Gestionar bloques de asignación agregados

Información

Un bloque de asignación es una forma de reservar un número determinado de habitaciones para un grupo en fechas específicas, por ejemplo, para una boda, una conferencia o un retiro de la empresa. Cada huésped puede reservar su propia habitación de ese bloque.

Con Bloques de Asignación Agregados, puedes combinar múltiples bloques en el mismo grupo en una única piscina compartida de inventario. Esto significa que puedes crear una sola reserva incluso si la estancia se superpone a diferentes bloques de asignación.

Escenario de ejemplo:
Supongamos que estás hospedando a un equipo deportivo.

• Creas un bloque de asignación para Semana 1 (cubriendo del 1 al 7 de octubre).
• Creas otro bloque de asignación para Semana 2 (cubriendo del 8 al 14 de octubre).

Ahora, un huésped de ese equipo quiere reservar una estancia del 4 al 12 de octubre.

• Sin agregación, esto requeriría dos reservas separadas: una en el primer bloque y otra en el segundo.
• Con agregación, el PMS trata ambos bloques como una única piscina, por lo que puedes hacer una reserva continua. El sistema asigna automáticamente las noches correctas a cada bloque en segundo plano.

Esto facilita a los empleados manejar las reservas de grupos y crea una experiencia de reserva más fluida para tus huéspedes.

Beneficios Clave de los Bloques de Asignación Agregados

• Piscina de inventario única a través de múltiples bloques de asignación.
• Capacidad para crear una reserva que abarque múltiples bloques.
• Ahorra tiempo al personal al reducir el trabajo manual.
• Flexibilidad para gestionar estancias de grupos complejas con disponibilidad escalonada.

Cómo Habilitar los Bloques de Asignación Agregados

1. Desde la página de Grupos, haz clic en Crear Perfil del Grupo

2. Completa todos los campos requeridos como lo harías para cualquier Perfil del Grupo
3. Cambia Bloques de Asignación Agregados a Sí
4. Selecciona un plan de tarifas o tarifas base que se aplicará a todos los bloques en el grupo
5. Haz clic en Guardar

Una vez guardado, puedes proceder a crear tus bloques de asignación. Cualquier nuevo bloque de asignación que crees se incluirá automáticamente en el agregado.

Cómo Funcionan los Bloques de Asignación Agregados

Cuando se habilita, el PMS gestiona automáticamente la conexión entre el bloque agregado y los bloques de asignación regulares. Hay varios lugares donde verás e interactuarás con el Bloque de Asignación Agregado:

• Configuración del perfil del grupo – Al crear un nuevo perfil del grupo, verás la opción de activar los Bloques de Asignación Agregados. Una vez habilitado, el sistema crea automáticamente un bloque agregado vinculado a ese grupo. Consulta, Cómo habilitar los Bloques de Asignación Agregados.
• Pestaña del perfil del grupo – En esta pestaña, verás una confirmación de que los Bloques de Asignación Agregados están habilitados (mostrados como “verdadero”) junto con el plan de tarifas o paquete seleccionado para las reservas.
  

• Pestaña de Bloques de Asignación – En esta pestaña, verás:

  • El Bloque de Asignación Agregado (creado automáticamente). Este bloque no puede ser editado ni eliminado.
  • Bloques de asignación regulares (creados manualmente y aún editables).

  

• Calendario – La ocupación y la disponibilidad reflejan los totales combinados de todos los bloques de asignación en el grupo, facilitando el monitoreo del inventario del grupo a través de múltiples fechas. Consulta, Ver Bloques de Asignación en el Calendario.
• Pestaña de Recogida – En esta pestaña puedes filtrar los resultados por el Bloque de Asignación Agregado o por cualquiera de los bloques de asignación regulares que creaste manualmente.
  
  Al seleccionar el Bloque de Asignación Agregado, los números de Recogida mostrarán las habitaciones bloqueadas y reservas combinadas a través de todos los bloques en el grupo. Esto te da una visión completa de la disponibilidad y el rendimiento de un vistazo.
  
  También puedes cambiar el filtro para ver la Recogida de cada bloque de asignación regular individualmente, si deseas rastrear el rendimiento o la disponibilidad bloque por bloque. Consulta, Revisar la Recogida del Bloque de Asignación.
  

• Creación de reservas – Cuando inicias una nueva reserva, el Bloque de Asignación Agregado siempre aparecerá en el menú desplegable de Bloque de Asignación si el perfil del grupo fue creado con esta función habilitada.

  En este ejemplo, el grupo Electricians Corp tiene un Bloque de Asignación Agregado y dos bloques de asignación regulares (manuales): “Electricians Corp Week 1” (1–7 de octubre) y “Electricians Corp Week 2” (8–14 de octubre).

  Al crear una reserva, seleccionas las fechas de llegada y salida deseadas (por ejemplo, del 4 al 12 de octubre), eliges el bloque de asignación agregado del menú desplegable y haces clic en Buscar.
  

  El PMS verificará la disponibilidad a través de todos los bloques subyacentes en el grupo y te permitirá crear una reserva continua. Luego puedes continuar con los pasos regulares para crear una reserva.

  Aún si las fechas de estancia que seleccionas caen completamente dentro de uno de los bloques regulares (por ejemplo, 1–5 de octubre dentro de “Electricians Corp Week 1”), la opción de bloque de asignación agregado seguirá apareciendo en el menú desplegable.
  

  Elegir el agregado asegura que el sistema asigne las noches correctamente a través de los bloques sin decisiones manuales.

Bloques de Asignación Agregados y Reservas

Después de crear una reserva utilizando un Bloque de Asignación Agregado, la reserva aparece como una reserva continua. El personal no necesita dividir noches ni mover al huésped entre bloques; el PMS asigna cada noche al bloque subyacente correcto automáticamente.

Lo que verás en la reserva:

• Un banner de información del grupo en la parte superior mostrando el nombre del perfil del grupo (por ejemplo, Electricians Corp) y el plan de tarifas/paquete seleccionado utilizado para el agregado.
• Un enlace clicable al perfil del grupo que te lleva directamente al perfil del grupo para una revisión o ediciones rápidas.

Detrás de escena (ejemplo):
Para una estancia del 4 al 12 de octubre, el PMS verifica todos los bloques en el agregado:

• Noches que caen dentro de Semana 1 (4–7 de octubre) se registran contra ese bloque.
• Noches que caen dentro de Semana 2 (8–12 de octubre) se registran contra ese bloque.
• El huésped ve solo una reserva; el personal ve una única reserva vinculada al agregado con la correcta asignación nocturna en segundo plano.

Este enfoque mantiene la experiencia del huésped sin interrupciones y reduce el trabajo manual para tu equipo al gestionar estancias de grupo complejas.

Limitaciones Importantes

• No se puede activar para perfiles de grupo existentes.
  Los Bloques de Asignación Agregados deben ser activados en el momento en que creas un nuevo Perfil del grupo. Si el grupo ya existe, no puedes volver atrás y activar esta opción.
• Todos los bloques dentro del grupo deben compartir el mismo plan de tarifas o tarifas base.
  Esto asegura consistencia en el precio y la disponibilidad. Si se utilizan diferentes planes de tarifas, el sistema no permitirá que esos bloques se agrupen en un solo agregado.
• Las fechas de hombro (previas a la llegada o posteriores a la salida) no son compatibles.
  Las Reservas deben caer estrictamente dentro de los rangos de fechas de los bloques de asignación. No se pueden reservar días adicionales antes de que comience el primer bloque o después de que termine el último bloque a través del agregado. 
  
  Más información sobre las fechas de hombro en acciones principales de los Bloques de Asignación del Grupo, (consulta las notas sobre “Fechas de hombro” en ese artículo).
• Funciona solo a nivel de tipo de habitación.
  La agregación se aplica a categorías de habitaciones (por ejemplo, “Dos Habitaciones” o “Estudio”), no a números de unidades individuales. No puedes garantizar la misma unidad exacta para toda la estancia si se involucran múltiples bloques.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo activar los Bloques de Asignación Agregados para un Perfil del grupo existente?

No. Solo se pueden activar al crear un nuevo Perfil del grupo.

¿Qué sucede si mis bloques de asignación utilizan diferentes planes de tarifas?

No se pueden agrupar en un solo agregado. Todos los bloques en el grupo deben utilizar el mismo plan de tarifas o tarifas base.

¿Cómo afecta esto a los números de Pickup?

La pestaña de Pickup mostrará los totales combinados de todos los bloques, dándote una visión clara del inventario agregado.

¿Puedo seguir viendo y editando mis bloques de asignación regulares?

Sí. Puedes expandir o editar cada bloque de asignación regular. El bloque agregado en sí es de solo lectura.