Este artículo explica cómo funciona la integración de SES.HOSPEDAJES en el uso diario: qué datos del huésped son obligatorios, cómo funciona cada método de reporte y cómo diagnosticar y resolver los problemas más comunes.
Para conectar la app, primero completa los pasos en Cómo conectar Spain Police Report (SES.HOSPEDAJES).
Datos obligatorios del huésped
SES.HOSPEDAJES requiere que ciertos campos del huésped estén completos para reportar reservas recién creadas, según el tipo de reporte y la nacionalidad del huésped:
Reporte de Reservas de Hospedajes — Todos los huéspedes
- Nombre
- Apellido
- Al menos un método de contacto: teléfono, celular o correo electrónico
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes españoles
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Municipio
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, celular o correo electrónico
- País emisor del documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Tipo de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento (solo obligatorio para huéspedes mayores de 14 años)
- Número de documento 2 — Soporte Documento (solo para huéspedes mayores de 14 años y solo si el tipo de documento es Tarjeta de identidad/NIF)
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Reporte de Partes de Viajeros — Huéspedes extranjeros
- Nombre
- Apellido
- Fecha de nacimiento
- Ciudad
- Dirección
- Código postal
- País
- Al menos un método de contacto: teléfono, celular o correo electrónico
- País emisor del documento
- Tipo de documento
- Número de documento
- Parentesco (solo obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Estos campos no se exigen en el momento de crear la reserva; pasan a ser obligatorios cuando editas los datos del huésped. Usa la plantilla Información del huésped → España para capturar los campos compatibles con SES.HOSPEDAJES.
Recopilar y conservar un Parte de Viajeros firmado (requisito de cumplimiento)
Además de enviar electrónicamente los datos de los huéspedes a SES.HOSPEDAJES, la normativa española exige que los alojamientos conserven una copia firmada del formulario de registro del huésped Parte de Viajeros durante un mínimo de tres años con fines de auditoría.
Enviar el reporte a SES.HOSPEDAJES no reemplaza el requisito de mantener un documento de registro firmado.
Opción de firma digital (recomendada)
Si usas Cloudbeds Guest Experience, puedes simplificar este requisito con flujos de Documentos digitales:
- Añade un paso de Documento digital a tu flujo de registro.
- Inserta variables de huésped y reserva que se prellenan automáticamente con datos en tiempo real.
- Permite que el huésped revise y firme el documento electrónicamente.
- El documento firmado se almacena de forma segura y se puede recuperar con fines de auditoría.
Este flujo ayuda a eliminar formularios en papel y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento de los requisitos de conservación en España.
Para instrucciones de configuración, consulta: Crear y usar flujos de registro digital
Métodos de reporte
Cuando los datos del huésped cumplen con los requisitos anteriores, la integración entrega reportes según el método que configuraste durante la conexión. La integración admite dos flujos de trabajo: Carga masiva (carga manual) y Servicio web (envío automático). Las secciones siguientes explican cómo funciona cada uno en la operación diaria.
Carga masiva (carga manual)
- Ve a Menú de cuenta → Utilidades → Documentos.
-
Busca los archivos XML generados a la 01:00 para el/los reporte(s) configurado(s) y descárgalos.
- Súbelos manualmente en el portal de SES.HOSPEDAJES siguiendo las instrucciones proporcionadas por SES.HOSPEDAJES.
Servicio web (envío automático)
Selecciona Servicio web en los ajustes de la app e ingresa las credenciales requeridas (Código de Arrendador, Usuario, Contraseña). Luego, la integración monitorea la creación de reservas y los cambios de estado, además de las ediciones a los datos del huésped. Cuando están presentes todos los campos obligatorios para el reporte correspondiente, valida la información, se conecta al Servicio web de SES.HOSPEDAJES y envía el reporte automáticamente. Se guarda una copia del archivo generado en Utilidades → Documentos para tus registros.
Solución de problemas
Si falta un reporte o falla un envío automático, usa los pasos siguientes para confirmar la configuración, identificar datos faltantes y reintentar después de corregir la información.
- Ve a Menú de cuenta
→ Utilidades
→ Sincronización de integraciones.
- Revisa las entradas de error más recientes reportadas por la integración de SES.HOSPEDAJES.
- Abre una entrada para identificar la reserva o el huésped con datos faltantes o inválidos, y luego corrígelo en el PMS.
Si un huésped no tiene los datos obligatorios para generar un reporte, la generación del reporte fallará.
Los reportes se generan solo para fechas con check-ins. Si no hubo ninguno, la generación se omite por diseño.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa después de corregir la información de un huésped?
Depende del método de reporte seleccionado en los ajustes de la app:
- Servicio web: cuando todos los campos obligatorios estén completos, la integración envía el reporte correspondiente automáticamente en el siguiente evento de actualización (por ejemplo, cuando cambia el estado de la reserva o cuando editas los datos del huésped).
- Carga masiva: las correcciones se reflejan en la siguiente exportación diaria generada a las 01:00 y guardada en Utilidades → Documentos. Debes cargar los archivos regenerados en el portal de SES.HOSPEDAJES.
¿Cómo configuro la integración para usar “Carga masiva”?
Para usar este método de reporte, ve a Menú de cuenta → Apps y Marketplace → pestaña Apps conectadas → Página de la app → Ajustes y:
- Selecciona qué reportes se deben generar.
- Asegúrate de que el código del establecimiento esté configurado.
- Si habilitaste Reservas de Hospedaje, selecciona qué reservas se deben añadir a Reservas de Hospedajes.
- Selecciona el método de reporte llamado Carga masiva.
- Guarda estos ajustes y la integración aplicará estos valores.
Para ver descripciones detalladas de campos y ejemplos, recomendamos revisar la sección Configurar los ajustes de la app en Cómo conectar Spain Police Report (SES.HOSPEDAJES).
¿Por qué los reportes muestran el método de pago como “OTRO”?
Actualmente, la integración no puede acceder a todos los datos necesarios para obtener el método de pago desde la propiedad. Como resultado, la app usa “OTRO” como método de pago para todas las reservas. Hay una corrección planificada para Q4 de 2025.
Si recopilo datos y firmas de huéspedes en Chekin o Cloudbeds Guest Experience, ¿es suficiente para SES.HOSPEDAJES?
No. Herramientas como Chekin y Cloudbeds Guest Experience pueden recopilar información y firmas del registro de huéspedes, y pueden enviar muchos de esos datos a Cloudbeds PMS. Sin embargo, no generan ni envían reportes de SES.HOSPEDAJES.
Solo la app España – Police Report (SES.HOSPEDAJES) crea los reportes oficiales Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes basados en los datos guardados en Cloudbeds PMS. Para garantizar que los reportes se creen correctamente, asegúrate de que:
- La app de SES.HOSPEDAJES esté conectada y configurada, y
- Todos los campos obligatorios de SES.HOSPEDAJES estén completos en el perfil del huésped en Cloudbeds PMS, incluidos los campos que tu herramienta de check-in en línea no recopile.
¿Cómo debo gestionar las fichas de registro firmadas (Parte de Viajeros)?
El Parte de Viajeros (ficha de registro) firmado es un requisito independiente de los reportes electrónicos de SES.HOSPEDAJES.
La integración de SES.HOSPEDAJES envía los datos de huéspedes necesarios para los reportes de Partes de Viajeros y Reservas de Hospedajes, pero no sube PDFs, imágenes ni firmas escaneadas. Los huéspedes deben firmar una ficha de registro (en papel o electrónicamente), y tu propiedad es responsable de conservar esos registros firmados por si las autoridades los solicitan durante una inspección.
Puedes conservar fichas de registro firmadas de forma física (en papel) o digital usando una herramienta como Cloudbeds Guest Experience o Chekin. Estos registros se conservan a nivel de la propiedad y no se envían a SES.HOSPEDAJES mediante la integración de Cloudbeds.
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