Grupos – Cómo crear un bloqueo de asignación

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El bloqueo de asignación para grupos equivale a bloquear o limitar la disponibilidad en fechas específicas. Luego de crear un grupo, como una celebración de bodas, una propiedad puede crear uno o varios bloqueos de asignación para reservar la disponibilidad de sus habitaciones con un precio especial o el precio base.

Al crear un bloqueo de asignación para grupos, la propiedad puede reducir o bloquear la disponibilidad del número de habitaciones acordadas. También puede crear una tarifa especial para el grupo sin tener que bloquear la disponibilidad de las habitaciones.

Recuerde que cada perfil de grupo puede incluir varios bloqueos de asignación.

Recuerde que, para crear un bloqueo de asignación, primero se debe crear un perfil de grupo: Grupos - Descripción general de los bloqueos de asignación.

Cómo crear un bloqueo de asignación

  1. En la pestaña Grupos, seleccione el perfil del grupo deseado.
  2. Haga clic en la pestaña Bloqueos de asignación.
  3. Seleccione + Crear bloqueos.
Paso 1. Cómo asignar el nombre y el estado del bloqueo de asignación
  1. Agregue el nombre del bloqueo.
  2. Seleccione el estado del bloqueo.
    • Provisional: permite especificar la disponibilidad, pero no cierra habitaciones del inventario de su propiedad y no permite al bloqueo reservar habitaciones.
    • Definido: permite asignar habitaciones del inventario de su propiedad (por lo general, se selecciona esta propiedad sólo cuando el grupo garantiza sus reservas o se redacta un contrato para reservar cierto número de habitaciones para el grupo). Permite al bloqueo reservar habitaciones.

Recuerde que, mientras el bloqueo de asignación tenga el estado Provisional, no se reservarán habitaciones. Para agregar reservas de habitación al bloqueo, se debe cambiar su estado a Definido.

Paso 2. Cómo establecer las tarifas y la disponibilidad del bloqueo de asignación
  1. Seleccione tipo de tarifa*: verá distintas opciones para el intervalo del bloqueo de asignación, dependiendo del tipo de tarifa que seleccione)
    • Base: esta opción toma las tarifas base establecidas para su propiedad en cada categoría de habitación y las agrega al bloqueo de asignación.
    • Plan de tarifas (recuerde que, para usar esta opción primero debe crear un plan de tarifas): esta opción usa los planes de tarifas creados en la sección Planes y paquetes de tarifas y los agrega al bloqueo de asignación. El sistema le indicará seleccionar uno de sus planes de tarifas.
    • Personalizar: esta opción permite usar otras tarifas para el bloqueo de asignación.

Recuerde que no podrá cambiar el tipo de tarifa del bloqueo de asignación luego de crear y guardar el bloqueo.

Si asocia un bloqueo de asignación a un plan de tarifas:

  • El bloqueo de asignación se creará para las mismas categorías de habitación y rango de fechas que el plan de tarifas. De seleccionar fechas fuera de ese rango, se generará un error (ver la siguiente captura de pantalla).
  • El bloqueo de asignación no estará disponible al caducar el plan de tarifas.
  • No se puede deshabilitar un plan de tarifas desde la pestaña Tarifas especiales y paquetes si ese plan se encuentra asociado a un bloqueo de asignación activo.
DEMO - El Bolsón - Gestión de Grupos - Google Chrome
  1. Seleccione el tipo de asignación.
    • Bloqueo: se debe especificar el número de habitaciones a asignar al agregar fechas al bloqueo (las habitaciones estarán cerradas o bloqueadas, por lo que ningún otro huésped además del grupo podrá reservarlas). Esta opción también permite seleccionar Liberación automática (véase el paso Cómo establecer la liberación automática).
    • Basado en la disponibilidad: indica que la disponibilidad de este bloqueo de asignación dependerá de las habitaciones sin reservar en la propiedad (a modo de ejemplo: si hay 2 habitaciones disponibles en la propiedad, las podrá reservar el grupo. Pero de estar todas ocupadas, el grupo no podrá reservar desde el bloqueo de grupo).
  1. Cómo establecer la liberación automática*: si ha seleccionado Bloqueo como su tipo de asignación, podrá configurar Liberación automática).
    • No: las habitaciones sin alquilar no volverán a anunciarse de manera automática como inventario disponible de la propiedad (a modo de ejemplo: si tiene 3 habitaciones y asigna 5 al grupo, pero el grupo sólo reserva 2, la habitación restante no podrá ser reservada por otros huéspedes hasta que la libere de manera manual). La liberación manual de habitaciones se lleva a cabo desde la sección Pickup del perfil del grupo.
    • Si: las habitaciones sin alquilar serán liberadas de manera automática al inventario de la propiedad, según la fecha y el día especificados.
  1. Establezca el horario para liberar habitaciones o eliminar intervalos (recuerde que, si ha seleccionado la liberación automática del bloqueo de asignación, podrá seleccionar una de las siguientes opciones).
    • Liberar el inventario para todas las fechas a la vez: el sistema liberará las habitaciones sin reservar en todas las fechas del bloqueo de manera simultánea.
    • Liberar todo el inventario una fecha a la vez: el sistema liberará las habitaciones sin reservar del bloqueo un día a la vez en función de los días y el horario programado.
    • Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: si hay varios intervalos en el mismo bloqueo de asignación, el sistema liberará las habitaciones un intervalo a la vez según los días y el horario programado.

Para más ejemplos, véase la sección Posibles escenarios de liberación automática.

Posibles escenarios de liberación automática

Ejemplo:

  • Las reuniones de la Compañía XYZ se llevarán a cabo en dos (2) fines de semana consecutivos del 9 al 11 de octubre de 2020 y del 16 al 18 de octubre de 2020 y la compañía solicitó que su propiedad les proporcione diez (10) habitaciones para cada día del evento.
  • De manera que se crea un bloqueo de asignación con dos intervalos: (9 a 11 de octubre de 2020) y (16 a 18 de octubre de 2020).
  • Y también se establece el bloqueo para que se libere automáticamente tres (3) días antes a las 10:00 a.m. En caso de que el grupo deje habitaciones sin reservar, se podrán alquilar a otros huéspedes, aunque no hagan parte de la Compañía XYZ.

Veamos el resultado de cada escenario:

  • Liberar el inventario para todas las fechas a la vez: todas las habitaciones sin reservar de ambos intervalos del bloqueo se liberarán tres (3) días antes de la primera fecha de llegada del grupo (9 de octubre), lo que significa que todas las habitaciones sin reservar se liberarán el 6 de octubre a las 10 de la mañana.  
  • Liberar el inventario una fecha a la vez: para el primer intervalo del bloqueo de asignación, el 6 de octubre a las 10:00 de la mañana, el sistema comenzará a liberar todas las habitaciones sin reservar para el 9 de octubre (es decir, con 3 días de antelación). Bajo este mismo modelo, el 7 de octubre se liberarán las habitaciones sin reservar que se encontraban bloqueadas para el 10 de octubre y así sucesivamente.

    El mismo principio aplica al último bloqueo de asignación. En este caso, las habitaciones sin reservar para el 16 de octubre se liberarán el 13 de octubre.
  • Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: el 6 de octubre a las 10:00 de la mañana, el sistema liberará las habitaciones sin reservar del primer intervalo (9 a 11 de octubre de 2020) y las habitaciones sin reservar del último intervalo se liberarán el 13 de octubre.
Paso 3. Cómo agregar fechas al bloqueo de asignación
  • Se pueden agregar varios rangos al mismo bloqueo de asignación.
  • Cuando se agrega un intervalo, las casillas de disponibilidad solo se verán si selecciona Bloqueo como tipo de asignación, mientras que las casillas de tarifas solo se verán si selecciona Personalizado como tipo de tarifa.

Recuerde que, el número de habitaciones asignadas a un bloqueo no puede exceder el número de habitaciones disponibles en la categoría de habitación correspondiente.

Para crear un intervalo de bloqueo de asignación, haga clic en + Agregar fechas.

La configuración dependerá de las opciones de tarifa y la disponibilidad seleccionadas en los pasos anteriores.

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3.1. Si el tipo de tarifa es Tarifa base
  1. Seleccione Tipos de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo.
  3. Seleccione los días de la semana.
  1. Si antes seleccionó tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones asignadas a ese intervalo o rango de fechas.
  2. Haga clic en Agregar intervalo.
3.2. Si el tipo de tarifa es Plan de Tarifas
  1. Seleccione Tipos de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo.
  3. Seleccione los días de la semana.

No es necesario agregar tarifas, porque son las mismas del plan de tarifas seleccionado en el Paso 2.

  1. Si antes seleccionó tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones que serán asignadas a ese intervalo o rango de fechas.
  2. Haga clic en Agregar intervalo.
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3.3. Si el tipo de tarifa es Personalizado
  1. Seleccione Tipos de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo o rango de fechas.
  3. Seleccione los días de la semana.
  4. De ser necesario, establezca los parámetros del intervalo (como estadía mínima, estadía máxima, fecha límite, reserva de último minuto, cerrado a llegadas o cerrado a salidas).
  1. Agregue las tarifas de las categorías de alojamientos seleccionados.
  2. Si antes seleccionó el tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones que se asignarán a ese intervalo o rango de fechas.
  3. De ser necesario, también puede agregar el precio por huésped adicional o seleccionarlo para que sea igual a la tarifa base.
  4. Haga clic en Agregar intervalo.
Paso 4. Cómo agregar notas y guardar el bloqueo

Si así lo requiere la situación, puede agregar notas con información sobre su bloqueo de asignación (como la descripción del evento o solicitudes especiales). Recuerde que no es obligatorio.

  1. Diríjase a la sección Notas y redacte la nota con información relevante.
  2. Haga clic en Enviar nota.

Recuerde que puede agregar notas a todos los bloqueos de asignación en el momento que lo desee (desde la pestaña Notas del perfil del grupo).

Guarde el bloqueo de asignación

Asegúrese que la información del bloqueo de asignación sea correcta y haga clic en GUARDAR.

Paso 5. Cómo repasar la información del bloqueo de asignación

La información del bloqueo de asignación se muestra en la página del perfil de grupo, en la pestaña Bloqueo de asignación, donde se puede editar en cualquier momento (véase la sección Cómo editar la información del bloqueo de asignación o sus rangos).

En la pestaña Bloqueos de asignación, puede repasar brevemente la información de cada bloqueo:

  1. Código de asignación: es el código único de bloqueo de asignación. Siempre comienza con b. Se debe generar una URL del bloqueo de asignación para el motor de reservas. Para más información sobre cómo generar una URL de reserva, véase: Grupos - Acceso de huéspedes a la disponibilidad de bloqueos de asignación en mybookings.
  2. Nombre de la asignación: puede hacer clic en el nombre para editar el bloqueo de asignación.
  3. Tipo
  4. Fecha de creación
  5. Llegada más temprana: la fecha de check-in más temprana posible tomada de los intervalos del bloqueo de asignación.
  6. Última salida: la última fecha de salida o check-out posible tomada de los intervalos del bloqueo de asignación.
  7. Liberación automática 
  8. Estado
  9. Acciones: eliminar el bloqueo de asignación o generar una URL de la reserva.

En esta misma vista, puede revisar a su conveniencia la información de cada intervalo del bloqueo de asignación, haciendo clic en el signo + a la izquierda del código del bloqueo de asignación, el cual dirige a otra sección con información más detallada.

Ocupación o disponibilidad de los bloqueos de asignación en el calendario

Ocupación

La ocupación en el calendario indica todos los bloqueos de asignación Definidos (o que pertenecen a los perfiles de grupos abiertos) para cierta fecha, al agregar ese número a la ocupación actual.

Veamos un ejemplo:

  • La capacidad total de una propiedad es 10 habitaciones.
  • Cupo del bloqueo de asignación = 5 habitaciones.
  • 1 reserva realizada y no pertenece al bloqueo de asignación o al perfil de grupo.
  • 2 reservas realizadas dentro del bloqueo de asignación.

La ocupación en el calendario debe mostrar:

5 habitaciones en el bloqueo + 1 reserva fuera del bloqueo de asignación = 6/10 = 60% de ocupación.

Disponibilidad

La disponibilidad por categoría de alojamiento en el calendario también refleja los bloqueos de asignación definidos que pertenecen a los perfiles de grupo abiertos.

Los bloqueos de asignación modifican el número de habitaciones restantes que se pueden reservar en la categoría de alojamiento correspondiente.

Veamos otro ejemplo: Si todas las habitaciones o camas de una categoría de alojamiento están retenidas por un bloqueo de asignación, no se verá esa categoría de alojamiento al crear nuevas reservas (a menos que se habilite la opción de sobreventas).

Recuerde que, al crear un bloqueo de asignación definido y asignar las habitaciones como bloqueo:

  • La disponibilidad de la categoría de alojamiento correspondiente se modificará según el número de habitaciones o camas de ese tipo en el bloqueo de asignación.
  • No se incluirá en el Calendario nada que indique un bloqueo (en otras palabras, no se verán otros elementos en el Calendario) si las habitaciones están bloqueadas pero no reservadas.
  • Siempre que el usuario actualice la disponibilidad en un bloqueo de asignación (si el estado es definido y el perfil de grupo está abierto), la disponibilidad en el calendario para la categoría de alojamiento correspondiente se volverá a calcular de manera inmediata.
  • Las reservas fuera de un bloqueo de asignación (que tienen el tipo Bloqueo) no modificarán la disponibilidad en el calendario, porque ya se han restado esas habitaciones al agregarlas al intervalo. Pero se agregará al número de Reservas (círculo azul) en el calendario.

Para más información sobre cómo editar o eliminar un bloqueo de asignación, véase: Grupos – Cómo editar o eliminar un bloqueo de asignación.

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