Cómo reportar las reservas No Show a los canales desde myfrontdesk

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Desde junio de 2020, se podrán reportar las ausencias o No Show a los canales sin tener que salir de la plataforma de myfrontdesk. Esta función permite:

  1. Actualizar la disponibilidad (al cancelarse la antigua reserva) y procurar obtener otra reserva a último minuto [last minute booking].
  2. Seleccionar entre cobrar o exonerar la tarifa de cancelación. Todo sin salir de la plataforma de myfrontdesk.

Canales que permiten esta función:

  • Booking.com

Cómo habilitar la función de No Show

Paso 1. Autorizaciones de usuario

Por favor, repase las autorizaciones de los usuarios. Las opciones en la sección de Configuración general de la propiedad (encontrará más información en la siguiente paso) sólo serán visibles a los usuarios que:

  1. Habiliten su distribución
    - Diríjase a la sección Configuración de usuarios → Haga clic para editar la función correspondiente → en la sección Configuración del hotel habilite la opción de Distribución.

2.     Habiliten la opción de Modificar reservas
- La opción de Modificar reservas se encuentra en la sección Reservas. Permite a los usuarios acceder a las funciones manuales de los reportes de No Show (o ausencias). En este artículo encontrará más información sobre las opciones manuales.

Para más información sobre las funciones de los usuarios, véase Cómo agregar un nuevo usuario y crear los papeles/roles de usuario.

3.   Recuerde que el canal debe estar conectado y en estado activo en myfrontdesk.
- Diríjase a la sección de Canales para asegurarse que el canal se encuentra Habilitado. Véase la siguiente captura de pantalla:

Paso 2. Cómo habilitar la función automática de No Show

La opción de No Show automático significa que, si un huésped no llega a las 2:05 AM del día siguiente a su fecha de llegada (o check-in, en el huso horario local de la propiedad), el sistema cambiará de manera automática el estado de la reserva a No Show.

A modo de extensión de la función de reporte de ausencias, ahora contará con la opción de enviar de manera automática reportes de No Show (o ausencias) al canal:

  1. Diríjase a Configuraciones generales en el menú desplegable Configuración de la propiedad.
  2. En la sección Preferencias de automatización, habilite el interruptor Cambiar estado automáticamente a «Ausente» (No Show) para las reservas que no han registrado su llegada.
  3. Se verán tres opciones debajo del interruptor (recuerde que, de no habilitar el interruptor o si el usuario no cuenta con la autorización necesaria, no se verán estas opciones). Las opciones son:
    • No enviarlo automaticámente: el estado se cambiará de manera automática a No Show en el sistema, pero NO se enviará el reporte al canal.
    • Enviar sin aplicar la tarifa de cancelación: enviará de manera automática al canal los reportes de No Show y NUNCA cobrará la tarifa de cancelación.
    • Enviar sin aplicar la tarifa de cancelación: enviará de manera automática al canal los reportes de No Show y SIEMPRE cobrará la tarifa de cancelación.

Por COBRAR o NO COBRAR se entiende que la tarifa de cancelación será o no aplicada.

Procesos y más información

Luego de habilitar esa función en la Configuración general de la propiedad y de seleccionar una de las opciones, se puede cambiar entre reportes de No Show automáticos o manuales en el canal, dependiendo de la elección al habilitar la función.

Funciones de reporte automático

Por favor, repase las opciones de preferencias automáticas:

Preferencias de automatización Las reservas se marcarán como No Show en myfrontdesk No se enviará información de No Show al canal No se cobrará la tarifa de cancelación Se enviará un correo sobre las reservas No Show

No enviar de manera automática

SI

NO

SI NO
Enviar y NO COBRAR la cancelación SI SI SI SI
Enviar y COBRAR la cancelación SI SI NO SI

Recuerde que se puede cambiar una reserva de No Show o ausencia antes de las 2:05 AM y enviar el reporte al canal de manera manual.

Veamos un ejemplo. Digamos que una reserva se encuentra con estado distinto a SIN INGRESAR a las 2:00 AM y que no se agrega al reporte automático porque tiene otro estado (como confirmación pendiente). Puede cambiar el estado de la reserva a ausencia o No Show en otro momento del día. En este mismo artículo se repasa cómo usar el flujo de reportes manuales.

Reportes manuales

Este proceso sólo funciona antes de reportar la reserva como No Show al canal desde myfrontdesk.

Para reportar de manera manual al canal los No Show a través de myfrontdesk, siga estas instrucciones:

  1. Seleccione la reserva en myfrontdesk.
  2. Cambie el estado de la reserva a No Show (sin importar el estado actual de la reserva).
  3. Myfrontdesk verificará que la reserva se encuentra entre las 00:00 (medianoche) de la fecha de llegada y hasta 48 horas después.
  4. Se generará una advertencia, tal como en la siguiente captura de pantalla, y deberá seleccionar una de las opciones del menú desplegable.
  5. El sistema enviará esta información al canal.
  • CANCELAR: no se modificará el estado de la reserva y no se cambiará a No Show. No se enviará esta información al canal.
  • CONTINUAR → No enviar al canal: se cambiará el estado de la reserva a No Show, pero no se enviará esta información al canal.
  • CONTINUAR → Enviar la información al canal y no cobrar la tarifa: se cambiará el estado de la reserva a No Show. La información de esa reserva se enviará al canal y no se cobrará la tarifa de cancelación.
  • CONTINUAR → Enviar la información al canal y cobrar la tarifa: se cambiará el estado de la reserva a No Show. La información de esa reserva se enviará al canal con la tarifa de cancelación.

6. Luego de seleccionar una de las anteriores opciones, verá un indicador de carga.

7. Luego de recibir un mensaje del canal, se producirá el siguiente mensaje.

Si el estado de la reserva se cambia más adelante, pero luego de vuelta a No Show, siempre y cuando se encuentre dentro del período de 48 horas (y todas las normas sean válidas), el usuario podrá reportar la ausencia o No Show al canal.

Al usar las opciones manuales de reporte, se generarán las siguientes advertencias:

Es muy pronto para reportar

Si la reserva se encuentra antes del período de tiempo permitido (muy pronto), se verá la siguiente casilla de información.

Es muy tarde para reportar

Si ya ha pasado el período de tiempo determinado (muy tarde), se verá la siguiente casilla de información.

¿Qué sucede después de enviar el mensaje?

¿Qué sucede cuando se envía una reserva al canal como No Show?

  1. El canal cancelará la reserva en su extranet.
  2. La reserva se verá como ausencia o No Show en myfrontdesk y su número de cancelación se verá como pendiente, hasta que el canal envíe esa información a myfrontdesk.
  3. Cuando el canal cancele la reserva, esta cambiará para mostrar el número y la tarifa de cancelación, tal como en la siguiente captura de pantalla.

4. Dependiendo de su tarifa de cancelación, deberá agregar la tarifa de cancelación al folio del huésped de manera manual.

Para más información sobre cómo agregar una transacción de manera manual, véase: Cargos por habitación. Cómo agregar y configurarlos.

Recuerde que los canales requieren de 1 a 5 minutos para procesar la información enviada. Debido a ello, se verá el número de cancelación de la reserva como pendiente. Sólo después de que el canal actualice la información en su extranet, se verá el número y la tarifa de cancelación en myfrontdesk.

Posibles errores

Cuando el canal genera un mensaje de error, se verá la siguiente información.

Posible error
Significado
Ya se ha reportado la ausencia
  • La reserva ya se ha reportado como No Show al canal.
Es muy pronto para reportar
  • Sólo se pueden reportar al canal los No Show desde las 00:00 (medianoche).
  • El estado del No Show sólo se guardará en myfrontdesk.
Es muy tarde para reportar
  • El estado del No Show sólo se guardará en myfrontdesk.
Exceso de reservas
Se presenta al marcar una reserva como «exceso de reservas» en la extranet de Booking.com.
  • No se puede cancelar esta reserva por el exceso de reservas.
  • El estado del No Show sólo se guardará en myfrontdesk.
No se puede modificar
  • El canal ha restringido las modificaciones a esta reserva.
  • El estado del No Show sólo se guardará en myfrontdesk.

Ya se ha cancelado
  • No se puede reportar el No Show: la reserva ya se ha cancelado en el canal.
Otros
  • Se ha presentado un error al comunicarse con el canal.
  • El estado del No Show sólo se guardará en myfrontdesk.
  • Se debe reportar el No Show directamente en la extranet del canal.
Cómo cambiar de No Show a otro estado y luego de vuelta a No Show
  • Si aún no ha reportado la reserva al canal como ausencia o No Show, siga los pasos indicados anteriormente.
  • Si ya ha reportado la reserva al canal como No Show, y el canal intenta cambiar su estado a Confirmada, Confirmación pendiente o Salida [Checked Out], se verá el siguiente mensaje.
  • Si ya ha reportado una reserva al canal como No Show e intenta cambiarla de No Show a cualquier otro estado, se verá el siguiente mensaje.
Cómo reportar registros de fecha y hora o de actividad

Los registros de actividad de la reserva incluyen:

  • La fecha y hora cuando se reportó por primera vez el No Show al canal
  • El usuario que realizó la acción
  • La respuesta del canal

También puede repasar los cambios en el historial de actividades.

Conviene emplear el filtro Cambio realizado y seleccionar Reserva - actividad y estado.

Preguntas frecuentes

¿Se genera un reporte con estas reservas?

De momento, myfrontdesk no cuenta con un reporte dedicado, pero los dueños de las propiedades recibirán un reporte de estado diario con las reservas marcadas como No Show que se han enviado o recibido de Booking.com por correo electrónico, donde se indican los estados de las reservas.

Veamos un ejemplo:

Slack | loogaroo_ds-release | Cloudbeds | 29 new items

De momento, sólo el dueño de la propiedad recibe estos correos electrónicos. No existe la opción de cambiar el destinatario de estos correos.

¿Cómo seleccionar quiénes reciben estas notificaciones del sistema?

Luego de habilitar esta función, acceda a la pestaña Preferencias de notificaciones del sistema para configurar o editar los destinatarios. Para más información, véase el siguiente artículo: Preferencias de notificaciones del sistema.

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