Este artículo explica cómo habilitar y utilizar la nueva funcionalidad de Plantilla de información del huésped en Cloudbeds PMS, diseñada para ayudar a las propiedades de determinados países a cumplir automáticamente con los requisitos locales de reporte gubernamental.
Este servicio agiliza la recopilación de los datos obligatorios de los huéspedes, garantizando la precisión y evitando errores comunes que anteriormente provocaban rechazos en los envíos.
El servicio de Requisitos del huésped eventualmente incluirá plantillas para todos los países que tengan requisitos gubernamentales. Por ahora, esta función está disponible en Italia, Namibia, Portugal, España, Brasil y Turquía.
Requisitos previos:
✔ Debes tener acceso a la configuración de Cloudbeds PMS.
✔ Debes estar en Italia, Namibia, Portugal, España, Brasil o Turquía para usar las respectivas plantillas de información del huésped.
Cómo habilitar la Plantilla de información del huésped
- En tu Cloudbeds PMS, en Cuenta
, navega al menú de Configuración
- Luego haz clic en Huéspedes
- Dentro de la página de Huéspedes, haz clic en la pestaña Información del huésped.
- Esta es una nueva pestaña diseñada para gestionar plantillas relacionadas con requisitos de reporte gubernamental.
- En el menú desplegable de Plantilla de información del huésped, selecciona el país deseado. Esta acción configura tu sistema para cumplir con los requisitos específicos de datos de huéspedes para los reportes policiales.
- Configura las opciones de aplicación: selecciona cuándo los campos obligatorios deben recopilarse en los distintos flujos de trabajo bajo la opción Recopilar durante.
- Reserva interna: cuando un usuario crea una reserva manual.
- Check-in en Front Desk: al cambiar una reserva a check-in realizado.
- Editar huésped: al actualizar los datos del huésped dentro de una reserva.
- Elige una de estas opciones de aplicación para cada caso:
- Ocultar - los campos no se muestran.
- Opcional - se muestran, pero no son obligatorios.
- Advertir - alerta al usuario si los campos están incompletos.
- Obligatorio - deben completarse antes de continuar.
Las propiedades que usan Guest Experience (GX) en países con requisitos gubernamentales de reporte de huéspedes pueden recopilar la información obligatoria directamente durante el flujo de Check-in digital. Esto permite que los huéspedes proporcionen los datos requeridos antes de su llegada.
Para más información sobre disponibilidad, comportamiento de aplicación y configuración, consulta Requisitos del huésped en el Check-in digital.
¿Por qué no veo la pestaña Información del huésped en mi cuenta de PMS?
Actualmente, esta función está disponible para propiedades en Italia, Namibia, Portugal, España, Brasil y Turquía. La disponibilidad puede variar según la configuración de la cuenta y la habilitación de la funcionalidad.
Una vez seleccionada la plantilla "Italia", los campos de Datos del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos obligatorios para el cumplimiento normativo en Italia.
Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con la normativa de reporte gubernamental:
- Check-out
- Fecha de nacimiento
- Género
- Profesión
- País de residencia
- Check-in
- Tipo de medio de transporte
- Canal de reserva
- Tipo de huésped
- Nombre
- País de nacimiento
- Comunidad de nacimiento
- Nivel educativo
- Ciudadanía
- Exención de impuestos
- Tipo de documento
- Número de documento
- País emisor del documento
- Lugar de emisión del documento
- Apellido
- Tipo de turismo
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios diferentes campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en Italia frente a huésped extranjero).
Una vez seleccionada la plantilla "Portugal", los campos de Datos del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos obligatorios para el cumplimiento normativo en Portugal.
Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con la normativa de reporte gubernamental:
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Dirección
- Apto., suite, piso, etc.
- Código postal/ZIP
- País de residencia
- Ciudad de residencia
- Apellido
- País emisor del documento
- Fecha de check-in
- Fecha de check-out
- Nombre
- Lugar de nacimiento
- Número de identificación fiscal de la empresa
- Código de tipo de documento
- Número de documento
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios diferentes campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en Portugal frente a huésped extranjero).
Una vez seleccionada la plantilla "España", los campos de Datos del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos obligatorios para el cumplimiento normativo español.
Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con la normativa de reporte gubernamental:
- Nombre
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Dirección de correo electrónico
- Teléfono
- Móvil
- Fecha de nacimiento
- Código de parentesco
- Género
- Número de identificación fiscal del huésped
- Nacionalidad
- Dirección
- Apto., suite, piso, etc.
- País
- Municipio
- Código postal/ZIP
- Tipo de documento
- Número de documento
- Número de documento 2
- Fecha de expedición del documento
- País emisor del documento
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios diferentes campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente español frente a huésped extranjero).
Artículos relacionados:Cómo conectar y usar el Reporte Policial de España (SES.HOSPEDAJES).
Las propiedades en Brasil recopilan datos de huéspedes para la FNRH (Ficha Nacional de Registro de Huéspedes). Este proceso admite solo la recopilación de datos y no envía información a los sistemas gubernamentales (SERPRO).
Los campos incluyen:
- Nombre
- Apellido
- Apodo
- Fecha de nacimiento
- Dirección de correo electrónico
- Teléfono
- Móvil
- Género
- Nacionalidad
- Dirección
- Apto., suite, piso, etc.
- Barrio
- País
- Ciudad
- Código postal / ZIP
- Tipo de documento (CPF, Pasaporte)
- Fecha de expedición del documento
- Número de documento
- Tiene discapacidad
- Discapacidades
- Motivo del viaje
- Medio de transporte
- Raza
-
Huésped responsable (obligatorio para huéspedes menores de 18 años)
Las propiedades en Turquía recopilan datos de huéspedes para el reporte policial, la facturación del huésped y el cumplimiento de la facturación de empresas. Esta plantilla admite solo la recopilación de datos y no envía información a los sistemas gubernamentales turcos.
Se puede recopilar la siguiente información del huésped:
- Correo electrónico
- Teléfono
- Móvil
- Fecha de nacimiento
- Nombre
- Apellido
- Género
- Nacionalidad
- Profesión
- Número de placa del vehículo
- Número de identificación fiscal del huésped
- Oficina tributaria
- Línea de dirección 1 (Dirección)
- Apto., suite, piso, etc.
- Ciudad
- Estado (Provincia / Estado)
- País
- Código postal
- Tipo de documento
- Fecha de expedición del documento
- País emisor del documento
- Número de documento
- Notas adicionales
Esta plantilla habilita únicamente la recopilación de datos obligatorios. El envío gubernamental o la integración con las autoridades turcas no están incluidos en esta versión.
Aviso de suscripción de marketing: La normativa turca exige un consentimiento separado para comunicaciones por teléfono, correo electrónico y SMS. La captura de consentimiento por separado todavía no está disponible y está prevista para una mejora futura.
Estos campos son dinámicos y pueden variar según si el huésped es un particular o está asociado a una empresa para fines de facturación.
Aspectos importantes a tener en cuenta
- Cumplimiento automático: Los futuros cambios normativos se gestionarán mediante actualizaciones automáticas de las plantillas, manteniéndote en cumplimiento.
- Integraciones existentes de reportes policiales: Para propiedades en España que ya estén usando una integración de reporte policial, el equipo de Integraciones de Cloudbeds las migrará a la nueva plantilla. Los datos históricos de huéspedes recopilados a través de campos personalizados permanecerán intactos, mientras que los nuevos huéspedes usarán los campos actualizados.
- Solución de problemas: Esta funcionalidad está diseñada específicamente para evitar errores comunes en los datos y envíos rechazados que ocurrían al usar Campos personalizados para el reporte gubernamental. Aun así, si tienes problemas, verifica que hayas seleccionado la plantilla correcta para tu región.
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