Cómo unificar los perfiles de huéspedes

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Es estupendo que los huéspedes quieran volver a su propiedad, pero en ocasiones, cuando los mismos huéspedes vuelven a una propiedad, se pueden crear perfiles duplicados de huéspedes en el sistema.

En el presente artículo se detalla toda la información sobre la función de Unificar perfiles de huéspedes.

Recuerde que esta función requiere del plan Cloudbeds Plus o uno superior.

¿Qué es el perfil del huésped?

El perfil del huésped es dónde se resume toda la información de cada cliente, como revenue, información personal, notas y otros documentos adjuntos.

Todas las reservas incluyen un perfil de huésped. Si crea de manera manual una reserva en myfrontdesk, puede elegir entre crear un nuevo perfil de huésped o seleccionar un perfil existente para adjuntar a la reserva.

En ocasiones, algunos de esos perfiles se duplican. Ahora tendrá la opción de unificar esos perfiles y depurar su base de datos.

Cómo se unifican los perfiles de huéspedes

Antes de continuar, recuerde que esta acción no se puede deshacer.

La función de unificar perfiles se encuentra en la pestaña Perfil de Huésped.

  1. Inicie sesión en su cuenta de myfrontdesk y haga clic en Perfil de Huésped.
DEMO - El Bolsón - Perfil de Huésped - Google Chrome
  1. Allí puede:
    • Buscar el nombre del huésped (si ya sabe cuáles son los perfiles que desea unificar)
    • Hacer clic en la casilla Filtrar duplicados por correo
DEMO - El Bolsón - Perfil de Huésped - Google Chrome
  • El sistema buscará los perfiles de huéspedes en los que se repite el mismo correo electrónico.
  • Se puede unificar diez (10) perfiles de huéspedes a la vez.

En el siguiente ejemplo, la propiedad guarda el perfil de dos (2) huéspedes llamados John Wick.

En el perfil de huésped de John, vemos que tiene el mismo nombre y dirección de correo en distintos perfiles, pero distintos apellidos (uno de los motivos más comunes por el que se crean perfiles de huéspedes duplicados).

Para unificar ambos perfiles:

  1. Seleccione los perfiles que necesita
  2. Haga clic en Unificar huéspedes
DEMO - El Bolsón - Perfil de Huésped - Google Chrome

Se abrirá una ventana emergente al lado derecho de su pantalla.

Por defecto, el sistema usa de manera automática la información más reciente del huésped.

Antes de unificar los perfiles, verifique con detenimiento la información de contacto y seleccione la información a guardar.

  1. Despliegue las casillas y seleccione la información a guardar en el perfil unificado del huésped.
  2. Haga clic en Vista previa y confirmar para continuar.
DEMO - El Bolsón - Perfil de Huésped - Google Chrome
  1. Confirme la veracidad de la información unificada del huésped y
    • Haga clic en Guardar para unificar los perfiles o
    • Haga clic en Datos del huésped para volver al paso anterior y agregar información faltante o eliminar información innecesaria

A modo de recordatorio, luego de confirmar la información, esa acción no se podrá deshacer. Toda reserva futura se actualizará con la información guardada de ese huésped.

Luego de confirmar la acción, el sistema producirá una notificación a la izquierda de su pantalla, donde se indica que los perfiles de los huéspedes han sido unificados.

Haga clic en Ver el nuevo perfil del huésped para repasar el nuevo perfil del huésped.

DEMO - El Bolsón - Perfil de Huésped - Google Chrome

Historial de actividades

La información de los perfiles unificados se encuentra en la sección Guest Merged [Huésped unificado] del Historial de actividades.

  1. Diríjase a la sección de Configuración
  2. Seleccione Historial de actividades en el menú desplegable Registros
  3. Seleccione el filtro Cambio realizado
  4. Seleccione Huéspedes y luego Guest Merged [Huésped unificado]

Los registros sólo se verán luego de aplicar el filtro indicado anteriormente.

  1. Haga clic en el hipervínculo del nombre del huésped y el sistema lo dirigirá al perfil del huésped correspondiente.
  2. Haga clic en el hipervínculo formato CSV para descargar un documento CSV [Excel] con la información del huésped.

En el archivo de CSV (Excel) se pueden ver ambos perfiles de huéspedes unificados, tal como se ve en la siguiente captura de pantalla:

  • Los perfiles de John Wick (en azul) y John Weik (en rosado) han sido unificados:
merged_guest_all_data-johnwick@mailnator.com-171562-20201112192443.csv - Excel (Error de activación de productos)
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