Grupos - Cómo agregar o adjuntar reservas al perfil de un grupo

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Luego de crear el perfil de un Grupo, se pueden adjuntar reservas existentes al grupo o importarlas con facilidad en la sección «Importación Rápida Manual». Si el grupo cuenta con Bloqueos de Asignación, también podrá seleccionar un Bloqueo al crear una reserva y agregar la reserva a ese bloqueo.

En la pestaña «Reservas» de la página Grupos podrá repasar, editar o eliminar el enlace a las reservas que pertenecen a ese Grupo.

Cómo añadir y adjuntar reservas

Cómo adjuntar reservas existentes a un grupo

Se pueden enrutar las transacciones de manera automática al folio de un grupo al enlazar las reservas. Por favor, siga los pasos indicados en la sección: Cómo configurar el enrutado automático de las transacciones a la cuenta de un grupo.

1. Diríjase a la pestaña «Grupos» y seleccione el perfil del grupo deseado.

2. Seleccione la pestaña «Reservas».

3. Haga clic en «+ Agregar reserva» y luego en «Adjuntar reserva existente».

4. (Opcional) Seleccione el bloqueo de asignación al que adjuntará la reserva.

5. Escriba o empiece a escribir el número de la reserva o nombre del huésped y selecciona la reserva del menú desplegable.

6. La reserva se agregará a la lista. Puede agregar todas las reservas que desee.

Haga clic en «Agregar reservas» al terminar.

Cabe recordar que, el bloqueo de asignación al que agregará la reserva debe tener suficiente disponibilidad en la fecha y categoría de habitación correspondientes. De lo contrario, se verá un mensaje de error.

7. La reserva se agregará a una lista en la pestaña «Reservas» y se actualizarán los números en el encabezado del perfil del grupo.

Para desvincular una reserva, haga clic en el icono de engranaje y luego en «Desvincular reserva».

Cómo crear una reserva en un grupo

Cabe recordar que, si un bloqueo de asignación tiene el estado «Tentativo», no se asignarán habitaciones del inventario general. Para agregar reservas de un bloqueo, su estado deberá cambiarse a «Definitivo». Para más información sobre la asignación de los bloqueos de grupos, véase: Grupos - Descripción general de los bloqueos de asignación.

1. Haga clic en la pestaña «Grupos» y seleccione el perfil de grupo deseado.

2. Seleccione la pestaña «Reservas».

3. Haga clic en «+ Adjuntar reserva» y luego en «Crear y agregar nueva reserva».

4. Serás dirigido a la sección «Nueva reserva», donde podrás seleccionar el «Bloqueo de asignación» al que agregar la reserva.

- Esta nueva casilla (la selección de bloqueo de asignación) también se encuentra disponible en la sección de Reservas y podrá acceder a ella sin tener que seleccionar primero la página de Grupos, siempre y cuando haya habilitado el módulo de Grupos.

- Asegúrese de seleccionar las fechas correctas de llegada [check-in] y salida [check-out] para que el bloqueo de cupo se muestre en el menú desplegable y para que se vea la disponibilidad correcta en la página luego de hacer clic en «Buscar».

- Cuando se crea una reserva en un perfil de grupo (distinto a adjuntar una reserva a un perfil existente), se requerirá seleccionar un bloqueo de asignación, y ello definirá la disponibilidad luego de hacer clic en «Buscar».

Continúe creando la reserva siguiendo el proceso normal.

Luego de crear una reserva, se agregará de manera automática al perfil del Grupo (y al bloqueo de asignación seleccionado). Podrás encontrarla en la pestaña «Reservas».

En el calendario, las reservas creadas en el perfil de un Grupo o en un bloqueo de asignación se verán con el símbolo «+» junto al nombre y el icono de «3 personas» junto al nombre de la reserva cuando haces clic en ella para repasar la información del perfil del grupo o su nombre. En esa ventana emergente, verá:

  • Un enlace a «Ver perfil de grupo».
  • Un enlace a «Ver bloqueo de asignación» (si la reserva también se encuentra en un bloqueo de asignación).
Cómo importar reservas a un Grupo

1. Haga clic en «Opciones para importación de reservas» en la sección «Reservas».

2. Seleccione el perfil de Grupo del menú desplegable.

3. Seleccione el bloqueo de asignación del perfil del grupo (opcional).

4. Haga clic en «+ Añadir Reserva» y rellene las casillas de información de la reserva.

5. Haga clic en GUARDAR.

6. Las reservas importadas se verán en el perfil del grupo en la pestaña «Reservas», dentro de la sección «Grupos».

Cómo editar las reservas de un grupo

Bulk Actions [Acciones por lotes] en las reservas de un grupo

De momento, se encuentran disponibles las siguientes acciones por lotes en las reservas de Grupos:

  • Check-in [registro]
  • Check-out [salida]
  • Añadir pago*
  • Eliminar reservas

*La acción de «Añadir pago» agregará la transacción a la reserva y la dirigirá de manera automática a la Cuenta del Grupo si el direccionamiento está configurado para ese tipo de transacciones.

Recuerde que la opción de «Eliminar reservas» NO las desvincula del grupo, sino que elimina la reserva de Myfrontdesk. Una vez confirmada la opción de eliminar, no se puede deshacer.

Para desvincular una reserva de un Grupo, repase las instrucciones en la sección Cómo desvincular una reserva de un grupo en este artículo.

1. Haga clic en la pestaña «Grupos» y seleccione el perfil de grupo que desee.

DEMO - Colombian Highlands - Gestión de Grupos - Google Chrome

2. Haga clic en la pestaña «Reservas».

3. Seleccione las reservas en las que realizará la acción por lotes.

DEMO - Colombian Highlands - Gestión de Grupos - Google Chrome

4. Haga clic en «Bulk Action» [acciones por lotes] y seleccione la opción deseada.

DEMO - Colombian Highlands - Gestión de Grupos - Google Chrome

5. Confirme la acción en la siguiente ventana.

Cómo desvincular una reserva de un grupo

Para desvincular una reserva:

1. Haga clic en la pestaña «Reservas» luego de seleccionar el perfil de un Grupo.

2. Haga clic en el ícono de engranaje de la hilera de la reserva que desea desvincular y luego en «Desvincular Reserva».

No se puede desvincular una reserva de un grupo luego de haber realizado transacciones que hayan sido dirigidas a la cuenta (o folio) de ese grupo.

En caso de haber transacciones pendientes (que aún no han sido dirigidas a ese grupo), si se desvincula una reserva, también se eliminará el direccionamiento a ese grupo.

Desvincular reservas vs función de «Permitir exceso de reservas»

Cuando se desvincula una reserva creada con la categoría de asignación «bloqueo», por favor preste mucha atención a la disponibilidad restante de su inventario. Para más información sobre el bloqueo de asignación de Grupos, véase: Grupos - Descripción general de los bloqueos de asignación.

Luego de desvincular una reserva, el bloqueo de alojamiento continuará para el resto del grupo. El sistema usará la disponibilidad restante en su inventario para alojar la reserva o las reservas restantes.

Si hay «0» o menos disponibilidad restante en su inventario, verá el siguiente mensaje de error:

  • Por el contrario, si ha habilitado la función de «Permitir sobreventas», podrá desvincular la reserva del grupo. En dado caso, la disponibilidad restante en el inventario se verá en números negativos (aunque, si el monto asignado para alquilar se configura como mayor o menor que el inventario restante, el sistema tendrá en cuenta la cantidad de habitaciones asignadas para alquilar).

Veamos un ejemplo:

Digamos que tiene una (1) categoría de habitación con cinco (5) habitaciones disponibles → pero tres (3) de ellas se agregan al bloqueo de asignación de un grupo (categoría de asignación: bloqueo) → en ese momento, el inventario restante en su propiedad será de dos (2).

Luego de crear una reserva con tres (3) habitaciones en ese bloqueo de asignación, decide desvincularla del grupo (esa reserva requiere tres habitaciones de su inventario general).

Puesto que sólo tenía dos (2) habitaciones en el inventario restante y la reserva desvinculada de igual manera sigue ocupando tres (3) habitaciones, su disponibilidad cambiará a -1.

Cuando su disponibilidad se cambia a números negativos, el sistema anunciará que su propiedad no tiene más disponibilidad en los canales (OTA o agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) y no le permitirá crear reservas directas. Ello, con el fin de evitar sobreventas no deseadas.

Pero tenemos algunas soluciones:

  1. Puede aumentar el número de habitaciones a alquilar al agregar mayor disponibilidad y así acomodar la reserva desvinculada y crear o recibir reservas de las OTA. Por favor, tenga mucho cuidado al tomar esta acción y tome nota de su disponibilidad actual para evitar sobreventas no deseadas.
  2. Puede cambiar la categoría de asignación para que se base en la disponibilidad. El sistema liberará el bloqueo de asignación del grupo y volverá a calcular la disponibilidad para la reserva desvinculada según el número de habitaciones a alquilar.
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