Grupos - Qué es el módulo de Grupos y cómo empezar a utilizarlo

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¿En qué consiste el módulo de Grupos?

  • El nuevo de Grupos de Cloudbeds brinda a los hoteleros las herramientas necesarias para expandir y administrar los planes grupales y corporativos que son contratados a través del sistema de gestión hotelera de Cloudbeds.
  • Esta nueva función permitirá a los clientes de Cloudbeds crear reservas para reuniones, grupos corporativos, bodas, agencias de viaje y operadores mayoristas. Además, los hoteleros podrán realizar un seguimiento de la cantidad de ingresos que estos grupos les aportan y gestionar fácilmente los pagos realizados por distintas empresas.
Introducción y definiciones del módulo de Grupos

El módulo de Grupos le permite agrupar distintos huéspedes y reservas bajo un único perfil empresarial, así como también bloquear la disponibilidad para un grupo o número de invitados corporativos que deseen alojarse en una fecha posterior (ocasionalmente a una tarifa negociada o completamente personalizada).

Por lo general, se creará un grupo para cinco o más invitados que se hospeden juntos y tengan algunas características en común, como trabajar en la misma empresa o pertenecer al mismo grupo de viaje. Entre estos se incluirían grupos individuales, corporaciones, agencias de viajes y operadores mayoristas.

Actualmente, muchas propiedades reciben gran parte de sus ingresos gracias a grupos o agencias de viajes. Por lo tanto, necesitan saber cuáles reservas pertenecen a un grupo en concreto, monitorear de forma sencilla la cantidad de ingresos que los grupos les brindan, administrar los pagos de los mismos y, por supuesto, poder bloquear la disponibilidad a futuro.

Perfil de un grupo

Este es el perfil maestro bajo el cual se gestionan todas las reservas. Este puede ser para una empresa, la recepción de una boda, o un agente de viajes. Un grupo puede tener uno o más contactos asociados. Para cada contacto, se debe proporcionar la siguiente información: nombre, correo electrónico, número de teléfono y algunos datos adicionales. Estos contactos se usarían para toda aquella comunicación necesaria, es decir, para negociar tarifas, cómo se debe manejar la disponibilidad, enviar facturas y acordar las políticas de depósito y las preferencias de pago.

Bloqueo de asignación de un grupo

El bloqueo de asignación de un grupo consiste en un bloqueo de disponibilidad para fechas específicas. Dentro de un grupo, como una recepción de bodas, la propiedad puede optar por crear bloqueos de asignación para asegurar la disponibilidad. En este caso, ya se conocen las fechas de la boda y aproximadamente cuántas habitaciones se necesitarán, pero cada invitado que asista a la boda deberá reservar su propia habitación. Para gestionar esto, se crearía un bloqueo de asignación (este bloqueo se daría en ocasiones con tarifas base, otras veces con tarifas prenegociadas en un plan de tarifas existente y otras con tarifas completamente personalizadas).

Al crear un bloqueo de asignación para un grupo, la propiedad puede decidir bloquear la disponibilidad para la cantidad de habitaciones acordadas, o bien, puede optar por establecer una tarifa grupal especial sin bloquear la disponibilidad.

Un bloqueo de asignación no es algo indispensable, ya que el perfil de un grupo puede existir perfectamente sin uno. La función principal del perfil de un grupo es monitorear las ganancias obtenidas a partir de una empresa específica y poder mover los cargos desde las reservas a un folio grupal. En esencia, esta es la función de las secciones «Cuentas por cobrar» y «Administración de cuentas», se pueden utilizar de forma independiente.

Ejemplos sobre cómo utilizar el módulo de Grupos

1) Recepción de bodas

Un grupo de 20 invitados a una boda se hospedará en la propiedad durante un fin de semana.

Los novios pagarán por 10 de estas personas, pero las otras 10 deberán costearlo por su cuenta.

  • Estos huéspedes necesitarán una manera de realizar sus propias reservas (generalmente a través a una URL o llamando a la propiedad y proporcionando la identificación o nombre del grupo).
  • Es posible que cada reserva también tenga sus propias fechas de llegada y salida (es decir, no todas las personas se hospedarán y partirán en la misma fecha).
  • Dado que se están reservando 20 habitaciones, estas pueden ser elegibles para un descuento. Por lo tanto, cada huésped deberá indicar que pertenece a este grupo para recibir la tarifa especial.

2) Capacitación de grupos empresariales

  • Con frecuencia, la corporación Dewey envía a sus empleados al Polo Norte para recibir capacitaciones.
  • La compañía tiene un acuerdo especial con North Pole Hotel que incluye tarifas prenegociadas.
  • Cuando un empleado viaja al Polo Norte, el empleado crea una reserva en este hotel para las fechas en que viaja. La compañía cubre todos los costos de la habitación, pero el empleado es responsable de todos los costos de entretenimiento.

3) Agentes de viajes

Un agente de viajes revende habitaciones en mi propiedad con un precio adicional.

  • Este agente de viajes me envía huéspedes con mucha frecuencia, por lo que acepté facilitarle 2 habitaciones garantizadas por día durante los próximos 2 años.
  • El agente de viajes es responsable de pagar estas habitaciones independientemente de si hay una reserva o no, a menos que el agente de viajes me indique con un mínimo de 7 días de anticipación que no necesita estas habitaciones.

4) Grupos corporativos

Scrooge Co. realiza una fiesta anual en su propiedad para celebrar el fin de año y reserva varias habitaciones para hospedar a sus empleados.

  • Hacen esto todos los años, y los empleados solo pueden hospedarse una noche.
  • La disponibilidad se bloquea antes de agregar cualquier reserva.
Cómo empezar
1. Crear el perfil de un grupo

El perfil de un grupo es el perfil general en el que se crea o añade un grupo de reservas. Este puede tratarse de una empresa, una recepción de bodas o una agencia de viajes.

Luego de crearlo, el perfil de un grupo incluye varias pestañas para administrar su actividad:

  • Reservas
  • Bloqueo de asignación
  • Resúmenes de cuenta
  • Perfil del grupo
  • Pickup
  • Tarjetas de crédito
  • Notas

Aprenda a crear un perfil de grupo con ayuda del siguiente artículo: «Grupos - Cómo crear un Perfil de Grupo. Descripción del Perfil de Grupo»

2. Crear un contacto para el perfil de un grupo

Usted puede añadir fácilmente los detalles de los contactos a un grupo para que así pueda  acceder a la información necesaria: nombre del contacto, rol, teléfono y correo electrónico.

Aprenda cómo añadir detalles de contacto a un grupo en la sección del artículo llamada: «Editar el Perfil de Grupo y Agregar Contactos»

3. Añadir una tarjeta de crédito al perfil de un grupo

Debajo de la pestaña llamada «Tarjeta de crédito», el usuario puede añadir la tarjeta de crédito que desee y luego seleccionarla como método de pago a la hora de agregar un cargo o reembolso al folio del grupo.

Si el Procesador de pagos se encuentra habilitado, puede agregar la tarjeta de crédito y procesar la autorización, el cobro o el reembolso en la pestaña de «Tarjeta de crédito». Las transacciones realizadas se mostrarán en el folio del grupo.

Aprenda cómo agregar tarjetas de crédito al perfil de un grupo en el siguiente artículo: Grupos - Cómo añadir una tarjeta de crédito al perfil de un grupo

4. Configurar un bloqueo de asignación dentro del perfil de un grupo

Un bloqueo de asignación para un grupo consiste en realizar uno o varios bloqueos de disponibilidad bajo un precio especial o un precio base.

Al crear un bloqueo de asignación de grupo, una propiedad puede decidir bloquear la disponibilidad para la cantidad de habitaciones acordadas o puede decidir tener una tarifa de grupo especial sin bloquear la disponibilidad.

Un perfil de grupo puede tener varios bloqueos de asignación.

Aprenda cómo crear un bloqueo de asignación con ayuda del siguiente artículo: Grupos - Vista General de Bloqueos de Asignación

5. Compartir el enlace al motor de reservas (que incluye el bloqueo de  asignación) con el contacto de un grupo

Genere una URL única correspondiente a cada bloqueo de asignación para permitir que los huéspedes reserven las habitaciones asignadas directamente desde mybookings. Puede compartir la URL generada con un grupo de huéspedes, un agente de viajes o un operador mayorista y así comenzar a recibir reservas que se registrarán automáticamente en el perfil del grupo o en el bloqueo de asignación.

Ingrese al siguiente artículo para aprender cómo generar la URL de un bloqueo de asignación: Grupos - Acceso de huéspedes a la disponibilidad de bloqueos de asignación en mybookings

7. Agregar notas a perfiles de grupo, bloqueos de asignación, reservas, o huéspedes

Agregue una nota al perfil de un grupo para dar seguimiento a información importante, detalles de contacto, políticas, entre otros.

En la pestaña de «Notas» usted puede revisar, añadir, e imprimir notas relacionadas con:

  • huéspedes en el grupo
  • reservas en el grupo
  • bloqueos de asignación en el perfil del grupo
  • el perfil del grupo en sí

Aprenda cómo agregar notas con ayuda del siguiente artículo: Cómo agregar notas a perfiles de grupo, bloqueos de asignación, reservas o huéspedes

8. Revisar la selección de bloqueos de asignación

En la pestaña de «Pickup» podrá ver cuál es el inventario asignado y cuántas habitaciones han sido seleccionadas hasta la fecha. También puede revisar las tarifas configuradas para las fechas del bloqueo de asignación y liberar el inventario que no fue reservado.

En este artículo podrá encontrar más información sobre la página de «Pickup»: Grupos - Revisando la selección de Bloqueos de Asignación

9. Ver transacciones enviadas desde la página de reservas y gestionar los resúmenes de cuenta del grupo

El «Resumen de cuenta» del grupo le facilita la gestión de transacciones ligadas a una empresa.

Esta sección es similar al folio de reservas, ya que aquí se pueden agregar pagos o reembolsos y añadir cargos o artículos. También permite enviar a la cuenta del grupo transacciones que pertenecen reservas existentes, lo que modifica el saldo total. Adicional a esto, puede configurar el envío automático de transacciones a la cuenta del grupo luego de crear una reserva.

En el siguiente artículo podrá aprender cómo administrar esta sección: Grupos - Cuenta de Grupo. Añadir y enrutar transacciones a las cuentas de grupo

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