Grupos - Cómo agregar o adjuntar reservas al perfil de un grupo

Luego de crear el perfil de un grupo, se pueden adjuntar reservas existentes al grupo o importar con facilidad reservas con la herramienta de importación rápida. También se pueden agregar nuevas reservas usando los bloqueos de asignación del grupo.

Se pueden verificar, editar o eliminar el enlace a las reservas que pertenecen a los grupos en la pestaña Reservas del perfil de cada grupo.

Cómo adjuntar reservas existentes a un grupo

Se pueden enrutar o dirigir las transacciones de manera automática al folio de cada grupo al adjuntar nuevas reservas. Véase los pasos de manera detallada en Cómo configurar el enrutado automático de las transacciones a la cuenta de un grupo.

  1. Haga clic en la pestaña Grupos y seleccione el perfil del grupo deseado.
  1. Seleccione la pestaña Reservas.
  2. Haga clic en + Agregar reserva y luego en Adjuntar reserva existente.
  1. (Opcional) Seleccione el bloqueo de asignación al que adjuntará la reserva.
  2. Escriba o empiece a escribir el número de la reserva o el nombre del huésped y seleccione la reserva que busca del menú desplegable.

Recuerde que, si asigna una reserva a un bloqueo de asignación, debe contar con disponibilidad dentro del bloqueo de asignación en las fechas y la categoría de alojamiento correspondientes. De lo contrario, verá el siguiente error:

  1. Se agregará la reserva a la lista. Puede agregar todas las reservas que necesite. Al terminar, haga clic en Agregar reservas.

Cabe recordar que, el bloqueo de asignación al que agregará la reserva debe tener suficiente disponibilidad en la fecha y categoría de habitación correspondientes. De lo contrario, se verá un mensaje de error.

  1. La reserva se agregará a la lista de la pestaña Reservas, y se volverá a calcular el número en el encabezado del perfil de grupo.

Para eliminar el enlace a una reserva, haga clic en el icono de engranaje y luego en Desvincular reserva.

Cómo eliminar el enlace de una reserva a un grupo

  1. Seleccione Reservas en el perfil de un grupo.
  2. En la hilera de la reserva a eliminar del grupo, seleccione el icono de engranaje y luego Desvincular reserva.

Recuerde que no se puede eliminar el enlace de reservas a grupos cuando hay transacciones que están siendo dirigidas al folio del grupo.

Sólo se puede eliminar el enlace de reservas a un grupo cuando esas transacciones están pendientes a ser agregadas. Eso sí, cuando se elimina el enlace de reservas a un grupo, también se cancelará el direccionamiento de todas las transacciones pendientes.

¿Eliminar el enlace de reservas o habilitar la función Permitir exceso de reservas?

Cuando elimine el enlace de una reserva creada con el tipo de asignación Bloqueo, preste mucha atención a la disponibilidad del inventario restante. Para más información sobre bloqueos de asignación de grupos, véase: Grupos – Cómo crear un bloqueo de asignación.

Luego de eliminar el enlace de una reserva, el bloqueo de asignación continuará funcionando para el grupo. El sistema usará la disponibilidad de su inventario para acomodar esa reserva.

Si hay cero (0) o menos disponibilidad en su inventario, verá el siguiente mensaje de error:

  • Ahora bien, si no ha habilitado la función Permitir sobreventas, NO PODRÁ eliminar el enlace de esa reserva al grupo.
  • Por el contrario, si ha habilitado la función Permitir sobreventas, podrá eliminar el enlace de las reserva al grupo. En dado caso, la disponibilidad en el inventario se verá en números negativos (aunque, si el monto asignado para alquilar se configura como mayor o menor que el inventario restante, el sistema tendrá en cuenta la cantidad asignada para alquiler).

Veamos un ejemplo:

Digamos que tiene una (1) categoría de habitación con cinco (5) habitaciones disponibles → pero tres (3) de ellas se agregan al bloqueo de asignación de un grupo (categoría de asignación: bloqueo) → en ese momento, el inventario restante en su propiedad será de dos (2) habitaciones.

Luego de crear una reserva con tres (3) habitaciones en ese bloqueo de asignación, decide eliminar la reserva del grupo (esa reserva requiere tres habitaciones de su inventario general).

Puesto que sólo tenía dos (2) habitaciones en el inventario restante y la reserva con el enlace eliminado sigue ocupando tres (3) habitaciones, su disponibilidad cambiará a -1.

Nota: Cuando su disponibilidad cambia a números negativos, el sistema anunciará que su propiedad no tiene más disponibilidad en los canales (OTA o agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) y no le permitirá crear reservas directas. Ello, con el fin de evitar exceso de reservas  o sobreventas no deseadas.

Soluciones:

  1. Puede aumentar el número de habitaciones a alquilar al agregar mayor disponibilidad y así acomodar la reserva con el enlace eliminado y crear o recibir reservas de las OTA. Por favor, tenga mucho cuidado al tomar esta acción y tome nota de su disponibilidad actual para evitar exceso de reservas no deseadas.
  2. Puede cambiar la categoría de asignación para que se base en la disponibilidad. El sistema liberará el bloqueo de asignación del grupo y volverá a calcular la disponibilidad para la reserva con el enlace eliminado según el número de habitaciones a alquilar.
DEMO - Colombian Highlands - Matriz de Disponibilidad - Google Chrome

Cómo crear una nueva reserva en un grupo

Recuerde que, cuando un bloqueo de asignación tiene el estado Tentativo, no se asignarán habitaciones del inventario general. Para agregar reservar del bloqueo, debe cambiar su estado a Definitivo.

Para más información sobre los bloqueos de asignación de grupos, véase: Grupos – Cómo crear un bloqueo de asignación.

  1. Haga clic en la pestaña Grupos y seleccione el perfil de grupo deseado.
  1. Seleccione la pestaña Reservas.
  2. Haga clic en + Agregar reserva y luego en Crear y agregar nueva reserva.
  1. Será dirigido a la sección Nueva reserva, donde podrá seleccionar el Bloqueo de asignación al que agregará la reserva.
  • Esta nueva casilla (la selección de bloqueo de asignación) también se encuentra disponible en la sección de Reservas y podrá acceder a ella sin tener que seleccionar primero la página de Grupos, siempre y cuando haya habilitado el módulo de Grupos.
  • Asegúrese de seleccionar las fechas correctas de llegada [check-in] y salida [check-out] para que el bloqueo de cupo se muestre en el menú desplegable y para que se vea la disponibilidad correcta en la página luego de hacer clic en Buscar.
  • Cuando se crea una nueva reserva en un perfil de grupo (acción distinta a adjuntar una reserva existente), se requerirá seleccionar un bloqueo de asignación, y ello definirá la disponibilidad luego de hacer clic en Buscar.

Continúe creando la reserva siguiendo el proceso normal.

Luego de crear la reserva, se agregará de manera automática al perfil del Grupo (y al bloqueo de asignación seleccionado). Podrá encontrarla en la pestaña Reservas.

En el calendario, las reservas creadas en el perfil de un Grupo o en un bloqueo de asignación se verán con el símbolo + junto a los nombres y el icono de 3 personas junto al nombre de la reserva cuando se hace clic en ella para repasar la información del perfil del grupo o su nombre. En esa ventana emergente, verá:

  • El enlace a Ver perfil de grupo.
  • El enlace a Ver bloqueo de asignación (si la reserva también se encuentra en un bloqueo de asignación).

Cómo importar reservas a un grupo

  1. Haga clic en Opciones para importación de reservas en la sección Reservas.
  1. Seleccione el perfil de grupo del menú desplegable.
  2. Seleccione el bloqueo de asignación del perfil del grupo (opcional).
  3. Haga clic en + Añadir Reserva y rellene las casillas de información de la reserva.
  4. Haga clic en GUARDAR.
  1. Las reservas importadas se verán en el perfil del grupo en la pestaña Reservas.

Acciones masivas en las reservas de un grupo

De momento, se encuentran disponibles las siguientes acciones masivas en las reservas de grupos:

  • Check-in [registro]
  • Check-out [salida]
  • Añadir pago*
  • Eliminar reservas

*La acción de Añadir pago agregará la transacción de pago a las reservas y la dirigirá de manera automática a la cuenta del grupo si el direccionamiento está configurado para ese tipo de transacciones.

Recuerde que la opción de Eliminar reservas NO elimina su enlace al grupo, sino que elimina las reservas de myfrontdesk. Recuerde que esta acción no se puede deshacer. Toda la información relacionada a esas reservas es eliminada para siempre del sistema.

Para eliminar el enlace de una reserva a un Grupo, repase las instrucciones en la sección Cómo desvincular una reserva de un grupo en este artículo.

  1. Haga clic en la pestaña Grupos y seleccione el perfil de grupo que desee.
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  1. Haga clic en la pestaña Reservas.
  2. Seleccione las reservas en las que realizará la acción masiva.
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  1. Haga clic en el menú desplegable Acción masiva y seleccione la opción deseada.
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  1. Confirme la acción en la siguiente ventana.
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