| Objetivo | Crear y gestionar facturas preliminares para reservas y folios de grupos. |
| Dirigido a | Administradores de establecimientos, personal de recepción y personal de finanzas o contabilidad. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites proporcionar a un huésped o grupo una factura preliminar, un presupuesto o una cotización antes de que los cargos sean definitivos. |
| Requisitos | Una reserva o un folio de grupo con transacciones que se puedan incluir en el documento. |
| Resultado esperado | La factura proforma se guarda en Documentos y se puede ver, enviar, descargar, aceptar, rechazar o cancelar. |
| Limitaciones | Una factura proforma no es un documento financiero definitivo, no bloquea los cargos, no se puede marcar como Pagada o Cerrada y no se puede convertir en una factura estándar. |
Introducción
Una factura proforma es un documento preliminar para un huésped o grupo. Puede incluir cargos que aún no son definitivos y utilizarse como presupuesto o cotización antes de crear una factura estándar.
Una factura proforma no genera asientos contables ni bloquea las transacciones que incluye. Los cargos incluidos siguen disponibles para facturarlos más adelante en una factura estándar.
Usa el informe que corresponda a la fecha del documento
- Documentos fiscales creados después de la migración: Usa Documentos fiscales con detalles.
- Facturas del sistema anterior creadas antes de la migración: Usa Informe de facturas y notas de crédito con detalles.
Las facturas proforma y los demás documentos fiscales nuevos no aparecen en el informe de facturación anterior. Consulta más información aquí: Dónde encontrar las facturas proforma y las transacciones tras la migración al nuevo sistema de facturación
Índice
- Conoce las características de las facturas proforma
- Crea una factura proforma
- Compara las transacciones disponibles
- Revisa las reglas de facturación de transacciones
- Gestiona las acciones y los estados
- Personaliza las facturas proforma
- Consulta un ejemplo de factura proforma
Conoce las características de las facturas proforma
Usa estas características para determinar si una factura proforma es el documento adecuado para el huésped o grupo.
- Documento preliminar: La plantilla identifica claramente el documento como una factura proforma.
- Transacciones pendientes: Las facturas proforma pueden incluir cargos pendientes. También puedes habilitar una opción independiente para permitir cargos pendientes en las facturas estándar.
- Las transacciones siguen disponibles: Los cargos no quedan bloqueados en la factura proforma y se pueden incluir más adelante en una factura estándar.
- Se guarda en Documentos: El documento se guarda en la sección Documentos de la reserva o del folio del grupo.
- Cotización o presupuesto para el huésped: Usa Aceptar presupuesto o Rechazar presupuesto para registrar la respuesta del huésped. Estas acciones no afectan el folio ni los cargos registrados.
Crea una factura proforma
Empieza por la reserva que contiene los cargos que quieres incluir.
- Abre la reserva correspondiente.
- Haz clic en Acciones en la esquina superior derecha.
- Selecciona Crear factura proforma.
Compara las transacciones disponibles
Las etiquetas de las transacciones te ayudan a distinguir los cargos pendientes de los cargos registrados antes de crear un documento.
Cuadro de diálogo Crear factura proforma
El cuadro de diálogo de la factura proforma muestra las transacciones pendientes, las transacciones registradas y los pagos.
Cuadro de diálogo Crear factura
De forma predeterminada, el cuadro de diálogo de la factura estándar para la misma reserva muestra únicamente las transacciones registradas y los pagos.
Revisa las reglas de facturación de transacciones
Estas reglas se aplican a las reservas y a los folios de grupos.
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Facturas que solo incluyen pagos: Una factura estándar debe incluir al menos una transacción registrada, además de los pagos que corresponda incluir. El sistema muestra un error si intentas crear una factura que solo contenga pagos.
- Transacciones pendientes: De forma predeterminada, no puedes añadir transacciones pendientes a una factura estándar. Activa Permitir la facturación de transacciones pendientes en la configuración de Finanzas para añadirlas. Una vez que añades una transacción pendiente a una factura estándar, queda bloqueada y no puedes volver a facturarla.
Gestiona las acciones y los estados
Una factura proforma permite realizar acciones para registrar la respuesta del huésped y compartir el documento.
- Estado predeterminado: Abierta.
- Aceptar presupuesto: Cambia el estado a Aceptada.
- Rechazar presupuesto: Cambia el estado a Rechazada.
- Eliminar: Cambia el estado del documento a Cancelada.
También puedes Ver, Enviar o Descargar una factura proforma desde una reserva o un folio de grupo.
Estados de las facturas proforma
- Estados no financieros: Una factura proforma puede estar Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada.
- Sin los estados Pagada o Cerrada: Un documento preliminar no puede usar estados reservados para documentos financieros definitivos.
- Cancelación: Una factura proforma no requiere una nota de crédito. Cambia el estado a Cancelada.
Importante: Una factura proforma no se puede convertir en una factura estándar. Al finalizar la estancia, crea una nueva factura estándar para facturar de forma definitiva los cargos registrados.
Personaliza las facturas proforma
Usa la configuración de facturas para adaptar el documento a las cotizaciones y a las instrucciones de pago para los huéspedes.
- Título editable: Cambia el título de la factura proforma, por ejemplo, a Estimación de impuestos.
- Pie de página personalizado: Añade información, como los datos bancarios para que los huéspedes realicen transferencias bancarias.
- Seguimiento de presupuestos: Usa Aceptar presupuesto y Rechazar presupuesto para registrar la respuesta del huésped sin modificar el folio ni los registros financieros.
Consulta un ejemplo de factura proforma
El siguiente ejemplo muestra el documento de factura proforma generado.
Siguiente paso operativo
Una vez que el huésped haya aceptado el presupuesto y la estancia o la venta haya finalizado, crea una nueva factura estándar con los cargos registrados que ya sean definitivos.
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