En este artículo se explica cómo funciona la integración con SES.HOSPEDAJES en el uso diario: qué datos del huésped son obligatorios, cómo funciona cada método de reporte y cómo diagnosticar y resolver los problemas más comunes.
Para conectar la aplicación, primero completa los pasos de Cómo conectar el Reporte policial de España (SES.HOSPEDAJES).
Datos obligatorios del huésped
SES.HOSPEDAJES requiere que determinados campos del huésped estén completos para reportar reservas recién creadas, según el tipo de reporte y la nacionalidad del huésped:
Reporte de Reservas de Hospedajes — Todos los huéspedes:
- Nombre
- Apellido
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes españoles
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Municipio
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
- País emisor del documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Tipo de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento 2 — Soporte del documento (solo para huéspedes mayores de 14 años y solo si el tipo de documento es Documento de identidad/NIF)
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes extranjeros
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Ciudad
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
- País emisor del documento
- Tipo de documento
- Número de documento
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
- Estos campos no se exigen en el momento de crear la reserva; pasan a ser obligatorios cuando editas los datos del huésped. Usa la plantilla Información del huésped → España para recopilar los campos compatibles con SES.HOSPEDAJES.
- Nota sobre NRUA para propiedades elegibles: Las propiedades de alquiler de corta estancia en España asignadas a la plantilla NRUA también deben recopilar la Finalidad de la estancia para el huésped principal únicamente. Esto se recopila una sola vez por reserva para cumplir con la normativa de reporte policial. Consulta los detalles de NRUA en la sección de preguntas frecuentes más abajo.
Recopilación y almacenamiento de un Parte de Viajeros firmado (requisito de cumplimiento)
Además de enviar electrónicamente los datos del huésped a SES Hospedajes, la normativa española exige que las propiedades conserven una copia firmada del formulario de registro del huésped, el Parte de Viajeros, durante un mínimo de tres años con fines de auditoría.
Enviar el reporte a SES Hospedajes no sustituye el requisito de conservar un documento de registro firmado.
Opción de firma digital (recomendada)
Si usas Cloudbeds Guest Experience, puedes simplificar este requisito mediante flujos de documentos digitales:
- Añade un paso de documento digital a tu flujo de registro.
- Inserta variables del huésped y de la reserva que se completen automáticamente con datos en tiempo real.
- Permite que el huésped revise y firme electrónicamente el documento.
- El documento firmado se almacena de forma segura y puede recuperarse con fines de auditoría.
Este flujo ayuda a eliminar los formularios en papel y a mantener el cumplimiento de los requisitos de conservación en España.
Para ver las instrucciones de configuración, consulta: Crear y usar flujos de registro digital
Métodos de reporte
Una vez que los datos del huésped cumplan los requisitos anteriores, la integración entrega los reportes según el método de reporte que configuraste durante la conexión. La integración admite dos flujos de trabajo: Carga Masiva (carga manual) y Servicio Web (envío automático). En las siguientes secciones se explica cómo funciona cada uno en las operaciones diarias.
Carga Masiva (carga manual)
- Ve a Menú de cuenta → Utilidades → Documentos.
-
Localiza los archivos XML generados a la 01:00 para los reportes configurados y descárgalos.
- Súbelos manualmente a través del portal de SES.HOSPEDAJES siguiendo las instrucciones proporcionadas por SES.HOSPEDAJES.
Servicio Web (envío automático)
Selecciona Servicio Web en la configuración de la aplicación e introduce las credenciales obligatorias (Código de Arrendador, Usuario, Contraseña). La integración supervisa la creación de reservas y los cambios de estado, así como las ediciones de los datos del huésped. Cuando todos los campos obligatorios para el reporte correspondiente están presentes, valida los datos, se conecta al servicio web de SES.HOSPEDAJES y envía el reporte automáticamente. Se conserva una copia del archivo generado en Utilidades → Documentos para tus registros.
Solución de problemas
Si falta un reporte o falla un envío automático, sigue los pasos a continuación para confirmar la configuración, identificar datos faltantes y volver a intentarlo con la información corregida.
- Ve a Menú de cuenta
→ Utilidades
→ Sincronización de integraciones.
- Revisa las entradas de error más recientes reportadas por la integración de SES.HOSPEDAJES.
- Abre una entrada para identificar la reserva o el huésped con datos faltantes o no válidos, y luego corrígelo en el PMS.
Si un huésped no tiene los datos obligatorios para generar un reporte, la generación del reporte fallará.
Los reportes se generan solo para fechas con check-ins. Si no hubo ninguno, la generación se omite por diseño.
Preguntas frecuentes
Depende del método de reporte seleccionado en la configuración de la aplicación:
- Servicio Web: una vez completados todos los campos obligatorios, la integración envía el reporte correspondiente automáticamente en el siguiente evento de actualización (por ejemplo, cuando cambia el estado de la reserva o editas los datos del huésped).
- Carga Masiva: las correcciones se reflejan en la siguiente exportación diaria generada a la 01:00 y guardada en Utilidades → Documentos. Debes subir los archivos regenerados en el portal de SES.HOSPEDAJES.
Para usar este método de reporte, ve a Menú de cuenta → Apps & Marketplace → pestaña Aplicaciones conectadas → Página de la aplicación → Configuración y:
- Selecciona qué reportes deben generarse.
- Asegúrate de que tu código de establecimiento esté configurado.
- Si has habilitado Reservas de Hospedaje, selecciona qué reservas deben añadirse a Reservas de Hospedajes.
- Selecciona el método de reporte llamado Carga Masiva.
- Guarda esta configuración y la integración aplicará estos valores.
Para ver descripciones detalladas de los campos y ejemplos, te recomendamos consultar la sección Configurar la aplicación en Cómo conectar el Reporte policial de España (SES.HOSPEDAJES).
Actualmente, la integración no puede acceder a todos los datos obligatorios para obtener el tipo de pago de la propiedad. Como resultado, la aplicación usa “OTRO” como método de pago para todas las reservas. Está prevista una solución para el Q4 de 2025.
Si recopilo los datos y las firmas del huésped en Chekin o Cloudbeds Guest Experience, ¿eso es suficiente para SES.HOSPEDAJES?
No. Herramientas como Chekin y Cloudbeds Guest Experience pueden recopilar la información de registro y las firmas del huésped, y también pueden enviar muchos de esos datos a Cloudbeds PMS. Sin embargo, no generan ni envían los reportes de SES.HOSPEDAJES.
Solo la aplicación España – Reporte policial (SES.HOSPEDAJES) crea los reportes oficiales de Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes a partir de los datos almacenados en Cloudbeds PMS. Para asegurarte de que los reportes se creen correctamente, verifica que:
- La aplicación SES.HOSPEDAJES esté conectada y configurada, y
- Todos los campos obligatorios de SES.HOSPEDAJES del huésped estén completos en el perfil del huésped en Cloudbeds PMS, incluidos los campos que tu herramienta de check-in online no recopile.
El Parte de Viajeros firmado (ficha de registro) es un requisito independiente de los reportes electrónicos de SES.HOSPEDAJES.
La integración con SES.HOSPEDAJES envía los datos del huésped necesarios para los reportes de Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes, pero no sube archivos PDF, imágenes ni firmas escaneadas. Los huéspedes deben seguir firmando una ficha de registro (en papel o electrónicamente), y tu propiedad es responsable de conservar esos registros firmados por si las autoridades los solicitan durante una inspección.
Puedes almacenar las fichas de registro firmadas físicamente (en papel) o digitalmente mediante una herramienta como Cloudbeds Guest Experience o Chekin. Estos registros se conservan a nivel de propiedad y no se envían mediante SES.HOSPEDAJES a través de la integración de Cloudbeds.
NRUA es un requisito normativo español para alojamientos de alquiler de corta estancia. Para las propiedades sujetas a esta normativa, Cloudbeds ofrece una plantilla que añade un campo adicional al flujo de registro: Finalidad de la estancia (Finalidad de la estancia).
Esta no es una integración independiente ni un flujo de reporte distinto. La propiedad sigue usando la misma integración de España – Reporte policial (SES.HOSPEDAJES) y envía los reportes a través de la misma plataforma de SES.HOSPEDAJES.
El único cambio es que las propiedades elegibles deben recopilar un valor adicional a nivel de reserva para cumplir con la normativa de reporte policial.
Cómo funciona la mejora de NRUA
- Se aplica solo a propiedades en España sujetas a la normativa NRUA, principalmente alojamientos de alquiler de corta estancia.
- Añade el campo Finalidad de la estancia solo al formulario de registro del huésped principal.
- El campo se recopila una vez por reserva y se aplica a toda la reserva.
- Los huéspedes secundarios no ven ni completan este campo.
- La plantilla actual de España permanece sin cambios para las propiedades que no forman parte del flujo NRUA.
Opciones disponibles de Finalidad de la estancia
- Vacaciones o turismo (TURISMO)
- Trabajo (TRABAJO)
- Estudios (ESTUDIOS)
- Motivos médicos (MEDICO)
- Otros (OTROS)
Si tu propiedad está sujeta a NRUA pero el campo Finalidad de la estancia no aparece, confirma que estás viendo al huésped principal y que el flujo de registro se está usando para fines de reporte policial. Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte si tienes alguna pregunta.
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