Utiliza plantillas de datos de huéspedes para cumplir con los requisitos legales de información

Gabriela Garcia

Actualización 2 de julio de 2026 13:33

Este artículo explica cómo habilitar y utilizar la nueva función Plantilla de información del huésped en Cloudbeds PMS, diseñada para ayudar a las propiedades de determinados países a cumplir automáticamente con los requisitos locales de presentación de informes gubernamentales.

Este servicio simplifica la recopilación de los datos requeridos de los huéspedes, garantiza su precisión y evita errores comunes que anteriormente podían provocar el rechazo de los envíos.

El servicio Requisitos del huésped eventualmente incluirá plantillas para todos los países con requisitos gubernamentales. Por ahora, esta función está disponible en Australia, Brasil, Canadá (BC, ON, MB), República Checa, Dinamarca, Finlandia, Grecia, Hungría, Italia, Mozambique, Namibia, Noruega, Portugal, Eslovaquia, Eslovenia, Sudáfrica, España, España — Cataluña, España — Cataluña (NRUA), Suecia, Suiza, Tailandia, Turquía y Reino Unido.

Requisitos previos:

✔ Debes tener acceso a la configuración de Cloudbeds PMS.

✔ Debes estar en uno de los países o regiones admitidos para utilizar las respectivas plantillas de información del huésped.

Cómo habilitar la plantilla de información del huésped

En tu Cuenta de Cloudbeds PMS , ve al menú Configuración
Luego, haz clic en Huéspedes
En la página Huéspedes, haz clic en la pestaña Información del huésped.
- Esta es una nueva pestaña diseñada para administrar plantillas relacionadas con los requisitos de presentación de informes gubernamentales.
En el menú desplegable Plantilla de información del huésped, selecciona el país deseado. Esta acción configura el sistema para cumplir con los requisitos específicos de datos de huéspedes para los informes policiales.
Configura las opciones de aplicación: selecciona cuándo se deben recopilar los campos obligatorios en los distintos flujos de trabajo mediante la opción Recopilar durante.
- Reserva interna: cuando un usuario crea una reserva manual.
- Check-in en recepción: al cambiar una reserva al estado Check-in realizado.
- Editar huésped: al actualizar los datos de un huésped en una reserva.
Elige una de las siguientes opciones de aplicación para cada flujo:
- Ocultar: los campos no se muestran.
- Opcional: los campos se muestran, pero no son obligatorios.
- Advertir: alerta al usuario si hay campos incompletos.
- Obligatorio: los campos deben completarse antes de continuar.

Las propiedades que utilizan Guest Experience (GX) en países con requisitos gubernamentales de informes de huéspedes pueden recopilar la información requerida directamente durante el flujo de Check-in digital. Esto permite que los huéspedes proporcionen los datos obligatorios antes de su llegada.

Para conocer los detalles sobre disponibilidad, comportamiento de aplicación y configuración, consulta Requisitos del huésped en el Check-in digital.

¿Por qué no veo la pestaña Información del huésped en mi cuenta de PMS?
Actualmente, esta función solo está disponible para países y regiones admitidos. La disponibilidad puede variar según la configuración de la cuenta y la habilitación mediante indicador de función.

Australia

Las propiedades en Australia recopilan datos de los huéspedes para cumplir con los requisitos de facturación de huéspedes y facturación empresarial. Australia no tiene un requisito obligatorio de informes policiales para huéspedes de hoteles, ni un sistema gubernamental de registro de huéspedes o notificación a la policía.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Ciudad o suburbio de la empresa
Estado o territorio
Nombre
Teléfono de la empresa
País de la empresa
ACN (número de empresa australiana)
Código postal
Nombre de la empresa o negocio
Apellido
Correo electrónico de la empresa
Correo electrónico
Ciudad o suburbio
Teléfono
Dirección de la empresa
Código postal de la empresa
Estado o territorio de la empresa
ABN (número comercial australiano)
País
Dirección

Brasil

Las propiedades en Brasil recopilan datos de los huéspedes para la FNRH (Ficha Nacional de Registro de Huéspedes). Este proceso solo permite la recopilación de datos y no envía información a los sistemas gubernamentales (SERPRO).

Los campos incluyen:

Nombre
Apellido
Apodo
Fecha de nacimiento
Dirección de correo electrónico
Teléfono
Celular
Género
Nacionalidad
Dirección
Apartamento, suite, piso, etc.
Barrio
País
Ciudad
Código postal
Tipo de documento (CPF, pasaporte)
Fecha de emisión del documento
Número de documento
Tiene discapacidad
Discapacidades
Motivo del viaje
Medio de transporte
Raza
Huésped responsable (obligatorio para huéspedes menores de 18 años)

Canadá (BC, ON, MB)

Las propiedades en Canadá recopilan datos de los huéspedes para el registro provincial de huéspedes y el cumplimiento de la facturación fiscal GST/HST. Esta plantilla abarca Columbia Británica, Ontario y Manitoba.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Nombre
País
Apellido
Correo electrónico
Dirección
Ciudad
Provincia o estado
Código postal
Correo electrónico de la empresa
Teléfono
País fiscal
Número GST/HST
Dirección fiscal
Código postal fiscal
Razón social de la empresa
Ciudad fiscal
Provincia fiscal
Número comercial de la CRA
Teléfono de la empresa

República Checa

Las propiedades en la República Checa recopilan datos de los huéspedes para el informe obligatorio de huéspedes extranjeros a la Policía de Extranjería mediante UbyPort. Solo se informa sobre huéspedes que no son checos.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Lugar de nacimiento
País
Nombre
Nacionalidad
Género
País emisor del documento
Dirección
Número de visa
Ciudad
Fecha de llegada
Número de documento
Fecha de salida
Tipo de documento
Fecha de nacimiento
Apellido
ICO (número de identificación de la empresa)
DIC / número de IVA de la UE
Teléfono de la empresa
Código postal
Correo electrónico de la empresa
País fiscal
Correo electrónico
Código postal fiscal
Dirección fiscal
Teléfono
Razón social de la empresa
Ciudad fiscal

Plazo de presentación del informe: dentro de los 3 días calendario posteriores a la llegada.

Dinamarca

Las propiedades en Dinamarca recopilan datos de huéspedes para mantener un libro de registro de huéspedes (gæsteprotokol). No existe un sistema electrónico centralizado de presentación obligatoria de informes.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Apellido (Efternavn)
Fecha de salida
Ciudad
Nacionalidad
Fecha de nacimiento
País emisor del documento
Nombre (Fornavn)
Número de documento
País
Fecha de emisión del documento
Tipo de documento
Dirección
Fecha de vencimiento del documento
Fecha de llegada
Correo electrónico de la empresa
Momsnummer (IVA de la UE)
Género
Correo electrónico
Teléfono
Código postal
Ciudad fiscal
Código postal fiscal
Dirección fiscal
Teléfono de la empresa
Razón social de la empresa
País fiscal
Número CVR

Finlandia

Las propiedades en Finlandia recopilan datos de huéspedes para los registros de huéspedes y los informes a la policía local. El proceso es principalmente manual, sin un sistema electrónico centralizado para presentar informes policiales.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Dirección
Fecha de salida
Fecha de nacimiento
País
Fecha de llegada
Género
Nombre
Número de documento
Tipo de documento
Nacionalidad
Apellido
País emisor del documento
Código postal fiscal
Código postal
Ciudad
Correo electrónico
Teléfono
Dirección fiscal
Razón social de la empresa
Correo electrónico de la empresa
Ciudad fiscal
ALV-numero (IVA de la UE)
País fiscal
Teléfono de la empresa
ID comercial (Y-tunnus)

Grecia

Las propiedades en Grecia recopilan datos de huéspedes para mantener un registro de huéspedes (Βιβλίο Πελατών). Todos los huéspedes mayores de 14 años deben registrarse individualmente.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Fecha de nacimiento
Nombre
Apellido
Correo electrónico
Teléfono
Celular
Género
Nacionalidad
Ciudad
Provincia o estado
País
Número de documento
¿Recibir factura fiscal de myDATA por correo electrónico?
Código postal
País emisor del documento
Tipo de documento
Dirección
Teléfono de la empresa
Estado de la empresa
ID fiscal del huésped (ΑΦΜ)
Apartamento, suite, piso, etc.
Ciudad de la empresa
Código postal de la empresa
Correo electrónico de la empresa
Dirección de la empresa
Apartamento, suite, piso, etc. de la empresa
País de la empresa
Oficina fiscal de la empresa (ΔΟΥ)
ID fiscal de la empresa (ΑΦΜ)
Oficina fiscal (ΔΟΥ)
Razón social de la empresa

Hungría

Las propiedades en Hungría recopilan datos de huéspedes para el registro obligatorio mediante el sistema VIZA, operado por la Agencia de Turismo de Hungría (MTÜ).

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Teléfono de la empresa
Ciudad fiscal
Celular
Condado fiscal
Adószám (número fiscal)
Apartamento, suite, piso, etc.
Código postal
Tipo de documento
Adószám de la empresa (número fiscal)
Nombre
Nacionalidad
Número de documento
Condado
País emisor del documento
Apellido
Correo electrónico
Correo electrónico de la empresa
Dirección fiscal
País fiscal
Código postal fiscal
Teléfono
Razón social de la empresa
Fecha de nacimiento
Dirección
Dirección fiscal 2
Género
Ciudad
País

Italia

Una vez que se selecciona la plantilla "Italia", los campos de Datos del huésped del sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo en Italia.

Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con las regulaciones gubernamentales de presentación de informes:

Check-out
Fecha de nacimiento
Género
Profesión
País de residencia
Check-in
Tipo de medio de transporte
Canal de reserva
Tipo de huésped
Nombre
País de nacimiento
Comunidad de nacimiento
Nivel educativo
Ciudadanía
Exención fiscal
Tipo de documento
Número de documento
País emisor del documento
Lugar de emisión del documento
Apellido
Tipo de turismo

Estos campos son dinámicos, lo que significa que se mostrarán o serán obligatorios diferentes campos según las características del huésped, como su nacionalidad (por ejemplo, residente en Italia o huésped extranjero).

Mozambique

Las propiedades en Mozambique recopilan datos de huéspedes para el Boletim Individual de Alojamento. Los hoteles deben comunicar los datos de identificación de ciudadanos extranjeros a los Servicios de Migración (SENAMI) dentro de los 3 días posteriores al registro.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

País emisor del documento
Nombre
Nacionalidad
Apellido
Fecha de nacimiento
País
Ciudad
Tipo de documento
Número de documento
Dirección
Teléfono de la empresa
Género
Correo electrónico
Estado o provincia
Teléfono
Código postal
Dirección fiscal
Ciudad fiscal
País fiscal
NUIT (número de identificación fiscal)
Correo electrónico de la empresa
Estado fiscal
Código postal fiscal
Razón social de la empresa

Noruega

Las propiedades en Noruega recopilan datos de huéspedes para mantener un libro de registro de huéspedes (gjesteprotokoll). No existe un informe policial automático por huésped.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Nombre
Dirección
Ciudad
Fecha de llegada
Apellido
Fecha de nacimiento
País
Fecha de salida
Tipo de documento
País emisor del documento
Nacionalidad
Número de documento
Código postal de la empresa
Código postal (Postnummer)
País de la empresa
Correo electrónico
Dirección de la empresa
Nombre de la empresa (Firmanavn)
Organisasjonsnummer
Ciudad de la empresa
MVA-nummer
Correo electrónico de la empresa
Teléfono de la empresa
Teléfono

Portugal

Una vez que se selecciona la plantilla "Portugal", los campos de Datos del huésped del sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo en Portugal.

Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con las regulaciones gubernamentales de presentación de informes:

Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Dirección
Apartamento, suite, piso, etc.
Código postal
País de residencia
Ciudad de residencia
Apellido
País emisor del documento
Fecha de check-in
Fecha de check-out
Nombre
Lugar de nacimiento
Número de identificación fiscal de la empresa
Código de tipo de documento
Número de documento

Estos campos son dinámicos, lo que significa que se mostrarán o serán obligatorios diferentes campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en Portugal o huésped extranjero).

Eslovaquia

Las propiedades en Eslovaquia recopilan datos de huéspedes para el informe manual de huéspedes extranjeros al departamento de Policía de Extranjería (Cudzinecká polícia).

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Nacionalidad
País emisor del documento
Tipo de documento
Nombre
Dirección
Fecha de nacimiento
Fecha de emisión del documento
Fecha de llegada
Fecha de vencimiento del documento
Ciudad
Apellido
País
Fecha de salida
Número de documento
Género
Código postal
Teléfono
País fiscal
Correo electrónico
Teléfono de la empresa
Dirección fiscal 2
ICO (número de identificación de la empresa)
DIC / número de IVA de la UE
Correo electrónico de la empresa
Ciudad fiscal
Código postal fiscal
Razón social de la empresa
Dirección fiscal

Eslovenia

Las propiedades en Eslovenia recopilan datos de huéspedes para el registro electrónico obligatorio mediante eTurizem, administrado por AJPES. Los informes se utilizan para el registro policial y las estadísticas turísticas.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Apellido
Nombre
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Género
País de nacimiento
Tipo de documento
Número de documento
País emisor del documento
País
Dirección
Ciudad
Fecha de llegada
Fecha de salida
Teléfono
Correo electrónico
Código postal
Razón social de la empresa
Dirección fiscal
Código postal fiscal
País fiscal
Número fiscal de la empresa (Davčna)
Registro de la empresa (Matična)
Correo electrónico de la empresa
Teléfono de la empresa

Plazo de presentación del informe: dentro de las 12 horas posteriores a la llegada.

Sudáfrica

Las propiedades en Sudáfrica recopilan datos de huéspedes para mantener un registro de huéspedes conforme a la Sección 40(1) de la Ley de Inmigración 13 de 2002 y el Reglamento 36.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Fecha de nacimiento
Tipo de documento
Fecha de vencimiento del documento
Apellido
Género
Nacionalidad
Nombre
Correo electrónico
País emisor del documento
Dirección
País
Número de documento
Fecha de emisión del documento
Código postal fiscal
Ciudad fiscal
Celular
Razón social de la empresa
Teléfono de la empresa
Ciudad
Correo electrónico de la empresa
Estado o provincia
Código postal
Dirección fiscal
Número de identificación fiscal
Número de IVA
País fiscal
Teléfono
Estado fiscal

España

Una vez que se selecciona la plantilla "España", los campos de Datos del huésped del sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo español.

Se recopila la siguiente información del huésped para cumplir con las regulaciones gubernamentales de presentación de informes:

Nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Dirección de correo electrónico
Teléfono
Celular
Fecha de nacimiento
Código de parentesco
Género
Número de identificación fiscal del huésped
Nacionalidad
Dirección
Apartamento, suite, piso, etc.
País
Municipio
Código postal
Tipo de documento
Número de documento
Número de documento 2
Fecha de emisión del documento
País emisor del documento

España — Cataluña

Las propiedades en Cataluña recopilan datos de huéspedes para presentar informes en el portal de los Mossos d’Esquadra, el cual es independiente de la plataforma nacional española SES Hospedajes.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Código de parentesco
Fecha de nacimiento
Dirección
País
Fecha de emisión del documento
Municipio
Código postal
Número de documento
País emisor del documento
Ciudad
Tipo de documento
Número de soporte del documento
Nacionalidad
Fecha de vencimiento del documento
Razón social de la empresa
País fiscal
Ciudad fiscal
Correo electrónico de la empresa
Teléfono de la empresa
Estado fiscal
Dirección fiscal 2
Dirección de correo electrónico
Género
Código postal fiscal
Teléfono
Celular
Número de identificación fiscal
Número de identificación fiscal del huésped
Apartamento, suite, piso, etc.
Dirección fiscal

Todos los huéspedes deben registrarse, incluidos los menores y los bebés. Los informes deben enviarse dentro de las 24 horas posteriores al inicio de la estadía del huésped.

España — Cataluña (NRUA)

Las propiedades en Cataluña sujetas a la regulación NRUA de España utilizan esta plantilla. Amplía la plantilla de huéspedes existente de Cataluña con un campo de Motivo de la estadía. Todos los demás campos son idénticos a los de la plantilla existente de Cataluña.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Código de parentesco
Nombre
Segundo apellido
Ciudad
Primer apellido
Fecha de nacimiento
Dirección
País
Municipio
Código postal
Número de documento
Fecha de emisión del documento
Motivo de la estadía
País emisor del documento
Tipo de documento
Número de soporte del documento
Dirección de correo electrónico
Dirección fiscal
Teléfono de la empresa
Código postal fiscal
Nacionalidad
Celular
Teléfono
Género
Número de identificación fiscal del huésped
Apartamento, suite, piso, etc.
Fecha de vencimiento del documento
Razón social de la empresa
Correo electrónico de la empresa
Ciudad fiscal
Dirección fiscal 2
País fiscal
Estado fiscal
Número de identificación fiscal

Suecia

Las propiedades en Suecia recopilan datos de huéspedes para mantener registros de huéspedes. No existe un sistema tradicional de informes policiales por huésped; los hoteles mantienen registros a los que la policía puede acceder cuando lo solicite.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

País emisor del documento
Fecha de llegada
Nombre
Fecha de salida
Apellido
Número de documento
Nacionalidad
Tipo de documento
Fecha de nacimiento
Dirección
País
Ciudad
Razón social de la empresa
Dirección fiscal
Número de organización
Código postal fiscal
Teléfono
Ciudad fiscal
Número de IVA (Momsnummer)
País fiscal
Correo electrónico de la empresa
Código postal
Teléfono de la empresa
Correo electrónico

Suiza

Las propiedades en Suiza recopilan datos de huéspedes para el registro obligatorio de huéspedes. Los requisitos se gestionan a nivel cantonal, y cada uno de los 26 cantones puede tener diferentes procesos y sistemas.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Fecha de vencimiento del documento
Fecha de llegada
Ciudad
Fecha de salida
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Nombre
Género
Número de documento
País de residencia
Fecha de emisión del documento
Apellido
Código postal (PLZ/NPA)
País emisor
Dirección
Tipo de documento
Correo electrónico de la empresa
Nombre de la empresa
Ciudad de la empresa
Código postal de la empresa
UID (Unternehmens-Identifikationsnummer)
Correo electrónico
Teléfono
Dirección de la empresa
Número MWST
Teléfono de la empresa
País de la empresa

Tailandia

Las propiedades en Tailandia recopilan datos de huéspedes para el informe obligatorio de huéspedes extranjeros mediante el formulario TM30. Los ciudadanos tailandeses están exentos.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Dirección
Fecha de salida
Fecha de nacimiento
País
Fecha de llegada
Género
Nombre
Número de documento
Tipo de documento
Nacionalidad
Apellido
País emisor del documento
Código postal fiscal
Código postal
Ciudad
Correo electrónico
Teléfono
Dirección fiscal
Razón social de la empresa
Correo electrónico de la empresa
Ciudad fiscal
ALV-numero (IVA de la UE)
País fiscal
Teléfono de la empresa
ID comercial (Y-tunnus)

El informe TM30 debe presentarse dentro de las 24 horas posteriores a la llegada de un huésped extranjero.

Turquía

Las propiedades en Turquía recopilan datos de huéspedes para cumplir con los requisitos de informes policiales, facturación de huéspedes y facturación empresarial. Esta plantilla solo permite la recopilación de datos y no envía información a los sistemas gubernamentales turcos.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Correo electrónico
Teléfono
Celular
Fecha de nacimiento
Nombre
Apellido
Género
Nacionalidad
Ocupación
Placa del vehículo
Número de identificación fiscal del huésped
Oficina fiscal
Línea de dirección 1 (dirección)
Apartamento, suite, piso, etc.
Ciudad
Estado (provincia o estado)
País
Código postal
Tipo de documento
Fecha de emisión del documento
País emisor del documento
Número de documento
Notas adicionales

Esta plantilla solo habilita la recopilación de los datos requeridos. La presentación de información al gobierno o la integración con las autoridades turcas no se incluye en esta versión.

Aviso de consentimiento de marketing: Las regulaciones turcas requieren un consentimiento independiente para las comunicaciones por teléfono, correo electrónico y SMS. La captura de consentimiento independiente aún no es compatible y está prevista para una mejora futura.

Estos campos son dinámicos y pueden variar según si el huésped es una persona o está asociado a una empresa con fines de facturación.

Reino Unido

Las propiedades en el Reino Unido recopilan datos de huéspedes solo para fines de facturación. El Reino Unido no exige un registro de huéspedes de hotel similar al policial para la mayoría de los huéspedes.

Se puede recopilar la siguiente información del huésped:

Fecha de nacimiento
País fiscal
Nombre
Apellido
Correo electrónico
Teléfono
Celular
Género
Nacionalidad
País
Dirección
Apartamento, suite, piso, etc.
Ciudad
Código postal
Razón social de la empresa
Número de registro de IVA de la empresa
Correo electrónico de la empresa
Teléfono de la empresa
Dirección fiscal
Dirección fiscal 2
Ciudad fiscal

Aspectos importantes que debes tener en cuenta

Cumplimiento automático: los cambios regulatorios futuros se gestionarán mediante actualizaciones automáticas de las plantillas, lo que ayudará a mantener el cumplimiento normativo.
Integraciones existentes de informes policiales: para las propiedades españolas que ya utilizan una integración de informes policiales, el equipo de Integraciones de Cloudbeds las migrará a la nueva plantilla. Los datos históricos de huéspedes recopilados mediante campos personalizados se conservarán, mientras que los huéspedes nuevos utilizarán los campos actualizados.
Solución de problemas: esta función está diseñada específicamente para evitar errores de datos frecuentes y envíos rechazados que ocurrían al utilizar Campos personalizados para los informes gubernamentales. Sin embargo, si encuentras algún problema, verifica que hayas seleccionado la plantilla correcta para tu región.