas como a Folios de Grupo.

Acciones y estados

Una Factura Pro Forma te ayuda a gestionar acuerdos preliminares con los huéspedes y cuenta con las siguientes acciones y estados:

• Estado predeterminado: Abierta
• Aceptar cotización: Si utilizas el documento como una cotización, puedes cambiar el estado a Aceptada.
• Rechazar cotización: Si la cotización no es aceptada, puedes cambiar el estado a Rechazada.
• Eliminar: Al eliminar el documento, su estado cambia a Cancelada.
  

También puedes Ver, Enviar y Descargar una Factura Pro Forma. Esta función está disponible tanto para reservas como para folios de grupo:

Ejemplo de documento de Factura Pro Forma