Preguntas frecuentes sobre Expedia

1. Asegúrate de que la tarifa base y los planes tarifarios en la propiedad de Cloudbeds tengan los importes correctos de precios por persona.
2. Ponte en contacto con tu Expedia Market Manager para actualizar el modelo de precios en Expedia, ya que son los únicos autorizados para ajustar esta configuración dentro de una cuenta.

Debes conservar la configuración de cargos por huésped extra en la extranet para cubrir a los huéspedes que superen la ocupación especificada. En general, si la configuración de precios por persona de la propiedad en Cloudbeds cubre por completo todos los escenarios de ocupación, puedes eliminar la configuración de la página “Guest and Occupancy Fees”.

Los cargos por huésped extra configurados en la sección Guest and Occupancy Fees se aplican solo a los huéspedes que exceden el límite de ocupación definido en los planes tarifarios. Por ejemplo, si el plan tarifario especifica precios para 1–4 huéspedes, el cargo por huésped extra se aplicará al 5.º huésped en adelante, hasta el límite de ocupación máxima.

Expedia ofrece dos métodos de pago para sus reservas:

• Expedia Collect: Las reservas se prepagan en el momento de la reserva y la propiedad debe cobrar la Expedia Virtual Card (EVC).
• Hotel Collect: Las reservas incluyen los detalles de la tarjeta de crédito, y la propiedad cobra al huésped directamente.

La reserva puede ser Hotel collect o Channel collect dependiendo de la configuración y del tipo de pago elegido del lado de Expedia.

El método de pago siempre aparece indicado en los detalles de la reserva en Cloudbeds PMS, como se muestra a continuación:

La Expedia Virtual Card se mostrará en la pestaña Tarjeta de crédito:

Para garantizar un cálculo correcto de impuestos, los impuestos configurados en Cloudbeds PMS deben coincidir con el tipo y el importe del impuesto en la extranet de Expedia.

• Para configurar impuestos en Cloudbeds PMS, consulta esta guía: Aplicar impuestos y cargos a fuentes de reserva.
• Para configurar impuestos en Expedia, contacta a tu account manager de Expedia.

Usa el siguiente ejemplo para configurar dormitorios compartidos en Expedia:

• Tipo de habitación: dormitorio de 5 camas
• Número de habitaciones: 4
• Total de alojamientos: 20

Pasos para configurarlo:

1. En la extranet de Expedia, configura el tipo de habitación para permitir solo 1 persona por estancia.
2. El número de habitaciones para nuestro ejemplo de tipo de habitación en Expedia se configuraría entonces en 20 (4 dormitorios, cada uno con 5 camas = 20 alojamientos totales).
3. Nombra la habitación de algo así como “1 cama en un dormitorio de 5 camas” para mayor claridad.
4. Si el huésped quiere más de 1 cama, debe reservar la habitación varias veces.
5. Si, por ejemplo, hay 8 camas disponibles, configuramos una disponibilidad de 8.

Según Expedia (abril de 2019):

"No, actualmente no enviamos la información al partner, ya que nuestras políticas para transmitir esta información ahora están alineadas con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)."

Según Expedia (abril de 2019):

"Actualmente la información no se transmite en todas las reservas. Esto está en desarrollo, pero no tenemos un plazo estimado para su finalización."

Según Expedia (abril de 2019):

"Se puede acceder a una dirección de correo electrónico temporal del sistema en Partner Central y actualmente se informa al partner por correo electrónico cuando se produce una reserva. El partner puede usar la información de dirección de correo disponible en Partner Central o usar la información de dirección de correo electrónico disponible allí."

De Expedia:

"A partir del 14 de septiembre de 2019, la Directiva revisada de Servicios de Pago (PSD2) entra en vigor en todos los países del Espacio Económico Europeo (EEE). Esto puede afectar a algunas propiedades conectadas, por lo que queremos compartir información sobre las soluciones que ofrecemos para ayudarlas a prepararse."

¿Cuál es el cambio?

"El cambio exigirá que todos los consumidores proporcionen autenticación de dos factores para sus pagos con tarjeta de crédito para demostrar su identidad. Esto significa que los consumidores deberán dar dos de los siguientes:

• Algo que saben (contraseña o PIN)
• Algo que poseen (por ejemplo, la tarjeta de crédito física)
• Algo que son (biometría, por ejemplo, huella dactilar)."

¿Cómo podría afectar esto a las propiedades?

"Este cambio tendrá mayor impacto cuando las propiedades cobren a los huéspedes sin que estén físicamente presentes, por ejemplo, por depósitos previos a la estancia, cargos por cancelación o no show. Si los clientes no pueden completar la autenticación de dos factores, los bancos pueden rechazar los pagos."

¿Cómo puede ayudar Expedia Group a las propiedades?

1. "Cargos por cancelación y no show: Las propiedades pueden adherirse a nuestro nuevo servicio de cobro sin coste adicional y nosotros cobraremos por ellas cualquier cargo por no show o cancelación. Validaremos las tarjetas de sus huéspedes en el momento de la reserva y, si el cargo se realiza con éxito, se proporcionará a la propiedad una Expedia Virtual Card (EVC) para cobrar el pago a Expedia.
2. Depósitos previos a la estancia: Para las propiedades con planes tarifarios que requieren depósitos, recomendamos moverlos únicamente a Expedia Collect. Esto significa que cobraremos el saldo completo en el momento de la reserva. Con una mayor seguridad de que recibirán el pago, los partners ya no necesitarán un depósito. Después pagaremos a las propiedades en el check-in, ya sea mediante EVC o transferencia bancaria/débito directo."

Hemos recibido información de Expedia de que actualmente están probando una opción para permitir que los huéspedes hagan reservas sin proporcionar una tarjeta de crédito por adelantado. Según Expedia,

esto haría que reservar sobre la marcha fuese rápido y sencillo, y puede ayudar a fomentar reservas de último minuto para llenar las habitaciones restantes.

Puedes controlar la configuración para estas reservas, de modo que Expedia solo ofrezca esta opción a los viajeros si tienes una determinada cantidad de inventario restante. O bien, puedes desactivar esta función por completo. Para hacerlo, deberías comunicarte con tu Expedia Account Manager.

Si un huésped cancela o no se presenta, asegúrate de conciliar la reserva antes del cuarto día del mes siguiente a la fecha en la que debía hacer checkout y eximir el cargo por cancelación para evitar pagar una compensación innecesaria.

Esta es una opción que Expedia Group puso a disposición de todos los partners, enviando una comunicación cuando se activó.

Cuando recibes reservas Expedia Channel Collect, se muestran los siguientes mensajes en el campo de Solicitud especial según el payload de cada reserva:

1. Reserva pagada con Expedia Virtual Card. La tarjeta puede cobrarse por XX USD después de DATE/TIME UTC. El saldo de la Expedia Virtual Card proporcionado en esta reserva tiene retenida la compensación de Expedia, pero las tarifas diarias incluyen la compensación de Expedia.

2. Reserva pagada con Expedia Virtual Card. La tarjeta puede cobrarse por XX USD después de DATE/TIME UTC. Las tarifas diarias y el saldo de la Expedia Virtual Card proporcionados en esta reserva incluyen la compensación de Expedia, que se facturará posteriormente.

3. Reserva pagada por transferencia bancaria. Recibirás XX USD. El saldo de la transferencia bancaria proporcionado en esta reserva tiene retenida la compensación de Expedia, pero las tarifas diarias incluyen la compensación de Expedia.

4. Reserva pagada por transferencia bancaria. Recibirás XX USD. Las tarifas diarias y el saldo de la transferencia bancaria proporcionados en esta reserva incluyen la compensación de Expedia, que se facturará posteriormente.

Solución:

Para ajustar el saldo pendiente (que debería ser el importe total de la reserva menos el importe retenido por Expedia), debes añadir manualmente un pago correspondiente a ese saldo restante para registrar que ha sido pagado a Expedia.

El modelo de cobro de pagos se gestiona directamente dentro de tu cuenta de Expedia, no a través de Cloudbeds. Para cambiar de Hotel Collect a Expedia Collect (prepago), sigue estos pasos:

1. Contacta a tu Expedia Market Manager o usa Partner Central para cerrar cualquier rate plan existente de Hotel Collect.
2. Activa un rate plan de Expedia Collect (prepago) dentro de tu cuenta de Expedia.
3. Una vez que el nuevo rate plan de Expedia Collect esté activo, vuelve a mapear únicamente este nuevo rate plan en el mapeo de canales de Cloudbeds.

Este proceso garantiza que las futuras reservas de este nuevo rate plan se procesen como prepagadas.

Cloudbeds te permite sincronizar múltiples planes tarifarios con Expedia, pero esto requiere que la función Advanced Channel Rates esté habilitada en tu cuenta. Con esta función, puedes mapear cada uno de tus planes tarifarios de Cloudbeds directamente a un plan tarifario correspondiente en Expedia, lo que ofrece mayor flexibilidad en la forma de gestionar tus precios y disponibilidad.

Para configurarlo, sigue estos pasos:

1. Ve a la sección Distribution en tu cuenta de Cloudbeds.
2. Selecciona Expedia, ve a Rate Plan Mapping y haz clic en "Configure".
3. Para cada tipo de habitación, deberás mapear tus planes tarifarios de Cloudbeds a los planes tarifarios correctos de Expedia. Por ejemplo:
   - Mapea tu plan "Standard" de Cloudbeds (o Base Rate) al plan "STANDARD – SellRate $" de Expedia.
   - Mapea tu plan "Distribution" de Cloudbeds al plan "Distribution – LowestAvailableRate" de Expedia.
4. Después de asignar tus planes tarifarios, haz clic en Save y ejecuta un "Full Refresh" para enviar los precios y la disponibilidad actualizados a Expedia.

Una vez completado este proceso, Expedia mostrará ambos planes tarifarios con los valores que hayas configurado en Cloudbeds, eliminando la necesidad de tarifas derivadas o reglas complejas dentro del sistema de Expedia.

Motivos comunes

1. Tarifa neta vs. tarifa de venta
   • Expedia normalmente envía la tarifa nocturna neta (después de su comisión), mientras que Cloudbeds PMS muestra la tarifa de venta completa que introdujiste.
2. Promociones/descuentos de Expedia
   • Member deals, tarifas Mobile-Only, Limited-Time Sales, o planes tarifarios derivados en Expedia pueden reducir el precio de venta antes de que se confirme la reserva.
   • Cloudbeds recibe solo la tarifa neta con descuento — no controlamos estas promociones.
3. Impuestos y cargos por persona extra configurados de forma diferente
   • Si Cloudbeds y Expedia no coinciden en cómo se configuran los huéspedes extra, suplementos o impuestos locales, los totales serán diferentes. Expedia solo envía lo que está almacenado en su sistema.
4. Mapeo incorrecto
   • Un plan tarifario incorrecto vinculado durante el mapeo (por ejemplo, Early-Bird) o un Base-Rate Adjustment negativo puede provocar tarifas inferiores a las esperadas.
5. Conversión/redondeo de moneda
   • Si Expedia usa una moneda diferente, su conversión y sus reglas de redondeo pueden hacer que los totales de Cloudbeds sean ligeramente más bajos.

Qué revisar

• En Expedia Partner Central, confirma qué plan tarifario se usó y si se aplicaron promociones/descuentos.
• Revisa los mapeos entre Cloudbeds y Expedia y asegúrate de que cualquier Base-Rate Adjustment sea intencional.
• Confirma que impuestos, cargos y precios por persona extra coincidan en Cloudbeds y en Expedia.
• Asegúrate de que ambos sistemas usen la misma configuración de moneda.

Si el problema persiste

1. Comparte el ID de reserva de Expedia con su equipo de soporte de conectividad.
2. Pide a Expedia que confirme la tarifa neta enviada a Cloudbeds.
3. Una vez confirmado, contacta a Cloudbeds Support para que pueda revisar los datos XML.