Grupos – Cómo crear un bloqueo de asignación

El bloqueo de asignación para grupos equivale a bloquear o limitar la disponibilidad de una propiedad en fechas específicas. Luego de crear un grupo, como una recepción de bodas, las propiedades pueden crear uno o varios bloqueos de asignación para reservar su disponibilidad con precios especiales o regulares.

Recuerde que, para crear un bloqueo de asignación, primero debe crear el perfil del grupo. Para más información, repase: Grupos - Cómo crear un perfil de grupo. Descripción de un perfil de grupo.

Información general

Al crear un bloqueo de asignación para grupos, la propiedad puede bloquear la disponibilidad por el número de habitaciones acordadas o agregar una tarifa especial para el grupo sin bloquear su disponibilidad.

Recuerde que cada perfil de grupo puede tener varios bloqueos de asignación.

Cómo crear un bloqueo de asignación

Paso 1. Seleccione el perfil del grupo para crear el bloqueo de asignación
  1. Seleccione la sección Grupos en el menú principal y haga clic en el perfil del grupo deseado
  2. Haga clic en la pestaña Bloqueos de asignación
  3. Haga clic en +Crear bloqueo de asignación
Paso 2. Seleccione el nombre y el estado del bloque de asignación
  1. Escriba el nombre del bloqueo.
  2. Seleccione el estado del bloqueo.
    • Provisional: Permite especificar la disponibilidad, pero no cierra habitaciones del inventario de la propiedad y no permite reservar las habitaciones que están en el bloqueo.
    • Definitivo: Permite asignar habitaciones del inventario de su propiedad (esta opción se suele seleccionar cuando el grupo ha garantizado sus reservas o cuando se redacta un contrato con el grupo para reservar cierto número de habitaciones). Además, permite reservar las habitaciones que están en el bloqueo.

Recuerde que, mientras el bloqueo de asignación tenga el estado Provisional, no se asignarán habitaciones del inventario de la propiedad. Para poder reservar las habitaciones que están en el bloqueo, deberá cambiar el estado del bloqueo a Definitivo.

[Demo] Yellow Submarine - Grupos - Google Chrome
Paso 3. Seleccione las tarifas y la disponibilidad del bloque de asignación
  1. Seleccione el tipo de tarifa: verá distintas opciones para el intervalo del bloqueo de asignación (dependiendo del tipo de tarifa que seleccione):
    • Tarifa base: si selecciona esta opción, el bloqueo de asignación obtendrá las tarifas base establecidas para su propiedad y las agregará a cada categoría de habitación correspondiente.
    • Paquete o plan de tarifas (recuerde que, para usar esta opción primero debe crear un plan de tarifas): si selecciona esta opción, el bloqueo de asignación obtendrá las tarifas de los planes de tarifas creados en la sección Tarifas especiales y paquetes. En dado caso, deberá seleccionar el plan de tarifas del que agregar las tarifas.
    • Personalizar: esta opción le permite usar las tarifas que prefiera en el bloqueo de asignación.

Recuerde que no podrá cambiar el tipo de tarifa del bloqueo de asignación luego de crear y guardar el bloqueo.

Si asocia un bloqueo de asignación a un plan de tarifas:

  • El bloqueo de asignación se creará para las mismas categorías de habitación y rango de fechas que el plan de tarifas. De seleccionar fechas fuera de ese rango, se generará un error (vea la siguiente captura de pantalla).
  • El bloqueo de asignación dejará de estar disponible al expirar el plan de tarifas.
  • De momento, no se puede deshabilitar o eliminar los planes de tarifas en la sección Tarifas especiales y paquetes cuando esos planes se encuentren asociados a un bloqueo de asignación activo (aunque su estado cambie a Cerrado).
DEMO - El Bolsón - Gestión de Grupos - Google Chrome
  1. Seleccione el tipo de asignación.
    • Bloqueo: debe especificar el número de habitaciones que asignará al agregar fechas al bloqueo (las habitaciones estarán cerradas o bloqueadas, por lo que nadie fuera del grupo puede reservarlas). Esta opción también permite seleccionar Liberación automática (véase el paso Cómo establecer la liberación automática).
    • Basado en la disponibilidad: esta opción indica que la disponibilidad del bloqueo de asignación dependerá de las habitaciones sin reservar en la propiedad (por ejemplo: si hay 2 habitaciones disponibles en la propiedad, el grupo podrá reservarlas. Pero de estar todas ocupadas, el grupo no podrá reservar más habitaciones dentro del bloqueo de grupo).
  1. Seleccione la liberación automática: si ha seleccionado Bloqueo como tipo de asignación, podrá configurar Liberación automática).
    • No: las habitaciones sin alquilar no volverán a anunciarse de manera automática como inventario disponible de la propiedad (por ejemplo: si tiene 5 habitaciones disponibles y asigna 3 al grupo, pero el grupo sólo reserva 2, la habitación restante no podrá ser reservada por otros huéspedes hasta que la libere de manera manual). La liberación manual de habitaciones se lleva a cabo en la sección Habitaciones reservadas del perfil del grupo.
    • Si: las habitaciones sin alquilar volverán de manera automática al inventario de la propiedad, según la fecha y hora especificados.
[Demo] Yellow Submarine - Grupos - Google Chrome

Encontrará varios ejemplos en la sección Posibles escenarios de liberación automática.

  1. Seleccione el horario para liberar habitaciones (de haber seleccionado la opción de liberación automática, podrá seleccionar una de las siguientes opciones).
    • Liberar el inventario para todas las fechas a la vez: el sistema liberará las habitaciones sin reservar en todas las fechas del bloqueo de manera simultánea.
    • Liberar todo el inventario una fecha a la vez: el sistema liberará las habitaciones sin reservar del bloqueo un día a la vez en función de los días y el horario programado.
    • Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: si hay varios intervalos en el mismo bloqueo de asignación, el sistema liberará las habitaciones un intervalo a la vez según los días y la hora programados.
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Escenarios de liberación automática

Ejemplo:

  • Las reuniones de la Compañía XYZ se llevarán a cabo en 2 fines de semana consecutivos del 9 al 11 de noviembre de 2023 y del 16 al 18 de noviembre de 2023. La compañía ha solicitado que su propiedad les reserve 10 habitaciones para cada día del evento.
  • De modo que crea un bloqueo de asignación con dos intervalos: (del 9 al 11 de noviembre de 2023 y del 16 al 18 de noviembre de 2023).
  • Y también selecciona que el bloqueo se liberará de manera automática 3 días antes a las 10:00 AM. Si el grupo deja habitaciones sin reservar, podrán alquilarlas otros huéspedes, aunque no hagan parte de la Compañía XYZ.

Ver el resultado de cada opción de liberación automática:

  • Liberar el inventario para todas las fechas a la vez: Todas las habitación sin vender de ambos intervalos de bloqueos de asignación serán liberadas 3 días antes de la primera fecha de llegada (9 de noviembre). En otras palabras, todas las habitaciones sin vender serán liberadas el 6 de octubre a las 10:00 AM.
  • Liberar todo el inventario una fecha a la vez: para el primer intervalo del bloqueo de asignación (9 de noviembre), el sistema comenzará a liberar todas las habitaciones sin vender el 6 de noviembre a las 10:00 AM (3 días de antelación). El 7 de noviembre serán liberadas las habitaciones sin vender del 10 de noviembre y así sucesivamente.

    Lo mismo aplica al último bloqueo de asignación. En este caso, las habitaciones sin reservar para el 16 de noviembre se liberarán el 13 de noviembre.
  • Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: el 6 de noviembre a las 10:00 de la mañana, el sistema liberará las habitaciones sin vender del primer intervalo (9 a 11 de noviembre de 2023), mientras que las habitaciones sin vender del último intervalo serán liberadas el 13 de noviembre.
Paso 4. Seleccione las fechas del bloqueo de asignación

Para crear un intervalo de bloqueo de asignación, haga clic en + Agregar fechas.

La configuración dependerá de las tarifas y disponibilidad seleccionadas en los pasos anteriores.

Recuerde que, el número de habitaciones asignadas a cada bloqueo no puede exceder el número de habitaciones disponibles en la categoría de habitación correspondiente.

  • Se pueden agregar varios intervalos al mismo bloqueo de asignación.
  • Al agregar un intervalo, las casillas de disponibilidad solo se verán si selecciona Bloqueo como tipo de asignación, mientras que las casillas de tarifas solo se verán si selecciona Personalizado como tipo de tarifa.
4.1. Si el tipo de tarifa es Tarifa base
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  1. Seleccione las Categorías de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo.
  3. Seleccione los días de la semana.
  4. Si ha seleccionado tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones asignadas al intervalo.
  5. Haga clic en Aplicar.
  6. Haga clic en Añadir intervalo.
4.2. Si el tipo de tarifa es Paquete o plan de Tarifas
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  1. Seleccione las Categorías de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo.
  3. Seleccione los días de la semana.
  4. Si ha seleccionado tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones que serán asignadas al intervalo.
  5. Haga clic en Aplicar.
  6. Haga clic en Añadir intervalo.

No es necesario agregar tarifas, porque son las mismas del plan de tarifas seleccionado en el Paso 2.

4.3. Si el tipo de tarifa es Personalizado
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  1. Seleccione las Categorías de habitaciones.
  2. Seleccione la fecha inicial y final del intervalo.
  3. Seleccione los días de la semana.
  4. Seleccione los parámetros del intervalo (como estadía mínima, estadía máxima, fecha límite (Cut-off), reserva de último minuto, cerrado a llegadas o cerrado a salidas).
  1. Agregue las tarifas de las categorías de habitaciones seleccionadas.
  2. Si ha seleccionado el tipo de asignación = Bloqueo, deberá agregar de manera manual el número de habitaciones que se asignarán al intervalo.
  3. También puede agregar el precio por huésped adicional o seleccionar que sea igual a la tarifa base.
  4. Haga clic en Añadir intervalo.
Paso 5. Agregue las notas y guarde

De ser requerido, puede agregar notas con información sobre su bloqueo de asignación (como la descripción del evento o solicitudes especiales). Recuerde que no es obligatorio.

  1. Continúe a la sección Notas y escriba la nota.
  2. Haga clic en Enviar nota.
  3. Confirme que los datos del bloqueo de asignación sean correctos y haga clic en Guardar.

Recuerde que puede agregar notas a los bloqueos de asignación después de crearlos (en la pestaña Notas del perfil del grupo).

Paso 6. Confirme los datos del bloqueo de asignación

Los datos del bloqueo de asignación se ven en la página del perfil de grupo, bajo la pestaña Bloqueos de asignación. Se pueden editar en cualquier momento (véase Grupos – Cómo editar o eliminar un bloqueo de asignación).

En la pestaña Bloqueos de asignación puede repasar brevemente la información de cada bloqueo:

  1. Código de inventario: es el código único del bloqueo de asignación. Siempre comienza con b. Es requerido para generar la URL del bloqueo de asignación en el motor de reservas. Para más información sobre cómo generar la URL de reserva, véase: Grupos - Acceso de huéspedes a la disponibilidad de bloqueos de asignación en el motor de reservas.
  2. Nombre de la asignación: puede hacer clic en el nombre para editar el bloqueo de asignación.
  3. Tipo
  4. Fecha de creación
  5. Llegada temprana: la fecha de check-in más temprana posible seleccionada en los intervalos del bloqueo de asignación.
  6. Última salida: la última fecha de salida o check-out posible seleccionada en  los intervalos del bloqueo de asignación.
  7. Liberar de manera automática 
  8. Estado
  9. Acciones: eliminar el bloqueo de asignación o generar una URL de la reserva.

En esta misma vista puede repasar con facilidad los datos de cada intervalo de los bloqueos de asignación haciendo clic en el signo + a la izquierda del código del bloqueo de asignación. Se abrirá otra sección con la información detallada.

Recuerde que el estado por defecto de Llegada temprana y Última salida es N/A cuando no se han agregado reservas.

Ocupación o disponibilidad de los bloqueos de asignación en el calendario

Ocupación

La ocupación en el calendario indica todos los bloqueos de asignación definitivos (o que pertenecen a los perfiles de grupos abiertos) para cierta fecha, al agregar ese número a la ocupación actual.

Veamos un ejemplo:

  • La capacidad total de una propiedad es de 10 habitaciones.
  • Cupo del bloqueo de asignación = 5 habitaciones.
  • 1 reserva realizada que no pertenece al bloqueo de asignación o al perfil de grupo.
  • 2 reservas realizadas del bloqueo de asignación.

La ocupación en el calendario debe mostrar:

5 habitaciones en el bloqueo + 1 reserva fuera del bloqueo de asignación = 6/10 = 60% de ocupación.

Disponibilidad

La disponibilidad por categoría de alojamiento en el calendario también refleja los bloqueos de asignación definitivos que pertenecen a los perfiles de grupo abiertos.

Los bloqueos de asignación también modifican el número de habitaciones restantes que se pueden reservar a futuro en la categoría de alojamiento correspondiente.

Veamos otro ejemplo: Si todas las habitaciones o camas de una categoría de alojamiento están retenidas por un bloqueo de asignación, no se verá esa categoría de alojamiento al crear nuevas reservas (a menos que se habilite la opción de sobreventas).

Recuerde que, al crear un bloqueo de asignación definitivo y asignar las habitaciones como bloqueo:

  • La disponibilidad de la categoría de alojamiento correspondiente se modificará según el número de habitaciones o camas de ese tipo en el bloqueo de asignación.
  • No se incluirá nada en el calendario que indique un bloqueo (en otras palabras, no se verán otros elementos en el calendario) si las habitaciones están bloqueadas pero no reservadas.
  • Siempre que el usuario actualice la disponibilidad de un bloqueo de asignación (si el estado es definitivo y el perfil de grupo está abierto), la disponibilidad en el calendario para la categoría de alojamiento correspondiente se volverá a calcular de manera inmediata.
  • Las reservas fuera de un bloqueo de asignación (que tienen el tipo Bloqueo) no modificarán la disponibilidad en el calendario, porque ya se han restado esas habitaciones al agregarlas al intervalo. Pero sí se agregarán al número de Reservas (círculo azul) en el calendario.

Para más información sobre cómo editar o eliminar un bloqueo de asignación, véase: Grupos – Cómo editar o eliminar un bloqueo de asignación.

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