Entender las facturas Pro Forma y las transacciones de facturación

Las facturas Pro Forma son un nuevo tipo de documento que permite crear facturas preliminares para huéspedes o grupos. Están diseñadas específicamente para incluir cargos que aún no son definitivos.

Las funciones clave de las facturas Pro Forma

1. Son documentos preliminares: Las facturas Pro Forma son documentos preliminares. Se indica claramente en la plantilla.
2. Incluyen las transacciones pendientes: Si bien las facturas Pro Forma son el método principal para facturar cargos pendientes, ahora se puede habilitar la opción de permitir que esos cargos se incluyan también en las facturas estándar.
3. No son documentos finales: Los cargos en las facturas Pro Forma no son definitivos. Se pueden agregar más tarde a las facturas estándar al registrar los cargos.
4. Se guardan en Documentos: Las facturas Pro Forma se guardan en la sección Documentos del folio de la reserva o del grupo.
5. Se usan como cotizaciones o estimados para el huésped:
       • Aceptar estimado marca la factura Pro Forma como Aceptada.
       • Rechazar estimado la marca como Rechazada.
   Recuerda que estas acciones no afectan el folio o los cargos registrados. Sirven solo para monitorear lo que acepta el huésped.

Cómo se crean

1. Selecciona la reserva.
2. Haz clic en Acciones en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Crear factura Pro Forma.
     

Luego de crear una factura, los cargos se muestran como Pendientes o Registrados.

Ahora sólo se ven las transacciones pendientes al crear una factura Pro Forma. Las transacciones no se ven como una opción al crear una factura estándar.
Esta es la casilla que se abre al hacer clic en Crear factura Pro Forma. Muestra las transacciones pendientes y registradas, así como los pagos realizados.
  

Esta es la casilla de Crear factura de la misma reserva, que muestra sólo las transacciones registradas y los pagos realizados.

Cambios en las transacciones de facturación

Para garantizar que cada factura es un registro completo de una transacción, hemos actualizado las reglas de lo que se puede agregar.

• Transacciones de sólo pagos: Ya no se pueden crear facturas que sólo incluye pagos. Todas las facturas deben incluir al menos una transacción registrada, además de los pagos. Si se intenta crear una factura con sólo pagos, el sistema mostrará un mensaje de error.
  
• Transacciones pendientes: Por defecto, las transacciones pendientes no se pueden agregar a las facturas estándar. Sin embargo, si activas la opción Permitir transacciones con facturas pendientes en los ajustes de Finanzas, puedes agregarlos directamente a las facturas estándar. Recuerda que, luego de agregar una transacción pendiente a una factura estándar, se vuelve un cargo fijo y no se puede volver a facturar.

Estas reglas aplican tanto a los folios de reservas como de grupos.

Acciones y estados

Las facturas Pro Forma permiten gestionar acuerdos preliminares con los huéspedes. Tienen las siguientes acciones y estados:

• Estado estándar: Abierta
• Aceptar presupuesto: Si se usa el documento como cotización, se puede cambiar su estado a Aceptado.
• Rechazar presupuesto: Si la cotización no es aceptada, se puede cambiar su estado a Rechazado.
• Eliminar: Si se elimina el documento, el estado de la factura cambia a Cancelada.
  

Recuerda que también puedes Ver, Enviar y Descargar las facturas Pro Forma. Esta función está disponible tanto para folios de reservas como de grupos.

Este es un ejemplo de un documento de factura Pro Forma