Grupos - Cómo crear un perfil de grupo. Descripción de un perfil de grupo

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El Perfil de grupo es el perfil general en el que se crea o añade un grupo de reservas. Puede tratarse de una empresa, de una recepción de bodas o de una agencia de viajes.

Luego de crearse, la sección del Perfil del grupo incluye varias pestañas para administrar su actividad:

  • Reservas
  • Cupos designados
  • Folios
  • Perfil del grupo
  • Captación
  • Tarjetas de crédito
  • Notas

El presente artículo repasa la creación y edición de un perfil de grupo y provee una descripción general de sus pestañas.

Cómo crear un perfil de grupo

1. Seleccione la página «Grupos»

2. Pinche en «+ Crear perfil de grupo»

3. Nombre el grupo.

4. Seleccione su Estado (la opción predeterminada es «Abrir», pero se puede cambiar a «Cerrado»). El motivo del estado es proveer información y filtrar los grupos activos e inactivos.

5. Seleccione el Tipo de perfil (su uso es informativo; el cambio de estado no tiene efecto en su funcionalidad). 

  • Grupo: evento único, como una fiesta o recepción de bodas.
  • Empresa: evento de carácter corporativo, donde se reservan cuartos del hotel para los empleados de una empresa.
  • Agente de viajes: operador turístico, el cual reserva su propiedad para sus clientes.
  • Operador Mayorista: similar a las OTA, a quienes el hotel paga comisiones por llevar clientela.

6. Publique transacciones directamente al folio del grupo: cada perfil de grupo cuenta con un folio grupal maestro (que incluye a todos los participantes del grupo).

  • Si selecciona «Si» las transacciones generadas por las reservas individuales del Grupo serán transferidas de manera automática al folio grupal maestro y se verán reflejadas en el saldo pendiente del grupo. Las transacciones individuales se seguirán incluyendo en la sección de reservas, pero no afectarán el saldo pendiente.
  • Si selecciona «No» las transacciones individuales de quienes conforman el Grupo no serán transferidas de manera automática al folio grupal maestro, sino que el saldo pendiente se verá reflejado de manera individual.

7. Si ha seleccionado «Si» en el paso anterior, deberá seleccionar en «Tipos de transacciones» los débitos individuales (los tipos de transacciones solicitadas en las reservas del grupo que serán dirigidas de manera automática al folio grupal maestro).

8. Seleccione Configuración del resumen de cuenta de la reserva para el folio grupal maestro (siempre que haya habilitado la función de folio dividido).*

9. Seleccione la Fuente (por motivos de monitoreo).

10. Ingrese la Dirección del grupo, incluyendo País, Ciudad, Estado y Código Postal (este paso no es obligatorio).

11. Añada las Notas que sean necesarias (si lo desea, podrá añadir las notas en cualquier otro momento).

12. Pinche en GUARDAR.

*Cabe añadir que, si selecciona «Configuración del resumen de cuenta de la reserva» y luego lo cambia en la página «Administrar folio», los cambios no serán aplicados al folio grupal.

El perfil del grupo se verá reflejado en la tabla de la página «Grupos». Esa tabla provee la siguiente información sobre el grupo:

  • Código del grupo (siempre empieza con la letra «g»)
  • Nombre del grupo
  • Tipo del grupo (puede tratarse de varios tipos)
  • Primer registro de entrada (la fecha más temprana en que se hacen efectivas las reservas del grupo)
  • Último registro de salida (la última fecha de salida de las reservas del grupo)
  • Estado (abierto o cerrado)
  • Ícono de engranaje: editar o eliminar el perfil del grupo
Descripción general de la función del perfil de grupo

Una vez creada una cuenta de grupo, se puede buscar perfiles existentes por código o nombre usando la función «Buscar Reservas» (1) o hacer clic en el nombre para acceder a la sección del perfil del grupo (2).

Recuerde que al escribir el nombre de un grupo usando la función «Buscar Reservas» deberá seleccionar el artículo específico del menú desplegable usando el ratón. También podrá usar el teclado para pasar de un artículo a otro hasta seleccionar el deseado.

La sección del perfil de grupo le permite:

  1. Repasar el nombre del perfil de grupo, donde encontrará información sobre el tipo de grupo, el número de reservas enlazadas y demás.
  2. Repasar el saldo pendiente del grupo.

El siguiente artículo estudia la manera en que se calculan las cifras en el perfil grupal: Grupos - Fórmulas para los perfiles de grupo.

3. Abrir y cerrar la cuenta del grupo.

4. En el menú de Acciones usted podrá: generar las facturas y enviarlas por correo, enviar o imprimir un resumen de cuenta (o folio) y redactar mensajes.

5. Acceder las pestañas del Perfil del grupo (haga clic en los siguientes enlaces para aprender más):

Cómo editar el perfil de un grupo y agregar contactos

Si lo desea, podrá repasar los detalles del perfil del grupo y agregar contactos al perfil de grupo. Para ello deberá:

1. Seleccionar Grupos y acceder al perfil del grupo.

2. Seleccionar la pestaña Perfil del grupo.

3. En esta pestaña podrá repasar la información existente del perfil del grupo.

4. También podrá editar los detalles del perfil del grupo pinchando en el ícono del lápiz.

5. Se pueden agregar contactos al perfil del grupo seleccionando «+ Agregar contacto».

  • Se puede añadir todos los contactos que se desee
  • El mismo contacto se puede agregar a distintos perfiles de grupo
Cómo eliminar un perfil de grupo

Para eliminar el perfil de un grupo, siga los siguientes pasos::

1. Seleccione Grupos.

2. Haga clic en el ícono de engranaje que se encuentra al final de la hilera del grupo → Seleccione «Eliminar Perfil».

Esta acción no se puede deshacer. La información de ese grupo será eliminada de forma definitiva.

Se puede restaurar ese perfil hasta cierto punto usando la información almacenada en el Registro de Actividad, pero es un proceso manual.

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