Cómo importar transacciones de myfrontdesk a su cuenta de Quickbooks

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El presente artículo explica cómo exportar información financiera desde myfrontdesk y cómo importarla a su cuenta de Quickbooks. Recuerde que para crear una cuenta en Quickbooks, deberá contar con una suscripción a esta plataforma. Comuníquese con el equipo de soporte de Quickbooks para obtener más información.

Paso 1. Exportar transacciones desde myfrontdesk

Una vez que inicie sesión en su cuenta de myfrontdesk:

  1. Diríjase a la pestaña de Reportes > Reportes financieros > Contabilidad de pagos.
  2. Seleccione los tipos de pago que desea exportar.
  3. Elija el intervalo de las fechas de pago.
  4. Si no desea exportar «Transacciones asociadas», elimine todas las opciones de este menú.
  5. Seleccione el estado de la reserva (en este ejemplo, no tomamos en consideración las reservas canceladas y ausentes).
  6. Haga clic en «Aplicar» para generar el informe.
  7. Luego, seleccione Exportar > XLS.

    Usted puede filtrar las transacciones según sus necesidades.

Las transacciones «nulas» (resaltadas en rojo en el informe), se mostrarán en la columna de Spent [Gastos] en su cuenta de Quickbooks.

Paso 2. Ajustar la hoja de Excel

Antes de importar el archivo, asegúrese de cumplir con todos los requisitos indicados a continuación.

En primer lugar, debe separar «fecha» de la «hora», de lo contrario, Quickbooks no aceptará el archivo:

  1. Agregue una nueva columna.
  2. Seleccione todos los datos de la columna «Fecha/Hora».
    ¡Tenga en cuenta que no se aceptará el uso de celdas combinadas!
  3. En el menú de Excel, haga clic en «Datos» > «Texto en columnas».
  4. Seleccione «De ancho fijo» y haga clic en «Siguiente».
    Haga clic en «Siguiente» nuevamente.
  5. Marque la opción correspondiente a la «Fecha» y elija DMA (Día/Mes/Año)
    Pulse en «Finalizar».
  6. Elimine el «Monto total» en la parte inferior de la hoja.

Ahora tendrá la fecha y la hora en columnas separadas como se muestra a continuación:

Paso 3. Guardar la hoja de Excel

Ahora su hoja está lista para ser importada. Para continuar, guárdela como CSV (delimitado por comas).

Paso 4. Importar a Quickbooks

Inicie sesión en su cuenta de Quickbooks:

  1. Navegue a la pestaña de Banking [Banca].
  2. En el menú desplegable de Update [Actualizar], seleccione File Upload [Carga de archivos].

3. Haga clic en Browse [Examinar] y cargue el archivo generado previamente.

Nota: la hoja de Excel debe estar en formato CSV (delimitado por comas).

4. Seleccione una cuenta para cargar el archivo (debe elegir su cuenta bancaria).

5. Para cada campo de cuenta bancaria, elija un campo de Quickbooks:

*Date [Fecha]: seleccione la columna correspondiente en la hoja de Excel.
*Elija el formato de fecha (dd/mm/aaaa).
*Description [Descripción]: puede elegir cualquier tipo de descripción. Esta puede ser el número de habitación, nombre del huésped, número de reserva, entre otros.
(Consejo: el número o ID de la reserva le ayudará a encontrar la transacción fácilmente en el futuro)
*Amount [Monto]: esta opción corresponde a la columna de «Crédito» en su hoja de Excel.
* Elija 1 o 2 columnas (dependiendo de su cuenta bancaria).

6. Haga clic en Next [Siguiente].

7. Si Quickbooks no le muestra ninguna alerta, haga clic en Next [Siguiente] para confirmar los cambios realizados.

Una vez que el archivo se cargue correctamente, Quickbooks lo redirigirá al panel.

En esta pantalla, podrá ver todas las transacciones cargadas en la pestaña For Review [Para revisión].

Las transacciones «anuladas» se mostrarán en su cuenta de Quickbooks en la columna de Spent [Gastado] y no en la columna de Received [Recibido].

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