Cómo cancelar la función de Grupos

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Este artículo le mostrará cómo cancelar la función de Grupos o Group Housing.

Antes de enviarnos la solicitud de cancelación, deberá tomar las siguientes medidas:

1. Balancear las transacciones

Existen diferentes opciones para balancear los folios grupales. Usted puede elegir una de las opciones a continuación según sus propias necesidades, esto tomando en cuenta si espera recibir pronto un pago grupal, así como otros factores.

Para esto, tendrá las siguientes opciones:

Opción 1. Anular el ruteo (esta es la opción recomendada para el caso cuando las reservas son para una fecha futura y no se espera el pago en el corto plazo): si existen transacciones enrutadas, puede anular el ruteo y enviar de vuelta las transacciones a las reservas correspondientes para liquidar el folio del grupo.

Puede consultar este artículo para obtener más información: Cómo anular el enrutado de transacciones de los folios de grupos

Qué debe considerar con esta opción: 

  • La anulación del ruteo de transacciones debe realizarse una por una (cada transacción por separado). No existe la opción de realizar un ruteo masivo (esto debido a que el ruteo crea un saldo en el folio de la reserva correspondiente y debe analizarse cuidadosamente).
  • El ruteo manual debe realizarse solo para las transacciones que ya se encuentran publicadas, no para aquellas pendientes.
  • Para deshabilitar el ruteo de transacciones futuras (pendientes): el ruteo debe eliminarse de la configuración del perfil de grupo, de lo contrario, se eliminará automáticamente cuando se deshabilite el módulo de Grupos, lo que puede crear saldos adicionales para reservas que se encuentren hospedadas y reservas futuras.
  • No se recomienda anular el ruteo para reservas con el estado checked-out, ya que esto creará saldos en esas reservas. Para las reservas con estado checked-out, se recomienda la opción 2.
  • Antes de anular el ruteo se recomienda tomar una captura de pantalla del folio o enviarlo por correo electrónico a su dirección para mantener un registro.

Opción 2. Aplicar el pago (esta opción se recomienda para las reservas que ya realizaron el check-out o que se encuentran hospedadas y si el pago por dichas reservas se recibe o se espera pronto): si existen saldos, el cliente puede cobrar y aplicar el pago del Grupo para balancear el folio.

Consulte este artículo para obtener más información sobre cómo publicar un pago en el folio de un grupo.

Opción 3. Aplicar un ajuste: también puede optar por aplicar un ajuste a las transacciones registradas en el folio del grupo, esto en lugar de anular el ruteo o aplicar el pago. Esta opción no es recomendada, pero puede ser utilizada en situaciones que lo ameriten.

Puede encontrar más detalles sobre cómo hacer un ajuste aquí: Cómo ajustar cargos o agregar ajustes a una reserva

Debe seleccionar la mejor opción para gestionar sus folios grupales. De esta manera, cuando el módulo esté desactivado, usted no tendrá que lidiar con ningún saldo pendiente. Dicho esto, todas las transacciones seguirán apareciendo en todos los informes correspondientes incluso después de que el módulo de Grupos esté deshabilitado. Dicho procedimiento es necesario para asegurarse de que el área contable del alojamiento no se vea afectada por esta cancelación.

Esto es lo que sucederá con las transacciones una vez que deshabilite el módulo de Grupos:

  • Todas las transacciones ruteadas pendientes no se procesarán (es decir, ya no se publicarán en el folio de grupo, sino en el folio de la reserva correspondiente). En la mayoría de los casos, esto aplica a reservas que se encuentran hospedadas y futuras.
  • Todas las transacciones publicadas, tanto por ruteo como por vía manual, permanecerán en el folio de grupo, pero no se podrá acceder a ellas debido a que la pestaña de Grupos estará oculta.
  • Todas las transacciones que queden en el folio del grupo aparecerán en los reportes de la misma manera que

Así es como se mostrarán en los reportes las transacciones publicadas (a continuación se muestra un ejemplo de un Reporte de transacciones, pero aquí le brindamos la lista completa de los reportes que incluirán esta información):

  1. Cajas abiertas /access_open_drawers
  2. Transacciones /report_transactions
  3. Ajustes /report_adjustments
  4. Contabilidad de pagos /report_paymentLedger
  5. Consolidado caja /cashier_report
  6. Procesamiento de pagos /scheduled_payments_report
  7. Existencias e inventario /stock_report

Tenga en cuenta que el campo que indica el número de reserva contiene el nombre del grupo con un enlace. Al hacer clic en este enlace, accederá a una página de información que explica lo que sucedió con la transacción.

Si por alguna razón no pudo balancear los folios grupales antes de deshabilitar el módulo de Grupos, verá las transacciones en los reportes y podrá realizar un seguimiento de lo que está fuera de balance. Luego, podrá aplicar el pago necesario (o un ajuste) a una cuenta interna o una reserva falsa, esto para fines del balance contable.

2. Anular los pagos autorizados

Actualmente, el módulo Grupos cuenta con la función de autorizar pagos. Para garantizar que la propiedad no retenga fondos durante un largo período de tiempo sin la capacidad de liberarlos, deberá anular todas las autorizaciones realizadas anteriormente que no se hayan cobrado (es decir: las autorizaciones sin fondos retirados y pago aplicado).

Consulte nuestro artículo «Cómo autorizar una tarjeta utilizando la pasarela de pagos» para obtener más información sobre cómo anular la autorización existente y liberar el monto retenido.

3. Asignar todos los pagos

Además de lo anterior, deberá asegurarse de que todos los pagos se asignen en los folios de grupos (esto aplica si está utilizando la función de «Asignación de pagos»).

Consulte este artículo para obtener información detalladas sobre la asignación de pagos: Asignación de pagos.

Luego deberá determinar si el paquete con el que cuenta actualmente es de prueba o activo:

Paquetes activos

Solo es posible cancelar un producto de prueba si dicho producto todavía está en el período de prueba. Una vez que finaliza el período de prueba, el producto se activará y se iniciará con el cobro del mismo.

Para cancelar un paquete o producto activo, deberá enviar un correo electrónico a la dirección billing@cloudbeds.com solicitando la cancelación del mismo.

Paquetes de prueba

Si su paquete o producto se encuentra en período de prueba, puede cancelarlo siguiendo los pasos a continuación.

1. Una vez que haya iniciado sesión en Cloudbeds, acceda al portal de facturación

1.1. Del menú desplegable, elija la opción que muestra sus paquetes actuales
1.2. Busque el paquete de prueba que desea cancelar y haga clic en «Cancelar esta prueba»
1.3. Confirme la cancelación seleccionando «Sí»

Y verá que el paquete ahora se muestra con el estado Cancellation pending [Cancelación pendiente].

1.4. La facturación del paquete de prueba se suspenderá hasta que se procese la cancelación

Una vez que solicite la cancelación, no se le cobrará por el producto de prueba, incluso si su prueba finaliza antes de que nuestro equipo de soporte confirme la cancelación.

1.5. Espere hasta que el equipo de soporte de Cloudbeds confirme su cancelación
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