Nueva facturación: Actualizaciones y mejoras de funcionalidades

Hemos realizado mejoras significativas en nuestro sistema de facturación para ofrecer una gestión financiera más precisa y flexible para tu propiedad. Estos cambios son el primer paso de una serie de mejoras diseñadas para que tus facturas sean verdaderos registros fiscales, más fáciles de seguir y conciliar.

Mejoras clave de las funcionalidades

• Mejor seguimiento de transacciones: Ya no puedes facturar la misma transacción más de una vez. Si una factura contiene un error, debe anularse (mediante una nota de crédito) antes de que las transacciones puedan volver a facturarse. Esto garantiza la integridad de los datos y evita documentos duplicados.
• Facturación flexible de grupos: Ahora puedes seleccionar transacciones específicas dentro de un folio de grupo para facturarlas. Ya no es necesario facturar un folio completo de una sola vez, lo que te da un mayor control sobre la facturación.
• Notas de crédito: Usa notas de crédito para añadir transacciones que ocurran después de que se haya emitido una factura. Con este flujo, solo se pueden añadir transacciones de ajuste (negativas) a una factura; actualmente no es posible añadir nuevos cargos positivos a una factura existente. La nota de crédito también hará referencia a la factura original, para que tus registros se mantengan claros y organizados.
• Anulación completa: La nueva función de "anulación completa mediante nota de crédito" te permite cancelar una factura correctamente. Se emitirá una nota de crédito que hará referencia al original, lo que libera todas las transacciones para que puedan volver a facturarse.
• Opciones ampliadas de facturación:
  - En reservas: Ahora puedes elegir facturar una factura de reserva al huésped registrado o a su empresa asociada.
  - En grupos: Puedes facturar una factura de grupo al nombre del grupo o a un contacto del grupo que tenga su información fiscal guardada.
• Transacciones pendientes flexibles: Ahora las propiedades pueden elegir si desean permitir transacciones pendientes en facturas estándar mediante un nuevo interruptor en: Configuración → Finanzas → Facturas y documentos. Esto ofrece mayor flexibilidad a las propiedades que necesitan finalizar la facturación antes de que la estancia del huésped haya concluido.

Plantillas actualizadas de facturas y notas de crédito

Hemos rediseñado nuestras plantillas de factura, factura pro forma y nota de crédito para que sean más limpias, más profesionales y totalmente conformes con las normas fiscales internacionales.

Nuevo diseño y disposición

• Aspecto moderno: Las nuevas plantillas tienen un diseño limpio y moderno para ofrecer una mejor experiencia de usuario.
• Resumen general: Una nueva tabla de resumen en la esquina superior derecha ofrece una vista rápida de todos los cargos, incluidos subtotales, impuestos, cargos, total pagado y saldo restante.
• Columnas simplificadas: Las antiguas columnas "Crédito" y "Débito" se han sustituido por Neto | Impuesto | Total para mejorar la legibilidad.
• Líneas de detalle más limpias: Los impuestos ahora aparecen en la misma línea que su cargo principal, lo que hace que la factura sea más limpia y fácil de leer.
• Sección de pagos clara: Una nueva sección muestra claramente todos los pagos aplicados cuando se generó la factura, proporcionando un contexto financiero completo.
• Estado del pago: Las facturas se marcan como "Parcialmente pagada" o "Pagada por completo" según los pagos que se les hayan aplicado.

Nueva tabla de resumen de impuestos

Esta funcionalidad garantiza que tus facturas cumplan con las normativas fiscales globales, especialmente en lo relativo al IVA.

• Clasificación de impuestos: Ahora puedes clasificar tus impuestos como IVA en la configuración de la factura.
• Tabla de resumen de IVA: Si un impuesto está clasificado como IVA, aparecerá una tabla de resumen específica en la parte inferior de la factura. Esta tabla proporciona un desglose detallado de todo el IVA recaudado, que es un requisito estándar en muchos países. Si no utilizas IVA, esta tabla no aparecerá.
• Campo adicional de identificación fiscal: Hay nuevos campos disponibles para añadir una identificación fiscal a perfiles de huéspedes, empresas y grupos con el fin de cumplir los requisitos normativos.

Estados y finalización

Una distinción clave de la factura pro forma es la gestión de sus estados:

• Los estados de una pro forma no pueden ser "Pagada" ni "Cerrada": Una factura pro forma solo puede marcarse como Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada. No puede marcarse como Pagada ni Cerrada. Estos últimos estados están reservados exclusivamente para documentos financieros finales porque:

  • La pro forma no es un documento financiero y no representa una venta finalizada.

  • No bloquea transacciones ni registra ningún asiento financiero.

• Cómo se relacionan las facturas finales con las pro forma: Una factura pro forma no puede convertirse automáticamente en una factura oficial estándar. Al final de la estancia (o cuando se complete la venta), debes crear una nueva factura (estándar) para finalizar los cargos contabilizados y cerrar oficialmente la transacción.

• Los cargos siguen disponibles para la facturación final: Los cargos incluidos en una factura pro forma siguen estando totalmente disponibles para una facturación estándar posterior. Una pro forma solo muestra una vista previa de los datos de la transacción y no bloquea los cargos. Sin embargo, si añades una transacción pendiente directamente a una factura estándar (mediante la configuración opcional), esa transacción quedará bloqueada y no podrá volver a facturarse.

Uso de las pro forma como estimaciones o cotizaciones para huéspedes

Puedes utilizar una factura pro forma para que funcione como una cotización o estimación para el huésped antes de que los cargos se finalicen.

• Al seleccionar Aceptar estimación, la pro forma se marcará como Aceptada.

• Al seleccionar Rechazar estimación, la pro forma se marcará como Rechazada.

Importante: Estas acciones sirven únicamente para hacer seguimiento de la aceptación del huésped y no afectan al folio de la reserva ni a los cargos contabilizados.

Datos de facturación (nombre de la empresa)

La información de la empresa ahora se selecciona en el momento de crear la factura, lo que ofrece un mayor control sobre qué entidad será facturada.

• Cuando eliges Facturar a: Huésped, el nombre de la empresa guardado en el perfil del huésped no aparecerá en la factura pro forma.

• Para crear una factura pro forma dirigida a una empresa, debes elegir explícitamente Facturar a: Empresa al crear el documento.

• Una empresa solo aparecerá como opción en el desplegable Facturar a si su perfil incluye un NIF de empresa.

Transacciones bloqueadas

1. Bloqueo fiscal: Una vez que una transacción está vinculada a un recibo o factura, queda bloqueada.
2. Acciones restringidas: No puedes anular, asignar ni enrutar una transacción bloqueada hasta que el documento fiscal asociado se anule.

Reglas y limitaciones de facturación

• No se permiten facturas solo con pagos: Toda factura estándar debe incluir al menos una transacción contabilizada; no puedes generar una factura que contenga solo pagos.
• Interruptor para transacciones pendientes: En Configuración, puedes habilitar la opción "Permitir facturar transacciones pendientes" para añadir elementos pendientes a las facturas estándar.
• Nota: Añadir un elemento pendiente a una factura estándar bloquea esa transacción de inmediato.

Próximamente

Esta es la primera de muchas actualizaciones planificadas. Esto es lo que puedes esperar en futuras versiones:

• Recibos: La posibilidad de generar y aplicar recibos a facturas específicas.
• Asignación de pagos: Nuevos flujos de pago vincularán automáticamente los pagos a los recibos.