Cloudbeds Invoicing: Introducción a los documentos fiscales

Los documentos fiscales son esenciales para gestionar las transacciones financieras entre tu propiedad, los huéspedes y las autoridades gubernamentales. Desde una perspectiva contable, son un registro formal de los servicios prestados, los pagos recibidos y los saldos pendientes. Desde una perspectiva regulatoria, sirven como base para calcular y declarar impuestos.

En muchos países, estos documentos son obligatorios y están sujetos a normativas estrictas. Cloudbeds trabaja continuamente para garantizar que nuestro sistema cumpla con estos complejos requisitos y te ayude a mantener el cumplimiento normativo.

📢 Important update: phased rollout in progress

You may notice a different interface or slightly updated functionality for this feature. We’re currently rolling out the new version gradually. Rest assured, this article will be fully updated soon to reflect the new experience.

Los seis usos generales de los documentos fiscales:

1. Generación de cotizaciones previas a la estancia y vista previa de la reserva: Un documento generado para un cliente potencial con el fin de proporcionar una cotización detallada de habitaciones, tarifas, impuestos y cargos antes de que se confirme una reserva. Actualmente, Cloudbeds PMS no cuenta con una función nativa de generación de cotizaciones.
2. Acuerdo de reserva y confirmación de la reserva: Un documento formal o comprobante que se envía al cliente una vez que la reserva ha sido finalizada y se ha pagado un depósito.
3. Resumen de la estancia, cancelación o no-show: Una factura final o folio que resume todos los cargos y pagos de una reserva, incluidos los cargos por cancelaciones o no-shows.
4. Estado de cuenta para facturación empresarial: Una factura única y consolidada para reservas de grupo que agrupa los cargos de múltiples reservas en un solo documento integral.
5. Comprobante de pago: Un documento que reconoce oficialmente la recepción de un pago, ya sea un depósito, un pago parcial o una liquidación total.
6. Cumplimiento fiscal y declaración ante el gobierno: Registros fiscales regulados con un desglose detallado de impuestos (como el IVA) que se utilizan para la declaración obligatoria ante las autoridades gubernamentales. En muchas regiones, este proceso ahora está automatizado mediante integraciones electrónicas para garantizar el cumplimiento en tiempo real.

Arquitectura del sistema

Cloudbeds ofrece dos formas de conectarse con las autoridades fiscales gubernamentales:

1. Servicio principal: Una integración incorporada para países como Brasil, Argentina, México, Polonia, Bélgica, Italia (SDI) y Croacia.
2. Servicio independiente: Necesario para España, Portugal, Italia (recibos), Francia y Austria, y utiliza aplicaciones dedicadas del Marketplace.

Glosario de términos técnicos

Para ayudarte a comprender los requisitos fiscales internacionales, aquí tienes algunos términos comunes que aparecen en el sistema:

GOBL: El formato de datos interno utilizado para estandarizar la información fiscal en distintos países.

CFDI: El formato específico de factura electrónica requerido por el SAT en México.

CAE: El código de autorización electrónica requerido para que las facturas sean válidas en Argentina.