Este artículo explica cómo funciona la integración con SES.HOSPEDAJES en el uso diario: qué datos del huésped son obligatorios, cómo funciona cada método de reporte y cómo diagnosticar y resolver los problemas más comunes.
Para conectar la aplicación, primero completa los pasos de Cómo conectar Spain Police Report (SES.HOSPEDAJES).
Datos obligatorios del huésped
SES.HOSPEDAJES requiere que ciertos campos del huésped estén completos para poder reportar las reservas recién creadas, según el tipo de reporte y la nacionalidad del huésped:
Reporte de Reservas de Hospedajes — Todos los huéspedes
- Nombre
- Apellido
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes españoles
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Municipio
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
- País emisor del documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Tipo de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento 2 — Soporte Documento (solo para mayores de 14 años y solo si el tipo de documento es Documento de identidad/NIF)
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes extranjeros
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Ciudad
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, móvil o correo electrónico
- País emisor del documento
- Tipo de documento
- Número de documento
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Estos campos no se validan en el momento de crear la reserva; pasan a ser obligatorios cuando editas los datos del huésped. Usa la plantilla Guest Information → Spain para capturar los campos requeridos por SES.HOSPEDAJES.
Métodos de reporte
Una vez que los datos del huésped cumplen los requisitos anteriores, la integración envía los reportes usando el método de reporte que configuraste al conectar la aplicación. La integración admite dos flujos de trabajo: Carga Masiva (carga manual) y Servicio Web (envío automático). Las secciones siguientes explican cómo funciona cada uno en la operativa diaria.
Carga Masiva (carga manual)
- Ve a Menú de cuenta → Utilidades → Documentos.
-
Ubica los archivos XML generados a la 01:00 para los reportes configurados y descárgalos.
- Súbelos manualmente en el portal de SES.HOSPEDAJES siguiendo las instrucciones proporcionadas por SES.HOSPEDAJES.
Servicio Web (envío automático)
Selecciona Servicio Web en la configuración de la aplicación e introduce las credenciales requeridas (Código de Arrendador, Usuario, Contraseña). La integración monitorea entonces la creación de reservas y los cambios de estado, así como las ediciones en los datos de los huéspedes. Cuando todos los campos obligatorios para el reporte correspondiente están completos, valida la información, se conecta al Servicio Web de SES.HOSPEDAJES y envía el reporte automáticamente. Se guarda una copia del archivo generado en Utilidades → Documentos para tu registro.
Solución de problemas
Si falta un reporte o un envío automático falla, usa los pasos siguientes para confirmar la configuración, identificar datos incompletos y reintentar con la información corregida.
- Ve a Menú de cuenta
→ Utilidades
→ Sincronización de integraciones.
- Revisa las entradas de error más recientes reportadas por la integración de SES.HOSPEDAJES.
- Abre una entrada para identificar la reserva o el huésped con datos faltantes/erróneos y corrige la información en Cloudbeds PMS.
Si un huésped no tiene los datos obligatorios para generar un reporte, la generación del reporte fallará.
Los reportes solo se generan para fechas con check-ins. Si no hubo ninguno, la generación se omite de forma intencional.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre después de corregir la información de un huésped?
Depende del método de reporte seleccionado en la configuración de la aplicación:
- Servicio Web: cuando todos los campos obligatorios están completos, la integración envía el reporte correspondiente automáticamente en el próximo evento de actualización (por ejemplo, cuando cambia el estado de la reserva o editas los datos del huésped).
- Carga Masiva: las correcciones se reflejan en la próxima exportación diaria que se genera a la 01:00 y se coloca en Utilidades → Documentos. Debes subir los archivos regenerados en el portal de SES.HOSPEDAJES.
¿Cómo configuro la integración para usar “Carga Masiva”?
Para usar este método de reporte, ve a Menú de cuenta → Aplicaciones y Marketplace → pestaña Aplicaciones conectadas → Página de la app → Configuración y:
- Selecciona qué reportes deben generarse.
- Asegúrate de que tu Código de Establecimiento esté configurado.
- Si habilitaste Reservas de Hospedaje, selecciona qué reservas deben agregarse a Reservas de Hospedajes.
- Selecciona el método de reporte llamado Carga Masiva.
- Guarda estos ajustes y la integración comenzará a emitir estos valores.
Para descripciones detalladas de los campos y ejemplos, te recomendamos revisar la sección Configurar los ajustes de la aplicación en Cómo conectar Spain Police Report (SES.HOSPEDAJES).
¿Por qué los reportes muestran el método de pago como “OTRO”?
Actualmente la integración no puede acceder a todos los datos necesarios para recuperar el tipo de pago desde la propiedad. Como resultado, la aplicación utiliza “OTRO” como método de pago para todas las reservas. Está previsto un arreglo para el Q4 de 2025.
Si recopilo los datos y firmas de los huéspedes en Chekin o Cloudbeds Guest Experience, ¿es suficiente para SES.HOSPEDAJES?
No. Herramientas como Chekin y Cloudbeds Guest Experience pueden recopilar la información de registro y las firmas de los huéspedes, y pueden enviar muchos de esos datos a Cloudbeds PMS. Sin embargo, no generan ni envían los reportes de SES.HOSPEDAJES.
Solo la aplicación Spain – Police Report (SES.HOSPEDAJES) crea los reportes oficiales de Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes basados en los datos almacenados en Cloudbeds PMS. Para asegurarte de que los reportes se creen correctamente, verifica que:
- La aplicación SES.HOSPEDAJES esté conectada y configurada, y
- Todos los campos de huésped requeridos por SES.HOSPEDAJES estén completos en el perfil del huésped en Cloudbeds PMS, incluidos los campos que tu herramienta de check-in en línea no recopile.
¿Cómo debo gestionar los partes de viajeros firmados (Parte de Viajeros)?
El Parte de Viajeros firmado (ficha de registro) es un requisito separado de los reportes electrónicos de SES.HOSPEDAJES.
La integración de SES.HOSPEDAJES envía los datos del huésped necesarios para los reportes de Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes, pero no sube archivos PDF, imágenes ni firmas escaneadas. Los huéspedes siguen teniendo que firmar una ficha de registro (en papel o de forma electrónica) y tu propiedad es responsable de conservar esos registros firmados por si las autoridades los solicitan durante una inspección.
Puedes guardar los partes de viajeros firmados en formato físico (papel) o digitalmente usando una herramienta como Cloudbeds Guest Experience o Chekin. Estos registros se conservan a nivel de propiedad y no se envían a través de SES.HOSPEDAJES mediante la integración de Cloudbeds.
⚠️ Limitaciones de compatibilidad con Cloudbeds Guest Experience (antes Whistle)
La plataforma Cloudbeds Guest Experience (antes Whistle) no es totalmente compatible con la integración de SES Hospedajes.
Actualmente Cloudbeds Guest Experience no recopila ciertos datos del huésped requeridos para el parte de la policía en España, incluyendo Last Name 2, Municipality Code, Parentesco y Soporte Document. Estos campos deben introducirse manualmente en Cloudbeds PMS para garantizar que los reportes de SES Hospedajes se generen correctamente.
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