Grupos – Facturación

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Desde la sección Perfil de grupo podrá generar y enviar por correo electrónico las facturas de los grupos.

Empecemos

Asegúrese de configurar debidamente el proceso de facturación. El sistema emplea las configuraciones del usuario en la pestaña Facturación (igual que en las demás reservas).

Este paso es obligatorio para generar facturas de grupo. De lo contrario, si hace clic en Generar factura o Enviar factura, pero no ha configurado la sección de facturación, verá el siguiente mensaje de error.

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Configuración de facturación de grupos

En el menú desplegable Configuración de la propiedad, haga clic en Configuración de factura y rellene las casillas deseadas y obligatorias.

Para más información sobre los parámetros de las facturas, véase: Cómo gestionar y utilizar la herramienta de facturación.

Dado que no existe distinción entre los parámetros de facturas de reservas regulares y reservas de grupos, repase las casillas que se aplicarán a las facturas de grupos:

Nombre de la casilla ¿Aplica a las facturas de grupos?
¿Desea que la factura se genere en función del país de procedencia del huésped?
Esta casilla modifica el idioma de la factura.
SI
  • Se generará la factura dependiendo del país indicado en el perfil del grupo.
  • Si no se agrega información a la la casilla de país en el perfil de un grupo, se generará la factura conforme al idioma por defecto de la aplicación.
Título, prefijo, número de registro inicial, sufijo, código tributario o de impuestos SI
Mostrar el nombre legal o la razón social de la empresa en la factura SI
Mostrar la columna de número de habitación en la factura SI
Fecha de vencimiento estándar SI
Mostrar información detallada de impuestos y tarifas en la factura SI
¿Desea que las facturas se generen de manera automática al crear una reserva o prefiere emitirlas cuando las necesite? NO
  • Si selecciona No, todas las facturas del grupo deberán ser emitidas por el usuario.
Utilizar facturas compactas NO

 

Cómo generar facturas para grupos

En la sección Perfil del grupo, haga clic en Acciones. En ese menú desplegable, verá las siguientes opciones:

Opción 1. Generar factura

Cuando el usuario hace clic en Generar factura, el sistema abre un menú desplegable lateral que permite al usuario seleccionar el folio que desea usar para generar la factura.

Seleccione un folio particular o todos los folios y haga clic en Continuar.

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

El usuario es dirigido de manera automática a la pestaña Documentos, donde se guardan las facturas generadas para un grupo en particular.

Desde la pestaña Documentos, el usuario puede hacer clic en el hipervínculo para ver la factura generada en PDF. La factura incluye:

  1. El nombre del perfil del grupo
  2. El código del grupo
  3. La dirección del perfil del grupo, de estar disponible
  4. Las transacciones agregadas y pendientes de los folios seleccionados
  5. La opción de descargar o de imprimir la factura
  • Las transacciones se agregan a la factura de la misma manera que el usuario las ve en el folio del grupo.
  • Recuerde que, de actualizar la información de un Grupo (como su correo electrónico o número de teléfono), no se actualizará esa información en las facturas anteriores. En dado caso, deberá generar una nueva factura.
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Opción 2. Enviar factura por correo electrónico

Cuando se hace clic en Enviar factura, el sistema abre un menú desplegable lateral.

  1. Seleccione el folio o los folios que desea enviar por correo electrónico:
    • Si selecciona un folio: se enviará la factura de acuerdo a la información en ese folio en particular y no a lo reflejado en el folio del perfil del grupo.
    • Si selecciona todos los folios, se enviará la factura de todo el perfil del grupo.
  2. Seleccione o agregue las direcciones de correo electrónico a las que enviará el correo electrónico.
  3. Haga clic en Continuar.

Si se agrega una dirección de correo electrónico al perfil de un grupo, se incluirá esa dirección de manera predeterminada. De ser necesario, puede cambiar el correo electrónico o agregar otros correos electrónicos separándolos con comas.

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

Luego de hacer clic en Continuar, se verá el siguiente mensaje de confirmación.

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

Luego aceptar la confirmación, se enviará el correo electrónico y se guardará la factura de manera automática en la pestaña Documentos.

El siguiente es un ejemplo de un correo electrónico de facturación.

Personalización de facturas enviadas por correo electrónico

El texto en la factura es agregado por defecto a las facturas enviadas por correo electrónico. Para personalizar ese texto:

  1. Haga clic en Correos personalizados.
  2. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione Editar para realizar cambios a la plantilla de facturas de perfiles de grupo.

Para más información sobre Correos personalizados, véase: Plantillas de correos electrónicos.

Idioma y traducciones de las facturas
¿El país está especificado? ¿La plantilla está traducida? Idioma de la plantilla de correo electrónico
SI - Ejemplo: Italia SI Italiano
SI NO Se envia con el idioma del sistema de la propiedad (indicado en Configuración general del sistema).
NO NO Se envia con el idioma del sistema de la propiedad (indicado en Configuración general del sistema).
¿Cómo se genera la información de contacto de nuevas facturas?

El sistema obtiene la información de contacto de la pestaña Perfil del Grupo para crear las reservas.

  • Si se incluye un contacto asociado al perfil del grupo y ese contacto tiene una dirección de correo electrónico empresarial y número de teléfono de trabajo disponibles, esa información se agregará a la factura.
  • Los números telefónicos personales nunca se verán en las facturas.
  • Si el contacto tiene dirección de correo personal y empresarial, sólo se agregará la dirección de correo empresarial a la factura.
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En caso de haber más de un contacto en el perfil de un grupo:

  • El sistema agregará el correo electrónico empresarial del primer contacto.
  • De ser posible, el sistema seleccionará los correos empresariales. Si sólo el segundo contacto agrega una dirección de correo empresarial, el sistema agregará la información del segundo contacto.
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Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia el número de facturas de grupo de las demás?

La única diferencia es el nombre del PDF:

  • Facturas de grupo: el número del grupo se agrega en el nombre del archivo.
  • Reservas individuales: el número de la reserva se agrega al nombre del archivo.

Las siguientes capturas de pantalla son a modo de ejemplo:

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