Grupos - Qué es el módulo de Grupos y cómo empezar a usarlo

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El módulo de Grupos es una función opcional de Cloudbeds. Para habilitarlo, por favor escríbanos a hospitality.consultants@cloudbeds.com o contacte a su market manager.

¿Qué es el módulo de Grupos?

  • El nuevo módulo de Grupos de Cloudbeds ofrece a los hoteles las herramientas necesarias para expandir y administrar los planes grupales y corporativos desde el sistema de gestión hotelera de Cloudbeds.
  • Esta nueva función permite a clientes de Cloudbeds recibir con facilidad reservas de grupos empresariales, matrimonios, agencias de viajes, operadores mayoristas y reuniones grandes. Además, ofrece la opción de repasar el revenue generado por esos segmentos y gestionar los pagos de distintas empresas.
Introducción y definiciones del módulo de Grupos

Por módulo de Grupos se entiende la capacidad de agrupar huéspedes y reservas en un único perfil de empresa, y garantizar la disponibilidad de grupos de huéspedes corporativos que se alojarían en fechas futuras (por lo general, a una tarifa negociada o completamente personalizada).

Se suelen crear grupos para cinco o más huéspedes que viajan juntos y tienen características en común, como que trabajan en la misma empresa o que hacen parte de un grupo de viajes o de visitas guiadas. Ello incluye grupos individuales, corporaciones, agencias de viajes y operadores mayoristas.

Los grupos o agencias de viajes representan un porcentaje significativo de ingresos para numerosas propiedades. Por lo tanto, necesitan saber cuáles reservas pertenecen a cuáles grupos y emplear métodos sencillos de repasar el revenue que genera cada grupo, de gestionar los pagos de los grupos y por supuesto de garantizar la disponibilidad en su propiedad para esos grupos.

Perfil de grupo

Este es el perfil maestro bajo el cual se gestionan todas las reservas. Puede ser para una empresa, la recepción de una boda o una agencia de viajes. Los grupos pueden tener uno o más contactos asociados. Para cada contacto, se debe proporcionar la siguiente información: nombre, correo electrónico, número de teléfono y algunos datos adicionales. Estos contactos se usarían para toda aquella comunicación necesaria, es decir, para negociar tarifas, gestionar la disponibilidad, enviar facturas y acordar políticas de depósito y preferencias de pago.

Bloqueo de asignación de un grupo

El bloqueo de asignación de un grupo consiste en garantizar su disponibilidad en fechas específicas. Dentro de un grupo, como una recepción de bodas, la propiedad puede optar por crear bloqueos de asignación para asegurar su disponibilidad. En este caso, se conocen las fechas de la boda y aproximadamente cuántas habitaciones se necesitarán, pero cada invitado que asista a la boda deberá reservar su propia habitación. Para ello, se crearía un bloqueo de asignación (este bloqueo se daría en ocasiones con tarifas base, otras veces con tarifas negociadas previamente en un plan de tarifas existente y otras con tarifas completamente personalizadas).

Al crear un bloqueo de asignación para un grupo, la propiedad puede decidir bloquear la disponibilidad para la cantidad de habitaciones acordadas, o bien, puede optar por establecer una tarifa grupal especial sin bloquear la disponibilidad.

Los bloqueos de asignación no son indispensables, ya que se puede crear y gestionar el perfil de un grupo sin requerirlo. La función principal del perfil de un grupo es monitorear las ganancias obtenidas a partir de una empresa específica y mover los cargos desde las reservas a un folio grupal. En esencia, esta es la función de las secciones Cuentas por cobrar y Administración de cuentas, las cuales se pueden usar de forma independiente.

Ejemplos sobre cómo usar el módulo de Grupos

1) Recepción de bodas

Un grupo de 20 invitados a una boda se hospedará en la propiedad durante un fin de semana.

Los novios pagarán por 10 de estas personas, pero las otras 10 deberán costearlo por su cuenta.

  • Estos huéspedes necesitarán una manera de realizar sus propias reservas (generalmente a través a una URL o llamando a la propiedad y proporcionando la identificación o nombre del grupo).
  • Es posible que cada reserva también tenga sus propias fechas de llegada y salida (es decir, no todas las personas se hospedarán y partirán en la misma fecha).
  • Dado que se están reservando 20 habitaciones, estas pueden ser elegibles para un descuento. Por lo tanto, cada huésped deberá indicar que pertenece a este grupo para recibir la tarifa especial.

2) Capacitación de grupos empresariales

  • Con frecuencia, la corporación Dewey envía a sus empleados al Hotel Polo Norte para recibir capacitaciones.
  • La compañía tiene un acuerdo especial con el hotel que incluye tarifas negociadas previamente.
  • Cuando un empleado viaja al Hotel Polo Norte, el empleado crea una reserva en este hotel para las fechas en que viaja. La compañía cubre los costos de la habitación, pero el empleado es responsable de los costos de entretenimiento.

3) Agencias de viaje

Una agencia de viajes revende habitaciones en la propiedad a un valor adicional.

  • Esa agencia de viajes me envía huéspedes con frecuencia, por lo que acepté garantizarle 2 habitaciones cada día durante los próximos 2 años.
  • La agencia de viajes es responsable de pagar por esas habitaciones independientemente de si hay una reserva o no, a menos que la agencia de viajes me indique con un mínimo de 7 días de anticipación que no necesitará estas habitaciones.

4) Grupos corporativos

Scrooge Co. realiza una fiesta anual en su propiedad para celebrar el fin de año y reserva varias habitaciones para hospedar a sus empleados.

  • Hacen esto todos los años, y los empleados solo pueden hospedarse una noche.
  • La disponibilidad se bloquea o garantiza antes de agregar reservas.
Cómo empezar
1. Cómo crear el perfil de un grupo

El perfil de un grupo es el perfil general en el que se crea o añade un grupo de reservas. Puede tratarse de una empresa, de una recepción de bodas o de una agencia de viajes.

Luego de crearlo, el perfil del grupo incluye varias pestañas para administrar su actividad:

  • Reservas
  • Bloqueo de asignación
  • Resúmenes de cuenta
  • Perfil del grupo
  • Pickup
  • Tarjetas de crédito
  • Notas

Para más información sobre cómo crear perfiles de grupo, véase: Grupos - Cómo crear un Perfil de Grupo. Descripción del Perfil de Grupo.

2. Cómo crear un contacto para el perfil de un grupo

Se puede agregar con facilidad la información de los contactos al grupo para acceder a la información necesaria: nombre del contacto, función o cargo, teléfono y correo electrónico.

Para más información sobre cómo agregar detalles de contacto a un grupo, véase: Cómo editar el perfil de un grupo y agregar contactos.

3. Cómo agregar una tarjeta de crédito al perfil de un grupo

Debajo de la pestaña Tarjeta de crédito, el usuario puede añadir una tarjeta de crédito y seleccionarla como método de pago a la hora de agregar un cargo o reembolso al folio del grupo.

Si el Procesador de pagos se encuentra habilitado, puede agregar la tarjeta de crédito y procesar la autorización, el cobro o el reembolso en la pestaña Tarjeta de crédito. Las transacciones realizadas se mostrarán en el folio del grupo.

Para más información sobre cómo agregar tarjetas de crédito al perfil de los grupos, véase: Grupos - Cómo añadir una tarjeta de crédito al perfil de un grupo.

4. Cómo configurar un bloqueo de asignación en el perfil de un grupo

Un bloqueo de asignación para un grupo consiste en realizar uno o varios bloqueos de disponibilidad bajo un precio especial o un precio base.

Al crear un bloqueo de asignación de grupo, una propiedad puede decidir bloquear o garantizar la disponibilidad para la cantidad de habitaciones acordadas o puede decidir tener una tarifa de grupo especial sin bloquear la disponibilidad.

Un perfil de grupo puede tener varios bloqueos de asignación.

Para más información sobre cómo crear un bloqueo de asignación, véase: Grupos - Descripción general de los bloqueos de asignación.

5. Cómo compartir el enlace al motor de reservas (que incluye el bloqueo de  asignación) con el contacto de un grupo

Genere una URL única correspondiente a cada bloqueo de asignación para permitir que los huéspedes reserven las habitaciones asignadas directamente desde mybookings. Puede compartir la URL generada con un grupo de huéspedes, una agencia de viajes o un operador mayorista y así recibir las reservas que se registrarán automáticamente en el perfil del grupo o en el bloqueo de asignación.

Para más información sobre cómo generar la URL de un bloqueo de asignación, véase: Grupos - Acceso de huéspedes a la disponibilidad de bloqueos de asignación en mybookings.

7. Cómo agregar notas a perfiles de grupo, bloqueos de asignación, reservas o huéspedes

Agregue una nota al perfil de un grupo para dar seguimiento a información importante, detalles de contacto o políticas, entre otros.

En la pestaña Notas se puede revisar, añadir, e imprimir notas relacionadas con:

  • huéspedes en el grupo
  • reservas en el grupo
  • bloqueos de asignación en el perfil del grupo
  • el perfil del grupo en sí

Para más información sobre cómo agregar notas, véase: Cómo agregar notas a perfiles de grupo, bloqueos de asignación, reservas o huéspedes.

8. Cómo revisar la selección de bloqueos de asignación

La pestaña Pickup permite ver cuál es el inventario asignado y cuántas habitaciones han sido seleccionadas hasta la fecha. También puede revisar las tarifas configuradas para las fechas del bloqueo de asignación y liberar o volver a anunciar el inventario que no ha sido reservado.

Para más información sobre la página de Pickup, véase: Grupos - Cómo usar la función Pickup en los bloqueos de asignación.

9. Cómo ver las transacciones del sitio web de reservas y gestionar los resúmenes de cuenta del grupo

El Resumen de cuenta del grupo facilita la gestión de transacciones ligadas a una empresa.

Esta sección es similar al folio de reservas, ya que aquí se pueden agregar pagos o reembolsos y añadir cargos o artículos. También permite enviar a la cuenta del grupo transacciones que pertenecen reservas existentes, lo que modifica el saldo total. Adicional a esto, puede configurar el envío automático de transacciones a la cuenta del grupo luego de crear una reserva.

Para más información sobre cómo administrar esta sección, véase: Grupos - Cuenta de Grupo. Cómo agregar y enrutar transacciones a cuentas de grupo.

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