Nueva facturación: Actualizaciones y mejoras de funcionalidades

Hemos realizado mejoras significativas en nuestro sistema de facturación para ofrecer una gestión financiera más precisa y flexible para tu propiedad. Estos cambios son el primer paso de una serie de mejoras diseñadas para que tus facturas sean verdaderos registros fiscales más fáciles de rastrear y conciliar.

Mejoras principales de la función

• Seguimiento mejorado de transacciones: Ya no puedes facturar la misma transacción más de una vez. Si una factura contiene un error, debe anularse usando una nota de crédito antes de que las transacciones puedan volver a facturarse. Esto garantiza la integridad de los datos y evita documentos duplicados.
• Facturación de grupos flexible: Ahora puedes seleccionar transacciones específicas en un folio de grupo para facturarlas. Ya no es necesario facturar todo un folio a la vez, lo que te da más control sobre la facturación.
• Notas de crédito: Usa notas de crédito para agregar transacciones que ocurren después de que se ha emitido una factura. Solo se pueden agregar transacciones de ajuste negativas a una factura mediante este flujo; actualmente no puedes agregar nuevos cargos positivos a una factura existente. La nota de crédito también hará referencia a la factura original, lo que mantiene tus registros claros y organizados.
• Anulación completa: La nueva función de “anulación completa mediante nota de crédito” te permite cancelar correctamente una factura. Se emitirá una nota de crédito que hará referencia a la original, lo que libera todas las transacciones para que puedan volver a facturarse.
• Opciones ampliadas de Facturar a:
  - En reservas: Ahora puedes elegir facturar una factura de reserva al huésped registrado o a la empresa asociada.
  - En grupos: Puedes facturar una factura de grupo al nombre del grupo o a un contacto del grupo que tenga su información fiscal guardada.
• Transacciones pendientes flexibles: Las propiedades ahora pueden elegir si permiten transacciones pendientes en facturas estándar mediante un nuevo interruptor en: Configuración → Finanzas → Facturas y documentos. Esto ofrece mayor flexibilidad para las propiedades que necesitan finalizar la facturación antes de que finalice la estadía del huésped.

Plantillas actualizadas de facturas y notas de crédito

Hemos rediseñado nuestras plantillas de factura, factura proforma y nota de crédito para que sean más claras, profesionales y cumplan completamente con los estándares fiscales internacionales.

Nuevo diseño y disposición

• Aspecto moderno: Las nuevas plantillas tienen un diseño limpio y moderno para una mejor experiencia de usuario.
• Resumen instantáneo: Una nueva tabla de resumen en la esquina superior derecha ofrece una vista rápida de todos los cargos, incluidos subtotales, impuestos, cargos y el total pagado y saldo restante.
• Columnas simplificadas: Las antiguas columnas “Crédito” y “Débito” se reemplazaron por Neto | Impuesto | Total para mejorar la legibilidad.
• Líneas de artículo más claras: Los impuestos ahora aparecen en la misma línea que su cargo principal, lo que hace que la factura sea más clara y fácil de leer.
• Sección de pagos clara: Una nueva sección muestra claramente todos los pagos aplicados cuando se generó la factura, lo que proporciona un contexto financiero completo.
• Estado de pago: Las facturas se marcan como “Parcialmente pagadas” o “Pagadas en su totalidad” según los pagos aplicados.

Nueva tabla de resumen de impuestos

Esta función garantiza que tus facturas cumplan con las regulaciones fiscales globales, especialmente para el IVA.

• Clasificación de impuestos: Ahora puedes clasificar tus impuestos como IVA en la configuración de facturas.
• Tabla de resumen de IVA: Si un impuesto se clasifica como IVA, aparecerá una tabla de resumen dedicada en la parte inferior de la factura. Esta tabla proporciona un desglose detallado de todo el IVA cobrado, que es un requisito estándar en muchos países. Si no usas IVA, esta tabla no aparecerá.
• Campo adicional de ID fiscal: Hay nuevos campos disponibles para agregar un ID fiscal a perfiles de huéspedes, empresas y grupos para cumplir con requisitos normativos.

Estados y finalización

Una diferencia clave de la factura proforma es el manejo de sus estados:

• Los estados de proforma no pueden ser “Pagada” ni “Cerrada”: Una factura proforma solo puede marcarse como Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada. No puede marcarse como Pagada ni Cerrada. Estos últimos estados están reservados exclusivamente para documentos financieros finales porque:

  • La proforma no es un documento financiero y no representa una venta completada.

  • No bloquea transacciones ni registra asientos financieros.

• Relación entre facturas finales y proformas: Una factura proforma no puede convertirse automáticamente en una factura oficial estándar. Al final de la estadía o cuando se complete la venta, debes crear una nueva factura estándar para finalizar los cargos registrados y cerrar oficialmente la transacción.

• Los cargos permanecen disponibles para la facturación final: Los cargos incluidos en una factura proforma permanecen completamente disponibles para facturarse más adelante mediante una factura estándar. Una proforma solo muestra una vista previa de los datos de la transacción y no bloquea los cargos. Sin embargo, si agregas una transacción pendiente directamente a una factura estándar usando la configuración opcional, esa transacción se bloqueará y no podrá facturarse de nuevo.

Usar proformas como estimaciones o cotizaciones para huéspedes

Puedes utilizar una factura proforma para que funcione como cotización o estimación para el huésped antes de que los cargos se finalicen.

• Seleccionar Aceptar estimación marca la proforma como Aceptada.

• Seleccionar Rechazar estimación marca la proforma como Rechazada.

Importante: Estas acciones son únicamente para hacer seguimiento de la aceptación del huésped y no afectan el folio de la reserva ni los cargos registrados.

Detalles de facturación (nombre de la empresa)

La información de la empresa ahora se selecciona al momento de crear la factura, lo que ofrece más control sobre la entidad a la que se factura.

• Cuando eliges Facturar a: Huésped, el nombre de la empresa guardado en el perfil del huésped no aparecerá en la factura proforma.

• Para crear una factura proforma dirigida a una empresa, debes elegir explícitamente Facturar a: Empresa al crear el documento.

• Una empresa solo aparecerá como opción en el menú desplegable Facturar a si su perfil incluye un ID fiscal de la empresa.

Transacciones bloqueadas

1. Bloqueo fiscal: Cuando una transacción se vincula a un recibo o una factura, queda bloqueada.
2. Acciones restringidas: No puedes anular, asignar ni enrutar una transacción bloqueada hasta que se anule el documento fiscal asociado.

Reglas y limitaciones de facturación

• No se permiten facturas solo de pago: Toda factura estándar debe incluir al menos una transacción registrada; no puedes generar una factura que contenga solo pagos.
• Interruptor de transacciones pendientes: En Configuración, puedes habilitar “Permitir facturar transacciones pendientes” para agregar artículos pendientes a facturas estándar.
• Nota: Agregar un artículo pendiente a una factura estándar bloquea esa transacción inmediatamente.

Diferencia crítica: “Anular” vs. “Cancelar”

Es fundamental comprender la diferencia entre estas dos acciones para evitar complicaciones legales:

• Cancelar: Envía una solicitud formal de cancelación a la autoridad fiscal gubernamental. Esto aplica a documentos fiscalizados y suele ser irreversible una vez aprobado.

• Anular: Generalmente se usa para seguimiento interno o en jurisdicciones donde no se requiere una cancelación formal ante el gobierno.

Continuidad operativa y monitoreo

• Gestión de credenciales: Si tu propiedad usa Fisconline (Italia), tus credenciales vencen cada 90 días. Si vencen, tu capacidad para emitir recibos válidos se verá afectada hasta que se restablezcan en el portal gubernamental.

• Colas fiscales (Francia): Si usas Fiskaltrust, nunca envíes un “Recibo de cierre” a menos que tengas la intención de cerrar permanentemente esa cola fiscal. Cerrar una cola requiere aprovisionar una CashBox completamente nueva.

• Firma tardía de Fiskaltrust: Si el middleware no está disponible, el sistema entra en “modo de firma tardía”, donde los recibos se ponen en cola de forma segura y se reintentan automáticamente.