Una factura pro forma es un nuevo tipo de documento que te permite crear una factura preliminar para un huésped o grupo. Está diseñada específicamente para incluir cargos que todavía no son definitivos.
Características clave de una factura pro forma
- Documento preliminar: Una factura pro forma es un documento preliminar y lo indica claramente en la plantilla.
- Incluye transacciones pendientes: Aunque las facturas pro forma son la forma principal de facturar cargos pendientes, ahora también puedes habilitar una configuración para permitir estos cargos en las facturas estándar.
- No es definitiva: Los cargos incluidos en una factura pro forma no quedan bloqueados en ese documento. Más adelante, aún pueden añadirse a una factura estándar cuando pasen a estar contabilizados.
- Se guarda en Documentos: La factura pro forma se guardará en la sección Documentos del folio de la reserva o del grupo.
- Usa las pro forma como cotizaciones o estimaciones para huéspedes:
• Aceptar estimación marca la factura pro forma como Aceptada.
• Rechazar estimación la marca como Rechazada.
Estas acciones no afectan al folio ni a los cargos contabilizados; simplemente sirven para hacer seguimiento de la aceptación del huésped.
Cómo crearla
- Accede a la reserva correspondiente
- Haz clic en el botón Acciones en la esquina superior derecha
- Selecciona Crear factura pro forma
Al crear una factura, los cargos ahora aparecen etiquetados como Pendientes o Contabilizados.
Ahora solo puedes ver las transacciones pendientes cuando eliges crear una factura pro forma. Estas transacciones no aparecerán como opción al crear una factura estándar.
Cuadro de diálogo "Crear factura pro forma": muestra transacciones Pendientes y Contabilizadas, así como Pagos.
Cuadro de diálogo "Crear factura" en la misma reserva, que muestra únicamente transacciones contabilizadas y pagos.
Cambios en las transacciones de facturación
Para garantizar que cada factura sea un registro completo de una transacción, hemos actualizado las reglas sobre lo que se puede añadir.
- Transacciones solo de pagos: Ya no puedes crear una factura que contenga únicamente pagos. Ahora, toda factura debe incluir al menos una transacción contabilizada, además de cualquier pago. Si intentas crear una factura con solo pagos, el sistema mostrará un mensaje de error.
- Transacciones pendientes: De forma predeterminada, las transacciones pendientes no pueden añadirse a una factura estándar. Sin embargo, si la opción "Permitir facturar transacciones pendientes" está habilitada en la configuración de Finanzas, puedes añadirlas directamente a las facturas estándar. Ten en cuenta que, una vez que una transacción pendiente se añade a una factura estándar, queda bloqueada y no puede volver a facturarse.
Estas reglas se aplican tanto a las reservas como a los folios de grupo.
Acciones
Una factura pro forma te ayuda a gestionar acuerdos preliminares con los huéspedes y ofrece las siguientes acciones:
- Estado predeterminado: Abierta
- Aceptar estimación: Si usas el documento como cotización, puedes cambiar el estado a Aceptada.
- Rechazar estimación: Si la cotización no es aceptada, puedes cambiar el estado a Rechazada.
- Eliminar: Al eliminar el documento, su estado cambia a Cancelada.
También puedes ver, enviar y descargar una factura pro forma. Esta función está disponible tanto para reservas como para folios de grupo:
Estados de la pro forma
- Estado no financiero: Una pro forma solo puede estar Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada.
- Sin estado "Pagada": Como se trata de un documento preliminar y no bloquea cargos, no puede marcarse como Pagada ni como Cerrada.
- Cancelación: A diferencia de las facturas estándar, no necesitas una nota de crédito para cancelar una pro forma; basta con cambiar su estado a "Cancelada".
Personalización y cotizaciones
- Títulos editables: Ahora puedes editar el título de la pro forma (por ejemplo, a "Estimación fiscal") desde la configuración de Facturas.
- Pie de página personalizado: Puedes añadir un pie de página específico a las pro forma para incluir datos bancarios para transferencias de huéspedes.
- Aceptar/Rechazar estimación: Usa estos botones para hacer seguimiento de la aceptación del huésped; estas acciones no afectan al folio ni a los registros financieros.
Consejos:
- Una factura pro forma no puede marcarse como Pagada ni como Cerrada. Estos estados están reservados únicamente para documentos financieros finales. Como la pro forma es preliminar y no bloquea cargos, siempre permanecerá como Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada.
- Una factura pro forma no puede convertirse en una factura oficial.
Al final de la estancia, debes crear una nueva factura (estándar) para finalizar los cargos contabilizados. - Los cargos incluidos en una factura pro forma siguen estando totalmente disponibles para su facturación estándar posterior.
Una pro forma no consume ni bloquea los datos de las transacciones; solo los muestra como vista previa. - Relación con las facturas finales: Las facturas pro forma no pueden convertirse en facturas estándar. Debes crear una nueva factura estándar al final de la estancia. Los cargos de una pro forma siguen estando totalmente disponibles para la facturación final.
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