Este artículo explica cómo habilitar y utilizar la nueva función de Plantilla de información de huéspedes en Cloudbeds PMS, diseñada para ayudar a las propiedades en países específicos a cumplir automáticamente con los mandatos de informes gubernamentales locales.
Este servicio agiliza la recopilación de los datos requeridos de los huéspedes, garantiza la precisión y evita errores comunes que antes provocaban que se rechazaran los envíos.
El servicio de requisitos de huéspedes eventualmente albergará plantillas para todos los países que tengan requisitos gubernamentales. Por ahora, estamos comenzando con Italia, Portugal y España.
Requisitos previos:
✔ Debes tener acceso a la configuración de Cloudbeds PMS.
✔ Debes estar en Italia, Portugal y España para utilizar las respectivas plantillas de información de huéspedes.
Cómo habilitar la plantilla de información de huéspedes
- En tu Cuenta de Cloudbeds PMS
, ve al menú de configuración
- Luego haz clic en Huéspedes
- Dentro de la página de Huéspedes, haz clic en la pestaña Información del huésped.
- Esta es una pestaña nueva diseñada para gestionar plantillas para los mandatos de informes gubernamentales.
- En el menú desplegable de Plantilla de información de huéspedes, selecciona el país deseado (Italia, Portugal o España). Esta acción configura tu sistema para cumplir con los requisitos específicos de datos de huéspedes para los informes policiales.
- Configura las opciones de aplicación: selecciona cuándo deben obligatoriamente recopilarse los campos requeridos en los diferentes flujos de trabajo, en la opción Recopilar durante.
- Reserva interna: Cuando un usuario crea una reserva manual.
- Check-in en recepción: Cuando se cambia una reserva a estado Registrado.
- Editar huésped: Cuando se actualizan los datos del huésped en una reserva.
- Elige una de estas opciones de aplicación para cada caso:
- Ocultar – Los campos no se muestran.
- Opcional – Se muestran, pero no son obligatorios.
- Advertir – Muestra una alerta si los campos están incompletos.
- Obligatorio – Deben completarse antes de continuar.
Las Propiedades que utilizan Experiencia del huésped (GX) en países con requisitos gubernamentales de informes de huéspedes pueden recopilar la información requerida directamente durante el flujo de llegada digital. Esto permite a los huéspedes proporcionar datos obligatorios antes de su llegada.
Para más detalles sobre la disponibilidad, el comportamiento de aplicación y la configuración, consulta Requisitos de los huéspedes en la llegada digital.
¿Por qué no veo la pestaña Información de huéspedes en mi cuenta de PMS?
Esta función se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado y se implementará gradualmente durante el tercer trimestre de 2025. Los plazos están sujetos a cambios.
Una vez seleccionada la plantilla “Italia”, los campos de Detalles del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo en Italia.
La siguiente información del huésped se recopila para cumplir con las regulaciones gubernamentales:
- Fecha de salida
- Fecha de nacimiento
- Género
- Profesión
- País de residencia
- Fecha de llegada
- Tipo de medio de transporte
- Canal de reserva
- Tipo de huésped
- Nombre
- País de nacimiento
- Comunidad de nacimiento
- Nivel de educación
- Ciudadanía
- Exención de impuestos
- Tipo de documento
- Número de documento
- País emisor del documento
- Lugar de emisión del documento
- Apellido
- Tipo de turismo
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios distintos campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en Italia vs. huésped extranjero).
Una vez seleccionada la plantilla “Portugal”, los campos de Detalles del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo en Portugal.
La siguiente información del huésped se recopila para cumplir con las regulaciones gubernamentales:
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Dirección
- Apto, suite, piso, etc.
- Código postal
- País de residencia
- Ciudad de residencia
- Apellido
- País emisor del documento
- Fecha de llegada
- Fecha de salida
- Nombre
- Lugar de nacimiento
- Número de identificación fiscal de la empresa
- Código de tipo de documento
- Número de documento
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios distintos campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en Portugal vs. huésped extranjero).
Una vez seleccionada la plantilla “España”, los campos de Detalles del huésped en tu sistema se actualizarán automáticamente para reflejar los campos requeridos para el cumplimiento normativo en España.
La siguiente información del huésped se recopila para cumplir con las regulaciones gubernamentales:
- Nombre
- Apellido 1
- Apellido 2
- Dirección de correo electrónico
- Teléfono
- Móvil
- Fecha de nacimiento
- Código de parentesco
- Género
- Número de identificación fiscal del huésped
- Nacionalidad
- Dirección
- Apto, suite, piso, etc.
- País
- Municipio
- Código postal
- Tipo de documento
- Número de documento
- Número de documento 2
- Fecha de emisión del documento
- País emisor del documento
Estos campos son dinámicos, lo que significa que aparecerán o serán obligatorios distintos campos según las características del huésped, como la nacionalidad (por ejemplo, residente en España vs. huésped extranjero).
Artículos relacionados:Cómo conectar y usar el informe de policía de España (SES.HOSPEDAJES).
Cosas importantes a tener en cuenta
- Cumplimiento automático: Los futuros cambios regulatorios se gestionarán mediante actualizaciones automáticas de plantillas, para que siempre te mantengas en cumplimiento.
- Integraciones existentes de informes policiales: Para las propiedades en España que ya utilizan una integración de informes policiales, el equipo de Integraciones de Cloudbeds las migrará a la nueva plantilla. Los datos históricos de los huéspedes recopilados a través de campos personalizados permanecerán intactos, mientras que los nuevos huéspedes utilizarán los campos actualizados.
- Solución de problemas: Esta función está diseñada específicamente para prevenir errores de datos frecuentes y envíos rechazados que ocurrían al utilizar campos personalizados para informes gubernamentales. No obstante, si encuentras problemas, verifica que hayas seleccionado la plantilla correcta para tu región.
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