Grupos — Cuenta de grupo. Cómo agregar y enrutar transacciones a cuentas de grupo

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Los folios de cada grupo facilitan la gestión de transacciones que son responsabilidad de un grupo o empresa.

Este folio es similar al de las reservas: permite agregar pagos o reembolsos y añadir cargos o artículos. También permite enrutar transacciones de reservas existentes al folio del grupo, lo que modifica su saldo existente, o configurar el enrutado automático de transacciones a la cuenta del grupo luego de crear una reserva.

Introducción a los resúmenes de cuenta

Pestaña de Grupos en la cuenta del grupo

1. Diríjase a la pestaña Grupos y seleccione el nombre del grupo.

2. Seleccione la pestaña Resúmenes de cuenta.

En esta sección podrá:

3. Añadir cuentas y editar su configuración (recuerde que sólo estará disponible si habilita la función de Cuenta dividida).

4. Emplear filtros para encontrar transacciones específicas.

5. Repasar las transacciones realizadas en la cuenta del grupo.

6. Agregar o reembolsar pagos a la cuenta de un grupo.

7. Añadir o ajustar cargos a la cuenta de un grupo.

8. Adjuntar o mover transacciones entre cuentas (sólo disponible si habilitas la función de Cuenta dividida).

9. Enviar el resumen de la cuenta por correo electrónico.*

*La selección de Enviar resumen de cuenta por correo electrónico permite incluir ciertos parámetros. Si ha creado más de un contacto en el perfil del grupo, la plantilla del correo electrónico seleccionará de manera automática el primer contacto y le permitirá editar los destinatarios.

Para enviar el resumen de cuenta a varias direcciones de correo electrónico a la vez, simplemente añada una coma (,) luego de cada destinatario o correo electrónico.

Cómo agregar transacciones a la cuenta de un grupo

Cómo agregar pagos, reembolsos, cambios o artículos desde la pestaña Resúmenes de cuenta

Las transacciones agregadas a la cuenta del grupo desde la pestaña Resúmenes de Cuenta no se ven reflejadas en una reserva específica, pero siguen haciendo parte del grupo.

Para más información sobre el ruteo de las transacciones de reservas individuales a la cuenta de un grupo, véase Cómo configurar el enrutado automático de las transacciones a la cuenta del grupo (en este artículo).

El proceso de agregar pagos o reembolsos y de añadir o ajustar cargos en la cuenta de un grupo es igual al de las reservas. La única excepción es que, en este caso, la transacción se verá reflejada en la cuenta del grupo y no en cada reserva individual.

Veamos un ejemplo:

1. Seleccione Añadir pago en la pestaña Resúmenes de cuenta.

2. Rellene las casillas de la información del pago y haga clic en Continuar.

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

3. La transacción se verá reflejada en la cuenta del grupo y modificará su saldo pendiente.

La columna Posteado desde incluye el código del grupo e indica que la transacción pertenece a ese grupo. En otras palabras, que la transacción no se ha adjuntado a una reserva individual.

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Cómo añadir pagos con la opción Tarjeta de crédito

Se puede añadir pagos a la cuenta de un grupo desde la opción Tarjeta de crédito en el perfil del grupo, siempre y cuando se haya habilitado un Procesador de pagos.

Para más información, véase: Grupos - Cómo añadir una tarjeta de crédito al perfil de un grupo.

Cómo postear transacciones desde las reservas a la cuenta de un grupo

Cómo configurar el enrutado automático de las transacciones a la cuenta de un grupo

Al enlazar una reserva individual a un perfil de grupo con ruteo automático habilitado, se entenderá que:

- Las transacciones agregadas continuarán perteneciendo a cada reserva (no se moverán ni serán enrutadas al grupo).

-Todas las transacciones pendientes, para las que se ha configurado el enrutado, serán enrutadas al folio del grupo.

Para enrutar de manera automática las transacciones a la cuenta de un grupo, se debe:

PASO 1. Configurar el enrutado de transacciones en las opciones del perfil del grupo

Al crear o editar el perfil de un grupo, seleccione las siguientes opciones:

1. Postear transacciones directamente al folio del grupo → SI.

2. Tipos de Transacciones → seleccione los tipos de transacciones que desea postear o enrutar desde las reservas enlazadas al grupo.

3. (Opcional) Seleccione la configuración del resumen de cuenta de la reserva (sólo si ha habilitado la función de Cuenta dividida).

Nota: Si un perfil de grupo con la opción de ruteado al folio de un grupo establecido en No se cambia a Si, todas las transacciones pendientes serán ruteadas de manera automática al folio del grupo y viceversa. Las transacciones agregadas no serán ruteadas de manera automática ni serán devueltas.
La misma norma aplica si se cambia la selección de categorías de transacción.

PASO 2: Cómo crear la reserva del grupo

1. En el perfil del grupo, seleccione Reservas y luego Nueva reserva.

Nota: 

- También se pueden crear nuevas reservas en el Calendario o en la sección de Reservas.

- Al crear una reserva en el perfil del grupo, seleccione el bloqueo de asignación correspondiente.

2. En la sección Nueva reserva, seleccione Bloqueo de cupo.

Ingrese la información de los huéspedes y finalice la creación de la reserva siguiendo el proceso estándar.

3. La reserva se creará con el perfil del grupo y el bloqueo de cupo seleccionados.

4. Las transacciones seleccionadas en la sección Perfil del grupo serán enrutadas de manera automática a la cuenta del grupo. Todas las transacciones enrutadas se resaltarán en amarillo.

5. Al pasar el ratón sobre el ícono i (información), se abrirá una ventana emergente con la información del destino de la transacción.

6. Seleccione Ver para ser dirigido a la sección del grupo.

RB Hotel - Reservas - Google Chrome

Las mismas transacciones se verán reflejadas en la sección Resumen de cuenta del grupo, también con el ícono de i. Al hacer clic sobre la i, se muestra información sobre el origen de la transferencia. Si selecciona Ver, será dirigido a la sección de Reservas.

Enrutado manual de transacciones a la cuenta del grupo

Sólo se pueden enrutar transacciones a la cuenta de un grupo si la reserva se encuentra adjunta al grupo.

Para enrutar una transacción a la cuenta de un grupo:

PASO 1. Cómo adjuntar una reserva a un grupo

1. Seleccione la pestaña Agregar reserva en la sección Grupo y haga clic en Adjuntar reserva existente.

2. Adjunte la reserva (o las reservas).

3. Diríjase a la reserva adjunta (seleccione el ID o número del grupo).

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

4. En la sección de Reservas, seleccione Mover transacciones y luego Conectar a cuenta de grupo.

5. Seleccione entre:

  • Transacciones individuales de ruta: seleccione esta opción para determinar cuáles transacciones serán enrutadas de manera manual. Para ello, seleccione las casillas contiguas a las transacciones.
  • Tipo de transacción de ruta: seleccione esta opción para enrutar varias transacciones a la vez según su tipo o categoría.

6. (Opcional) Seleccione la cuenta a la que se adjuntarán las transacciones (cabe recordar que esta opción sólo estará disponible si se habilita Cuenta dividida).

RB Hotel - Reservas - Google Chrome

7. Selecciona Transacciones de ruta al terminar.

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8. Las transacciones ruteadas se resaltarán en amarillo en la cuenta de reservas.

9. Cuando pase el ratón sobre el ícono i, se verá un cuadro con la información de la cuenta enrutada.

10. Si hace clic en Ver, será dirigido a la sección Grupos.

RB Hotel - Gestión de Grupos - Google Chrome

Las mismas transacciones se ven reflejadas en la pestaña Resúmenes de cuenta, incluyendo el ícono i. La selección del icono i [o información] muestra un cuadro con su información de origen. Si selecciona la opción Ver, será dirigido de vuelta a la reserva.

Cabe añadir que las transacciones ruteadas a la cuenta del grupo modifican el saldo pendiente del grupo y NO continúan modificando el saldo pendiente de cada reserva individual.

¿Por qué no puedo mover las transacciones entre los folios de una reserva?

Si tiene transacciones enrutadas de una reserva al folio de un Grupo, el sistema no permitirá moverlas entre los distintos folios de una reserva (para que pueda hacer seguimiento al folio desde el que se enrutó la transacción).

Para mover las transacciones que aún no se han enrutado a otro folio, mueva las transacciones una por una o seleccione una categoría o tipo de transacción que no incluya las transacciones enrutadas. Para más información, véase: Cómo mover transacciones de un folio a otro.

Preguntas frecuentes

Error: Debes mover todas las transacciones a otro folio antes de eliminar este folio

Este error se presenta al eliminar un folio con transacciones pendientes enrutadas o ruteadas.

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Es una manera de evitar que los usuarios eliminen información importante del sistema. Por favor, mueva primero todas las transacciones pendientes enrutadas a otro folio y luego podrá eliminar el folio deseado.

Para más información, véase: Cómo utilizar folios divididos en una reserva.

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