Gestionar depósitos de garantía en el folio de la reserva (proceso manual)

Un depósito de seguridad (depósito por daños) es un monto recaudado de un huésped en la llegada y posteriormente reembolsado o liberado después de la salida, si no se encuentran daños.

Esta guía explica el proceso manual para manejar depósitos de seguridad en Cloudbeds PMS.

Para la configuración automática a través del Motor de reservas, consulta Añadir automáticamente depósitos de seguridad para reservas directas.

Paso 1 – Crear la tarifa o producto de depósito de seguridad

Puedes configurar el depósito como una tarifa que se añadirá manualmente al folio; si está vinculado a la fuente de la reserva, aparecerá automáticamente cuando se aplique.

Para crear el depósito,

1. Accede a la página de configuración de Pagos
2. Ve a Impuestos y Tasas
3. Añade una nueva tarifa como Depósito de seguridad (o Depósito por daños)
4. Configúrala como exclusiva por reserva
   
5.  Ingresa el monto (por ejemplo, 200 EUR)
   
   • Generalmente, no se aplica IVA.
6. Guardar

Paso 2 – Añadir el depósito en la llegada

Cuando el huésped llegue en la llegada (o durante la llegada anticipada):

1. Abre el folio de la reserva del huésped
2. Haz clic para añadir una tarifa
3. Añade el Depósito de seguridad 
   • El monto por defecto aparecerá, pero puede ajustarlo si es necesario.

4. Procesar el pago:
   1. Cobrar → recolectar los fondos a través de terminal, tarjeta de crédito o enlace de pago.
   2. (Opcional) Algunos hoteles crean un folio separado para gestionar depósitos.
5.  Añadir el pago del depósito

El monto del depósito y su pago se mostrarán en el folio.

Paso 3 – Reembolsar o anular el depósito en la salida

En la salida, si no hay daños:

1. Ve al folio del huésped
2. Reembolsar (si se cobró) o Anular la transacción del depósito
   • Si utilizas Cloudbeds Payments: selecciona la transacción -> Reembolso.

Paso 4 – Eliminar la tarifa/producto de Depósito del Folio (para escenarios de Reembolso)

Después de reembolsar una tarifa de depósito, el saldo pendiente mostrará el monto reembolsado. Si no anulas la tarifa/producto, el folio puede mostrar un saldo pendiente.

1. Anular la tarifa/producto de Depósito de seguridad del folio.
2. Confirma que el saldo del folio regrese a 0.

Flujo de ejemplo de depósito de seguridad

1. El huésped se registra → Se añade un Depósito de seguridad de €200 al folio.
2. Pago recaudado. 
3. En la salida → depósito reembolsado/anulado.
4. Elemento/tarifa de Depósito de Seguridad eliminada → Saldo del Folio = €0.